ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมคือคนสำคัญที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของแต่ละองค์กร ผู้จัดการโครงการ หรือที่เรียกว่า PM อาจจะไม่ใช่ผู้ที่ทำงานสร้างสรรค์ที่ทำให้ลูกค้ายิ้มได้ แต่พวกเขาทำให้แน่ใจได้ว่างานต่างๆ จะเสร็จลุล่วงไปด้วยดี ตรงเวลา และมีประสิทธิภาพ พวกเขาเป็นผู้ที่จะมองเห็นปัญหาต่างๆ ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาจริงๆ สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง และเพิ่มผลกำไรให้กับทั้งบริษัท
เราได้ขอให้ผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการโครงการและปรัชญาองค์กรสองคนช่วยแบ่งปันสุดยอดเคล็ดลับสำหรับผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสูง
1. ทำให้ผู้คนผูกสัมพันธ์กัน
ในยุคของสำนักงานระยะไกลแบบอะซิงโครนัส สมาชิกในทีมและลูกค้าจะรู้สึกโดดเดี่ยวและห่างเหินได้ ไม่มีการพูดคุยกันตอนเดินไปดื่มน้ำ ไม่มีการดื่มสังสรรค์หลังเลิกงานเหมือนอย่างเคย ไม่มีการบ่นถึงเรื่องน่ารำคาญที่มีร่วมกัน ดังนั้น ให้เป็นหน้าที่ของคุณในการสร้างเวลาเพื่อให้ทีมผูกสัมพันธ์กัน
ดร. Barbara Edington ผู้อำนวยการศูนย์ความเป็นเลิศด้านการจัดการโครงการและอาจารย์ในภาควิชาการจัดการและเทคโนโลยีสารสนเทศแห่งมหาวิทยาลัย St. Francis College กล่าวว่า “ความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเป็นเครื่องมือเชื่อมสัมพันธ์ที่สำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน” ตัวอย่างเช่น ที่ Dropbox นักเขียนของเราจะมีชั่วโมงแห่งความสนุกร่วมกันในบ่ายวันศุกร์ในรูปแบบเสมือน พวกเขาจะพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น แบ่งปันสิ่งที่ตนเองกำลังอ่านอยู่ ดื่มสังสรรค์ และสร้างความสัมพันธ์ต่อกันในฐานะมนุษย์ ไม่ใช่ในฐานะเพื่อนร่วมงาน
แล้วนั่นเป็นความคิดของใครกันล่ะ ของ PM นั่นเอง
เมื่อเป็นเรื่องของการทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกพิเศษ ให้ลองพิจารณาใช้การส่งวิดีโอสั้นๆ ไปพร้อมกับบันทึกสรุปก่อนเริ่มโครงการ การอัพเดทสถานะ และข้อมูลสรุปหลังโครงการให้กับพวกเขา (Dropbox Capture ทำสิ่งนี้ให้เป็นเรื่องง่าย!) ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะพอสัมผัสได้ถึงบุคลิกและสไตล์ของสมาชิกในทีมได้
2. สร้างกระบวนการตัดสินใจ
คำถามต่างๆ นั้นเกิดขึ้นมาอย่างเลี่ยงไม่ได้ ทั้งจากทีม ลูกค้า และทุกๆ คนในโครงการ PM ที่ดีจะสร้างกฎที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับวิธีในการตอบคำถามเหล่านั้น รวมถึงวิธีในการตัดสินใจโดยทั่วไป
Cornelius Fichtner ผู้จัดของ Project Management Podcast แนะนำให้มี “โครงสร้างการกำกับดูแลที่พร้อมใช้งาน ซึ่งระบุว่า ‘ผู้จัดการโครงการสามารถทำการตัดสินใจประเภทเหล่านี้ได้ การตัดสินใจประเภทเหล่านี้จะต้องส่งต่อไปยังคณะกรรมการ การตัดสินใจเหล่านี้จำเป็นต้องส่งต่อไปยังผู้สนับสนุนโครงการ’”
