วิธีการวางแผนโครงการที่จะประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

ในการวางแผนโครงการที่จะไม่ผิดพลาด ก่อนอื่นคุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงาน ซึ่งหมายความว่าในตอนนี้คุณต้องค้นหาพื้นที่สำหรับสร้าง แบ่งปัน และทำงานร่วมกันในการวางแผนโครงการ

Dropbox Paper มีทุกสิ่งที่คุณต้องการในการเขียนแผนโครงการและทำงานอื่นๆ มากมาย ทดลองใช้ฟรีและใช้คู่มือของเราเพื่อเพิ่มโอกาสที่จะประสบความสำเร็จ

พร้อมหรือยัง เปิดแม่แบบแผนโครงการแล้วมาเริ่มกันเลย

ข้ามไปดูที่ส่วนต่างๆ:

• คำนิยามและความสำคัญของแผนโครงการ
• ขั้นตอนในการวางแผนโครงการที่น่าทึ่ง
  • ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตของโครงการ
  • ขั้นตอนที่ 2: กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ
  • ขั้นตอนที่ 3: แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ
  • ขั้นตอนที่ 4: กำหนดลำดับเวลาของโครงการ
  • ขั้นตอนที่ 5: จัดสรรทรัพยากรและงบประมาณ
  • ขั้นตอนที่ 6: ระบุความเสี่ยง
  • ขั้นตอนที่ 7: สื่อสารและทำงานร่วมกัน
  • ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบและติดตามความคืบหน้า
  • ขั้นตอนที่ 9: ตรวจทานและประเมินผล
  • ขั้นตอนที่ 10: ฉลองให้ความสำเร็จและรับทราบความล้มเหลว
• เคล็ดลับในการจัดการโครงการให้ดีขึ้น

แผนโครงการคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น

แผนโครงการคือแผนงานโดยละเอียดที่แสดงขอบเขต วัตถุประสงค์ สิ่งที่ส่งมอบ ลำดับเวลา ทรัพยากร และความเสี่ยงของโครงการ

แผนโครงการมีความสำคัญเพราะจะทำให้เห็นภาพเป้าหมายโดยรวมของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ และงานแต่ละอย่างได้ชัดเจน แผนโครงการที่ดีที่สุดจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้ 

• กรอบเวลาสำหรับโครงการมีความถูกต้องแม่นยำ
• การจัดทำงบประมาณและการประมาณการทางการเงินมีความแม่นยำ
• การจัดสรรทรัพยากรมีความสมดุล
• มีความเสี่ยงน้อยลง หรือมีความตระหนักถึงความเสี่ยงและลดความเสี่ยงได้มากขึ้น
• เป็นวิธีที่ชัดเจนในการแจ้งสิ่งที่ทีมคาดหวังให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ทราบ

โครงการต่างๆ ต้องใช้เวลาและต้องใช้ข้อมูลและไฟล์ต่างๆ จำนวนมาก อย่ารอให้เกิดข้อผิดพลาด ใช้ Dropbox Backup เพื่อรักษาความปลอดภัยและจัดเก็บงานที่คุณทุ่มเททำไปอย่างรวดเร็ว

10 ขั้นตอนในการวางแผนโครงการที่น่าทึ่ง

รายละเอียดภายในแผนโครงการจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ บางทีคุณอาจกำลังสร้างแอป บางทีคุณอาจกำลังสร้างภาพยนตร์ อาจเป็นอะไรก็ได้

โชคดีที่มีขั้นตอนที่ทำซ้ำได้สำหรับโครงการทุกแบบ ซึ่งคุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อกำหนดแผนโครงการได้

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตของโครงการ

ในขั้นตอนนี้ คุณเพียงแค่ต้องเข้าใจขอบเขตของโครงการว่ามีอะไรรวมอยู่ในโครงการบ้าง แล้วมีอะไรไม่อยู่บ้าง เป้าหมายโครงการใดที่จะประสบความสำเร็จ

ตัวอย่างเช่น การพัฒนารายได้หรือความพึงพอใจของลูกค้า การเพิ่มยอดขายหรือฐานลูกค้า หรือการลดต้นทุนของคุณ เป้าหมายช่วยให้คุณกำหนดสิ่งที่ส่งมอบและงานสำหรับโครงการได้

