Che cos'è la digitalizzazione?

Siamo nell'era digitale, ma cosa ne facciamo di tutte le reliquie analogiche che abbiamo lasciato?

Una persona che progetta un logo aziendale utilizzando Dropbox

Qual è la definizione di digitalizzazione?

La digitalizzazione è il processo di acquisizione di processi analogici e oggetti fisici per renderli digitali. Pensa a come la scansione dei documenti cartacei o l'utilizzo dello spazio di archiviazione cloud per salvare tutti i file importanti elimina la necessità di ingombranti armadietti di archiviazione. Tutte quelle cose che un tempo erano disponibili offline e su carta sono ora possono essere rese completamente digitali grazie alla digitalizzazione e a tecnologie informatiche molto più efficienti. Digitalizzazione è un termine che viene utilizzato anche per descrivere il processo generale di trasformazione digitale, come il fatto di orientare il piano di marketing dell'azienda verso un futuro più digitale.

Perché dovrei affidarmi alla digitalizzazione?

Ci sono molte ragioni per andare verso il digitale. La meno importante è il fatto che la maggior parte delle persone ha già compiuto questo passaggio. Avrai sicuramente notato che la banca ti offre estratti conto non cartacei o che l'azienda energetica sta passando alle bollette digitali. Puoi ancora optare per i vecchi metodi, ma la società in generale sta andando verso un futuro digitalizzato, perciò è nel tuo interesse tenere il passo. I brand e le famiglie di tutto il mondo stanno attraversando una trasformazione digitale e c'è un buon motivo se interi modelli di business sono basati sul digitale; ecco alcuni dei vantaggi:

Accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo

Non ti devi più preoccupare di dimenticare una lettera importante a casa o di non aver inviato la scansione via e-mail. I documenti salvati online con Dropbox sono accessibili da qualsiasi luogo. Puoi accedere al tuo account Dropbox tramite telefono, PC o tablet e avere a portata di mano i documenti necessari e, anche se sei offline, puoi continuare a lavorarci.

La condivisione dei documenti è più facile

Basta pensare ai social media e a come caricando un'immagine la si rende immediatamente disponibile a tutti coloro che potrebbero desiderarne una copia: lo stesso vale per la digitalizzazione dei documenti. Sono finiti i giorni in cui dovevi pagare per stampare la copia di una foto e poi pagare di nuovo per un duplicato da dare a un amico. Con i documenti in formato digitale, è facile condividere, modificare e collaborare .

È una soluzione più ecologica e adatta a tutte le tasche

Man mano che il mondo si sposta online, le stampanti diventano sempre più obsolete. Ciò significa che non si spreca più carta per stampare documenti non essenziali, né si gettano fogli a causa di una stampa venuta male. Inoltre, a lungo termine, questo fa risparmiare a te, alla tua azienda e alle famiglie in generale sul toner per stampante, che costa una vera e propria fortuna .

È più sicuro

Fino ad oggi potresti aver utilizzato un bell'armadietto con una classificazione perfetta, ma cosa faresti se succedesse qualcosa all'armadietto o ai documenti che contiene? Che si tratti di un incendio domestico, di un furto o semplicemente di una tazza di caffè rovesciata, non dovresti affidarti a una singola copia dei tuoi documenti importanti. Dovresti sempre avere un backup digitale di tutto, comprese le vecchie foto. E quando è così facile scansionare i documenti utilizzando il telefono con Dropbox, non c'è scusa che tenga. Inoltre, con le funzioni di sicurezza informatica che forniscono protezione con password, con la possibilità di impostare un limite di tempo per l'accesso delle persone, non esiste un modo più sicuro per conservare i documenti.

