Wat is digitalisering?

We bevinden ons in het digitale tijdperk, maar hoe zit het met alle analoge relikwieën die we hebben achtergelaten?

Een persoon die een bedrijfslogo ontwerpt met Dropbox

Wat is de definitie van digitalisering?

Digitalisering is het proces waarbij analoge processen en fysieke objecten digitaal worden gemaakt. Bedenk hoe je door het scannen van papieren documenten of het gebruik van cloudopslag om al je belangrijke bestanden op te slaan geen onhandige archiefkasten meer nodig hebt. Al die dingen die ooit heel erg offline en op papier waren, kunnen nu volledig digitaal zijn dankzij digitalisering en veel efficiëntere digitale technologieën. Digitalisatie, niet te verwarren met digitalisering, is een term die wordt gebruikt om het algemene proces van 'digitaal gaan' te beschrijven, zoals het verschuiven van het marketingplan van je bedrijf naar een meer digitale toekomst.

Waarom zou ik digitalisering moeten gebruiken?

Er zijn genoeg redenen om digitaal te gaan, de minste daarvan is dat de meeste mensen de overstap al hebben gemaakt. Het is je wellicht opgevallen dat je bank je de mogelijkheid biedt om je afschriften papierloos te ontvangen of dat je energiebedrijf overstapt op digitale facturen. Je kunt er zeker voor kiezen om op de oude manier door te gaan, maar de samenleving omarmt over het algemeen een gedigitaliseerde toekomst, dus het is in je eigen belang om bij te blijven. Merken en huishoudens maken overal een digitale transformatie door, hele bedrijfsmodellen zijn gebaseerd op digitaal, en daar zijn goede redenen voor. Hier noemen wij slechts enkele van de voordelen:

Toegang tot je documenten vanaf elk apparaat

Je hoeft je geen zorgen meer te maken dat je een belangrijke brief thuis vergeet of dat je de scan niet naar jezelf hebt gemaild. Sla je documenten online op met Dropbox zodat je ze overal kunt openen. Via je telefoon, pc of tablet heb je toegang tot je Dropbox-account en heb je zo al je noodzakelijke documenten in handen. En zelfs als je offline bent, kun je er toch aan blijven werken.

Het maakt het delen van documenten eenvoudig

Denk maar aan sociale media en hoe het uploaden van een afbeelding deze onmiddellijk beschikbaar maakt voor iedereen die een exemplaar wil: dat is de belichaming van het succesvol digitaliseren van documenten. De dagen dat je zou moeten betalen voor een afdruk van een foto zijn voorbij. En dan nog een keer betalen om een vriend een kopie te geven. Met documenten in een digitale indeling zijn dingen gemakkelijk te delen, te bewerken en er aan samen te werken.

Het is milieuvriendelijker en vriendelijker voor je portemonnee

Nu alles online is, worden printers steeds meer achterhaald. Dus geen papierverspilling bij het afdrukken van niet-essentiële documenten of vellen weggooien omdat de afdruk te vaag is. Bovendien bespaart het jou en je bedrijf of huishouden op de lange termijn alleen maar geld, want per pond is printertoner immers net zo duur als goud.

Het is veiliger

Je hebt misschien een mooie archiefkast die perfect is ingedeeld naar datum en tijd. Maar wat als er iets zou gebeuren met de kast of met de documenten die erin liggen? Of het nu gaat om een huisbrand, inbreker of gewoon een gemorste kop koffie: vertrouwen op één exemplaar van al je kritieke documenten is niet aan te raden. Je zou altijd een digitale back-up moeten hebben van alles, inclusief eerdere foto's. En als het zo makkelijk is om documenten met je telefoon direct naar Dropbox te scannen, is er eigenlijk geen excuus. En met cyberbeveiligingsfuncties die wachtwoordbeveiliging bieden, waar je een tijdslimiet kunt instellen voor hoelang mensen toegang hebben, is er geen veiligere manier om je documenten te bewaren.

