Apakah definisi pendigitan?
Pendigitan ialah proses mengambil proses analog dan objek fizikal, kemudian menjadikannya digital. Fikirkan tentang cara mengimbas dokumen kertas atau menggunakan penyimpanan awan untuk menyimpan semua fail penting anda, ini akan menyingkirkan keperluan kabinet pemfailan yang serabut. Semua perkara yang dahulunya lebih banyak dikendalikan di luar talian dan atas kertas, kini boleh dilakukan secara digital sepenuhnya disebabkan oleh pendigitan dan teknologi digital yang jauh lebih cekap. Pendigitan, walaupun kedengaran serupa, istilah ini digunakan untuk menerangkan keseluruhan proses menuju digital, seperti menggerakkan rancangan pemasaran perniagaan anda ke masa depan yang lebih digital.
Mengapakah saya harus menggunakan pendigitan?
Terdapat pelbagai sebab untuk beralih kepada digital, sebab yang paling mudah adalah kerana kebanyakan orang telah membuat peralihan tersebut. Anda mungkin menyedari bahawa bank anda memberikan pilihan penyata tanpa kertas kepada anda, atau syarikat tenaga anda beralih kepada bil digital. Sudah tentu anda boleh memilih cara lama, tetapi secara amnya, masyarakat menerima masa depan digital. Jadi anda juga harus menerimanya demi kepentingan terbaik anda. Jenama dan isi rumah di mana-mana sahaja mengalami transformasi digital, keseluruhan model perniagaan adalah berdasarkan digital dan atas sebab yang baik. Berikut ialah beberapa manfaat yang diperoleh:
Akses dokumen anda daripada mana-mana peranti
Anda tidak perlu bimbang lagi tentang terlupa surat penting di rumah, atau tidak menghantar imbasan melalui e-mel kepada diri sendiri. Simpan dokumen anda dalam talian dengan Dropbox dan anda boleh mengakses dokumen anda dari mana-mana sahaja. Anda boleh mengakses akaun Dropbox anda melalui telefon, PC atau tablet, dan mendapatkan dokumen yang sangat diperlukan. Walaupun anda berada di luar talian, anda masih boleh menggunakan dokumen anda.
Ini memudahkan perkongsian dokumen
Cuba fikirkan media sosial dan bagaimana memuat naik gambar dengan serta-merta menjadikannya tersedia untuk semua orang yang mungkin memerlukan salinan—inilah tanda kewujudan dokumen pendigitan yang berjaya. Hari-hari yang anda perlu membayar untuk satu salinan foto telah berlalu. Kemudian anda perlu membayar lagi untuk pendua yang ingin diberikan kepada rakan. Dengan dokumen dalam format digital, semua perkara mudah untuk dikongsi, diedit dan bekerjasama.
Ia lebih mesra alam dan mesra poket
Seiring dengan semua perkara dalam talian, pencetak akan menjadi semakin usang. Ini bermakna tiada kertas dibazirkan untuk mencetak dokumen yang tidak penting atau membuang helaian kerana cetakan kabur. Selain itu, ia turut menjimatkan wang anda, perniagaan atau isi rumah anda dalam jangka masa panjang. Lagipun, toner pencetak sama mahalnya dengan emas satu paun.
Ia lebih selamat
Anda mungkin memiliki kabinet pemfailan mahal yang dikategorikan dengan sempurna mengikut tarikh dan masa, tetapi bagaimana jika sesuatu berlaku kabinet ini atau dokumen yang terdapat di dalamnya? Sama ada kebakaran rumah, kecurian atau secawan kopi tertumpah, anda tidak boleh bergantung pada salinan tunggal dokumen penting anda. Anda seharusnya sentiasa mempunyai sandaran digital untuk semua perkara, termasuk foto masa lalu. Sangat mudah untuk mengimbas dokumen anda menggunakan telefon anda dengan Dropbox, tiada alasan lagi. Selain itu, dengan ciri keselamatan siber yang menyediakan perlindungan kata laluan—anda dapat menetapkan had masa untuk tempoh orang dapat mengakses—tiada cara yang lebih selamat untuk menyimpan dokumen anda.
