Что представляет собой оцифровка?
Оцифровка — это процесс преобразования аналоговых технологий и физических объектов в цифровые. Например, сканирование бумажных документов, использование облачного хранилища для хранения всех важных файлов устранило необходимость в громоздких шкафах для бумаг. Все документы, которые раньше существовали в основном офлайн и на бумаге, теперь можно полностью перевести в цифровой формат благодаря оцифровке и гораздо более эффективным цифровым технологиям. А термин «дигитализация», хоть и звучит похоже в английском варианте, обозначает процесс перехода на цифровые технологии, например перевод маркетингового плана вашей компании в более перспективный цифровой формат.
Для чего используется оцифровка?
На цифровые технологии переходят по многим причинам, в том числе и потому, что это уже сделало большинство людей. Возможно, вы заметили, что ваш банк предоставляет электронные выписки или что ваша энергетическая компания переходит на электронные счета. Вы, конечно, можете придерживаться старых способов, но общество в целом движется по направлению к цифровому будущему, поэтому в ваших интересах идти в ногу со временем. Компании и домохозяйства во всех уголках мира проходят этап цифровой трансформации. На цифровых технологиях основываются целые бизнес-модели, что неудивительно, поскольку это дает ряд преимуществ, перечисленных ниже.
Доступ к вашим документам с любого устройства
Если вы забыли важное письмо дома или не отправили себе скан-копию документа по электронной почте, больше не нужно беспокоиться. Сохраняйте документы онлайн с помощью Dropbox, чтобы получить к ним доступ из любого места. Ваш аккаунт Dropbox может быть доступен с телефона, ПК или планшета, и необходимые документы всегда будут у вас под рукой. Вы можете продолжать работать с ними даже в автономном режиме.
Простота обмена документами
Вспомните социальные сети и то, как загруженное изображение мгновенно становится доступным для всех, кто хочет получить копию: это пример успешной оцифровки документов. Прошли те времена, когда за каждый экземпляр фотографии приходилось платить. А затем нужно было снова платить за повторную печать, чтобы подарить фото другу. Документами в цифровом формате легко поделиться, их просто редактировать и совместно работать над ними.
Экологичность и компактность
Поскольку все перемещается онлайн, принтеры все больше отходят на второй план. Это означает, что не нужно будет зря тратить бумагу на распечатывание документов без необходимости или выбрасывать листы из-за нечеткой печати. Кроме того, в долгосрочной перспективе это сэкономит деньги вам, вашей компании или домашнему хозяйству, так как тонер для принтера сегодня на вес золота.
Большая безопасность
Вы можете иметь замечательный шкаф для хранения документов, рассортированных по дате и времени, но что будет, если что-то случится с этим шкафом или хранящимися в нем документами? Будь то пожар в доме, грабитель или просто пролитая чашка кофе, это означает одно: не стоит хранить важные документы в единственном экземпляре. Всегда создавайте цифровые резервные копии всех документов, включая фотографии прошлого. А возможность предельно просто сканировать документы с помощью телефона в Dropbox тем более не оставит оправданий тому, что вы этого до сих пор не сделали. Кроме того, нет более безопасного способа хранения документов, поскольку цифровые технологии обеспечивают кибербезопасность с помощью защиты паролем.
Легкость систематизации
Вы можете быть самым организованным человеком в мире, но даже наилучшая система хранения документов вряд ли будет такой же эффективной, как цифровая. Функция быстрого поиска позволяет вам найти документ по имени файла, но Dropbox сделал еще один шаг вперед, разработав технологию оптического распознавания текста (OCR). Эта умная технология выполняет поиск в оцифрованных данных ваших отсканированных документов, распознавая слова и сопоставляя их с вашим поисковым запросом. Допустим, вам нужен счет за электричество за апрель 2019 года. Вы можете ввести для поиска «апрель 2019» или «04/19», и OCR найдет любой документ, содержащий эту информацию. Это намного лучше, чем поиск вручную в стопках счетов.
Постоянная доступность
Нужно организовать совместную работу вашей команды или получить подпись на документе? Ничего страшного. Вам больше не нужно собирать группу для работы над проектом или договариваться о встрече, чтобы записать все на бумаге. Вы можете использовать электронные подписи и общие документы для выполнения важных задач, не позволяя логистическим проблемам останавливать ваши бизнес-процессы.
Работа не только с документами
Оцифровка касается не только счетов, квитанций и контрактов. Можно перевести практически все в цифровой формат, который гораздо более удобен. Фотографии, эскизы, записи на флипчарте, визитные карточки, которые часто теряются, или вырезки из журналов, вдохновляющие вас, можно сохранить в цифровом виде и иметь к ним доступ из любого места и в любое время всего в несколько касаний.
Защита документов от повреждений и обветшания
Документы и фотографии прошлых лет стареют, выцветают, повреждаются, теряются. Методы оцифровки помогают перенести изображения и текст в безопасные онлайн-хранилища для резервного хранения, чтобы документы никогда не потерялись.
Качество обслуживания клиентов
Какой бы ни был размер вашего бизнеса, ваша репутация и восприятие вас как надежного человека зависят от качества вашего предложения. Под этим подразумевается не только услуга или продукт, который вы продаете, но и стандарты ведения дел и переписки. Бумажные счета-фактуры или письма с фотокопиями, которые вы отправляете обычной почтой, вряд ли создадут хорошее впечатление о вашем бренде, а вас, вероятно, будут воспринимать как старомодного человека. Это также неудобно для ваших клиентов, поскольку им нужно будет бережно хранить пачки бумаги или тратить время на то, чтобы возвращать вам документы. Чтобы создать у клиентов впечатление проактивной, современной и эффективной компании, переходите на цифровые технологии.
За оцифровкой — будущее
Новые цифровые решения обычно вытесняют старые аналоги, поэтому при появлении подобных решений их внедрение будет проходить намного проще, если вы уже знакомы с базовой концепцией. Вспомните, как легко вы перешли от компакт-дисков к потоковой передаче музыки. Раньше можно было использовать оба варианта, ведь ПК и автомагнитолы обеспечивали плавный переход благодаря CD-плеерам с разъемами Aux-In. Сейчас вы с трудом сможете найти CD-плеер, при этом MP3-плеер встроен в ваш телефон, устройство для чтения электронных книг или фитнес-браслет.
То же касается оцифровки документов: если вы не сделаете это сейчас, то усложните себе жизнь в будущем, и, возможно, впоследствии вам не удастся найти простое и недорогое решение для перехода от бумажных документов к цифровым инновациям, когда будет внедряться новая технология.
Переход на цифровые технологии
Вполне вероятно, что дома и в офисе вы уже перешли на цифровые технологии в нескольких областях, от потокового телевидения до совместной работы над одним онлайн-документом. Возможно, стоит провести ревизию документов, которые вы еще не сохранили в облаке, поскольку многие из нас пренебрегают необходимостью преобразования аналоговых документов.