Jak zdefiniować digitalizację?
Digitalizacja to proces polegający na przekształceniu analogowych procesów i obiektów fizycznych w ich cyfrowe odpowiedniki. Zwróć uwagę, że skanując papierowe dokumenty lub korzystając z przechowywania w chmurze do zapisywania ważnych plików, eliminujemy potrzebę organizowania niezgrabnych szafek na dokumenty. Wszystko, co było kiedyś „offline” i na papierze, teraz może być w całości cyfrowe – właśnie dzięki digitalizacji i znacznie wydajniejszym technologiom cyfrowym. Cyfryzacja z kolei, mimo że wydaje się podobnym zjawiskiem, jest określeniem opisującym całkowity proces wdrażania technologii cyfrowej, na przykład podczas tworzenia planu marketingowego firmy pod kątem bardziej cyfrowej przyszłości.
Dlaczego warto czerpać z digitalizacji?
Powodów, dla których warto korzystać z technologii cyfrowej, jest wiele. Jednym z nich jest fakt, że większość z nas już to robi. Prawdopodobnie zwróciłeś(-aś) uwagę, że Twój bank proponuje elektroniczne wyciągi lub że Twoja firma energetyczna coraz częściej korzysta z rachunków cyfrowych. Możesz oczywiście pozostać przy starych sposobach, ale ogólnie społeczeństwo zwraca się ku cyfrowej przyszłości, więc w Twoim najlepszym interesie jest dotrzymanie mu kroku. Firmy i gospodarstwa domowe na całym świecie przechodzą cyfrową transformację; nie bez powodu całe modele biznesowe oparte są na cyfryzacji. Oto kilka korzyści płynących z technologii cyfrowej:
Dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia
Nie musisz już martwić się, że zapomnisz zabrać z domu ważnego listu lub że nie prześlesz sobie jego skanu e-mailem. Zapisuj dokumenty online dzięki Dropbox i uzyskuj do nich dostęp z dowolnego miejsca. Możesz zalogować się na konto Dropbox z telefonu, komputera czy tabletu i otworzyć potrzebne dokumenty. Jeśli nawet jesteś offline, możesz nadal nad nimi pracować.
Łatwiejsze udostępnianie dokumentów
Pomyśl o mediach społecznościowych i o tym, jak udostępnianie zdjęć umożliwia ich pobranie każdemu, kto chce je zapisać – to kwintesencja udanej digitalizacji dokumentów. Dawno skończyły się czasy, gdy trzeba było zapłacić za ksero zdjęcia, a potem jeszcze dopłacić za kolejną kopię dla znajomego. Dzięki zdigitalizowanym dokumentom można łatwo udostępniać i edytować materiały oraz wspólnie nad nimi pracować.
Większa przyjazność środowisku i opłacalność
Dzięki temu, że wszystkie materiały są dostępne online, drukarki zaczną odchodzić do lamusa. Oznacza to koniec marnowania papieru na drukowanie nieistotnych dokumentów i wyrzucania arkuszy z powodu nieudanego wydruku. Poza tym na dłuższą metę jest to dla Twojej firmy lub domu dodatkowa oszczędność; bądź co bądź, toner do drukarek jest drogi jak złoto.
Większe bezpieczeństwo
Może masz stylową szafkę na dokumenty, w której wszystko jest idealnie posegregowane latami i okresami, ale co by było, gdyby coś się stało z nią lub znajdującymi się w środku dokumentami? Może dojść do pożaru domu, ktoś może się włamać lub po prostu może Ci się rozlać kawa – po prostu nie należy polegać wyłącznie na jednej kopii najważniejszych dokumentów. Warto mieć cyfrową kopię zapasową wszystkich materiałów, w tym wcześniejszych zdjęć. A od kiedy skanowanie dokumentów za pomocą telefonu i aplikacji Dropbox jest tak łatwe, nie ma już wymówki. Dodatkowo dzięki funkcjom cyberbezpieczeństwa, zapewniającym ochronę hasłem, i możliwości ustawienia limitu czasu, na jaki użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Twoich materiałów, nie ma bezpieczniejszego sposobu na przechowywanie dokumentów.
