วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อต้องทำอะไรๆ ให้เสร็จในกำหนดเวลากระชั้นชิดโดยที่มีงานทับถมเป็นภูเขา เราจะมักไม่ทันนึกถึงเรื่องการจัดการโปรเจ็กต์ แต่การไม่จัดลำดับความสำคัญของงานอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพและอาจถึงขั้นทำให้ทั้งโปรเจ็กต์เสียแผนได้

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องพัฒนาระบบสำหรับจัดการเวลาและการจัดลำดับความสำคัญของงาน กลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณมีสมาธิจดจ่อกับงานและกันสิ่งรบกวนที่คอยหันเหความสนใจของคุณออกไปได้ 

ก่อนที่เราจะไปดูวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ทำได้จริงนั้น เรามาทบทวนกันก่อนว่าทำไมการจัดลำดับความสำคัญของงานถึงเป็นเรื่องสำคัญมากมาตั้งแต่ต้น

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของงานถึงสำคัญ

ในโลกอันวุ่นวายทุกวันนี้ทำให้บางครั้งคุณก็อยากจัดการงานหลายอย่างในรายการพร้อมกันในคราวเดียว แต่วิธีนี้อาจทำให้รู้สึกว่างานถาโถมจนไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนก่อน

เมื่อคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงาน การสะสางงานง่ายๆ หรืองานที่ไม่เร่งด่วนก่อนอาจจะดูเป็นวิธีที่ง่ายกว่า แต่ที่จริงนั้น การทำงานที่เห็นผลลัพธ์ไวให้เสร็จก่อนจะสร้างความรู้สึกที่ทำให้เข้าใจผิดว่างานคืบหน้าได้ และเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำงานที่มีเดิมพันสูงหรืองานที่มีกำหนดเวลาเร่งรัด คุณก็หมดพลังไปเสียแล้ว

คุณจะควบคุมภาระงานให้อยู่หมัดได้ยากเมื่อคุณลงมือทำงานผิดชิ้นในเวลาที่ไม่เหมาะสม เมื่อคุณทำเครื่องหมายว่างานชิ้นเล็กๆ เสร็จแล้วเยอะเข้า ก็อาจจะดูเหมือนว่าคุณทำงานไปได้มาก แต่จริงๆ แล้วแบบนี้อาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของคุณได้ หากไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานให้ถูกต้อง อาจทำให้คุณต้องใช้เวลานานขึ้นกว่าจะทำโปรเจ็กต์หนึ่งให้เสร็จได้

เคล็ดลับ 5 ข้อที่จะบอกวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน

ไม่มีใครชอบส่งงานไม่ทันกำหนดเวลา ด้วยเหตุนี้การจัดลำดับความสำคัญของงานจึงสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้คุณมีสมาธิจดจ่อ บริหารเวลาได้มีประสิทธิภาพ และในท้ายที่สุดก็จะสร้างผลงานอันยอดเยี่ยมออกมาได้

ลองมาดูวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน 5 วิธีที่ลงมือทำได้จริงกัน

1. ระบุว่างานไหนสำคัญและงานไหนเร่งด่วน

งานสำคัญเป็นงานที่ต้องจดลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยเป็นงานที่ช่วยรองรับเป้าหมายระยะยาวและกลยุทธ์ของโปรเจ็กต์ แต่ไม่ได้มีกำหนดเวลาเร่งรัด งานสำคัญอาจเป็นงานที่จำเป็นต้องทำประจำทุกวัน หรืออาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาต่อเนื่องกับงานอื่นตามลำดับเวลาของโปรเจ็กต์

ขณะที่งานเร่งด่วนนั้นเป็นงานที่ต้องจัดการทันที คุณไม่สามารถข้ามงานแบบนี้ไปก่อนได้ เพราะถ้าไม่จัดการทันทีอาจทำให้ส่งผลเสียต่อโปรเจ็กต์หรือทีมของคุณโดยตรง

การแยกงานสำคัญออกจากงานเร่งด่วนเป็นขั้นตอนแรกในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เมื่อคุณทราบแล้วว่าควรทำงานชิ้นไหนก่อน คุณจะสามารถเริ่มนำเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมมาใช้เพื่อให้ตนเองมีสมาธิจดจ่อได้

2. อย่าทำหลายงานพร้อมกัน

การนำงานที่มีลำดับความสำคัญสูสีกันและงานที่ซับซ้อนมาอัดลงในกำหนดการมากเกินไปนั้นเป็นส่วนผสมที่ก่อให้เกิดภาวะหมดไฟ ให้มีสมาธิจดจ่อกับงานทีละชิ้น เพื่อให้ทุ่มความสนใจลงไปได้เต็มที่ คุณจะได้ไม่เสียใจที่หลังเมื่อถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบงาน เพราะว่ามีจุดที่ต้องเปลี่ยนแปลงน้อยลงแล้ว

วิธีนี้ทำได้ง่ายๆ แต่ปรับปรุงประสิทธิภาพได้ผลจริง เมื่องานมีลำดับความสำคัญสูสีกัน หลายคนจะรู้สึกว่าต้องเปิดแถบในเบราว์เซอร์ไว้เป็นร้อยๆ แถบเพื่อให้ทุกสิ่งพร้อมเข้าดูได้สะดวก เผื่อว่าจำเป็นต้องใช้