Gemakkelijk ordenen

Je bent misschien wel de meest geordende persoon ter wereld, maar zelfs je beste archiveringssysteem is waarschijnlijk niet zo efficiënt als digitaal. Met een snelle zoekfunctie waarmee je je documenten kunt vinden op basis van bestandsnaam, gaat Dropbox nog een stap verder dankzij OCR (Optical Character Recognition). Deze slimme technologie herkent woorden in de gedigitaliseerde gegevens van je gescande documenten en matcht die woorden met je zoekterm. Dus, stel dat je een elektriciteitsrekening nodig hebt voor april 2019, dan kun je zoeken op 'april 2019' of '04/19' en OCR zal elk document vinden dat deze informatie bevat. Veel beter dan met de hand stapels rekeningen doorzoeken.

Het is altijd beschikbaar

Wil je samenwerken met je team of heb je een handtekening op een document nodig? Dat is geen probleem. Je hoeft de groep niet meer bij elkaar te brengen om aan een project te werken of een vergadering te plannen om pen op papier te krijgen. Je kunt elektronische handtekeningen en gedeelde documenten gebruiken om belangrijk werk gedaan te krijgen zonder dat de logistiek je bedrijfsprocessen in de weg zit.

Het gaat om meer dan alleen documenten

Digitalisering gaat over meer dan alleen rekeningen, bonnetjes en contracten. Vrijwel alles kan digitaal worden gemaakt en dus veel handiger worden. Foto's, schetsen, brainstormsessies op het whiteboard, visitekaartjes die je wellicht kwijtraakt of knipsels uit tijdschriften die je inspireren: alles kan digitaal worden opgeslagen en overal en altijd met slechts een paar tikken toegankelijk zijn.

Het beschermt documenten tegen slijtage

Documenten en foto's van vroeger worden alsmaar ouder, ze vervagen, raken beschadigd of zoek. Digitaliseringsoplossingen helpen deze oude afbeeldingen en teksten over te zetten naar veilige online locaties waar er een back-up van kan worden gemaakt, zodat ze nooit verloren gaan.

Digitalisering is cruciaal voor de klantervaring

Als klein bedrijf, of zelfs als groot bedrijf, hangt je reputatie en gevoel van betrouwbaarheid af van de kwaliteit van je aanbod. Dit slaat niet alleen op de dienst of het product dat je verkoopt, maar ook de eisen die je stelt aan je administratie en correspondentie. Papieren facturen of briefwisselingen met fotokopieën zorgen ervoor dat je ouderwets overkomt en zullen je merk waarschijnlijk niet helpen. Het is ook onhandig voor je klanten omdat ze nu pakken papier moeten bewaren of de tijd moeten nemen om een antwoord te sturen. Als je klantbetrokkenheid wilt die klanten verzekert van een proactief, modern en efficiënt bedrijf, ga digitaal.

Digitalisering is de toekomst

Nieuwe digitale oplossingen duwen hun oudere tegenhangers normaal gesproken weg. En wanneer die oplossingen er dan zijn, is de implementatie een stuk eenvoudiger als je al up-to-date bent. Denk even aan de gemakkelijke overgang die je hebt gemaakt van cd's naar muziek streamen. In het begin waren er nog voorzieningen voor beide: pc's en autoradio's boden een soepele overgang met cd-spelers en aux-in-aansluitingen. Nu moet je moeite gaan doen om een cd-speler te vinden, terwijl een mp3-speler standaard in je telefoon, eBook-reader of fitnesstracker zit.

Hetzelfde geldt voor het digitaliseren van je documenten: als je dit nu verzuimt, maak je het jezelf in de toekomst alleen moeilijker en is er misschien geen gemakkelijke of goedkope manier meer om de kloof tussen papieren documenten en digitale innovatie te overbruggen bij de volgende vooruitgang.

Digitaal gaan

Waarschijnlijk is je huishouden en kantoor op een aantal gebieden al digitaal gegaan, van het streamen van tv tot het samenwerken aan één online document. Het is misschien de moeite waard om de tijd te nemen om terug te kijken op wat je nog niet veilig in de cloud hebt opgeslagen, aangezien de conversie van analoge documenten iets is dat velen van ons waarschijnlijk hebben verwaarloosd.