Управление проектами — сложный процесс, но один из важнейших его этапов также является одним из самых простых: создание документа об объеме проекта. Этот документ определяет цели, результаты, задачи и сроки выполнения проекта и служит календарным планом для всех его участников.
В этой статье мы расскажем, что такое определение объемов проекта, почему это важно и как составить документ об объеме проекта, который поможет вам успешно управлять проектами.
Что такое оценка объема проекта?
Объем — это общее количество времени и работы, необходимое для завершения конкретного проекта. Для этого необходимо определить бюджет или стоимость проекта, цели, результаты, задания и сроки.
Как только вы узнаете, что входит в проект, определение объема должно стать совместной работой, которая будет согласована между вами и вашей рабочей группой до начала любых работ по проекту.
Чтобы оформить это официально, создайте заявление об объеме проекта, которое можно подписать и сохранить для удобства использования. Это документ, который дополняет ваше техническое задание и помогает процессу управления проектом, а также устанавливает разумные ожидания заинтересованных сторон.
Почему определение объема проекта важно?
Определение объема проекта важно по нескольким причинам. Оно помогает:
- устанавливать более разумные и достижимые цели проекта;
- повысить эффективность;
- устанавливать разумные бюджеты или более точную смету затрат для вашей рабочей группы;
- объяснить ключевым заинтересованным сторонам, что входит в проект, чтобы им было легче понять и ссылаться на него;
- обеспечить согласованность действий всех участников рабочей группы и их нацеленность на достижение общих целей или результатов проекта;
- не допустить расширения проекта за пределы согласованного объема;
- предоставить календарный план действий, который управляющий или владелец проекта может использовать для планирования и делегирования задач рабочей группе.
Как создать документ об объеме проекта
Написание документа об объеме проекта — простой процесс, но важно следовать нескольким ключевым шагам, чтобы ваш документ был полным и эффективным.
1. Определите цели проекта
У каждого успешного проекта есть главная цель, которая отвечает на вопросы «зачем?» и «что дальше?» относительно проводимой вами работы. Она также помогает всем сосредоточиться и направить усилия на достижение общей цели.
Определение того, чего вы хотите достичь на протяжении жизненного цикла проекта, обеспечивает важный контекст для вас, вашей рабочей группы и заинтересованных сторон. Это должно быть первым шагом в процессе планирования любого проекта, поскольку он вносит ясность в последующие шаги по окончательному определению объемов проекта.
Без четкой цели проект может легко отклониться от курса или потерять из виду свою задачу.
2. Получите информацию от своей рабочей группы
Ваша рабочая группа — ваш важнейший актив и эффективный источник знаний. Именно она обладает соответствующим опытом и может сказать вам, сколько времени обычно занимают конкретные задачи и как соотносятся между собой различные результаты. Опирайтесь на свою рабочую группу:
- для установки реалистичных сроков и целей;
- для оценки ожиданий от проекта, особенно в отношении отзывов от вашей рабочей группы;
- для определения исключений: запросила ли заинтересованная сторона что-то, что обычно выходит за рамки проектов данного типа?
С учетом мнения вашей рабочей группы установить этапы проекта и составить разумный календарный план или график будет гораздо проще.
Такие инструменты, как Dropbox Paper, упрощают совместную работу над документами по определению объема работ. Члены рабочей группы могут добавлять комментарии и задавать вопросы прямо в документе Paper, что улучшает коммуникацию и понимание проекта в группе.
А когда ваша рабочая группа работает в Dropbox сообща, все материалы, связанные с проектом, хранятся в одном централизованном месте.
3. Определите основные этапы проекта и календарный план
Этапы придают проекту четкую структуру и являются одним из важнейших элементов объема работ. Они служат контрольными точками, помогающими заинтересованным сторонам отслеживать прогресс и обеспечивать соблюдение графика реализации проекта.
Заинтересованные стороны могут обратиться к документу об объемах проекта, чтобы уточнить, когда будут выполнены ключевые части проекта, когда состоятся встречи и другие важные этапы проекта. Затем вы можете отобразить это на графике работ или календарном плане с четкими датами начала и окончания для всего проекта, а также крайними сроками для конкретных заданий или результатов.
Наличие плана этапов или сроков также может помочь предотвратить размывание объема работ, когда требования или результаты проекта со временем начинают увеличиваться и превышать первоначальный объем работ. Благодаря четкому рабочему процессу и процедуре реализации и утверждения проекта заинтересованные стороны проекта могут лучше выявлять потенциальные риски или проблемы на ранних этапах и вносить изменения в календарный план до того, как ситуация обострится.
Чтобы ускорить процесс определения объема проекта, в Dropbox Paper есть ряд бесплатных шаблонов, которые можно использовать для различных типов проектов, начиная с планов запуска и календарных планов продукта до календарей контента и планов съемок.
4. Организуйте актуальную информацию
После того как вы собрали все сведения и мнения тех, кто будет работать над проектом, пришло время объединить все это в документ по объему проекта.
Ключевые сведения, которые следует включить:
- название и описание проекта;
- сроки выполнения проекта;
- управляющий или владелец проекта;
- другие участники рабочей группы, работающие над проектом, их роли и обязанности;
- цель проекта;
- результаты;
- задачи, входящие в сферу ответственности;
- любые задачи, не входящие в сферу ответственности;
- ограничения и замечания;
- существующие ресурсы.
Рекомендации относительно использования документа по определению объема проекта
Помимо составления описания масштаба проекта, вы можете следовать некоторым рекомендациям, чтобы процесс определения масштаба проекта был эффективным. Эти рекомендации таковы:
- будьте максимально конкретны в деталях объема проекта, включая измеримые действия для отчетности об успехах проекта;
- сначала определите ключевые элементы, такие как цели и результаты, а затем работайте в обратном направлении, чтобы точно настроить графики проекта и управление ресурсами;
- изучите предыдущие проекты, чтобы оптимизировать объем вашего проекта;
- максимально упростите процесс получения согласия от соответствующих заинтересованных сторон, четко определив ограничения, границы или исключения и результаты проекта.
Четкое и эффективное определение масштаба проекта — каждый раз
Dropbox — это идеальная централизованная система для хранения файлов проектов, получения отзывов и управление файлами проекта. Устанавливайте доверительные отношения с заинтересованными сторонами, оперативно сообщая им новости и информацию о ходе проекта и поддерживая их вовлеченность на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Храня все в одном месте, вы и ваша рабочая группа сможете оптимизировать процесс управления проектами, уделять больше времени разработке и реализации надежной стратегии проекта и меньше времени на поиски документов или беспокойство о том, где сохранились материалы проекта.
