¿Qué es la digitalización?

¿Qué se entiende por "digitization" (digitalización)?

La "digitization", que se traduce al español como "digitalización", es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales, y resulta muy beneficioso. Solo hay que pensar en cómo escanear documentos en papel o  almacenar archivos importantes en la nube nos ahorra tener que guardarlo todo físicamente. Aquello que se hacía sin conexión y en papel ahora puede pasarse a digital gracias a tecnologías mucho más eficientes y a la propia digitalización (en el sentido de "digitization"). En contraste, la "digitalization", que también se traduce como "digitalización" en español, describe el proceso general de pasarse a lo digital, como haríamos, por ejemplo, al adaptar el plan de marketing de una empresa al plano digital.

¿Por qué debería usar la "digitization" (digitalización)?

Hay numerosas razones para pasarse a lo digital y el hecho de que mucha gente ya haya dado el paso es lo de menos. Es posible que tu banco te ofrezca la opción de recibir extractos sin papel o que tu compañía eléctrica te envíe ya las facturas en formato digital. Evidentemente, puedes seguir haciendo las cosas como antaño, pero la sociedad en general está apostando por un futuro digitalizado, por lo que merece la pena estar al día. Tanto marcas como hogares de todo el mundo están experimentando la transformación digital y ya hay modelos de negocio que se basan completamente en este tipo de modelo. ¡Sobran razones para hacerlo! A continuación te contamos algunas de las ventajas de dar este paso:

Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo

Ya no tendrás que preocuparte por haberte olvidado una carta importante en casa o por no enviarte aquel archivo digitalizado al correo electrónico. Con Dropbox, puedes guardar tus documentos en línea y acceder a ellos estés donde estés a través tu teléfono, ordenador o tablet, para tenerlo todo a mano. E incluso si no tienes conexión, puedes seguir trabajando en tus archivos.

Simplificación del uso compartido de documentos

Un buen ejemplo de digitalización de documentos (en el sentido de "digitalization") sería el hecho de subir una imagen a las redes sociales en cuestión de segundos y de cómo esta pasa a estar disponible para todos los que quieran una copia. Atrás quedaron esos días en los que había que pagar por que te revelaran una foto, además de por el duplicado que quisieras hacer para regalársela a un amigo. Con los documentos en formato digital, es fácil compartir, editar y colaborar.

Respeto por el medio ambiente y costes asequibles

Ahora que todo está en la esfera digital, las impresoras van a ir quedándose cada vez más obsoletas. Gracias a esto, no se desperdiciará papel imprimiendo documentos que no sean esenciales ni habrá que tirar hojas si la impresión no ha salido bien. Además, a largo plazo supondrá un ahorro para ti y para tu empresa, ya que el tóner puede llegar a ser muy costoso.

Seguridad ante todo

Es posible que tengas un archivador muy bien organizado, pero ¿qué pasaría si le ocurriera algo al mismo o a los documentos que contiene? Podría ser por un incendio, un robo o, sencillamente, porque se te derrame una taza de café encima. Pero en cualquier caso, no deberías depender de una única copia cuando se trata de documentación importante. Siempre deberías tener una copia de seguridad digital de todo, incluidas tus fotos. Con Dropbox, hacer copias de seguridad de los archivos y de tu ordenador es tarea fácil, y ahora que es tan sencillo escanear documentos con tu teléfono gracias a Dropbox, no valen las excusas. Además, con las funciones de ciberseguridad que ofrecen protección con contraseña, puedes establecer un límite de tiempo para el acceso y proteger muy bien tus documentos.

Organización simplificada

Aunque seas la persona más organizada del mundo es poco probable que, incluso si has logrado un gran sistema de archivado, este sea tan eficiente como tenerlo todo en formato digital. Dropbox lleva las cosas un paso más allá con el OCR (Optical Character Recognition) y a la función de búsqueda rápida que te ayuda a encontrar documentos a partir del nombre del archivo. Esta tecnología inteligente busca en los datos digitalizados de tus documentos escaneados para reconocer palabras y buscar coincidencias con el término de búsqueda. Por ejemplo, supongamos que necesitas la factura de la luz de abril de 2019. Puedes buscar "Abril 2019" o "04/19" y el OCR encontrará cualquier documento que contenga esta información, lo cual es mucho mejor que buscar en montones de facturas a mano.

Siempre disponible

¿Necesitas colaborar con tu equipo o conseguir que se firme un documento? No pasa nada. Ya no tendrás que reunir a todos para trabajar en un proyecto ni organizar una reunión para firmar documentación. Puedes aprovechar las firmas electrónicas y documentos compartidos para sacar adelante lo más importante sin que la logística frene tus procesos.

Mucho más que documentos

La digitalización es mucho más que convertir facturas, recibos y contratos en PDF. Prácticamente cualquier documento puede convertirse en digital y, por tanto, resultar mucho más cómodo de gestionar. Con la digitalización, tienes la oportunidad de guardar fotos, bocetos, lluvias de ideas, las tarjetas de visita que se pueden perder o incluso recortes de revistas que te inspiran. Así podrás acceder a ellos en cualquier momento y lugar con un par de clics.

Protección de tus documentos frente al desgaste

Los documentos y las fotos de tu archivo envejecerán y es posible que pierdan color, se dañen o incluso se extravíen. Con las soluciones de digitalización, puedes transferir este legado de imagen y texto a ubicaciones más seguras y en línea en las que se hará una copia de seguridad para que no se pierdan.

Orientación a la experiencia del cliente

Tanto si tienes una empresa pequeña como una multinacional, la reputación y la fiabilidad que transmitas dependen de la calidad de tu oferta. Esto no solo se refiere al servicio que ofrezcas o al producto que vendas, sino a los estándares que aplicas en tu administración y correspondencia. Las facturas impresas y el correo postal no le hacen ningún favor a tu marca y dan una imagen pasada de moda. También afecta a tus clientes, que tienen que almacenar cuidadosamente lo que les has enviado o dedicar tiempo a contestarte. Si quieres conseguir que tu público se implique y que tu empresa sea proactiva, moderna y eficiente, embárcate en el mundo digital.

La digitalización es el futuro

Las nuevas soluciones digitales suelen desbancar a todo lo anterior. Además, cuando llegan, si ya estás al día, la adopción se simplifica. Piensa en lo fácil que fue la transición de los CD a la música en streaming. Al principio había espacio para ambas cosas, ya que los ordenadores y los equipos de música de los coches ofrecían reproductores de CD y tomas auxiliares. Ahora tienes que hacer un esfuerzo para encontrar un reproductor de CD, mientras que tu teléfono, lector de eBooks y monitor de actividad física tienen un reproductor de MP3 integrado.

Lo mismo ocurre con la digitalización de tus documentos: si no lo haces ahora, te resultará mucho más complicado en el futuro, y puede que no haya una forma fácil ni barata de salvar la distancia entre los documentos en papel y la innovación digital cuando llegue el próximo avance.

El paso a lo digital

Es probable que tu hogar y tu oficina ya estén completamente adaptados al mundo digital en varias áreas, desde la TV en streaming hasta los documentos en línea para colaborar. Sin embargo, es posible que merezca la pena revisar todo lo que aún no has guardado de forma segura en la nube, ya que la conversión de documentos analógicos es algo que muchos probablemente hayamos descuidado.