Czym jest digitalizacja?

Jaka jest definicja digitalizacji?

Digitalizacja to proces polegający na przekształceniu analogowych procesów i obiektów fizycznych w ich cyfrowe odpowiedniki. Pomyśl, że skanowanie papierowych dokumentów lub korzystanie z przechowywania w chmurze do zapisywania wszystkich ważnych plików eliminuje potrzebę stosowania nieporęcznych szafek na dokumenty. Wszystko, co było kiedyś „offline” i na papierze, teraz może być w całości cyfrowe – właśnie dzięki digitalizacji i znacznie wydajniejszym technologiom cyfrowym. Cyfryzacja z kolei, mimo że wydaje się podobnym zjawiskiem, jest określeniem opisującym całkowity proces wdrażania technologii cyfrowej, na przykład podczas tworzenia planu marketingowego firmy pod kątem bardziej cyfrowej przyszłości.

Dlaczego warto skorzystać z digitalizacji?

Istnieje wiele powodów, dla których warto przejść na tryb cyfrowy. Jednym z ważniejszych jest to, że większość ludzi już dokonała tej zmiany. Być może zauważyłeś, że Twój bank umożliwia Ci otrzymywanie wyciągów bez użycia papieru lub że Twoja firma energetyczna przechodzi na rachunki cyfrowe. Oczywiście możesz wybrać stare rozwiązania, ale społeczeństwo generalnie przyjmuje cyfrową przyszłość, więc w twoim interesie jest nadążać. Marki i gospodarstwa domowe na całym świecie przechodzą transformację cyfrową, całe modele biznesowe opierają się na rozwiązaniach cyfrowych, i to z dobrego powodu. Oto tylko niektóre z korzyści:

Dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia

Nie musisz już martwić się, że zapomnisz zabrać z domu ważnego listu lub że nie prześlesz sobie jego skanu e-mailem. Zapisuj dokumenty online dzięki Dropbox i uzyskuj do nich dostęp z dowolnego miejsca. Możesz zalogować się na konto Dropbox z telefonu, komputera czy tabletu i otworzyć potrzebne dokumenty. Jeśli nawet jesteś offline, możesz nadal nad nimi pracować.

Ułatwia udostępnianie dokumentów

Pomyśl o mediach społecznościowych i o tym, jak udostępnianie zdjęć umożliwia ich pobranie każdemu, kto chce je zapisać – to kwintesencja udanej digitalizacji dokumentów. Dawno skończyły się czasy, gdy trzeba było zapłacić za ksero zdjęcia, a potem jeszcze dopłacić za kolejną kopię dla znajomego. Dzięki zdigitalizowanym dokumentom można łatwo udostępniać i edytować materiały oraz wspólnie nad nimi pracować.

To rozwiązanie jest bardziej przyjazne dla środowiska i kieszeni

Dzięki temu, że wszystkie materiały są dostępne online, drukarki zaczną odchodzić do lamusa. Oznacza to, że nie marnujesz papieru na drukowanie zbędnych dokumentów ani nie wyrzucasz kartek z powodu niewyraźnego wydruku. Poza tym na dłuższą metę jest to dla Twojej firmy lub domu dodatkowa oszczędność; bądź co bądź, toner do drukarek jest drogi jak złoto.

To jest bezpieczniejsze

Możesz mieć stylową szafkę na dokumenty, w której wszystko jest idealnie posegregowane latami i okresami, ale co by było, gdyby coś się stało z nią lub znajdującymi się w środku dokumentami? W domu może wybuchnąć pożar, ktoś może się włamać lub po prostu może Ci się rozlać kawa. Prawda jest taka, że nie należy polegać wyłącznie na jednej kopii najważniejszych dokumentów. Zawsze powinno się mieć cyfrową kopię zapasową wszystkich materiałów, w tym starszych zdjęć. Tworzenie kopii zapasowej zawartości komputera i plików z Dropbox jest proste, a odkąd tak łatwo jest skanować dokumenty za pomocą telefonu i Dropbox, wymówki się skończyły. Dodatkowo dzięki funkcjom cyberbezpieczeństwa zapewniającym ochronę hasłem i możliwości ustawienia limitu czasu, na jaki użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Twoich materiałów, nie ma bezpieczniejszego sposobu na przechowywanie dokumentów.

