Hvad er definitionen på digitisering?
Digitisering er processen med at gøre analoge processer og fysiske objekter digitale. Tænk på hvordan scanning af papirdokumenter eller brug af cloudlager til at gemme dine vigtige filer helt fjerner behovet for et besværligt arkiv. Alt det, som tidligere var helt offline og papirbaseret, er nu fuldstændigt digitalt takket være digitisering og langt mere effektiv, digital teknologi. Digitalisering er, selvom det lyder som det samme, hele digitaliseringsprocessen herunder at gøre virksomhedens marketingsplan klar til en mere digital fremtid.
Hvorfor skal jeg gøre brug af digitisering?
Der er masser af gode grunde til vælge den digitale løsning, ikke kun fordi de fleste allerede har gjort det. Måske har du bemærket, at du hos banken kan vælge digitale kontoudtog eller at elelskabet sender dig digitale regninger. Du kan helt sikkert stadig vælge den gamle løsning, men samfundet bliver i stigende grad digitaliseret og derfor er det i din egen interesse at følge med udviklingen. Produkter og husholdninger er alle sprunget på de digitale transformationsudvikling, forretningsmodeller digitaliseres og som eksempel er her et par af de mange fordele:
Tilgå dine dokumenter uanset enhed
Du behøver ikke være nervøs for at glemme et vigtigt brev derhjemme eller at skulle e-maile den scannede version til dig selv. Gem dokumenter online i Dropbox og tilgå dem uanset, hvor du er. Du logger på din Dropbox-konto via telefonen, computeren eller din tablet og kan tilgå alle ønskede dokumenter. Selvom du er offline, kan du fortsætte med at arbejde.
Det gør det let at dele dokumenter
Tænk blot på sociale medier og hvordan et delt billede straks er tilgængeligt for alle, som ønsker en kopi. Det er realiseringen af digitiserede dokumenter. Det hører fortiden til at skulle betale for en kopi af et foto. For derefter at skulle betale for en ekstra kopi til en ven. Med dine dokumenter i digitalt format er deling, redigering og samarbejde let.
Det er godt for miljøet og din økonomi
Med alt tilgængeligt online bliver printeren mere og mere forældet. Du slipper for at spilde papir på uvæsentlige dokumenter eller på grund af dårlig udskriftskvalitet. Plus du kommer kun til at spare dig selv og virksomheden for penge i det lange løb. Trods alt er printerpatroner næsten lige så dyre i vægt som guld.
Det er mere sikkert
Måske har du et smart arkiv med perfekt og præcis kategorisering, men hvad hvis der sker noget med dokumenterne i det? Brand, indbrud eller bare en spildt kop kaffe. Du behøver ikke være afhængig af en enkelt kopi af dine vigtige dokumenter. Du skal altid have en digital sikkerhedskopi af det hele samt gamle fotos. Når nu det er så let at scanne dokumenter på telefonen med Dropbox, så er der ingen undskyldning for ikke at gøre det. Og med sikkerhedsfunktioner i form af adgangskodebeskyttelse, så du selv vælger hvor længe andre har adgang, bliver det ikke mere sikkert at opbevare dine dokumenter.
Mindre administration
Du er måske verdens mest organiserede person, men selv det bedste arkivsystem vil ikke være lige så effektivt som den digitale løsning. Takket være hurtig søgning på dokumenternes filnavn gør Dropbox det hele lidt nemmere med OCR (Optical Character Recognition). Den smarte funktion kan søge digitale data i scannede dokumenter og genkende ord og matche dem med dine søgeord. Hvis du eksempelvis leder efter en elregning fra april 2019, kan du kan søge på "April 2019" eller "04/19", så finder OCR alle dokumenter med de oplysninger. Det er langt nemmere end at skulle søge manuelt gennem en bunke af papirregninger.
Altid tilgængeligt
Har du brug for at arbejde sammen med andre eller få et dokument underskrevet? Intet problem! Du behøver ikke længere samle folk for at arbejde sammen på et projekt eller holde et møde for at få noget underskrevet. Brug elektronisk underskrift og delte dokumenter til de vigtige opgaver uden at det logistiske står i vejen for forretningsprocessen.
Det handler om mere end dokumenter
Digitalisering handler om mere end bare regninger, kvitteringer og kontrakter. Stort set alt kan digitaliseres og derfor blive mere og mere brugervenligt. Fotos, tegninger, whiteboard-noter, visitkort, som du kan risikere at miste, eller inspirerende avisudklip kan alt sammen gemmes digitalt og gøres tilgængeligt uanset tid og sted med få klik.
Digitale dokumenter bliver ikke slidt
Gamle dokumenter og fotos bliver kun ældre og ældre med tiden, de begynder at falme, går i stykker eller bliver væk. Ved hjælp af digitiseringsløsninger kan ældre billeder og tekst gemmes online, sikkerhedskopieres og sikres mod tab.
Det er afgørende for kundeoplevelsen
Uanset om du driver en lille eller større virksomhed, er dit omdømme og opfattelsen af din pålidelighed afhængig af kvaliteten af dit produkt. Det gælder både den service eller det produkt, som du sælger, men også din administrations- og korrespondancestandard. Papirfaktura eller langsom papirkorrespondance komplet med fotokopier fremmer ikke dit produkt og kan betyde, at du opfattes som gammeldags. Det er desuden en ulempe for kunderne, som er nødt til at administrere bunker af papir eller skulle bruge tid på at svare dig skriftligt. Sæt kunderne i højsædet og vis, at du driver en proaktiv, moderne og effektiv virksomhed ved at vælge den digitale løsning.
Fremtiden er digital
De nye digitale løsninger har en tendens til at udkonkurrere de ældre alternativer, og de nye løsninger er meget lettere at skifte til, hvis du allerede er opdateret. Tænk på hvor let det var at skifte fra cd'er til streaming af musik. I starten var begge løsninger i brug, og i computere og bilers stereoanlæg var der en glidende overgang fra cd-afspilleren og lydstik. I dag kræver det en ekstra indsats at finde en cd-afspiller og samtidigt er MP3-afspilleren blevet integreret i mobiltelefoner, e-bøger eller fitness-trackers.
Det gælder også digitiseringen af dine dokumenter. Gør du det ikke nu, bliver det sværere for dig senere og det kan blive både dyrt og besværligt at skifte fra papir til den digitale innovation, mens udviklingen fortsætter.
Vælg den digitale løsning
Måske har du privat og på arbejde allerede skiftet til forskellige digitale løsninger, f.eks. tv-streaming og online samarbejde i et delt dokument. Det kan dog være en god ide at undersøge det, som du endnu ikke har fået gemt sikkert i cloud, idet konverteringen af analoge dokumenter ofte bliver glemt.