Zarządzanie projektem to złożony proces, ale jeden z najważniejszych kroków jest również jednym z najprostszych: stworzenie dokumentu określającego zakres projektu. Dokument ten określa cele, rezultaty, zadania i terminy projektu oraz służy jako plan działania dla wszystkich zaangażowanych osób.
W tym artykule wyjaśnimy, czym jest określenie zakresu projektu, dlaczego jest ważne i jak napisać dokument określający zakres projektu, który pomoże Ci skutecznie zarządzać projektami.
Czym jest określenie zakresu projektu?
Zakres to całkowita ilość czasu i pracy potrzebna do ukończenia określonego projektu. Aby to zrobić, musisz ustalić budżet lub koszty projektu, cele, rezultaty, zadania i terminy.
Gdy już wiesz, co wchodzi w skład projektu, wyznaczenie zakresu powinno być wspólnym wysiłkiem, który zostanie wspólnie uzgodniony przez Ciebie i Twój zespół, zanim rozpoczną się jakiekolwiek prace nad projektem.
Aby to sformalizować, stwórz oświadczenie o zakresie projektu, które można podpisać i zachować dla łatwego odniesienia. Jest to dokument, który funkcjonuje równolegle z Twoim zestawieniem prac, aby wesprzeć proces zarządzania projektem i ustalić rozsądne oczekiwania interesariuszy.
Dlaczego określenie zakresu projektu jest ważne?
Określenie zakresu projektu jest ważne z kilku powodów. Pomaga:
- ustalić bardziej rozsądne i osiągalne cele projektu,
- zwiększyć wydajność pracy,
- ustalić rozsądne budżety lub lepiej oszacować koszty dla Twojego zespołu,
- wyjaśnić kluczowym interesariuszom, na czym polega projekt, aby łatwiej było im go zrozumieć i odnieść się do niego,
- zagwarantować, że wszyscy członkowie zespołu są zgrani i skoncentrowani na uzgodnionych celach lub rezultatach projektu,
- zapobiec rozszerzaniu się projektu poza uzgodniony zakres,
- zapewnić plan działania, który menedżerowie lub właściciele projektów mogą wykorzystać do planowania i delegowania zadań do zespołu.
Jak napisać dokument określający zakres projektu
Napisanie dokumentu określającego zakres projektu jest prostym procesem, ale ważne jest, aby postępować w kilku kluczowych krokach, by być pewnym, że dokument jest kompleksowy i skuteczny.
1. Określ cele projektu
Każdy udany projekt ma nadrzędny cel – dostarcza odpowiedzi na pytania „dlaczego?” oraz „i co z tego?” dotyczące wykonywanej przez Ciebie pracy. Pomaga także sprawić, że wszyscy skupiają się na wspólnym celu.
Określenie tego, co chcesz osiągnąć w całym cyklu życia projektu, zapewnia ważny kontekst dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich interesariuszy. Powinien to być pierwszy krok w procesie planowania każdego projektu, gdyż pozwala to na jasne określenie późniejszych etapów finalizowania zakresu projektu.
Bez jasno określonego celu łatwo może się zdarzyć, że projekt zboczy z kursu lub jego cel przestanie być widoczny.
2. Pozyskaj informacje od swojego zespołu
Twój zespół jest Twoim najważniejszym zasobem i najskuteczniejszym źródłem wiedzy. To oni mają odpowiednie doświadczenie – mogą powiedzieć Ci, ile czasu zazwyczaj zajmują poszczególne zadania i jak różne rezultaty są ze sobą powiązane. Wysłuchaj Twojego zespołu zwłaszcza wtedy, gdy chodzi o:
- realistyczne ramy czasowe i cele,
- oczekiwania wobec projektu, zwłaszcza dotyczące opinii zespołu.
- Wyłączenia – czy interesariusz poprosił o coś, co normalnie wykracza poza zakres tego typu projektu?
Dzięki wkładowi Twojego zespołu określenie kamieni milowych projektu i rozsądnego planu działania lub osi czasu staje się znacznie łatwiejsze.