Łatwa organizacja

Możesz być najbardziej zorganizowaną osobą na świecie, ale nawet najlepszy system organizacji prawdopodobnie nie będzie tak wydajny jak cyfrowy. Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu możesz znaleźć dokumenty na podstawie nazwy pliku. Dropbox idzie jednak o krok dalej i wykorzystuje technikę OCR, czyli optycznego rozpoznawania znaków. Ta sprytna technologia przeszukuje zdigitalizowane dane znajdujące się w zeskanowanych dokumentach i rozpoznaje słowa, dopasowując je do wyszukiwanej frazy. Jeśli więc musisz znaleźć rachunek za prąd z kwietnia 2019 roku, wystarczy, że wpiszesz „kwiecień 2019” lub „04/19”, a technologia OCR wyszuka każdy dokument zawierający taką informację. To o wiele lepsze niż ręcznie przeszukiwanie stosów rachunków.

Zawsze jest dostępny

Chcesz współpracować z zespołem lub uzyskać podpis na dokumencie? To żaden problem. Nie musisz już zwoływać całego zespołu, by pracować nad projektem ani umawiać się na spotkanie w celu uzyskania podpisu – możesz korzystać z podpisów elektronicznych i udostępniać dokumenty, by wykonywać ważną pracę bez problemów logistycznych, które zatrzymują przepływ pracy.

Chodzi o coś więcej niż tylko dokumenty

Digitalizacja to nie tylko konwertowanie rachunków, paragonów i umów do formatu PDF. Prawie wszystko można zdigitalizować i uczynić znacznie wygodniejszym. Zdjęcia, szkice, burze mózgów na tablicy, wizytówki, które łatwo zgubić, czy wycinki z czasopism, które Cię inspirują, mogą być zapisane cyfrowo i dostępne w dowolnym miejscu i czasie za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Ochrona dokumentów przed zniszczeniem

Dokumenty i zdjęcia z minionych lat będą się tylko starzeć, blaknąć, ulegać uszkodzeniu lub zostać zgubione. Rozwiązania digitalizacyjne pozwalają przenieść te obrazy i teksty do bezpiecznych lokalizacji online, w których można wykonać ich kopie zapasowe, dzięki czemu nigdy nie zostaną utracone.

Kluczowe znaczenie dla obsługi klienta

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy dużą firmę, Twoja reputacja i poczucie wiarygodności zależą od jakości Twojej oferty. Nie chodzi tu wyłącznie o usługę lub produkt, które sprzedajesz, ale także o standardy, które obowiązują w Twojej firmie administracyjnej i korespondencji. Papierowa faktura lub korespondencja wysłana pocztą z dołączonymi kserokopiami raczej nie przyniosą korzyści Twojej marce, a wręcz przeciwnie, sprawią, że będziesz postrzegany jako staroświecki. Dodatkowo jest to niewygodne dla Twojego klienta, ponieważ musi teraz przechowywać sterty papierów lub odsyłać je do Ciebie. Aby zapewnić klientom zaangażowanie, dzięki któremu będą mieli pewność, że firma jest proaktywna, nowoczesna i wydajna, przejdź na rozwiązania cyfrowe.

Digitalizacja to przyszłość

Nowe cyfrowe rozwiązania wypierają swoje starsze odpowiedniki. Gdy pojawiają się na rynku, znacznie łatwiej je wdrożyć, jeśli już jesteś na bieżąco. Spójrz na płynne przejście od płyt CD do strumieniowego słuchania muzyki. Na początku istniały dodatki do obu tych form: komputerowe i samochodowe systemy stereo zawierały wejścia CD i aux-in. Teraz już trudno jest znaleźć odtwarzacz CD, a każdy telefon, czytnik eBooków czy sportowy zegarek ma wbudowany odtwarzacz MP3.

Podobnie jest z digitalizacją dokumentów. Jeśli zaniedbasz to teraz, utrudnisz sobie życie w przyszłości. Może się też okazać, że nie będzie łatwego ani taniego sposobu na zniwelowanie różnic między dokumentami papierowymi a innowacją cyfrową, gdy pojawi się kolejny postęp technologiczny.

Przejście na cyfryzację

Prawdopodobnie Twoje gospodarstwo domowe lub biuro wdrożyło już rozwiązania cyfrowe na wielu polach – zaczynając od transmisji strumieniowej telewizji po wspólną pracę przy jednym dokumencie online. Może warto poświęcić trochę czasu i ocenić, czego nie udało się jeszcze bezpiecznie przenieść do chmury, ponieważ wielu z nas prawdopodobnie zaniedbało konwersję analogowo-cyfrową dokumentów.