ลองเปลี่ยนมาใช้วิธีรวมไฟล์ ลิงก์ อีเมล และเนื้อหาอื่นๆ ของโปรเจ็กต์ไว้เป็นกลุ่มๆ ที่สามารถกลับไปดูได้ตามที่ต้องการแทน

ใน Dropbox Dash เราเรียกการรวมลักษณะนี้ว่า “สแต็ก” ซึ่งใช้ AI จัดการให้ทั้งตัวคุณพร้อมกับเนื้อหาจากแอปและเบราว์เซอร์ทั้งหมดของคุณมารวมอยู่ในที่เดียว จากนั้นสแต็กจะใช้ AI จัดเนื้อหาให้เป็นระเบียบสำหรับคุณ คุณจึงมุ่งให้ความสำคัญกับ “สิ่งที่ต้องทำ” และ “วิธีทำ” ได้มากขึ้นเพื่อที่จะทำงานสำคัญให้แล้วเสร็จ โดยที่ใช้เวลาคิดว่าต้องไปดูเนื้อหาจาก “ที่ไหน” น้อยลง

3. จัดทำกำหนดเวลาและทำงานไปตามที่กำหนดไว้

กำหนดเวลาที่ชัดเจนช่วยให้คุณวางแผนเพื่อบริหารและจัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถใช้เป็นแผนงานที่ระบุว่าต้องทำงานไหนให้เสร็จก่อนสิ้นวัน สิ้นสัปดาห์ หรือสิ้นเดือน 

เครื่องมือแบบรวมศูนย์ที่ใช้ AI ในการทำงานอย่าง Dropbox Dash ช่วยนำวันทำงานของคุณไว้ในหน้าศูนย์กลางหน้าเดียวได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ต้องเข้าร่วม ไฟล์ที่ต้องใช้ และโปรเจ็กต์ที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ คุณสามารถดูทั้งหมดนี้จากแถบที่เห็นได้ชัดเจนในที่เดียว

การใช้ประโยชน์จากพลังของ AI ช่วยตัดขั้นตอนน่าเบื่อที่ต้องลงมือทำเองอย่างการเรียกดูปฏิทิน รายการสิ่งที่ต้องทำ และตัวเตือนความจำเพื่อที่จะใช้วางกำหนดเวลาออกไป ทุกอย่างผสานการทำงานอย่างราบรื่นในแพลตฟอร์มกลางเดียวซึ่งจะให้คำแนะนำแบบเฉพาะบุคคลเพื่อให้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานของคุณ

4. สร้างระบบจัดลำดับความสำคัญสำหรับทั้งทีม

การทำงานของคุณไม่ได้เป็นแบบแยกส่วน หากทีมของคุณให้ความสำคัญกับการร่วมมือกันทำงาน การนำระบบจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนมาใช้จะช่วยเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาการสื่อสารผิดพลาดเรื่องกำหนดเวลา ขอบเขตงาน และงานที่มอบหมาย

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานโปรเจ็กต์เป็นทีม คุณสามารถมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมได้ตามความเหมาะสมด้านเวลา สภาวะแวดล้อม และประสบการณ์ของสมาชิก ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถมุ่งให้ความสนใจไปที่งานเร่งด่วนและงานสำคัญที่ต้องดำเนินการทันที

5. จัดการสิ่งรบกวนสมาธิ

บางครั้งการข้ามไปดูส่วนต่างๆ ในเดสก์ท็อปหรือเบราว์เซอร์และการกวาดตาดูในแอป แถบ และเครื่องมือต่างๆ มากมายดูเหมือนจะเป็นวิธีที่ดีสำหรับใช้ค้นหาไฟล์หรือข้อมูลธรรมดาๆ ชิ้นหนึ่ง แต่การเปิดหลายอย่างไว้พร้อมกันอาจทำให้คุณละความสนใจจากงานที่ทำอยู่ได้ง่ายๆ แล้วการตอบรับคำขอเฉพาะกิจสั้นๆ จากเพื่อนร่วมงานหรือการตรวจสอบอีเมลส่วนตัวล่ะ

ประหยัดเวลาและขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ ด้วยเครื่องมือค้นหาอเนกประสงค์ที่จะช่วยคุณค้นหาทุกสิ่งจากแถบค้นหาเดียว แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ ที่จะดึงคุณตกหลุมการผัดวันประกันพรุ่ง

แค่ประหยัดเวลาไม่พอ ต้องใช้ให้ดีด้วย

Dropbox ทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณใช้ทุกวันเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อกับงานยุ่งน้อยลงและหันไปจดจ่อกับแนวคิดสำคัญๆ ได้มากขึ้น

ลดเวลาที่ต้องใช้ไปกับงานดูแลระบบที่น่าเบื่อและกิจกรรมธรรมดาจำเจแล้วทุ่มพลังและความคิดสร้างสรรค์ให้กับสิ่งที่สำคัญแทน เพื่อให้สามารถทำงานได้ชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น