เขายังกล่าวเสริมว่า “การทำความเข้าใจว่าใครจะเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องใดจะช่วยเสริมสร้างความไว้วางใจ” การใช้กรอบการทำงาน DACI เป็นวิธีหนึ่งในการกำหนดผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ตลอดจนผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในระดับต่างๆ
ดร. Edington กล่าวเสริมว่า “ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานนั้นเป็นที่เข้าใจในแง่ของบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานเหล่านั้น” (อ่าน: Stay in your lane)
3. มุ่งเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์ส่วนบุคคล
ทีมจะดีมากเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกแต่ละคน ผู้นำของทีมควรทำงานเพื่อสร้างทีมที่เข้มแข็งซึ่งจะช่วยเสริมสร้างจุดแข็งของกันและกันและปกปิดจุดอ่อนใดๆ ในบางครั้ง นั่นหมายถึงการลดขนาดของทีมลง
ดร. Edigton อธิบายว่า “ผู้นำโครงการต้องมุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลที่มีทักษะสูง มากกว่าการพยายามที่จะรวมพวกเขาเข้าด้วยกันให้เป็นหนึ่ง ‘ทีม’ ใหญ่” ทำไมกันล่ะ เธออธิบายว่าเพราะคุณไม่ต้องการลดจุดแข็งของแต่ละคนให้เหลือน้อยที่สุด และที่สำคัญคุณไม่ต้องการสูญเสีย “ความรู้สึกรับผิดชอบ” ไป
ให้ลองพิจารณาใช้โฟลว์ชาร์ตเพื่อแสดงให้เห็นว่าความเชี่ยวชาญของบุคคลหนึ่งจะเข้ากับโครงการโดยรวมและเชื่อมโยงกับความเชี่ยวชาญของคนอื่นๆ ได้อย่างไร โดยใช้ชื่อของสมาชิกในทีมแทนการใช้ชื่อแผนกแบบทั่วไปเพื่อสนับสนุนให้แต่ละบุคคลเกิดความรู้สึกของความรับผิดชอบต่องานและต่อผลของงาน (ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าคำเยินยอเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้ทุกคนสนใจ!)
4. จัดทำแผนควบคุมจังหวะเวลาการทำงาน
ลองนึกถึงทรัพยากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั่วไป โดยอาจเป็นเอกสาร รูปภาพ วิดีโอ หรือโครงร่างต่างๆ ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะทำให้เห็นภาพของขั้นตอนการทำงาน โดยทำให้แน่ใจว่าผู้รับเหมาจะเห็นพ้องต้องกัน นักออกแบบจะมีทรัพยากรที่เหมาะสม นักพัฒนาจะมีไฟล์ที่ถูกต้อง และผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์จะสามารถดูทุกสิ่งได้ในเวลาที่สะดวก ตามหลักการแล้ว คุณมีร้านค้าแบบครบวงจรอย่าง Dropbox ซึ่งคุณสามารถส่งสัญญาไปเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จัดการทรัพยากร และโอนย้ายสิ่งเหล่านั้นได้อย่างปลอดภัย
5. กำหนดเวลาอย่างเชี่ยวชาญ และสร้างตารางเวลาต้นแบบ
คุณคือผู้ควบคุมจังหวะเวลาการทำงาน ในโลกที่มีการจ้างงานระยะไกลกันอย่างแพร่หลายนี้ ความสามารถในการทำงานแบบอะซิงโครนัสนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจว่าเมื่อใดที่สมาชิกในทีมกำลังทำงานอยู่ และชั่วโมงทำงานของพวกเขาซ้ำซ้อนกับเพื่อนร่วมทีมที่เหมาะสมหรือไม่ อีกทั้งยังต้องคอยดูภาพรวมอีกด้วย
Fichtner กล่าวว่า “คุณต้องมีไหวพริบในการจัดการโครงการรูปแบบเสมือน การอ่านบรรยากาศในรูปแบบเสมือน และทำความเข้าใจว่าเป็นอย่างไรบ้าง”
