專案管理是一個複雜的過程，但其中最重要也是最簡單的一道步驟就是：建立專案範圍文件。此文件概述專案的目標、交付項目、工作項目和截止時間，是每一位參與者的路線圖。
在這篇文章中，我們將解釋什麼是專案範圍界定、其重要性，以及如何撰寫可以協助您成功管理專案的專案範圍文件。
什麼是專案範圍界定？
範圍是指完成特定專案所需的時間和工作總量。為此，您需要確立專案預算或成本、目標、交付項目、工作項目和截止時間。
了解專案包含哪些內容之後，須明白範圍界定工作應該由您和團隊成員共同合作完成並達成共識—在所有專案工作開始之前。
為了建立正式約定，請製作一份可以簽署並留存的專案範圍界定說明文件，以方便參閱。這是一份與工作說明書並列的文件，用以支援專案管理流程，並設定合理的利害關係人期望。
為什麼專案範圍界定很重要？
基於幾個原因，專案範圍界定很重要。其可以協助您：
- 設定更合理、更可實現的專案目標
- 提升效率
- 為您的團隊設定合理的預算或更佳的成本估算
- 向主要利害關係人闡明專案的內容，讓他們更容易理解專案並可隨時參閱。
- 確保所有團隊成員保持一致，並專注於約定的目標或專案交付項目
- 防止專案內容擴增超出約定的範圍
- 提供一個路線圖，經理或專案負責人可使用該路線圖在團隊中安排和委派工作項目
如何撰寫專案範圍界定文件
撰寫專案範圍文件的過程相當簡單，但必須遵循幾個關鍵步驟，以確保您的文件面面俱到並且能產生效果。
1. 確立專案目標
每一項成功的專案都有一個核心目標—其說明「為什麼？」要執行專案和「會有什麼結果？」其也有助於讓每個成員專心一致，朝著共同的目標邁進。
確立您在整個專案生命週期中想要達成的目標，可以為您、工作團隊和利害關係人提供重要的背景資訊。這個步驟應該是任何專案規劃流程的第一步，因其可以讓人明白後續該採取哪些步驟來確立專案範圍。
如果沒有明確的目標，專案就很容易偏離軌道或忘記其目的為何。
2. 聽取團隊的意見
您的團隊是您最重要的資產和有效的知識來源。他們擁有相關的經驗，可以告訴您特定工作項目通常需要多少時間來完成，以及不同的交付項目之間有何種關係。主動向您的團隊詢問以下事項：
- 實際可行的時間範圍和目標
- 對專案的期望，尤其是團隊的相關回饋意見
- 排除的項目—是否有利害關係人提出通常不在此類專案範圍內的要求？
有了工作團隊的意見，設定專案里程碑和合理的路線圖或時程就變得容易多了。
Dropbox Paper 等工具讓您的專案團隊可以輕鬆協作完成範圍界定文件。團隊成員可以直接在 Paper 文件上新增留言提出問題，從而提升溝通效率，並讓所有成員更進一步了解正在界定範圍的專案。
當您的團隊在 Dropbox 中一起工作時，所有與專案相關的資料都會集中於一處安全存放。
3. 確立專案里程碑與路線圖
里程碑為專案提供明確的架構，也是工作範圍中最重要的元素之一。其具有檢查點的功能，可以協助利害關係人追蹤進度，確保專案確實按照時間表進行。
利害關係人可以參考專案範圍文件，以清楚了解專案的關鍵部分何時交付、會議何時舉行，以及了解專案的其他重要步驟。然後，您可以將這些資訊標示在時間表或路線圖上，其中包含整個專案的明確開始與結束日期，以及特定工作項目或交付項目的截止日期。
訂定里程碑或截止日期的大綱，也有助於防止範圍擴大—即專案需求或交付項目開始隨著時間增加，並超出原始專案範圍。有了明確的工作流程和專案交付與簽核程序，專案利害關係人就能更早發現潛在風險或問題，並在問題擴大前對路線圖做出調整。
為了加快專案範圍界定的過程，Dropbox Paper 提供一系列免費範本，隨時可以運用於各種不同的專案類型—從發布計畫和產品路線圖到內容行事曆和影片製作計畫，皆能支援。
4. 整理相關資訊
一旦您收集了所有的詳細資訊和專案人員的意見，即可開始將所有資料彙整成專案範圍文件。
應列出的重要資訊：
- 專案名稱和說明
- 截止時間
- 經理或專案負責人
- 負責專案的其他團隊成員及其身分與責任
- 專案目標
- 交付項目
- 範圍內的工作項目
- 任何超出範圍的工作項目
- 限制和考慮因素
- 現有資源
使用專案範圍界定文件的最佳做法
除了製作專案範圍說明內容之外，您還可以遵循一些最佳做法，以確保您的專案範圍界定程序能有成效。這些做法包括：
- 盡可能具體說明專案範圍的詳細內容，包括用於報告專案成果的可衡量行動
- 先確立目標和交付項目等關鍵要素，然後再逆向調整專案時程和資源管理
- 從先前的專案中學習，讓您的專案範圍盡善盡美
- 藉由清楚闡明專案限制、界限或排除的項目和產出，盡可能讓相關利害關係人更容易接受專案。
清晰、有效率的專案範圍界定—始終如此
Dropbox 是儲存、獲取意見和管理專案檔案的理想中心。快速將專案更新與進度訊息分享給利害關係人，並讓他們參與整個專案生命週期，從而與其建立信任關係。
透過將所有資料集中於一處，您和團隊成員將能簡化專案管理流程，安排更多時間專心發展和執行穩固的專案策略—不用再花太多時間收集文件或擔心專案資料儲存位置不佳。