Organizzazione semplice

Potresti essere la persona più organizzata al mondo, ma è improbabile che anche il miglior sistema di archiviazione sia efficiente quanto il digitale. Con la ricerca rapida che può aiutarti a trovare i documenti in base al nome del file, Dropbox fa un ulteriore passo avanti con l' OCR (Optical Character Recognition, riconoscimento ottico dei caratteri). Questa tecnologia intelligente esegue la ricerca all'interno dei dati digitali dei documenti scansionati, riconosce le parole e le abbina al termine di ricerca. Quindi, supponiamo che tu abbia bisogno di una bolletta dell'elettricità di aprile 2019: puoi cercare "aprile 2019" o "04/19" e l'OCR troverà ogni documento che contenga queste informazioni. Molto meglio della ricerca manuale tra montagne di bollette.

Sempre disponibile

Hai bisogno di collaborare con il team o di ottenere una firma su un documento? Nessun problema. Non è più necessario riunire il gruppo per lavorare su un progetto oppure organizzare un incontro per firmare con carta e penna. È possibile utilizzare le firme elettroniche e i documenti condivisi per portare a termine un lavoro importante senza lasciare che la logistica interrompa i processi di business.

Non si tratta solo di documenti

La digitalizzazione va oltre le semplici fatture, ricevute e contratti. Praticamente tutto può essere trasformato in digitale e quindi reso molto più accessibile. Foto, schizzi, brainstorming sulla lavagna, biglietti da visita che potresti facilmente perdere o ritagli di riviste che accendono la tua ispirazione possono essere salvati e resi accessibili digitalmente ovunque, in qualsiasi momento e con pochi tocchi.

Documenti protetti dall'usura

I documenti e le foto degli anni passati restano lì, in attesa solo di diventare sempre più vecchi, di sbiadire, danneggiarsi o smarrirsi. Le soluzioni di digitalizzazione aiutano a trasferire questa eredità di immagini e documenti di testo in luoghi online sicuri, nei quali è possibile eseguire il backup in modo da non perdere più nulla.

Fondamentale per l'esperienza del cliente

Se sei una piccola, ma anche una grande impresa, la tua immagine e il senso di affidabilità dipendono dalla qualità della tua offerta. Non pensare solo al servizio o al prodotto che stai vendendo, ma anche agli standard che hai adottato nell'amministrazione e nella corrispondenza. È improbabile che una fattura cartacea o una corrispondenza con posta tradizionale completa di fotocopie giochi a favore del tuo brand; al contrario, ti faranno apparire piuttosto vecchio stile. Inoltre, è poco pratico anche per il cliente, che si ritrova a gestire montagne di carta da conservare con attenzione o a perdere tempo per risponderti. Per interagire con i clienti in un modo che faccia capire loro di avere a che fare con un'azienda proattiva, moderna ed efficiente, passa al digitale.

La digitalizzazione è il futuro

Le nuove soluzioni digitali hanno l'abitudine di soppiantare le controparti obsolete e, quando queste soluzioni arrivano, l'adozione è molto più facile se si è già aggiornati. Pensa alla semplice transizione che hai effettuato dai CD alla musica in streaming. Nei primi tempi c'era ancora spazio per entrambi, con PC e autoradio che offrivano una transizione fluida con lettori CD e jack aux-in. Ora devi darti da fare per trovare un lettore CD, mentre il lettore MP3 è integrato direttamente nel tuo smartphone, lettore di eBook o tracker per il fitness.

Lo stesso vale per la digitalizzazione dei documenti, se non lo fai ora, stai rendendo la vita più difficile al te stesso del futuro, e potrebbe non esserci un modo semplice o economico per colmare il divario tra documenti cartacei e innovazione digitale quando il progresso farà un ulteriore passo in avanti.

Passare al digitale

È probabile che in famiglia e in ufficio diverse aree siano già passate al digitale, dallo streaming TV alla collaborazione su un unico documento online. Tuttavia, potrebbe valere la pena prendersi del tempo per ripensare a ciò che non hai ancora memorizzato in modo sicuro nel cloud, poiché la conversione dei documenti analogici è qualcosa che molti di noi probabilmente hanno trascurato.

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