¿Cuál es la definición de digitalización?
La digitalización es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Considera cómo el escaneo de documentos de papel o el uso del almacenamiento en la nube para guardar todos tus archivos importantes eliminan la necesidad de archivadores anticuados. Todo aquello que antes hacíamos sin conexión y en papel ahora se volvió completamente digital gracias a la digitalización y tecnologías digitales mucho más eficaces. El término digitalización, a pesar de ser bastante transparente, se usa para describir el proceso general de volverse digital; es decir, mover el plan de marketing empresarial a un futuro más digital.
¿Por qué debería usar la digitalización?
Existen muchas razones para volverse digital y la primera es que la mayoría de las personas ya han hecho el cambio. Quizás hayas notado que tu banco te ofrece la opción de recibir extractos sin usar papel o que la compañía de energía opta por usar facturas digitales. Definitivamente, puedes decidir seguir usando las formas antiguas, pero la sociedad, en general, está adoptando un futuro digitalizado, por lo que te convendría hacer lo mismo. Las marcas y las viviendas en todas partes están atravesando una transformación digital. Existen modelos empresariales completos que se basan en la estructura digital y por una buena razón. Aquí te mostramos algunos de los beneficios:
Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo
No más preocupaciones por olvidarte una carta importante en tu casa o por no enviarte un escaneado por correo electrónico a ti mismo. Guarda los documentos en línea con Dropbox y podrás acceder a ellos desde cualquier lugar. Puedes acceder a tu cuenta de Dropbox a través del teléfono, la PC o la tablet y llegar a tus documentos tan necesarios. Incluso si estás sin conexión, igualmente puedes trabajar en ellos.
Simplifica el intercambio de documentos
Solo considera las redes sociales y cómo cargar una imagen la coloca inmediatamente a disposición de todas las personas que querrían una copia: esa es la implementación correcta de la digitalización de los documentos. Ya han pasado los días en los que debías pagar por la copia de una foto. Y luego pagar nuevamente por un duplicado para dárselo a un amigo. Con los documentos en un formato digital, es fácil compartir y editar todo, así como colaborar en lo que sea.
Es más ecológico y rentable
Como todo está en línea, las impresoras se vuelven cada vez más obsoletas. Esto significa que no se pierde papel para imprimir documentos que no son esenciales ni se tiran hojas debido a impresiones borrosas. Además, eso solo te permite ahorrar dinero a ti y a tu negocio o vivienda en el largo plazo, ya que, después de todo, el tóner para impresoras es tan costoso como el oro por libra.
Es más seguro
Quizás tengas un archivador vistoso que está perfectamente categorizado según la fecha y la hora, pero ¿qué pasaría si le sucediera algo a este o a los documentos que contiene? Se trate de un incendio de la vivienda o simplemente una taza de café derramada, no deberías confiar en una sola copia de tus documentos importantes. Siempre debes tener una copia de seguridad digital de todo, incluidas las fotos anteriores. Y, cuando es tan fácil escanear tus documentos usando el teléfono con Dropbox, no hay excusas. Además, gracias a las características de seguridad cibernética que proporcionan protección de contraseñas, lo que te permite establecer un límite de tiempo para el acceso de las personas, no existe una manera más segura de mantener tus documentos.
Fácil organización
Quizás seas la persona más organizada del mundo, pero es probable que incluso tu mejor sistema de archivado no sea tan eficaz como uno digital. Con la búsqueda rápida, que puede ayudarte a encontrar tus documentos según el nombre de archivo, Dropbox llega a otro nivel con el Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología inteligente busca entre los datos digitalizados de tus documentos escaneados para reconocer palabras y unirlas a tus términos de búsqueda. Por lo tanto, si por ejemplo necesitas una factura electrónica de abril de 2019, puedes buscar "abril de 2019" o "04/19" y el OCR encontrará todos los documentos que contengan esa información. Esto es mucho mejor que buscar a mano entre pilas y pilas de facturas.
Siempre está disponible
¿Necesitas colaborar con tu equipo u obtener una firma en un documento? Descuida. Ya no necesitas reunir al grupo para trabajar en un proyecto ni organizar una reunión para plasmar la tinta en el papel; simplemente, puedes usar las firmas electrónicas y los documentos compartidos para realizar trabajos importantes, sin que la logística interrumpa tus procesos comerciales.
Abarca más que documentos
La digitalización abarca más que solo facturas, recibos y contratos. Prácticamente todo puede hacerse digital y, por lo tanto, volverse más conveniente. Las fotos, los bocetos, las lluvias de ideas en las pizarras, las tarjetas de presentación que puedes perder o los recortes de revistas que disparan tu inspiración pueden guardarse de manera digital y estar accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento, con solo unos toques.
Protege los documentos del desgaste
Los documentos y las fotos, con el paso del tiempo, se vuelven cada vez más viejos, se desgastan, se dañan o se pierden. Las soluciones de digitalización ayudan a transferir este legado de imágenes y textos a ubicaciones seguras en línea donde puedan realizarse copias de seguridad para que nunca se pierdan.
Es clave para la experiencia del cliente
Si tienes un negocio pequeño o incluso un negocio grande, tu reputación y sentido de confiabilidad dependen de la calidad de tu oferta. Esto no solo se refiere al servicio o producto que vendes, sino a los estándares que tienes en tu administración y correspondencia. Es poco probable que una factura de papel o una correspondencia de correo postal junto con fotocopias resulten convenientes para tu marca y pueden darte una apariencia anticuada. Tampoco les favorece a tus clientes, ya que ahora tendrán grandes cantidades de papel que deberán almacenar cuidadosamente. O bien deberán tomarse el tiempo de enviártelos de nuevo. Para atraer clientes y garantizarles una compañía proactiva, moderna y eficaz, vuélvete digital.
La digitalización es el futuro
Las nuevas soluciones digitales tienen el hábito de desplazar a sus contrapartes más antiguas y, cuando esas soluciones llegan, la adopción es mucho más fácil si ya estás actualizado. Considera lo fácil que fue la transición que realizaste desde los CD a la transmisión de música. Al principio, nos permitíamos usar las dos modalidades, ya que las PC y los estéreos de los coches ofrecían una transición suave con los reproductores de CD y los conectores de entrada auxiliar. Ahora, debes realizar un gran esfuerzo para conseguir un reproductor de CD, mientras que tienes un reproductor de MP3 integrado a tu teléfono, así como lector de libros electrónicos y monitores de actividad.
Lo mismo sucede con la digitalización de tus documentos. Si no lo haces ahora, tu vida se vuelve más difícil para ti en el futuro y quizás no exista una manera fácil o económica de sortear la brecha entre los documentos de papel y la innovación digital cuando lleguen los próximos avances.
Volverse digital
Es probable que tu vivienda y oficina ya se hayan vuelto digitales en diversas áreas, desde la transmisión de televisión hasta el trabajo en conjunto en un mismo documento en línea. Sin embargo, puede que valga la pena tomarse el tiempo para revisar lo que aún no has guardado de manera segura en la nube, ya que es probable que la transformación de documentos analógicos sea algo que muchos de nosotros hayamos descuidado.