什么是数字化?

我们已进入数字时代,但我们留下的所有模拟资产该怎么办?

一个人正在使用 Dropbox 设计企业徽标

“数字化转换”的定义是什么?

数字化转换是指将模拟过程和物理对象转化为数字化形式的过程。考虑如何通过扫描纸质文档或使用云存储保存所有重要文件,来消除对笨重文件柜的需求。这些文件在以前很大程度上都是纸质文件,而现在,得益于数字化转换和更高效的数字技术,这些文件都能够完全数字化。另一个很相似的词是数字化升级,描述的是实现数字化的整个流程,例如提高企业未来市场营销计划的数字化程度。

为什么要采用数字化转换?

有很多理由进行数字化转型,其中最不重要的一个理由是因为大多数人已经做出这一转型。您可能已经注意到,如今的银行提供无纸化对账单选项,能源公司也正在转向采用数字化账单。当然,您可以选择旧的方式,但总体而言,整个社会正在拥抱数字化未来,因此您最好也要跟上步伐。很多企业品牌和家庭都在经历数字化变革,整体业务模式都建立在数字化的基础上,我们有充分的理由相信,数字化会带来诸多优势,例如:

通过任何设备访问文档

再也不用担心将重要函件忘在家中,或者忘记通过电子邮件将扫描件发送给自己。利用 Dropbox 在线保存文档,可以随时随地进行访问。可以通过手机、PC 或平板电脑访问 Dropbox 帐户,获取急需的文档。即使处于离线状态,仍然可以继续处理这些文件。

简化文档共享

想想社交媒体吧,只要上传图像,每个想要获得图像副本的人就可以如愿以偿,这就是文档数字化成功的体现。以前,必须付费才能获取照片的副本,如果要想给朋友一张,必须再付费复印。这种日子已经一去不复返了。使用数字格式的文档,可以轻松进行共享、编辑和协作处理。

更环保,更便于携带

随着一切文件都变为在线形式,打印机将越来越过时。这意味着,无需浪费纸张打印非必要的文件,也不会因打印输出模糊而浪费纸张。另外,从长远来看,这会为您和您的企业或家庭节省资金,毕竟,打印机碳粉与黄金一样贵

更安全

您可能有一个精美的文件柜,按照日期和时间进行了完美分类,但是如果文件柜或其中收纳的文件出现问题,怎么办?无论是房子失火、失窃还是咖啡泼洒,都可能导致文件损坏,因此重要的文件不能仅有一份副本,而应该始终为所有文件(包括以前的照片)保留数字化备份。利用 Dropbox,通过手机即可轻松扫描文档。没有理由不采用数字化。此外,借助提供密码保护的网络安全功能,您可以设置访问时间限制,没有比这更安全的文档保存方式了。

轻松管理

您可能是一位井井有条的人,但即使是您最好的文档系统,也不如数字化系统高效。快速搜索功能可帮助您根据文件名查找文档。Dropbox 使用 OCR(光学字符识别)将搜索功能额外提升一个水平。此高级技术可以搜索扫描文件的数字化数据,识别单词,并将其与您的搜索词进行匹配。假设您需要 2019 年 4 月的电费单,您可以搜索“2019 年 4 月”或“2019/04”,OCR 将找到包含这些信息的所有文件。这与手动搜索成堆账单相比简直是天壤之别。

随时可用

需要与团队协作,或者要为文件签字?不用担心。您不再需要将团队聚在一起进行项目工作,也无需安排会面以进行签字,而是可以使用电子签名共享文档来完成重要工作,不会因后勤事务而中断业务流程。

不只是文档

数字化转换不止适用于账单、收据和合同,很多其他内容也可以数字化,从而实现更多便捷功能。照片、草图、白板头脑风暴内容、您可能丢失的名片或可激发您灵感的杂志剪报都可以通过数字方式保存并随时随地访问,只需点击几下即可实现。

防止文档磨损

年代久远的文档和照片只会越来越陈旧、褪色、损坏或丢失。数字化转换解决方案有助于将这些图像和文本资源转移到安全的在线位置,进行备份,这样就永远不会丢失。

对于客户体验至关重要

如果是中小企业,甚或是大企业,您的声誉和可靠度将取决于您所提供的产品和服务的质量。这不仅涉及您所销售的服务或产品,而且涉及您在管理和通讯方面遵循的标准。带复印件的纸质发票或普通邮政信件不太可能给您的品牌带来任何好处,而且会显得很过时。而且,这也会给您的客户带来不便,因为这样的话,他们需要小心地保存大量纸质文件,或花时间将其寄送给您。要实现可确保向客户树立积极主动、现代高效的公司形象的客户互动,就必须要实现数字化。

数字化转换是未来大势所趋

新的数字化解决方案会不断淘汰旧的解决方案,如果您一直紧跟步伐,那么出现新的解决方案时,您采用起来就容易得多。想想从 CD 过渡到流式音乐功能是多么轻松。在早期,两者还处于共存状态,PC 和汽车音响通过 CD 播放器和辅助输入插孔实现顺畅过渡。如今,需要大费周章才能找到一台 CD 播放器,而 MP3 播放器已内置到手机、电子书阅读器或健身追踪器中。

对于文档数字化过程也是如此。如果现在不实施数字化,未来就会变得更加艰难,并且在出现下一波先进技术时,可能将没有简单或经济的方法来弥合纸质文档和数字化创新之间的鸿沟。

迈向数字化

您的家庭和办公室很可能已经在许多领域(从流媒体电视到协作处理单个在线文档)实现了数字化。不过,也许有必要花时间考虑一下您尚未安全存储到云端的文档,因为很多人可能会忽略模拟文档的转换。

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