Projektledelse er en kompleks proces, men ét af de vigtigste trin er også ét af de mest enkle: udarbejdelse af et projektomfangsdokument. Dette dokument beskriver målene, resultaterne, der skal afleveres, opgaverne og tidsfristerne for et projekt, og det fungerer som en køreplan for alle involverede parter.
I denne artikel forklarer vi, hvad projektomfang er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du skriver et projektomfangsdokument, der hjælper dig med at styre dine projekter.
Hvad er et projektomfang?
Et omfang er den samlede mængde tid og arbejde, der kræves for at gennemføre et specifikt projekt. Du skal definere projektets budget eller omkostninger, mål, resultater, der skal afleveres, opgaver og tidsfrister for at lave et projektomfang.
Når du ved, hvad der er inkluderet i projektet, bør definitionen af omfanget være en fælles indsats, der aftales mellem dig og dit team – før I begynder at arbejde på projektet.
For at gøre dette formelt kan I udarbejde en projektomfangserklæring, der kan underskrives og gemmes, så I nemt kan henvise til den. Dette er et dokument, der fungerer sammen med jeres arbejdserklæring til at støtte projektstyringsprocessen og til at sætte rimelige forventninger for interessenter.
Hvor er det vigtigt at udarbejde et projektomfang?
Udarbejdelse af et projektomfang er vigtig af flere årsager. Det hjælper dig med at:
- opstille mere rimelige og opnåelige projektmål
- øge effektiviteten
- fastsætte rimelige budgetter eller bedre omkostningsskøn for dit team
- beskrive for vigtige interessenter, hvad der indgår i projektet, så det er nemmere for dem at forstå og henvise tilbage til
- sikre, at alle teammedlemmer er på bølgelængde og fokuserer på de aftalte mål eller projektresultater, der skal afleveres
- forhindre, at projektet øges ud over det aftalte omfang
- give en køreplan, som ledere eller projektejere kan bruge til at planlægge og uddelegere opgaver blandt teamet
Sådan skriver du et projektomfangsdokument
Det er en enkel proces at skrive et projektomfangsdokument. Men det er vigtigt at følge nogle nøgletrin for at sikre, at dokumentet er udførligt og effektivt.
1. Definer projektets mål
Et vellykket projekt har et overordnet mål – det besvarer spørgsmålene "hvorfor?" og "hvad betyder det?" i forhold til det arbejde, du udfører. Det er også med til at sikre, at alle er fokuserede og arbejder henimod et fælles mål.
Når du definerer, hvad du gerne vil opnå i løbet af projektet, får du, dit team og dine interessenter vigtig information om konteksten. Dette bør være første skridt i planlægningsprocessen for ethvert projekt, da det giver klarhed over senere trin i færdiggørelsen af projektomfanget.
Uden et tydeligt mål kan projektet nemt løbe af sporet, eller man kan miste overblikket over projektets formål.
2. Få input fra dit team
Dit team er din vigtigste ressource og en effektiv kilde til viden. De har den relevante erfaring – og de kan fortælle dig, hvor lang tid bestemte opgaver normalt tager, og hvordan forskellige resultater er relateret til hinanden. Støt dig til dit team for at få overblik over følgende:
- Realistiske tidsfrister og mål
- Forventninger til projektet, især hvad angår feedback fra dit team
- Undtagelser – har en interessent bedt om noget, der normalt ligger uden for omfanget af denne type projekt?
Ved hjælp af input fra dit team bliver det meget nemmere at opstille milepæle for projektet samt en rimelig køreplan eller tidslinje.
Med værktøjer som Dropbox Paper bliver det nemt for dit projektteam at samarbejde på projektomfangsdokumenter. Teammedlemmer kan tilføje kommentarer for at stille spørgsmål direkte på Paper-dokumentet, hvilket forbedrer kommunikationen og gruppens forståelse af det pågældende projekt.
Og når dit team samarbejder i Dropbox, opbevares alle projektrelaterede materialer på én samlet placering.
3. Definer projektets milepæle og køreplan
Milepæle giver en klar struktur over projektet og er et af de vigtigste elementer i dit arbejdsomfang. De udgør kontrolpunkter, der hjælper interessenter med at holde styr på fremskridtet, og sikrer, at projektet holder tidsplanen.
Interessenter kan referere til projektomfangsdokumentet for at få et overblik over, hvilke vigtige dele af projektet der skal leveres, hvornår møder finder sted, og andre vigtige trin i projektet. Du kan derefter angive dette på en tidslinje eller en køreplan med præcise start- og slutdatoer for projektet som helhed og tidsfrister for specifikke opgaver eller resultater, der skal afleveres.
En oversigt over milepæle eller tidsfrister kan desuden hjælpe med at forhindre, at projektomfanget øges – når projektkrav eller resultater, der skal afleveres, begynder at øges med tiden og overgå det oprindelige projektomfang. Med en tydelig arbejdsgang og procedurer for projektlevering og -godkendelse kan projektets interessenter bedre identificere potentielle risici eller problemer tidligt og foretage justeringer af køreplanen, før tingene eskalerer.
Med henblik på at fremme projektomfangsprocessen har Dropbox Paper forskellige gratis skabeloner, der er klar til brug til en række forskellige projekttyper – fra lanceringsplaner og produktkøreplaner til indholdskalendere og videoproduktionsplaner.
4. Organiser de relevante oplysninger
Når du har indsamlet alle oplysninger og input fra de personer, der arbejder på projektet, er det tid til at samle det hele i dit projektomfangsdokument.
De vigtigste oplysninger, der skal inkluderes:
- Projektets navn og beskrivelse
- Tidsfristen
- Projektets leder eller ejer
- Andre teammedlemmer, der arbejder på projektet, og deres roller og ansvarsområder
- Projektets mål
- Resultatet/-erne, der skal afleveres
- Opgaver, der er omfattet
- Opgaver, der ikke er omfattet
- Begrænsninger og overvejelser
- Eksisterende ressourcer
Bedste praksis ved brug af et projektomfangsdokument
Udover at lave en projektomfangserklæring er der nogle bedste praksisser, du kan følge for at sikre, at din projektomfangsproces er effektiv. De omfatter følgende:
- Vær så specifik som muligt, hvad angår oplysningerne om projektomfanget, herunder målbare handlinger for rapportering af projektets resultat
- Definer de vigtige elementer som mål og resultater først, og arbejd derefter baglæns for at finjustere projektets tidslinje og ressourcestyring
- Lær af tidligere projekter for at sikre, at dit projektomfang bliver så godt som muligt
- Gør det så nemt som muligt at få accept fra relevante interessenter ved tydeligt at identificere projektets begrænsninger, grænser eller undtagelser samt resultater
Et tydeligt, effektivt projektomfang – hver gang
Dropbox er den ideelle, centrale placering til opbevaring af, indhentning af feedback på og styring af dine projektfiler. Opnå tillid fra dine interessenter ved hurtigt at dele projektopdateringer og -fremskridt og ved at sørge for, at de er involverede under hele projektet.
Ved at opbevare alt på én samlet placering kan du og dit team strømline projektstyringsprocessen og bruge mere tid på at fokusere på udvikling og udførelse af en solid projektstrategi – og mindre tid på at lede efter dokumenter eller bekymre jer om, hvor projektmaterialerne er gemt.
