Vad är digitalisering?

Vi är i den digitala tidsåldern, men hur är det med alla analoga lämningar vi har efter oss?

En person som designar en företagslogotyp med hjälp av Dropbox

Vad är definitionen av digitering?

Digitering är processen att ta analoga processer och fysiska objekt och göra dem digitala. Tänk på hur skanning av pappersdokument eller användning av molnlagring för att spara alla dina viktiga filer eliminerar behovet av klumpiga arkivskåp. Allt det som en gång var totalt offline och på papper kan nu vara helt digitala tack vare digitering och mycket effektivare digital teknik. Digitalisering, även om det låter liknande, är en term som används för att beskriva den övergripande processen med att bli digital, som att flytta ditt företags marknadsplan till en mer digital framtid.

Varför ska jag använda digitering?

Det finns gott om anledningar att bli digital, där det minsta beror på att de flesta redan har gjort övergången. Du har kanske märkt att din bank ger dig möjlighet till papperslösa utdrag, eller att ditt energiföretag går mot digitala räkningar. Du kan säkert välja de gamla sätten, men samhället i allmänhet anammar en digiterad framtid så det ligger i ditt eget intresse att hänga med. Varumärken och hushåll överallt genomgår en digital transformation, hela affärsmodeller är baserade på att de är digitala, och av alla goda anledningar följer här bara några av fördelarna:

Åtkomst till dina dokument från vilken enhet som helst

Du behöver inte längre oroa dig för att glömma ett viktigt brev hemma eller för att inte skicka e-posten med skanningen till dig själv. Spara dina dokument online med Dropbox så kan du komma åt dem var som helst. Du kan komma åt ditt Dropbox-konto via telefon, PC eller surfplatta och få tag på dina välbehövliga dokument. Och även om du är offline kan du fortsätta arbeta med dem.

Det gör det enkelt att dela dokument

Tänk bara på sociala medier och hur överföring av en bild omedelbart gör den tillgänglig för alla som kanske vill ha en kopia – det är ett typexempel på framgångsrik digitering av dokument. Minns de dagar då du behövde betala för en kopia av ett foto. Sedan betala igen för en kopia för att ge en vän. Med dokument i digitalt format är det enkelt att dela, redigera och samarbeta.

Det är mer miljövänligt och löser förvaringsproblemen.

Med allt online kommer skrivare att bli alltmer överflödiga. Det innebär minskat slöseri med papper för att skriva ut oväsentliga dokument eller bortslängda ark med suddig utskrift. Dessutom sparar det dig och ditt företag eller hushåll mycket pengar i det långa loppet, för trots allt är skrivartoner lika dyrt som guld per pund.

Det är säkrare

Du har kanske ett snyggt arkivskåp som är perfekt kategoriserat efter datum och tid, men vad händer om det skulle hända något med det eller dokumenten som det innehåller? Vare sig det är en husbrand, inbrottstjuv eller bara en utspilld kopp kaffe, bör du inte förlita dig på att ha en enda kopia av dina kritiska dokument. Du bör alltid ha en digital säkerhetskopia av allt, inklusive tidigare foton. Och nu när det är så enkelt att skanna dina dokument med din telefon med Dropbox, finns det inga ursäkter.Med cybersäkerhetsfunktioner som ger lösenordsskydd – där du kan ange en tidsgräns för hur länge olika personer ska ges åtkomst – finns det dessutom inget säkrare sätt att förvara dina dokument.

Enkel organisation

Du må vara världens mest välorganiserade person, men även ditt bästa arkivsystem är sannolikt betydligt mindre effektivt än ett digitalt. Med snabbsökning som kan hjälpa dig att hitta dina dokument baserat på filnamn tar Dropbox det hela ett steg längre med OCR (Optical Character Recognition). Denna smarta teknik söker i digiterade data för dina skannade dokument för att känna igen ord och matcha dem med din sökterm. Så anta att du behöver en elräkning för april 2019. Då kan du söka på ”April 2019” eller ”04/19” och OCR hittar alla dokument som innehåller denna information. Det är mycket bättre än att söka igenom högar med räkningar för hand.

Det är alltid tillgängligt

Behöver du samarbeta med ditt team eller få en signatur på ett dokument? Inga problem. Du behöver inte längre samla gruppen för att arbeta med ett projekt eller ordna ett möte för att få saker på pränt, du kan använda elektroniska signaturer och delade dokument för att få viktigt arbete gjort utan att låta logistiken stoppa dina affärsprocesser.

Det handlar om mer än dokument

Digitering handlar om mer än bara räkningar, kvitton och kontrakt. Nästan allt kan göras digitalt och därför göras mycket mer bekvämt. Foton, skisser, whiteboard-brainstormar, visitkort som lätt kan förloras eller tidningsurklipp som ger dig inspiration kan alla sparas digitalt och nås var som helst och när som helst med bara några klick.

Det skyddar dokument från slitage

Dokument och foton från tidigare år kommer bara att bli äldre och äldre, blekna, bli skadade eller hamna på fel plats. Digiteringslösningar hjälper till att överföra detta arv av bilder och text till säkra onlineplatser där de kan säkerhetskopieras så att de aldrig går förlorade.

Det är avgörande för kundupplevelsen

Om du har ett litet företag eller till och med ett stort företag beror ditt rykte och din känsla av tillförlitlighet på kvaliteten på ditt erbjudande. Detta gäller inte bara tjänsten eller produkten du säljer, utan de standarder du har i din administration och korrespondens. En pappersfaktura eller korrespondens med snigelpost kompletterat med fotokopior kommer inte att vara upplyftande för ditt varumärke, och får dig att framstå som gammaldags. Det är också besvärligt för din klient eftersom de nu får pappersklipp att som de måste lagra eller bemöda sig om att skicka tillbaka till dig. Bli digital för kundengagemang som försäkrar kunderna om ett proaktivt, modernt och effektivt företag.

Digitering är framtiden

Nya digitala lösningar brukar tränga ut sina äldre motsvarigheter, och när dessa lösningar kommer är anpassningen mycket enklare om du redan är uppdaterad. Tänk på den enkla övergången du gjorde från CD-skivor till musikströmning. Under de första dagarna fanns det fortfarande alternativ för båda delarna, med datorer och bilstereo som erbjuder en smidig övergång med CD-spelare och aux-in-uttag. Numera måste du verkligen anstränga dig för att hitta en CD-spelare, medan en MP3-spelare är inbyggd direkt i din telefon, e-bokläsare eller fitness tracker.

Detsamma gäller för digitering av dina dokument; om du försummar att göra det nu gör du livet svårare för ditt framtida jag, och det finns kanske inte något enkelt eller billigt sätt att överbrygga klyftan mellan pappersdokument och digital innovation när nästa framsteg har rullats ut.

Bli digital

Det är troligt att ditt hushåll och kontor redan har blivit digitala på ett antal områden, från att strömma TV till att arbeta tillsammans på ett enda onlinedokument. Det kan dock vara värt att ta sig tid att titta tillbaka på det som du ännu inte säkert har lagrat i molnet, eftersom konvertering av analoga dokument är något som många av oss sannolikt har försummat.