Hvad er definitionen af digitalisering?
Digitisering er processen med at tage analoge processer og fysiske objekter og gøre dem digitale. Tænk på, hvordan scanning af papirdokumenter eller brug af cloudlager til at gemme alle dine vigtige filer fjerner behovet for besværlige arkivskabe. Alt det, som tidligere var helt offline og på papir, er nu fuldstændigt digitalt takket være digitisering og langt mere effektive digitale teknologier. Selvom digitalisering lyder næsten ens, er det et udtryk, der bruges til at beskrive den overordnede proces med at blive digital, for eksempel at føre din virksomheds marketingplan ind i en mere digital fremtid.
Hvorfor skal jeg bruge digitalisering?
Der er masser af grunde til at gå digitalt, hvoraf den mindste er, at de fleste mennesker allerede har foretaget skiftet. Du har måske bemærket, at din bank giver dig mulighed for papirløse kontoudtog, eller at dit energiselskab er ved at gå over til digitale regninger. Du kan helt sikkert vælge de gamle metoder, men samfundet omfavner generelt en digitaliseret fremtid, så det er i din bedste interesse at følge med. Brands og husstande overalt gennemgår en digital transformation, hele forretningsmodeller er baseret på digitalisering, og med god grund er her blot nogle af fordelene:
Tilgå dine dokumenter uanset enhed
Du behøver ikke længere bekymre dig om at glemme et vigtigt brev derhjemme eller ikke at sende en e-mail til dig selv med scanningen. Gem dine dokumenter online med Dropbox, så har du adgang til dem alle vegne. Du har adgang til din Dropbox-konto via telefon, pc eller tablet, hvor du har alle dine vigtige dokumenter. Og selvom du er offline, kan du stadig arbejde på dem.
Det gør det nemt at dele dokumenter
Tænk bare på sociale medier, og hvordan det at uploade et billede med det samme gør det tilgængeligt for alle, der måtte ønske en kopi – det er selve indbegrebet af succesfuld digitisering af dokumenter. Den tid er forbi, hvor du skulle betale for en kopi af et billede. Og så betale igen for en kopi til en ven. Med dokumenter i digitalt format er det nemt at dele, redigere og samarbejde om ting.
Det er mere miljøvenligt og lommevenligt
Når alt er tilgængeligt online, bliver printere mere og mere overflødige. Det betyder, at der ikke spildes papir på at udskrive unødvendige dokumenter eller på at smide ark væk på grund af dårlig udskriftskvalitet. Derudover vil det kun spare dig og din virksomhed eller husstand penge i det lange løb, for printerpatroner er jo nærmest lige så dyre i vægt som guld pr. pund.
Det er mere sikkert
Du har måske et smart arkivskab, der er perfekt kategoriseret med dato og klokkeslæt, men hvad nu, hvis der skulle ske noget med det eller dokumenterne i det? Om det er en brand, en indbrudstyv eller bare en spildt kop kaffe, så bør du ikke forlade dig på en enkelt kopi af dine vigtige dokumenter. Du bør altid have en digital sikkerhedskopi af alt, også tidligere billeder. Sikkerhedskopiering af computer og backup af filer er enkelt med Dropbox, og når det er så nemt at scanne dokumenter med Dropbox på telefonen, er der ingen undskyldning for ikke at gøre det. Og med sikkerhedsfunktioner i form af adgangskodebeskyttelse, så du selv vælger, hvor længe andre har adgang, bliver det ikke mere sikkert at opbevare dine dokumenter.
Nem organisering
Du er måske verdens mest organiserede person, men selv dit bedste arkivsystem er sandsynligvis ikke lige så effektivt som et digitalt system. Takket være hurtig søgning på dokumenternes filnavn gør Dropbox det hele lidt nemmere med OCR (Optical Character Recognition). Den smarte funktion kan søge på digitale data i scannede dokumenter, genkende ord og matche dem med dine søgeord. Hvis du eksempelvis leder efter en elregning fra april 2019, kan du kan søge på “april 2019” eller “19/04”, så finder OCR alle dokumenter med de oplysninger. Det er langt bedre end at skulle søge manuelt gennem bunker af regninger.
Det er altid tilgængeligt
Har du brug for at samarbejde med dit team eller få en underskrift på et dokument? Intet problem. Du behøver ikke længere samle folk for at arbejde sammen på et projekt eller holde et møde for at få noget underskrevet. Du kan bruge elektronisk underskrifter og delte dokumenter til de vigtige opgaver, uden at logistikken står i vejen for forretningsprocessen.
Det handler om mere end dokumenter
Digitisering handler om mere end bare at konvertere regninger, kvitteringer og kontrakter til PDF-filer. Stort set alt kan digitaliseres og dermed gøres meget mere praktisk. Billeder, tegninger, whiteboard-noter, visitkort, som du måske mister, eller inspirerende avisudklip kan alt sammen gemmes digitalt og gøres tilgængeligt uanset tid og sted med bare nogle få klik.
Digitale dokumenter bliver ikke slidt
Dokumenter og fotos fra svundne år vil kun blive ældre og ældre, falme, blive beskadiget eller blive væk. Digitaliseringsløsninger hjælper med at overføre denne arv af billeder og tekst til sikre onlinesteder, hvor de kan sikkerhedskopieres, så de aldrig går tabt.
Det er afgørende for kundeoplevelsen
Uanset om du er en lille eller endda en stor virksomhed, afhænger dit omdømme og din følelse af pålidelighed af kvaliteten af dit tilbud. Det betyder ikke kun den service eller det produkt, du sælger, men de standarder, du har i din administration og korrespondance. En papirfaktura eller almindelig postkorrespondance med fotokopier vil sandsynligvis ikke gøre dit brand nogen tjenester og får dig til at virke gammeldags. Det er også generende for din klient, da de nu har bunker af papir, som de omhyggeligt skal opbevare eller bruge tid på at sende tilbage til dig. For kundeengagement, der sikrer kunderne en proaktiv, moderne og effektiv virksomhed, skal du gå digitalt.
Digitalisering er fremtiden
De nye digitale løsninger har en tendens til at udkonkurrere de ældre alternativer, og de nye løsninger er meget lettere at skifte til, hvis du allerede er opdateret. Tænk på hvor let det var at skifte fra cd'er til streaming af musik. I starten var begge løsninger i brug, og i computere og bilers stereoanlæg var der en glidende overgang fra cd-afspilleren og lydstik. I dag kræver det en ekstra indsats at finde en cd-afspiller og samtidigt er MP3-afspilleren blevet integreret i mobiltelefoner, e-bøger eller fitness-trackers.
Det samme gælder digitalisering af dine dokumenter. Hvis du forsømmer at gøre det nu, gør du livet sværere for dig selv i fremtiden, og der er måske ingen nem eller billig måde at bygge bro mellem papirdokumenter og digital innovation, når den næste udvikling kommer.
Digitalisering
Måske har du privat og på arbejde allerede skiftet til forskellige digitale løsninger, f.eks. tv-streaming og onlinesamarbejde i et delt dokument. Men det kan være værd at tage sig tid til at se tilbage på, hvad du endnu ikke har gemt sikkert i skyen, for konvertering af analoge dokumenter er noget, mange af os sandsynligvis har forsømt.
