Pengertian digitalisasi arsip

Kita berada di era digital, namun bagaimana dengan semua benda-benda analog yang kita tinggalkan?

Seseorang yang mendesain logo bisnis menggunakan Dropbox

Apa pengertian digitalisasi arsip?

Digitisasi adalah proses mengambil proses analog dan benda fisik, dan membuatnya menjadi digital. Bayangkan tentang bagaimana memindai dokumen kertas atau memakai penyimpanan awan untuk menyimpan semua file penting Anda meniadakan kebutuhan lemari berkas yang kaku. Semya hal tersebut yang dulunya dilakukan di luar jaringan dan di atas kertas sekarang dapat diubah menjadi benar-benar digital berkat digitisasi dan teknologi digital yang jauh lebih efisien. Digitalisasi, meski terdengar sama, adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan keseluruhan proses menjadi digital, seperti memindahkan rencana pemasaran bisnis Anda menjadi menjadi masa depan yang lebih digital.

Mengapa saya harus memakai digitisasi?

Ada banyak alasan untuk menjadi digital, yang terakhir adalah karena sebagian besar orang sudah berubah. Anda mungkin memperhatikan bahwa bank Anda memberi opsi laporan tanpa kertas, atau bahwa perusahaan listrik sekarang beralih menggunakan tagihan digital. Anda pastinya bisa memilih cara lama, namun masyarakat pada umumnya menyambut masa dapat yang terdigitasi, sehingga mengikuti perkembangan ini merupakan pilihan terbaik bagi Anda. Berbagai merek dan rumah tangga di mana saja sedang melalui transformasi digital, seluruh model bisnis didasarkan pada digital, dan karena alasan yang baik, berikut adalah beberapa manfaatnya:

Mengakses ke dokumen dari perangkat apa saja

Anda tidak perlu lagi khawatir saat melupakan surat penting yang tertinggal di rumah, atau tidak mengirim hasil pindaian lewat email kepada diri sendiri. Simpan dokumen Anda secara online di Dropbox, dan Anda dapat mengaksesnya dari mana saja. Anda dapat mengakses akun Dropbox dari ponsel, PC, atau tablet, dan langsung mengakses dokumen yang benar-benar sedang Anda butuhkan. Dan meski Anda sedang offline, Anda masih dapat terus mengerjakan dokumen tersebut

Berbagi dokumen menjadi lebih mudah

Pikirkan saja media sosial dan bagaimana mengunggah gambar secara instan menjadikan gambar itu membuatnya menjadi bisa diakses oleh siapa saja yang menginginkan salinannya—itulah contoh bentuk dokumen yang berhasil didigitisasi. Lewat sudah hari-hari di mana Anda harus membayar untuk mendapatkan sebuah salinan foto. Lalu membayar lagi untuk mendapatkan duplikatnya untuk diberikan kepada seorang teman. Dengan dokumen sekarang dalam format, segala sesuatunya menjadi muda dibagikan, diedit, dan dikolaborasikan .

Dokumen kini lebih ramah lingkungan dan terjangkau.

Dengan segalanya telah menjadi online sekarang, printer menjadi semakin jarang digunakan. Ini berarti tidak ada lagi kertas yang terbuang karena mencetak dokumen yang tidak penting, atau membuang lembaran kertas karena hasil cetak yang kabur. Selain itu, dalam jangka panjang hal itulah yang akan menghemat uang perusahaan atau rumah tangga Anda, karena bagaimana pun juga, toner printer itu sama mahalnya seperti emas per gramnya.

Lebih aman

Anda mungkin memiliki lemari berkas mahal yang isinya dikategorikan dengan tepat hingga tanggal dan waktunya, namun bagaimana jika terjadi sesuatu pada lemari itu atau pada dokumen yang menjadi isinya? Kebakaran rumah, perampokan, atau tumpahan kopi, Anda seharusnya tidak mengandalkan pada satu salinan dokumen penting Anda. Anda harus selalu memiliki cadangan digital dari semuanya, termasuk foto-foto lama. Apalagi dengan kemudahan memindai dokumen memakai ponsel dengan Dropbox, Anda tidak punya alasan untuk tidak melakukannya. Plus, dengan fitur keamanan cyber yang menyediakan  perlindungan kata sandi—Anda dapat mengatur batas waktu orang dapat mengaksesnya—tidak ada lagi cara yang lebih aman untuk menyimpan dokumen Anda.