การควบคุมตารางเวลาจะช่วยทำให้แน่ใจว่าใครบางคนในบอสตันจะไม่ได้รอคำตอบอยู่ในขณะที่ฝั่งสิงค์โปร์กำลังนอนหลับสนิท ผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมจะช่วยได้: Dropbox ช่วยให้ Mary ที่อยู่ในบอสตันทำเครื่องหมายไฟล์หรือใส่วิดีโอที่มีเนื้อหาสำหรับเฉพาะบุคคลได้อย่างง่ายดาย ซึ่ง Brian ที่อยู่ในสิงคโปร์สามารถดูได้เมื่อเขาตื่นนอน ซึ่งเป็นวิธีหนึ่งในการทำให้คำถามและคำตอบทั้งหมดรวมกันอยู่ในที่เดียว รวมถึงในการทำให้ผู้จัดการที่อยู่ในแอลเอดูงานของพวกเขาได้อีกด้วย
สำหรับคุณ ให้ลองพิจารณาใช้กระดานไวท์บอร์ดแบบดั้งเดิมดีๆ สักแผ่น เพื่อให้คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่และงานนั้นเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือไม่ (ทำสิ่งนี้แบบดิจิทัลอยู่ใช่ไหม ให้ลองพิจารณาใช้โค้ดสี) และถ้าหากเป็นไปได้ ให้จัดสรรเวลาระหว่างกระบวนการที่ทุกคนสามารถพูดคุยเพื่ออัพเดทและถามคำถามได้
6. ขอรับข้อคิดเห็น
สุดท้ายแล้ว PM ซึ่งเป็นผู้นำด้านอารมณ์ ที่ปรึกษา เพื่อน โค้ช และผู้จัดการจะเป็นผู้ที่รวบรวมทุกสิ่งเข้าไว้ด้วยกัน ส่วนความเชื่อมั่นในทีมของตน เทคโนโลยี และเครื่องมือต่างๆ จะเป็นสิ่งที่ช่วยขับเคลื่อนทีมไปสู่ความสำเร็จ
ในทางกลับกัน เพื่อที่จะทำให้ทีมยอดเยี่ยม PM ก็ต้องยอดเยี่ยมด้วยเช่นกัน นั่นหมายถึงการรับข้อคิดเห็นจากทีมของคุณและพยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ดร. Edington กล่าวว่า “ให้รับข้อคิดเห็นจากทีมของคุณเป็นรายบุคคล ไม่ใช่เป็นกลุ่ม” “ให้คุณไปหาสมาชิกในทีมแต่ละคน แล้วถามว่า ‘ฉันทำงานเป็นอย่างไรบ้าง’ และ ‘ฉันจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร’”
ดร. Edington กล่าวว่าการพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวแทนที่จะเป็นการคุยเป็นกลุ่มจะช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะแสดงข้อคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาได้ การสร้างพื้นที่ที่ปลอดภัยให้ผู้คนได้แสดงความคิดเห็นของตนเองอย่างตรงไปตรงมายังน่าจะช่วยปรับปรุงการทำงานโดยรวมของทีมได้อีกด้วย
7. ศึกษาลักษณะของเหล่าผู้นำที่ยอดเยี่ยม (และยอดแย่ด้วยเช่นกัน)
คุณชื่นชมผลงานของใคร ลองจับตาดูทีมและผู้นำที่ประสบความสำเร็จ และที่สำคัญกว่านั้น ให้ลองดูทีมและผู้นำที่ทำงานไม่เป็นระบบดูสิ โดยพวกเขาเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการโครงการหรืออยู่ในอุตสาหกรรมของคุณ แต่อาจจะเป็นโค้ชบาสเกตบอล ซีอีโอ ครูประจำชั้น วิศวกร หรือนักออกแบบแฟชั่นก็ได้
ดร. Edington กล่าวว่า “จงสังเกต สังเกต และสังเกต” “องค์ประกอบใดบ้างที่พวกเขาทำได้ดีและสิ่งใดที่พวกเขาทำได้แย่” ศึกษางานที่พวกเขาทำ แล้วพิจารณาว่าคุณจะทำตามได้อย่างไรบ้างเพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีความคิดสร้างสรรค์และมุ่งเน้นที่การลงมือทำ
ด้วยการสร้างนิสัยที่ดีขึ้น ฝึกฝนนิสัยเหล่านั้น และใช้เครื่องมือของ Dropbox เหล่า PM ก็จะสามารถทำได้มากกว่าแค่ทำงานเรื่อยไป แต่พวกเขาจะสามารถประสบความสำเร็จได้ กระบวนการที่ง่ายยิ่งขึ้นและขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงความฝันลมๆ แล้งๆ และการจัดการโครงการก็ไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่น่าเบื่ออีกต่อไป ทำให้งานนี้สนุกและมีความสุข
