Hva er digitalisering?

Vi er i den digitale tidsalderen, men hva med alle de analoge relikviene vi har etterlatt oss?

En person som designer en bedriftslogo, ved hjelp av Dropbox

Hva er digitalisering?

Digitalisering er prosessen med å ta analoge prosesser og fysiske objekter, og gjøre dem digitale. Tenk på hvordan skanning av papirdokumenter eller bruk av skylagring for å lagre alle viktige filer eliminerer behovet for ubekvemmelige arkivskap. Alle de tingene som en gang var veldig offline og på papir, kan nå være helt digitale takket være digitalisering og langt mer effektive digitale teknologier. Digitalisering, selv om det høres lignende ut, er et begrep som brukes for å beskrive den generelle prosessen med å bli digital, som å flytte virksomhetens markedsføringsplan inn i en mer digital fremtid.

Hvorfor skal jeg bruke digitalisering?

Det er mange grunner til å bli digital, den minste er fordi de fleste allerede har gjort skiftet. Du har kanskje lagt merke til at banken din gir deg muligheten til å få papirløse bankutskrifter, eller at energiselskapet ditt går mot digitale regninger. Du kan sikkert velge de gamle måtene, men samfunnet omfavner generelt en digitalisert fremtid, så det er i din beste interesse å følge med. Merker og husholdninger overalt gjennomgår en digital transformasjon, hele forretningsmodeller er basert på det digitale, og her er det bare noen gode fordeler:

Få tilgang til filene dine fra hvilken som helst enhet

Ikke mer bekymre deg for å glemme et viktig brev hjemme, eller ikke sende e-posten til deg selv. Lagre dokumentene dine online med Dropbox, og du kan få tilgang til dem hvor som helst. Du kan få tilgang til Dropbox-kontoen din via telefon, PC eller nettbrett, og få tak i de sårt tiltrengte dokumentene. Med andre ord, selv om du er frakoblet, kan du fortsatt jobbe med dem.

Det gjør det enkelt å dele dokumenter

Tenk bare på sosiale medier og hvordan det å laste opp et bilde umiddelbart gjør det tilgjengelig for alle som ønsker en kopi — det er legemliggjørelsen av vellykket digitalisering av dokumenter. Det hører fortiden til da du måtte betale for en kopi av et bilde. Betal deretter igjen for et duplikat for å gi en venn. Med dokumenter i et digitalt format er ting enkle å dele, redigere og samarbeide om.

Det er mer miljøvennlig og lommevennlig

Med alt på nettet vil skrivere bli mer og mer foreldet. Det betyr at ikke bortkastet papir skriver ut ikke-viktige dokumenter eller at man kaster ark på grunn av en uklar utskrift. I tillegg sparer du og din bedrift eller husholdningen penger i det lange løp. Tross alt er tonerkassetten like dyr som gull per pund.

Det er sikrere

Du har kanskje et fancy arkivskap som er perfekt kategorisert etter dato og klokkeslett, men hva om det skulle skje noe med det eller dokumentene det inneholder? Det være seg husbrann, innbruddstyv eller bare en sølt kopp kaffe; du bør ikke stole på en eneste kopi av dine kritiske dokumenter. Du bør alltid ha en digital sikkerhetskopi av alt, inkludert tidligere bilder. Når det er så enkelt å skanne dokumentene dine med telefonen din med Dropbox, er det ingen unnskyldning.I tillegg, med cybersikkerhetsfunksjoner som gir passordbeskyttelse — der du kan angi en tidsbegrensning for hvor lenge personer kan ha tilgang — er det ingen tryggere måte å beholde dokumentene dine på.

Enkel organisering

Du er kanskje verdens mest organiserte person, men selv ditt beste arkivsystem vil neppe være like effektivt som digitalt. Med et raskt søk som kan hjelpe deg med å finne dokumentene dine basert på filnavn, tar Dropbox ting et skritt videre med OCR (Optical Character Recognition). Denne smart-teknologien søker i de digitaliserte dataene i de skannede dokumentene for å gjenkjenne ord og matche dem med søkeordet ditt. Så si at du trenger en elektrisk regning for april 2019, du kan søke "April 2019" eller "04/19", og OCR finner alle dokumenter som inneholder denne informasjonen. Mye bedre enn å søke gjennom haugene med regninger for hånd.

Det er alltid der

Trenger du å samarbeide med teamet ditt eller få en signatur på et dokument? Ikke noe problem. Du trenger ikke lenger å samle gruppen for å jobbe med et prosjekt eller arrangere et møte for å få penn på papir, du kan bruke elektroniske signaturer og delte dokumenter for å få gjort viktig arbeid uten å la logistikken stoppe forretningsprosessene dine.

Det handler om mer enn dokumenter

Digitalisering handler om mer enn bare regninger, kvitteringer og kontrakter. Nesten alt kan gjøres digitalt, og derfor gjøres det mye mer praktisk. Bilder, skisser, tavle-idemyldringer, visittkort du kan miste, eller magasinutklipp som utløser inspirasjonen din, kan alle lagres digitalt og tilgjengelig hvor som helst, når som helst med bare noen få trykk.

Det beskytter dokumenter mot slitasje

Dokumenter og bilder fra tidligere år vil bare stå for å bli eldre og eldre, å falme, bli skadet eller feilplassert. Digitaliseringsløsninger hjelper til med å overføre denne arven av bilder og tekst til trygge nettsteder der de kan sikkerhetskopieres, slik at de aldri går tapt.

Hvordan forbedre kundeopplevelsen

Hvis du er en liten bedrift, eller til og med en stor virksomhet, avhenger ditt rykte og følelse av pålitelighet av kvaliteten på tilbudet ditt. Dette betyr ikke bare tjenesten eller produktet du selger, men standardene du har i din administrasjon og korrespondanse. En papirfaktura eller brevpostkorrespondanse komplett med fotokopier vil neppe gjøre merkevaren din noen fordel, og får deg til å se gammeldags ut. Det er også til ulempe for klienten din, ettersom de nå har papirark for å lagre dem forsiktig eller ta tid til å sende tilbake til deg. For kundengasjement som sikrer kunder i et proaktivt, moderne og effektivt selskap, bli digital.

Digitalisering er fremtiden

Nye digitale løsninger har for vane å skyve ut sine eldre kolleger, og når disse løsningene kommer, er innlemming mye enklere hvis du allerede er oppdatert. Tenk på den enkle overgangen du gjorde fra CD-er til musikkstrømming. I de første dagene var det fortsatt godtgjørelser for begge, med PC-er og bilstereoer som tilbyr en jevn overgang med CD-spillere og aux-in-kontakter. Nå må du gå en ekstra mil for å finne en CD-spiller. I mellomtiden er en MP3-spiller innebygd i telefonen, e-bokleseren eller treningssporeren.

Det samme gjelder digitalisering av dokumentene dine. Hvis du unnlater å gjøre det nå, gjør du livet vanskeligere for ditt fremtidige deg, og det er kanskje ingen enkel eller billig måte å bygge bro mellom papirdokumenter og digital innovasjon når det neste fremskrittet ruller rundt.

Bli digital

Det er sannsynlig at husstanden og kontoret ditt allerede har blitt digital på en rekke områder, fra å strømme TV til å jobbe sammen om et enkelt online-dokument . Det kan imidlertid være verdt å ta deg tid til å se tilbake på det du ennå ikke har trygt lagret i skyen, ettersom konvertering av analoge dokumenter er noe mange av oss sannsynligvis har ignorert.