La gestion de projet est un processus complexe, mais l’une des étapes les plus importantes est également l’une des plus simples : la création d’un document sur la portée du projet. Ce document décrit les objectifs, les livrables, les tâches et les délais d’un projet et sert de feuille de route pour toutes les personnes impliquées.
Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est la définition de la portée d’un projet, pourquoi c’est important et la manière de rédiger un document sur la portée d’un projet qui vous aidera à gérer correctement vos projets.
Qu’est-ce que la portée d’un projet?
La portée correspond à la quantité totale de temps et de travail nécessaire pour mener à bien un projet particulier. Pour cela, vous devez définir le budget ou les coûts du projet, les objectifs, les livrables, les tâches et les délais.
Une fois que vous savez ce qui est inclus dans le projet, la définition de la portée doit être un effort collaboratif mutuellement convenu entre vous et votre équipe, avant le début de tout travail sur le projet.
Pour formaliser cela, créez une déclaration sur la portée du projet qui peut être signée et conservée pour s’y référer facilement. Il s’agit d’un document qui accompagne votre énoncé des travaux pour faciliter le processus de gestion du projet et définir des attentes raisonnables des parties prenantes.
Pourquoi la portée du projet est-elle importante?
La portée du projet est importante pour plusieurs raisons. Cela vous aide à :
- Fixer des objectifs de projet plus raisonnables et réalisables
- Gagner en efficacité
- Fixer des budgets raisonnables ou de meilleures estimations de coûts pour vous équipe
- Expliquer ce qui est impliqué dans le projet aux principales parties prenantes afin qu’il leur soit plus facile de comprendre et de s’y référer
- S’assurer que tous les membres de l’équipe sont alignés et concentrés sur les objectifs convenus ou les livrables du projet
- Empêcher le projet de s’étendre au-delà de la portée convenue
- Fournir une feuille de route que les gestionnaires ou propriétaires du projet peuvent utiliser pour planifier et déléguer les tâches au sein de l’équipe.
Comment rédiger un document de définition de projet?
Rédiger un document sur la portée du projet est un processus simple, mais il est important de suivre quelques étapes clés pour garantir que votre document est complet et efficace.
1. Définissez les objectifs du projet
Chaque projet réussi a un objectif primordial : il fournit le « pourquoi? » et le « et alors? » au travail que vous effectuez. Il permet également de garder tout le monde concentré et aligné vers un objectif commun.
Définir ce que vous souhaitez accomplir tout au long du cycle de vie du projet fournit un contexte important pour vous, votre équipe et vos parties prenantes. Cela devrait être la première étape de tout processus de planification de projet, car elle clarifie les étapes ultérieures de finalisation de l'étendue du projet.
Sans objectif clair, il peut être facile pour le projet de dévier de sa voie ou de perdre de vue son objectif.
2. Obtenez l’avis de votre équipe
Votre équipe est votre atout le plus important et votre source de connaissances la plus efficace. C’est elle qui possède l’expérience pertinente : elle peut vous dire combien de temps prennent généralement des tâches particulières et comment les différents livrables sont liés les uns aux autres. Appuyez-vous sur votre équipe pour :
- Des délais et des objectifs réalistes
- Les attentes du projet, notamment concernant les avis de votre équipe
- Exclusions : une partie prenante a-t-elle demandé quelque chose qui sortirait normalement du cadre de ce type de projet?
Avec la contribution de votre équipe, les événements clés du projet et une feuille de route ou une chronologie raisonnable deviennent beaucoup plus faciles.
Des outils comme Dropbox Paper facilitent la collaboration de votre équipe de projet sur la définition des documents. Les membres de l’équipe peuvent ajouter des commentaires pour poser des questions directement sur les documents Paper, améliorant ainsi la communication et la compréhension du groupe sur le projet en cours d’évaluation.
Lorsque votre équipe travaille ensemble dans Dropbox, tous les documents liés au projet sont conservés de façon sécuritaire dans un emplacement centralisé.
3. Définissez les événements clés du projet et la feuille de route
Les événements clés donnent une structure claire à votre projet et constituent l’un des éléments les plus importants de votre portée du travail. Ils servent de points de contrôle qui aident les parties prenantes à suivre les progrès et à garantir que le projet reste dans les délais.
Les parties prenantes peuvent se référer au document sur la portée du projet pour plus de clarté sur le moment où les parties clés du projet seront livrées, le moment où les réunions auront lieu et d’autres étapes importantes du projet. Vous pouvez ensuite élaborer un calendrier ou une feuille de route avec des dates de début et de fin claires pour le projet dans son ensemble, ainsi que des délais pour des tâches ou des livrables particuliers.
Avoir un aperçu des événements clés ou des délais peut également aider à éviter les dérives de la portée, lorsque les exigences ou les livrables du projet commencent à augmenter au fil du temps et dépassent la portée initiale du projet. Avec un flux de travail et une procédure clairs pour la livraison et la validation du projet, les parties prenantes du projet peuvent mieux identifier les risques ou les problèmes potentiels dès le début et réajuster la feuille de route avant que les choses ne dégénèrent.
Pour accélérer le processus de définition du projet, Dropbox Paper propose une gamme de modèles gratuits prêts à l’emploi pour différents types de projets, des forfaits de lancement et des feuilles de route de produits aux calendriers de contenu et aux forfaits de production vidéo.
4. Organisez l’information pertinente
Une fois que vous avez rassemblé tous les détails et les contributions de ceux qui travailleront sur le projet, il est temps de rassembler le tout dans le document sur la portée de votre projet.
Détails clés à inclure :
- Le nom et la description du projet
- Le délai
- Le gestionnaire ou le propriétaire du projet
- D’autres membres de l’équipe travaillant sur le projet et leurs rôles et responsabilités.
- L’objectif du projet
- Le(s) livrable(s)
- Les tâches dans le champ d’application
- Toutes les tâches hors du champ d’application
- Les contraintes et considérations
- Les ressources existantes
Les bonnes pratiques pour utiliser un document de définition du projet
En plus de créer une déclaration sur la portée du projet, il existe quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour vous assurer que le processus de définition de la portée de votre projet est efficace. Elles incluent les éléments suivants :
- Soyez aussi précis que possible dans les détails sur la portée du projet, y compris les actions mesurables pour rendre compte de la réussite du projet.
- Définissez d’abord les éléments clés tels que les objectifs et les livrables, puis travaillez à rebours pour perfectionner la chronologie du projet et la gestion des ressources.
- Apprenez des projets précédents pour optimiser la portée de votre projet.
- Facilitez autant que possible l’obtention de l’adhésion des parties prenantes concernées en identifiant clairement les contraintes, les limites ou les exclusions du projet et les résultats.
Une définition claire et efficace du projet, à chaque fois
Dropbox est l’endroit idéal où stocker et gérer vos fichiers de projet, mais aussi donner son avis dessus. Créez un climat de confiance avec vos parties prenantes en partageant rapidement les mises à jour et l’avancement du projet, et en les impliquant tout au long du cycle de vie du projet.
En gardant tout au même endroit, vous et votre équipe pouvez rationaliser le processus de gestion de projet et passer plus de temps à vous concentrer sur le développement et l’exécution d’une stratégie de projet solide, et moins de temps à rechercher des documents ou à vous soucier de l’endroit où sont enregistrés les documents de votre projet.
