O que é digitalização e como fazer?

Qual é a definição de digitalização?

A digitalização é o processo de tornar processos analógicos e objetos físicos em digitais. Pense em como a digitalização de documentos em papel ou o uso do armazenamento em nuvem para salvar todos os seus arquivos importantes elimina a necessidade daqueles armários pesados de arquivamento. Todas essas coisas que antes eram off-line e ficavam no papel agora podem ser completamente digitais graças à digitalização e a tecnologias digitais muito mais eficientes. A digitalização, como o nome sugere, é um termo usado para descrever o processo geral de tornar tudo digital, como transformar o plano de marketing da sua empresa em um futuro mais digital.

Por que devo adotar a digitalização?

Há muitas razões para a digitalização, a mais básica é que a maioria das pessoas já fez essa mudança. Você pode ter notado que seu banco está dando a você a opção de extratos sem papel, ou que a empresa de luz está adotando as contas digitais. Você certamente pode optar pelo formato antigo, mas a sociedade, geralmente, está abraçando um futuro digitalizado, então é do seu interesse acompanhar. Marcas e famílias em todos os lugares estão passando por uma transformação digital, modelos de negócios inteiros estão baseados na digitalização e, por uma boa razão, aqui estão apenas alguns dos benefícios:

Acesso a seus documentos usando qualquer dispositivo

Não se preocupe mais se esquecer uma carta importante em casa ou se não enviar a digitalização para você mesmo. Salve seus documentos on-line com o Dropbox e você poderá acessá-los de qualquer lugar. Você pode acessar sua conta do Dropbox usando o celular, PC ou tablet, e ter à mão seus documentos tão necessários. E mesmo que esteja off-line, você pode continuar a trabalhar neles.

Ela facilita o compartilhamento de documentos

Pense nas redes sociais e como o envio instantâneo de uma imagem faz com que ela fique disponível para todos que possam querer uma cópia. Esse é um exemplo de digitalização bem-sucedida de documentos. Foi-se o tempo em que tínhamos de pagar pela cópia de uma foto. E pagar novamente por uma nova cópia para dar a um amigo. Com documentos em formato digital, fica fácil compartilhar, editar e colaborar.

É mais ecológica e econômica

Com tudo on-line, as impressoras ficarão cada vez mais obsoletas. Isso significa nenhum papel desperdiçado na impressão de documentos não essenciais nem descarte de folhas por conta de impressões ruins. Além disso, isso só significa, no longo prazo, economia para você e sua empresa ou família, afinal, o toner da impressora é caríssimo.

É mais segura

Você pode ter um arquivo sofisticado e perfeitamente categorizado com data e hora, mas e se algo acontece com ele ou com os documentos guardados? Não basta ter só uma cópia dos documentos essenciais, pois incêndios, roubos e acidentes podem ocorrer. É importante sempre ter um backup digital de tudo, inclusive de fotos antigas. Com o Dropbox, é muito fácil fazer backup do computador e dos arquivos, sem contar que você pode digitalizar os documentos pelo celular, então não tem desculpa. Além disso, com recursos de segurança cibernética que protegem arquivos por senha e liberam o acesso por tempo limitado, você pode armazenar seus documentos com segurança máxima.

Organização fácil

Você pode ser a pessoa mais organizada do mundo, mas é improvável que mesmo seu melhor sistema de arquivamento seja tão eficiente quanto o digital. Com uma pesquisa rápida que pode ajudá-lo a encontrar seus documentos com base no nome do arquivo, o Dropbox eleva sua atuação a um novo patamar com o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Esta tecnologia inteligente permite uma busca dentro dos dados digitalizados de seus documentos digitalizados, para reconhecer palavras e combiná-las com seu termo de busca. Assim, digamos que você precise de uma conta de luz de abril de 2019, basta buscar por “abril 2019” ou “04/19” e o OCR encontrará todos os documentos que contenham essa informação. Muito melhor do que procurar manualmente em pilhas e pilhas de contas.

Está sempre disponível

Precisa colaborar com sua equipe ou obter uma assinatura em um documento? Sem problemas. Você não precisa mais reunir o grupo para trabalhar em um projeto ou organizar uma reunião para recolher assinaturas, você pode usar assinaturas eletrônicas e documentos compartilhados para finalizar um trabalho importante sem deixar a logística interromper seus processos empresariais.

É mais do que documentos

Digitalizar é muito mais que converter contas, recibos e contratos em PDF. É possível criar uma versão digital de praticamente tudo, o que é muito mais conveniente. Fotos, esboços, brainstorms, cartões de visita que você pode perder ou recortes de revistas que despertam sua inspiração — você pode salvar e acessar tudo isso digitalmente em qualquer lugar e hora com apenas alguns toques.

Ela protege os documentos contra desgaste

Documentos e fotos de anos passados só vão ficar mais e mais velhos, desbotados, danificados ou serão extraviados. As soluções de digitalização ajudam a transferir esse legado de imagens e textos para locais on-line seguros, onde podem ser copiados em backup para nunca mais serem perdidos.

É fundamental para a experiência do cliente

Se você tem uma pequena empresa, ou mesmo uma grande empresa, sua reputação e senso de confiabilidade dependem da qualidade de sua oferta. Isso não significa apenas o serviço ou produto que você está vendendo, mas os padrões que você tem em sua administração e correspondência. Uma fatura em papel ou correspondência tradicional completa com fotocópias não favorece sua marca, apenas faz você parecer antiquado. Além de ser também um inconveniente para seu cliente, que agora tem quinhentas folhas de papel para armazenar cuidadosamente ou dedicar tempo para enviar de volta para você. Adote o digital para engajar clientes e se apresentar como uma empresa pró-ativa, moderna e eficiente.

A digitalização é o futuro

Novas soluções digitais têm o hábito de afastar suas contrapartes mais antigas e, quando essas soluções chegam, a adoção é muito mais fácil se você já estiver atualizado. Pense na transição fácil que você fez de CDs para streaming de música. Nos primeiros dias, ainda havia suporte para ambos, com PCs e aparelhos de som de carro oferecendo uma transição suave com leitores de CD e conectores auxiliares. Agora, não é fácil encontrar um CD player, mas você tem um MP3 player integrado diretamente em seu celular, leitor de eBook ou rastreador de exercícios físicos.

O mesmo vale para a digitalização de documentos, se não fizer isso agora, você vai tornar a vida mais difícil para você mesmo no futuro, e pode não haver maneira fácil ou barata de preencher a lacuna entre documentos em papel e inovação digital quando o próximo avanço acontecer.

Partindo para a digitalização

É provável que sua casa e seu escritório já tenham se tornado digitais em várias áreas — do streaming de TV até trabalhar junto em um único documento on-line. Talvez valha a pena dedicar um tempo para ver o que você ainda não armazenou com segurança na nuvem, pois a conversão de documentos analógicos é algo que muitos de nós provavelmente não fez.