Vad är definitionen av digitalisering?
Digitalisering är processen att ta analoga processer och fysiska objekt och göra dem digitala. Tänk på hur skanning av pappersdokument eller användning av molnlagring för att spara alla dina viktiga filer eliminerar behovet av klumpiga arkivskåp. Allt som en gång i tiden var offline och på papper kan nu bli helt digitalt tack vare digitalisering och mycket effektivare digital teknik. Digitalisering, även om det låter liknande, är en term som används för att beskriva den övergripande processen att bli digital, som att flytta ditt företags marknadsplan mot en mer digital framtid.
Varför ska jag använda digitalisering?
Det finns många anledningar att gå digitalt, varav den minsta är att de flesta redan har gjort övergången. Du kanske har märkt att din bank ger dig möjlighet att betala papperslösa kontoutdrag, eller att ditt energibolag går över till digitala räkningar. Du kan säkert välja de gamla metoderna, men samhället omfamnar generellt en digitaliserad framtid, så det är i ditt bästa intresse att hänga med. Varumärken och hushåll överallt genomgår en digital transformation, hela affärsmodeller är baserade på digitalt, och av goda skäl, här är bara några av fördelarna:
Åtkomst till dina dokument från vilken enhet som helst
Du slipper oroa dig för att glömma ett viktigt brev hemma, eller att inte mejla skanningen till dig själv. Spara dina dokument online med Dropbox så kan du komma åt dem var du än är. Du kan komma åt ditt Dropbox-konto via telefon, dator eller surfplatta och få tillgång till de dokument du behöver. Och även om du är offline kan du fortsätta arbeta med dem.
Det gör det enkelt att dela dokument
Tänk bara på sociala medier och hur uppladdning av en bild direkt gör den tillgänglig för alla som kanske vill ha en kopia – det är själva förkroppsligandet av framgångsrik digitalisering av dokument. Minns de dagar då du behövde betala för en kopia av ett foto. Sedan betala igen för en kopia som du kunde ge en vän. Med dokument i digitalt format är det enkelt att dela, redigera och samarbeta.
Det är mer miljövänligt och plånboksvänligt
När allt finns online kommer skrivare att bli alltmer överflödiga. Det innebär minskat slöseri med papper för att skriva ut oväsentliga dokument eller bortslängda ark med suddig utskrift. Dessutom sparar det dig och ditt företag eller hushåll mycket pengar i det långa loppet, för trots allt är skrivartoner lika dyrt som guld per kilo.
Det är säkrare
Du kanske har ett fint arkivskåp som är perfekt kategoriserat efter datum och tid, men tänk om något skulle hända med det eller dokumenten det innehåller? Vare sig det gäller en husbrand, inbrottstjuv eller bara en spilld kopp kaffe, bör du inte förlita dig på att ha en enda kopia av dina viktiga dokument. Du bör alltid ha en digital säkerhetskopia av allt, inklusive tidigare foton. Säkerhetskopiering av dator och filer är enkelt med Dropbox, och när det är så enkelt att skanna dina dokument med telefonen med Dropbox finns det inga ursäkter. Med cybersäkerhetsfunktioner som ger lösenordsskydd – där du kan ange en tidsgräns för hur länge olika personer ska ges åtkomst – finns det dessutom inget säkrare sätt att förvara dina dokument på.
Enkel organisering
Du må vara världens mest organiserade person, men inte ens ditt bästa arkiveringssystem är lika effektivt som ett digitalt. Med snabbsökning som kan hjälpa dig att hitta dina dokument baserat på filnamn tar Dropbox det ett steg längre med OCR (optisk teckenigenkänning). Den här smarta tekniken söker i digitaliserade data i dina skannade dokument för att känna igen ord och matcha dem med din sökterm. Anta att du behöver en elräkning från april 2019. Du kan då söka efter "april 2019" eller "04/19" så hittar OCR alla dokument som innehåller denna information. Det är mycket bättre än att söka igenom högar med räkningar för hand.
Det är alltid tillgängligt
Behöver du samarbeta med ditt team eller få en signatur på ett dokument? Inga problem. Du behöver inte längre samla gruppen för att arbeta med ett projekt eller boka ett möte för att få saker på pränt. Du kan använda elektroniska signaturer och delade dokument för att få viktigt arbete gjort utan att logistiken stoppar dina affärsprocesser.
Det handlar om mer än dokument
Digitalisering handlar om mer än att bara konvertera fakturor, kvitton och avtal till PDF-filer. I stort sett allt kan digitaliseras och därmed göras mycket enklare. Foton, skisser, whiteboard-idéer, visitkort som du riskerar att tappa bort eller tidningsurklipp som inspirerar dig kan alla sparas digitalt och vara tillgängliga var och när som helst med bara några få tryck.
Det skyddar dokument från slitage
Dokument och foton från svunna år kommer bara att bli äldre och äldre, blekna, skadas eller tappas bort. Digitaliseringslösningar hjälper till att överföra detta arv av bilder och text till säkra platser online där de kan säkerhetskopieras så att de aldrig går förlorade.
Det är avgörande för kundupplevelsen
Oavsett om du är ett litet företag, eller till och med ett stort företag, beror ditt rykte och din känsla av pålitlighet på kvaliteten på ditt erbjudande. Detta innebär inte bara den tjänst eller produkt du säljer, utan de standarder du har i din administration och korrespondens. En pappersfaktura eller korrespondens i vanlig post komplett med fotokopior gör sannolikt inte ditt varumärke någon tjänst, och får dig att framstå som gammalmodig. Det är också besvärligt för din klient eftersom de nu har massor av papper att noggrant förvara eller ta sig tid att skicka tillbaka till dig. För kundengagemang som garanterar kunderna ett proaktivt, modernt och effektivt företag, bli digital.
Digitalisering är framtiden
Nya digitala lösningar brukar tränga ut sina äldre motsvarigheter, och när dessa lösningar kommer är anpassningen mycket enklare om du redan är uppdaterad. Tänk på den enkla övergången du gjorde från CD-skivor till musikströmning. Under de första dagarna fanns det fortfarande alternativ för båda delarna, med datorer och bilstereo som erbjuder en smidig övergång med CD-spelare och aux-in-uttag. Numera måste du verkligen anstränga dig för att hitta en CD-spelare, medan en MP3-spelare är inbyggd direkt i din telefon, e-bokläsare eller fitness tracker.
Detsamma gäller för digitalisering av dina dokument. Om du försummar att göra det nu gör du livet svårare för ditt framtida jag, och det kanske inte finns något enkelt eller billigt sätt att överbrygga klyftan mellan pappersdokument och digital innovation när nästa framsteg kommer.
Att bli digital
Det är troligt att ditt hushåll och kontor redan har blivit digitala inom ett antal områden, från streaming av tv till att arbeta tillsammans i ett enda onlinedokument. Det kan vara värt att ta sig tid att se tillbaka på vad du ännu inte har lagrat säkert i molnet, eftersom konverteringen av analoga dokument är något som många av oss sannolikt har försummat.
