デジタル化とは何か
デジタル化（デジタイゼーション）とは、アナログのプロセスや物理的なオブジェクトをデジタルにするプロセスのことです。紙のドキュメントをスキャンするか、クラウド ストレージを使って重要なファイルを保存して、不格好なファイル キャビネットをなくすことを思い浮かべてください。かつてはオフラインの世界で紙に記録されていたものが、デジタル化とはるかに効率的なデジタル技術のおかげで、完全にデジタルにできるようになりました。一方、似たような響きのデジタライゼーションとは、企業のマーケティング プランを未来型のよりデジタルなものに移行するなど、デジタルに移行するプロセス全体を表すために使用される言葉です。
デジタル化を活用すべき理由
デジタル化する理由はたくさんありますが、その中で最も手っ取り早いのは、ほとんどの人がすでにデジタルにシフトしているという理由です。銀行でペーパーレスの明細書が選べること、電力会社やガス会社の請求書がデジタルに移行していることには、もうお気づきかもしれません。もちろん従来の方法を選ぶこともできますが、一般に社会はデジタル化された未来を受け入れているので、それにペースを合わせることが得策です。ブランドや家庭のいたるところでデジタル変革が行われ、ビジネス モデル全体がデジタルに基づいて構築されているので、デジタル化には当然次のようなメリットがあります。
あらゆるデバイスからドキュメントにアクセスできる
重要な手紙を自宅に忘れる、スキャンしたファイルを自分にメールし忘れるといった心配はもう不要です。Dropbox を使ってドキュメントをオンラインで保存すれば、どこからでもアクセスできます。スマートフォンやパソコン、タブレットから Dropbox アカウントにアクセスして、必要なドキュメントを入手できます。また、オフラインの場合でも、ドキュメントで作業を続けることができます。
ドキュメントを簡単に共有できる
ソーシャル メディアを思い浮かべてください。画像をアップロードすれば、そのコピーが欲しい人は誰でもすぐに利用できるようになります。これがドキュメントのデジタル化に成功した具体例です。写真のコピーを有料で手に入れる時代は終わりました。今度は、友だちに渡すコピーにお金をかけましょう。デジタル形式のドキュメントでは、共有、編集、共同作業が簡単です。
環境にやさしく、財布にもやさしい
あらゆるものがオンライン化され、プリンターはますます時代遅れになるでしょう。つまり、重要でないドキュメントを印刷する、印刷が不鮮明な用紙を捨てるなど、紙を無駄にすることがなくなります。さらに、長期的には個人や企業や家庭でお金を節約できます。何しろ、プリンターのトナーは同じ重さの金と同じくらい高価なのですから。
安全に保管できる
日付と時刻まで完全に分類された高級なファイル キャビネットをお持ちかもしれませんが、そのキャビネットや収納されているドキュメントに何かあった場合はどうなりますか？家の火事であれ、泥棒であれ、あるいは単にコーヒーをこぼしただけであれ、重要なドキュメントはコピー 1 部だけに頼るべきではありません。以前に撮影した写真も含めて、すべてのものをデジタルでバックアップしておくべきです。とても簡単にスマートフォンを使って Dropbox でドキュメントをスキャンできるのですから、言い訳の余地はありません。さらに、パスワード保護を提供するサイバー セキュリティ機能が搭載され、アクセスできる時間に制限を設けることができるので、ドキュメントの保管にこれ以上安全な方法はありません。
整理が簡単
世界で一番整理整頓が得意な人の最高のファイリング システムでさえ、デジタルほど効率が良いとは思えません。Dropbox は、ファイル名に基づいてドキュメントをすばやく検索できる機能だけではなく、OCR（光学文字認識）というさらに一歩進んだ機能も備えています。この優れた技術で、スキャンしたドキュメントのデジタル化データ内を検索して単語を認識し、検索語と照合します。たとえば、2019 年 4 月の電気料金請求書が必要な場合は、「2019 年 4 月」や「04/19」を検索すれば、OCR 機能がこの情報を含むドキュメントを探し出します。請求書の山から手作業で探すよりもはるかに簡単です。
いつでも利用可能
チームとの共同作業や、ドキュメントへの署名が必要でも心配はいりません。プロジェクトに取り組むためにメンバーを集めることも、書類に署名をもらうために会議を手配することも、もう必要ないのです。電子署名と共有ドキュメントを使えば、段取りのためにビジネス プロセスを滞らせることなく、重要な仕事を完了することができます。
メリットはドキュメントだけではない
デジタル化できるのは、請求書や領収書、契約書だけではありません。ほとんどあらゆるものをデジタルにすることができ、デジタル化すればより便利になります。写真、スケッチ、ホワイトボードに書かれたブレインストーミングの内容、紛失しがちな名刺、インスピレーションをかき立てる雑誌の切り抜きなどもデジタルで保存でき、いつでもどこでも数回タップするだけでアクセスできます。
ドキュメントが摩耗や破損から保護される
何年も前のドキュメントや写真は、どんどん古くなって色あせ、破損や置き忘れもあります。デジタル化ソリューションを使って、画像やテキストをオンラインの安全な場所に転送しておけば、バックアップできるので紛失することはありません。
カスタマー エクスペリエンスのためにも重要
小規模企業か大企業を問わず、企業の評判や信頼感は、その企業が提供するものの質によって決まります。これは、販売しているサービスや製品の質だけではなく、事務管理や連絡の質についての基準にもかかわってきます。紙の請求書やコピーを同封した郵送での連絡では、企業のブランドが好印象を与える可能性は低く、時代遅れの会社に見えるでしょう。また、大量の書類を慎重に保管し、時間をかけて返送しなければならないのは、クライアントにとっても不便です。プロアクティブで現代的かつ効率的な企業であることをクライアントに保証するカスタマー エンゲージメントを実現するためには、デジタルに移行しましょう。
デジタル化は未来
新しいデジタル ソリューションは、古いものを凌駕する傾向にあります。新たなソリューションが登場したときに、受け入れる側がすでに最新の状態であれば、導入ははるかに簡単です。CD から音楽ストリーミングへの移行が簡単だったことを思い出してください。初期の頃は、CD プレーヤーと AUX 入力端子を使ったスムーズな移行手段がパソコンやカー ステレオにあったので、まだ CD とストリーミングの両方が共存していました。しかし今では、CD プレーヤーはほとんど使わなくなり、その一方で MP3 プレーヤーはスマートフォンや電子ブック リーダー、スマートウォッチなどからも利用できるようになりました。
ドキュメントのデジタル化にも同じことが言えます。もし今そうしないと、将来の自分の生活がより困難になります。次の進化がやって来たときに、紙のドキュメントとデジタル イノベーションのギャップを埋める簡単でコストのかからない方法はないかもしれません。
デジタル化を進める
家庭やオフィスでは、テレビのストリーミングから 1 つのオンライン ドキュメントでの共同作業まで、すでに多くの分野でデジタル化が進んでいるはずです。アナログ ドキュメントの変換は多くの人が忘れがちなことなので、まだ安全なクラウドに保管できていないものがないか、時間をかけて見直してみる価値はあるかもしれません。