Penyusunan mudah
Anda mungkin orang yang paling teratur di dunia, tetapi sistem pemfailan terbaik anda tidak mungkin secekap digital. Dengan carian pantas yang dapat membantu anda mencari dokumen berdasarkan nama fail, Dropbox selangkah lebih maju dengan OCR (Pengecaman Aksara Optik) . Teknologi pintar ini mencari dalam data yang didigitalkan bagi dokumen anda yang diimbas, untuk mengecam perkataan dan memadankannya dengan istilah carian anda. Jadi, katakan anda memerlukan bil elektrik untuk bulan April 2019, anda boleh mencari “April 2019” atau “04/19” dan OCR akan mencari sebarang dokumen yang mengandungi maklumat ini. Ini jauh lebih baik daripada mencari melalui timbunan bil dengan tangan.
Ia sentiasa tersedia
Perlu bekerjasama dengan pasukan anda atau mendapatkan tandatangan pada dokumen? Tiada masalah. Anda tidak lagi perlu mengumpulkan kumpulan anda untuk mengusahakan projek atau mengatur perjumpaan untuk mendapatkan tandatangan atas kertas, anda boleh menggunakan tandatangan elektronik dan berkongsi dokumen untuk menyelesaikan kerja penting tanpa membiarkan logistik menghentikan proses perniagaan anda.
Ini bukan sekadar dokumen
Pendigitan bukan sekadar tentang bil, resit dan kontrak. Hampir semua perkara boleh ditukar kepada digital dan seterusnya menjadikan semua perkara lebih mudah. Foto, lakaran, sumbang saran papan putih, kad perniagaan anda mungkin akan hilang, atau keratan majalah yang mendorong inspirasi anda semuanya boleh disimpan secara digital dan boleh diakses di mana-mana sahaja, pada bila-bila masa dengan hanya beberapa ketikan.
Ia melindungi dokumen daripada haus dan lusuh
Dokumen dan foto dari tahun-tahun yang lalu hanya akan bertambah usia, semakin pudar, rosak atau tersalah letak. Penyelesaian pendigitan membantu anda memindahkan imej dan teks legasi ini ke lokasi dalam talian yang selamat, tempat ia dapat disandarkan supaya tidak akan hilang.
Ini penting untuk pengalaman pelanggan
Jika anda ialah perniagaan kecil, mahupun perniagaan besar, reputasi dan rasa kebolehpercayaan anda bergantung pada kualiti penawaran anda. Ini bukan hanya bermaksud perkhidmatan atau produk yang anda jual, tetapi standard yang dimiliki dalam pentadbiran dan surat-menyurat anda. Invois kertas atau surat-menyurat lengkap dengan salinan yang dipos mungkin tidak dapat membantu jenama anda, dan membuat anda kelihatan ketinggalan zaman. Ini turut menyusahkan klien anda kerana mereka mempunyai timbunan kertas untuk disimpan dengan berhati-hati atau memerlukan masa untuk menghantar kembali kepada anda. Berubah kepada digital untuk penglibatan pelanggan yang meyakinkan klien syarikat proaktif, moden dan cekap.
Pendigitan merupakan masa depan
Penyelesaian digital baharu mempunyai kebiasaan menyingkirkan cara yang lebih lama dan apabila penyelesaian itu tiba, penerimaan akan lebih mudah jika anda sudah mengikuti perkembangan terkini. Fikirkan tentang peralihan mudah yang anda lakukan daripada CD kepada penstriman muzik. Semasa pendigitan mula diperkenalkan, masih ada ruang untuk kedua-duanya, dengan PC dan stereo kereta menawarkan peralihan yang lancar menggunakan pemain CD dan bicu masukan tambahan. Kini, anda perlu berusaha keras untuk mencari pemain CD, sementara pemain MP3 dibina terus ke dalam telefon, pembaca e-Buku atau penjejak kecergasan anda.
Begitu juga dengan pendigitan dokumen anda, jika anda mengabaikan untuk berbuat demikian sekarang, anda akan menyusahkan diri sendiri pada masa akan datang, dan mungkin tiada cara yang mudah atau murah untuk merapatkan jurang antara dokumen kertas dan inovasi digital apabila kemajuan seterusnya muncul.
Beralih kepada digital
Isi rumah dan pejabat anda mungkin telah beralih kepada digital dalam beberapa perkara, daripada penstriman TV hingga bersama-sama menggunakan satu dokumen dalam talian. Namun, meluangkan masa memastikan fail yang belum disimpan ke awan dengan selamat mungkin berbaloi kerana penukaran dokumen analog ialah sesuatu yang ramai antara kita mungkin telah abaikan.