Qu’est-ce que la numérisation ?

Quelle est la définition de la numérisation ?

La numérisation est l’opération qui permet de créer des versions numériques de processus et d’objets physiques. Grâce à la numérisation des documents papier ou au stockage cloud, vous n’avez plus besoin d’utiliser d’encombrants classeurs pour conserver vos fichiers importants. Vous pouvez désormais stocker des versions numériques de tout ce qui était auparavant hors connexion ou sur papier. Le passage au numérique, quant à lui, désigne un processus global à l’échelle de l’entreprise incluant, par exemple, l’intégration de cette approche à votre plan marketing.

Pourquoi utiliser la numérisation ?

Les raisons de passer au numérique sont nombreuses, la première d’entre elles étant que la plupart des entreprises ont déjà franchi le pas. Votre banque vous a sans doute déjà proposé de recevoir vos relevés au format numérique ou vous avez peut-être déjà remarqué que votre fournisseur d’énergie adoptait progressivement la facturation en ligne. Vous pouvez évidemment vous cantonner aux méthodes traditionnelles, mais vous iriez à l’encontre du mouvement global de la société et de votre propre intérêt. Partout, les marques et les ménages prennent le virage du numérique, et des modèles économiques entiers reposent sur le numérique. Voici quelques-uns des avantages :

Accédez à vos documents sur n’importe quel appareil

Vous ne risquez plus d’oublier une lettre importante à la maison et il n’est plus nécessaire de vous envoyer la version numérisée d’un document par e-mail. Enregistrez vos documents en ligne avec Dropbox pour y accéder où que vous soyez. Votre compte Dropbox est accessible sur votre téléphone, PC ou tablette, pour que vos documents soient toujours à portée de main. Et même hors connexion, vous pouvez continuer à les utiliser.

Le partage de documents n’a jamais été aussi simple

De nos jours, il suffit d’importer une image sur les réseaux sociaux pour la mettre instantanément à la disposition de tous ceux qui ont besoin d’une copie. Fini le temps où vous deviez payer pour avoir la reproduction d’une photo, puis payer à nouveau pour avoir un double à donner à un ami. Le format numérique permet de partager, de modifier des documents et de collaborer très facilement.

Préservez l’environnement et faites des économies

Lorsque tous les documents seront en ligne, les imprimantes seront de moins en moins nécessaires. Ce sera la fin du gaspillage de papier, de l’impression de documents non essentiels et des feuilles jetées à la poubelle à cause d’un défaut d’impression. Qu’il s’agisse de votre foyer ou de votre entreprise, vous ferez également des économies non négligeables à long terme, car n’oublions pas qu’au poids, les cartouches d’imprimante sont aussi onéreuses que l’or.

Une sécurité renforcée

Vous êtes peut-être l’heureux détenteur d’un classeur de luxe parfaitement organisé par date et heure, mais que se passerait-il si quelque chose lui arrivait ou en cas de destruction de ses documents ? Que le péril vienne d’un incendie, d’un cambriolage ou simplement d’un café renversé, il est risqué de se contenter d’une seule copie de vos documents stratégiques. Vous devez toujours conserver une sauvegarde numérique de tous vos documents, y compris des photos. Et maintenant qu’il est si facile de numériser vos documents à l’aide de votre téléphone via Dropbox et de faire des sauvegardes de votre PC et de vos fichiers, vous n’avez plus d’excuses de ne pas l’utiliser. De plus, avec la protection par mot de passe et la possibilité de définir des délais de validité, vos documents ne peuvent pas être mieux protégés.

Une organisation simplifiée

Même en étant la personne la mieux organisée au monde, il y a peu de chances que votre système de classement puisse rivaliser avec le numérique en termes d’efficacité. Dropbox s’appuie sur la recherche rapide, qui permet de trouver des documents en fonction de leur nom de fichier pour aller plus loin avec la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie intelligente identifie dans vos documents numérisés les mots qu’elle va mettre en correspondance avec vos termes de recherche. Par exemple, si vous avez besoin de la facture d’électricité du mois d’avril 2019, il vous suffit de rechercher “Avril 2019” ou “19/04” et la technologie OCR trouvera tous les documents contenant ces informations. C’est beaucoup moins fastidieux que de rechercher manuellement parmi des piles de factures.

Une disponibilité sans failles

Vous avez besoin de collaborer avec votre équipe ou de faire signer un document ? Aucun problème. Il n’est plus indispensable de rassembler tout le monde pour travailler sur un projet ni d’organiser une réunion pour obtenir une signature : vous pouvez utiliser les signatures électroniques et les documents partagés pour continuer à travailler sans laisser la logistique mettre un frein à vos processus métier.

Bien plus que des documents

La numérisation va bien au-delà de la simple conversion de factures, reçus et autres contrats au format PDF. Tout ou presque peut être transformé en version numérique, et par conséquent devenir plus accessible. Qu’il s’agisse de photos, de croquis, d’idées issues de sessions de brainstorming, de cartes de visite que vous risquez de perdre ou de coupures de magazines qui vous inspirent, tout peut être enregistré numériquement n’importe où, n’importe quand et en quelques gestes.

Les documents ne risquent plus de s’abîmer

Les documents et photos qui ont déjà plusieurs années vont voués à vieillir, jaunir, s’abîmer et parfois même s’égarer. Les solutions de numérisation permettent de transférer ces anciens documents et images vers des sites en ligne sécurisés où ils seront sauvegardés.

Améliorez la satisfaction des clients

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, votre réputation et votre crédibilité reposent sur la qualité de votre offre. Il ne s’agit pas simplement du service ou du produit que vous vendez, mais également des normes qui régissent votre administration et correspondance. L’emploi d’une facturation papier ou d’une correspondance par la poste avec renfort de photocopies ne reflétera pas une image dynamique de votre marque et risque de vous porter préjudice. Cela est également cause de désagrément pour votre client, qui se voit contraint de conserver des rames de papier ou de prendre le temps de vous renvoyer les documents. Pour fidéliser vos clients et donner une image de votre entreprise proactive, moderne et efficace, passez au numérique.

La numérisation, c’est l’avenir

Les nouvelles solutions numériques ont pour habitude d’écarter leurs prédécesseurs et lorsqu’elles arrivent, leur adoption est beaucoup plus facile si vous êtes déjà prêt. Pensez à la facilité avec laquelle vous êtes passé des CD à la diffusion de musique en direct. Dans les débuts, il était encore possible d’utiliser les deux ; les PC et les autoradios permettaient une transition en douceur en proposant des lecteurs de CD et des prises auxiliaires. De nos jours, il est très difficile de trouver un lecteur CD, alors qu’un lecteur MP3 est directement intégré à votre téléphone, à votre liseuse électronique ou à votre bracelet connecté.

Il en va de même pour la numérisation de vos documents. Si vous négligez de le faire maintenant, vous rencontrerez des difficultés plus tard, d’autant qu’il n’y aura peut-être pas de méthode facile ou accessible pour passer des documents papier à l’innovation numérique lorsque la prochaine technologie fera son entrée.

Passer au numérique

Il est probable que vous soyez déjà passé au numérique à la maison et au bureau dans certains domaines, qu’il s’agisse de services de streaming ou de collaboration sur un même document en ligne. Il n’est pourtant pas inutile de prendre le temps de regarder ce que vous n’avez pas encore stocké dans le cloud, car la conversion de documents analogiques est une tâche que nous pouvons tous être enclins à négliger.