Penataan yang lebih mudah

Anda mungkin orang paling teratur di dunia, namun sistem pengarsipan terbaik Anda pun tidak mungkin seefisien sistem pengarsipan digital. Dengan pencarian cepat yang dapat menemukan dokumen Anda menurut nama, Dropbox melakukan satu langkah lebih jauh dengan OCR (Optical Character Recognition) atau Pengenalan Karakter Optik. Teknis cerdas di mencari di dalam data yang didigitisasi dari pindaian dokumen Anda untuk mengenali kata-kata dan mencocokkannya dengan istilah pencarian Anda. Jadi, misalnya Anda perlu mencari tagihan listrik untuk April 2019, Anda bisa mencari "April 2019" atau "04/19" dan OCR akan mencari dokumen yang berisi informasi ini. Jauh lebih baik daripada mencari di tumpukan tagihan secara manual.

Selalu tersedia

Perlu berkolaborasi dengan tim Anda atau mendapatkan tanda tangan pada sebuah dokumen? Tidak masalah. Anda tidak lagi harus mengumpulkan kelompok bersama-sama untuk mengerjakan sebuah proyek atau mengatur rapat untuk memperoleh tanda tangan sebuah dokumen, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik dan dokumen bersama  untuk menyelesaikan pekerjaan penting tanpa hambatan logistik yang mengganggu proses bisnis Anda.

Lebih dari sekadar tentang dokumen

Digitisasi itu lebih dari sekadar tagihan, resi, dan kontrak. Hampir semua bisa diubah menjadi digital, dan karena itu dibuat menjadi jauh lebih mudah. Foto, sketsa, curah pendapat di papan tulis, kartu bisnis yang rentan hilang, atau kliping majalah yang memicu inspirasi Anda semua dapat disimpan secara digital di mana saja, kapan saja dengan sekali ketuk.

Melindungi dokumen dari menjadi usang karena panggunaan

Dokumen dan foto dari tahun-tahun yang telah lewat akan semakin tergerus waktu, memudar, menjadi rusak, atau tercecer. Solusi digitisasi membantu memindahkan warisan gambar dan teks ini ke lokasi online yang aman yang dapat dicadangkan sehingga tidak akan pernah hilang.

Penting bagi pengalaman pelanggan

Jika Anda pengusaha kecil, atau pengusaha besar, reputasi dan rasa keandalan Anda bergantung pada mutu penawaran Anda. Ini tidak hanya terkait dengan layanan atau produk yang Anda jual saja, namun standar yang Anda miliki dalam administrasi dan korespondensi Anda. Faktur kertas atau korespondensi surat lengkap dengan fotokopinya kecil kemungkinannya dapat membantu merek Anda, dan membuat Anda tampak seperti ketinggalan zaman. Selain itu, klien juga merasa tidak nyaman karena mereka sekarang punya kertas yang semakin bertumpuk yang harus mereka simpan dengan hati-hati atau meluangkan waktu untuk dikirimkan kembali kepada Anda. Untuk pelibatan pelanggan yang memastikan klien atas perusahaan yang proaktif, modern, dan efisien, Anda harus menyambut digitalisasi.

Digitisasi adalah masa depan

Solusi digital baru punya kebiasaan menyingkirkan pendekatan lama ketika solusi itu diterapkan, adopsi akan jauh menjadi lebih mudah jika Anda mengikuti perkembangan. Bayangkan tentang betapa mudahnya Anda beralih dari CD ke streaming musik. Di awal-awal sebelumnuya, masih ada ruang bagi keduanya, dengan PC dan stereo di mobil menawarkan transisi yang lancar dengan pemutar CD dan jack aux-in. Sekarang, Anda harus melakukan pekerjaan ekstra untuk mencari pemutar CD, sementara pemutar MP3, pembaca eBook , atau pelacak kebugaran terintegrasi dalam ponsel Anda.

Hal yang sama juga terjadi dalam mendigitisasi dokumen, jika Anda tidak melakukannya sekarang, Anda akan mengalami kesulitan di masa mendatang, dan mungkin tidak ada cara mudah atau murah untuk mengurangi kesenjangan antara dokumen kertas dan inovasi digital ketika kemajuan berikutnya hadir di sekeliling kita.

Menuju digitalisasi

Kemungkinan rumah atau kantor Anda sudah mengadopsi digitalisasi dalam sejumlah bidang, mulai dari streaming TV sampai bekerja bersama dalam satu dokumen online. Ada baiknya jika Anda merenungkan kembali apa saja yang belum disimpan dengan aman ke cloud, meski kebanyakan dari kita melupakan cara mengubah dokumen analog.

Menuju digitalisasi

Bandingkan paket