Łatwa organizacja
Możesz być najbardziej zorganizowaną osobą na świecie, ale nawet najlepszy system organizacji prawdopodobnie nie będzie tak wydajny jak cyfrowy. Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu możesz znaleźć dokumenty na podstawie nazwy pliku. Dropbox idzie jednak o krok dalej i wykorzystuje technikę OCR, czyli optycznego rozpoznawania znaków. Ta sprytna technologia przeszukuje zdigitalizowane dane znajdujące się w zeskanowanych dokumentach i rozpoznaje słowa, dopasowując je do wyszukiwanej frazy. Jeśli więc musisz znaleźć rachunek za prąd z kwietnia 2019 roku, wystarczy, że wpiszesz „kwiecień 2019” lub „04/19”, a technologia OCR wyszuka każdy dokument zawierający taką informację. To o wiele lepsze niż ręcznie przeszukiwanie stosów rachunków.
Pełna dostępność
Chcesz współpracować z zespołem lub uzyskać podpis na dokumencie? To żaden problem. Nie musisz już zwoływać całego zespołu, by pracować nad projektem ani umawiać się na spotkanie w celu uzyskania podpisu – możesz korzystać z podpisów elektronicznych i udostępniać dokumenty, by wykonywać ważną pracę bez problemów logistycznych, które zatrzymują przepływ pracy.
To coś więcej niż tylko dokumenty
Digitalizacja to coś więcej niż tylko rachunki, pokwitowania i umowy. Prawie wszystko można zdigitalizować i w ten sposób znacznie upłynnić przebieg pracy. Zdjęcia, szkice, burze mózgów na tablicy, wizytówki, które możesz zgubić, inspirujące wycinki z czasopism – to wszystko można zapisać w formie cyfrowej i uzyskać do tego dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie za pomocą zaledwie kilku stuknięć.
Ochrona dokumentów przed zniszczeniem
Dokumenty i zdjęcia sprzed lat z biegiem czasu się zestarzeją, wyblakną zniszczą lub zgubią. Digitalizacja pomaga zachować treść zdjęć i tekstu w bezpiecznej przestrzeni online, w której wszystko może mieć swoją kopię zapasową, dzięki czemu nigdy nie zginie.
Kluczowe znaczenie dla obsługi klienta
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą czy dużą firmę, Twoja reputacja i poczucie wiarygodności zależy od jakości Twojej oferty. Nie chodzi tu wyłącznie o same usługi lub produkty, które sprzedajesz, ale o standardy, którymi kierujesz się przy administracji i korespondencji. Papierowa faktura lub korespondencja pocztowa wypełniona kserokopiami prawdopodobnie nie przysłuży się Twojej firmie i spowoduje, że będzie ona postrzegana jako staroświecka. Nie jest to wygodne również dla Twoich klientów, którzy mają teraz stosy papierów do przechowywania i którzy muszą poświęcić czas na odesłanie ich do Ciebie. By zapewnić klientów, że prowadzisz proaktywną, nowoczesną i wydajną firmę, korzystaj z cyfrowych rozwiązań.
Digitalizacja to przyszłość
Nowe cyfrowe rozwiązania wypierają swoje starsze odpowiedniki. Gdy pojawiają się na rynku, znacznie łatwiej je wdrożyć, jeśli już jesteś na bieżąco. Spójrz na płynne przejście od płyt CD do strumieniowego słuchania muzyki. Na początku istniały dodatki do obu tych form: komputerowe i samochodowe systemy stereo zawierały wejścia CD i aux-in. Teraz już trudno jest znaleźć odtwarzacz CD, a każdy telefon, czytnik eBooków czy sportowy zegarek ma wbudowany odtwarzacz MP3.
To samo dotyczy digitalizacji dokumentów. Jeśli zaniedbasz tę sprawę teraz, utrudnisz sobie życie w przyszłości i nadrobienie zaległości między papierowymi dokumentami a cyfrowymi rozwiązaniami może nie być zbyt proste, szczególnie gdy pojawi się kolejna nowość.
Wdrożenie technologii cyfrowej
Prawdopodobnie Twoje gospodarstwo domowe lub biuro wdrożyło już rozwiązania cyfrowe na wielu polach – zaczynając od transmisji strumieniowej telewizji po wspólną pracę przy jednym dokumencie online. Może warto poświęcić trochę czasu i ocenić, czego nie udało się jeszcze bezpiecznie przenieść do chmury, ponieważ wielu z nas prawdopodobnie zaniedbało konwersję analogowo-cyfrową dokumentów.