デジタル化とは

デジタル時代の今、残してきたすべてのアナログの遺物はどうすればよいでしょうか

デジタル化とは何か

デジタル化（デジタイゼーション）とは、アナログのプロセスや物理的なオブジェクトをデジタルにするプロセスのことです。紙のドキュメントをスキャンしたり、クラウドストレージを使ったりして重要なファイルを保存し、不格好なファイルキャビネットをなくすことを思い浮かべてください。かつてはオフラインの世界で紙に記録されていたものが、デジタル化とはるかに効率的なデジタル技術のおかげで、完全にデジタルにできるようになりました。一方、似たような響きのデジタライゼーションとは、企業のマーケティングプランを未来型のよりデジタルなものに移行するなど、デジタルに移行するプロセス全体を表すために使用される言葉です。

デジタル化を活用すべき理由

デジタル化するべき理由はたくさんありますが、その中で最も説得力のある理由が、ほとんどの人がすでにデジタルにシフトしているという点です。みなさんもお気づきのように、銀行ではペーパーレスの明細書が選べ、電力会社やガス会社の請求書もデジタル化しています。もちろん従来の方法を選ぶこともできますが、社会がデジタル化された未来を受け入れている今、それにペースを合わせることが得策です。ブランドや家庭のいたるところでデジタル変革が行われ、ビジネスモデル全体がデジタルに基づいて構築されているため、デジタル化には当然次のようなメリットがあります。

あらゆるデバイスからドキュメントにアクセスできる

重要な手紙を自宅に忘れる、スキャンしたファイルを自分にメールし忘れるといった心配はもう不要です。Dropbox を使ってドキュメントをオンラインで保存すれば、どこからでもアクセスできます。スマートフォンやパソコン、タブレットから Dropbox アカウントにアクセスして、必要なドキュメントを入手できます。また、オフラインの場合でも、ドキュメントで作業を続けることができます。

ドキュメントを簡単に共有できる

ソーシャルメディアを思い浮かべてください。画像をアップロードすれば、その画像は誰もがすぐに利用できるようになります。これがドキュメントのデジタル化による具体的な成功例です。写真を有料で現像し、友人へ渡すためさらにお金を払って焼き増しする時代は終わりました。デジタル形式のドキュメントでは、簡単に共有、編集、共同作業ができます。

環境にやさしく、財布にもやさしい

あらゆるものがオンライン化され、プリンターはますます時代遅れになるでしょう。つまり、重要でないドキュメントを印刷する、印刷が不鮮明な用紙を捨てるなど、紙を無駄にすることがなくなります。長期的に考えると、個人、企業、家庭でお金を節約できます。何しろ、プリンターのトナーは同じ重さの金と同じくらい高価なのですから。

安全に保管できる

日付と時刻まで完全に分類できる高級なファイルキャビネットもありますが、そのキャビネットや収納されているドキュメントに何かあった場合はどうなるでしょう？家の火事であれ、泥棒であれ、あるいは単にコーヒーをこぼしただけであれ、重要なドキュメントはコピー 1 部だけに頼るべきではありません。以前に撮影した写真も含めて、すべてのものをデジタルでバックアップしておくべきです。Dropbox なら、パソコンのバックアップやファイルのバックアップがシンプルに実現し、とても簡単にスマートフォンを使ってドキュメントをスキャンできるのですから、言い訳の余地はありません。さらに、パスワード保護を提供するサイバーセキュリティ機能が搭載され、アクセスできる時間に制限を設けることができるので、ドキュメントの保管にこれ以上安全な方法はありません。

整理が簡単

世界で一番整理整頓が得意な人の最高のファイリングシステムでさえ、デジタルほど効率が良いとは思えません。Dropbox は、ファイル名に基づいてドキュメントをすばやく検索できる機能だけではなく、OCR（光学文字認識）というさらに一歩進んだ機能も備えています。この優れた技術で、スキャンしたドキュメントのデジタル化データ内を検索して単語を認識し、検索語と照合します。たとえば、2019 年 4 月の電気料金請求書が必要な場合は、「2019 年 4 月」や「04/19」を検索すれば、OCR 機能がこの情報を含むドキュメントを探し出します。請求書の山から手作業で探すよりもはるかに簡単です。

いつでも利用可能

チームとの共同作業や、ドキュメントへの署名が必要でも心配はいりません。プロジェクトに取り組むためにメンバーを集めることも、書類に署名をもらうために会議を手配することも、もう必要ないのです。電子署名と共有ドキュメントを使えば、段取りのためにビジネスプロセスを滞らせることなく、重要な仕事を完了することができます。

ドキュメント以外もデジタル化

デジタル化とは、請求書や領収書、契約書の PDF 化だけを意味するのではありません。ほとんどあらゆるものをデジタルにすることができ、デジタル化すればより便利になります。写真、スケッチ、ホワイトボードに書かれたブレインストーミングの内容、紛失しがちな名刺、インスピレーションをかき立てる雑誌の切り抜きなどもデジタルで保存でき、いつでもどこでも数回タップするだけでアクセスできます。

ドキュメントを摩耗や破損から保護

何年も前のドキュメントや写真は、どんどん古くなっていきます。色あせや破損、紛失してしまうこともあります。デジタル化ソリューションを使って画像やテキストをオンラインの安全な場所に転送しておけば、バックアップできるので紛失することはありません。

カスタマーエクスペリエンスに不可欠

小規模企業はもちろんのこと、大企業であっても、企業の評判や信頼感はその企業が提供するものの質に左右されます。これには、提供するサービスや製品の質だけではなく、事務管理や通信の質も含まれます。紙の請求書やコピーを郵送するのでは、ブランドが好印象を与える可能性は低く、時代遅れの会社だと思われかねません。また、大量の書類を慎重に保管し時間をかけて返送しなければならないのは、クライアントにとっても不便です。プロアクティブで現代的かつ効率的な企業であることをクライアントに保証するカスタマーエンゲージメントを実現するためには、デジタル化への移行が必要なのです。

デジタル化の未来に備える

新しいデジタルソリューションは、古いものを凌駕しています。新たなソリューションが登場したときに、受け入れる側、つまりあなたがすでに最新の状態であれば、導入ははるかに簡単です。CD から音楽ストリーミングへの移行が簡単だったことを思い出してください。初期の頃は、CD プレーヤーと AUX 入力端子を使ったスムーズな移行手段がパソコンやカーステレオにあったので、まだ CD とストリーミングの両方が共存していました。しかし今では、CD プレーヤーはほとんど使わなくなり、その一方で MP3 プレーヤーはスマートフォンや電子ブックリーダー、スマートウォッチなどからも利用できるようになりました。

ドキュメントのデジタル化にも同じことが言えます。もし今デジタル化に踏み切らないと、将来困ることになるでしょう。次の進化がやって来たときに、紙のドキュメントとデジタルイノベーションのギャップを埋める簡単でコストのかからない方法はないかもしれません。

デジタル化を進める

ご家庭やオフィスでは、テレビのストリーミングから 1 つのオンラインドキュメントでの共同作業まで、すでに多くの分野でデジタル化が進んでいることと思います。アナログドキュメントのデジタル化は多くの人が忘れがちなことなので、まだ安全なクラウドに保管できていないものがないか、時間をかけて見直してみてはいかがでしょうか？