Narzędzia takie jak Dropbox Paper ułatwiają Twojemu zespołowi projektowemu współpracę nad dokumentem określającym zakres projektu. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze, aby zadawać pytania bezpośrednio na dokumencie Paper, co poprawia komunikację i zrozumienie przez grupę projektu, którego zakres jest określany.
Gdy Twój zespół współpracuje w Dropbox, wszystkie materiały dotyczące projektu są bezpiecznie przechowywane w jednym, scentralizowanym miejscu.
3. Określ kamienie milowe projektu i plan działania
Kamienie milowe nadają Twojemu projektowi wyraźną strukturę i są jednym z najważniejszych elementów zakresu Twojej pracy. Służą one jako punkty kontrolne pomagające interesariuszom śledzić postęp prac i upewniać się, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem.
Interesariusze mogą odnieść się do dokumentu określającego zakres projektu, aby mieć jasność co do terminu dostarczenia kluczowych części projektu, terminów spotkań i innych ważnych etapów projektu. Następnie można zmapować to na oś czasu lub plan działania z jasnymi datami rozpoczęcia i zakończenia całego projektu oraz terminami dla konkretnych zadań lub produktów końcowych.
Posiadanie zarysu kamieni milowych lub terminów może również pomóc zapobiegać pełzaniu zakresu, gdy wymagania projektu lub produkty zaczynają rosnąć w czasie i przekraczają pierwotny zakres projektu. Dzięki jasnemu przepływowi pracy i procedurze realizacji i zatwierdzania projektu interesariusze projektu mogą lepiej identyfikować potencjalne zagrożenia lub problemy na wczesnym etapie i wprowadzać poprawki do planu działania, zanim sytuacja ulegnie eskalacji.
Aby przyspieszyć proces planowania projektu, Dropbox Paper oferuje szereg bezpłatnych szablonów, gotowych do użycia w różnych typach projektów – od planów uruchomienia i map drogowych produktów po kalendarze treści i plany produkcji wideo.
4. Uporządkuj istotne informacje
Po zebraniu wszystkich szczegółów i informacji od osób, które będą pracować nad projektem nadchodzi czas, aby połączyć to wszystko w dokument określający zakres projektu.
Kluczowe szczegóły, które trzeba uwzględnić:
- nazwa i opis projektu,
- termin,
- menedżer lub właściciel projektu,
- inni członkowie zespołu pracujący nad projektem oraz ich role i obowiązki,
- cel projektu,
- produkty,
- zadania w zakresie,
- zadania poza zakresem,
- ograniczenia i kwestie do rozważenia,
- istniejące zasoby.
Sprawdzone procedury korzystania z dokumentu określającego zakres projektu
Oprócz stworzenia deklaracji zakresu projektu, istnieje kilka sprawdzonych procedur, które możesz zastosować, aby upewnić się, że proces określania zakresu projektu jest efektywny. Są to między innymi:
- Podaj jak najwięcej szczegółów zakresu projektu, w tym wymierne działania na potrzeby raportowania sukcesu projektu.
- Najpierw zdefiniuj kluczowe elementy, takie jak cele i rezultaty, a następnie cofaj się, by doprecyzować harmonogram projektu i zarządzanie zasobami.
- Wyciągnij wnioski z poprzednich projektów, aby jak najlepiej wykorzystać zakres swojego projektu.
- Jak najbardziej ułatw uzyskanie akceptacji odpowiednich interesariuszy, jasno identyfikując ograniczenia projektu, jego granice lub wykluczenia oraz wyniki.
Przejrzyste i efektywne określanie zakresu projektu – za każdym razem
Dropbox to idealny centralny punkt przechowywania plików projektu, współpracy nad nimi, uzyskiwania opinii na ich temat i zarządzania nimi. Buduj zaufanie u interesariuszy, szybko dzieląc się aktualizacjami i postępami projektu oraz utrzymując ich zaangażowanie przez cały cykl życia projektu.
Przechowując wszystko w jednym miejscu, Ty i Twój zespół możecie usprawnić proces zarządzania projektem i poświęcić więcej czasu na opracowanie i realizację solidnej strategii projektu, a mniej na poszukiwanie dokumentów lub martwienie się o to, gdzie są zapisywane materiały projektowe.