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากจะช่วยวางรากฐานสำหรับการวางแผน นอกจากนี้ยังทำให้ทีมในวงกว้างมีแรงจูงใจเพิ่มขึ้นเล็กน้อย เนื่องจากพวกเขามองเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นได้

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ

คุณต้องมีเกณฑ์ที่ชัดเจนเพื่อพิจารณาว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์ที่เป็นตัวกำหนดความสำเร็จหรือไม่ เหตุการณ์สำคัญครั้งใหญ่อาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การเข้าสู่การทดสอบขั้นเบต้าหรือการออกแบบป้ายโฆษณาให้เสร็จสิ้น

กำหนดเป้าหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายนั้นเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด (SMART) การจะไปถึงเป้าหมายนั้นทำด้วยความรู้สึกเพียงอย่างเดียวไม่ได้ คุณต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เพื่อสนับสนุนเป้าหมายนั้นด้วย

ตัวอย่างของการวัดผลที่ชัดเจนอาจเป็นยอดดาวน์โหลดพ็อดคาสต์ 1,000 ครั้งในเดือนแรก การจอง 500 ครั้งก่อนสิ้นปี การแสดงโฆษณา 10,000 ครั้งภายในไตรมาสที่ 2 และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 3: แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ

ในส่วนนี้ คุณสามารถระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เริ่มมอบหมายงาน และกำหนดความรับผิดชอบ นี่เป็นโอกาสที่จะกำหนดตัวผู้เกี่ยวข้องและสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา

ในการทำเช่นนี้ ให้ระบุกลุ่มงานขนาดใหญ่และแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจแบ่งแผนโครงการสำหรับวิดีโอออกเป็นการเขียนสคริปต์ การถ่ายทำ และการตัดต่อ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการประมาณเวลาและทรัพยากรที่คุณต้องใช้ในการทำแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น ซึ่งจะนำคุณไปสู่ขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดลำดับเวลาของโครงการ

คุณต้องมีกำหนดเวลาโดยละเอียดซึ่งรวมถึงแต่ละงาน เหตุการณ์สำคัญ และวันครบกำหนด Dropbox Paper มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้การวางแผนทำได้ง่ายขึ้น ลองใช้ Dropbox Paper เพื่อกำหนดทิศทางอย่างแม่นยำดูสิ

ลองสร้างแผนภูมิแกนต์เพื่อวางลำดับเวลาของคุณ ซึ่งอาจเป็นเวลาหลายเดือนจากนี้ก็ได้ เนื่องจากแผนภูมินี้จะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ภาพในลำดับเวลาสามารถช่วยให้รู้สึกว่าสามารถจัดการกับโครงการได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: จัดสรรทรัพยากรและงบประมาณ

นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องระบุทรัพยากรที่คุณจำเป็นต้องใช้ เช่น คน อุปกรณ์ หรือวัสดุสำหรับแต่ละงาน ส่วนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องใช้นักแสดงสองคนและช่างภาพหนึ่งคนสำหรับการถ่ายทำโฆษณา หรือใช้นักออกแบบหนึ่งคนเพื่อสร้างโลโก้ ไม่ว่าจะเป็นงานอะไรก็ตาม ต้องอย่าลืมประเมินทรัพยากรของแต่ละงานให้แม่นยำ

ขั้นตอนที่ 6: ระบุความเสี่ยง

วางแผนรับมือความล่าช้าหรือปัญหาที่คาดไม่ถึง เช่น การเจ็บป่วย และเตรียมแผนสำหรับเหตุฉุกเฉินเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา ความเสี่ยงอาจรวมถึงข้อคิดเห็นจากลูกค้าที่ตีกลับมาหลายรอบเกินไป ความล่าช้าของเทคโนโลยี หรือแม้แต่สภาพอากาศเลวร้าย

วิเคราะห์งานที่มีความเกี่ยวเนื่อง (งานที่ต้องทำให้เสร็จก่อน จึงจะเริ่มงานอื่นได้) แล้วเน้นจัดการงานเหล่านี้ก่อน ความเสี่ยงส่วนใหญ่สามารถจัดการได้ในระดับหนึ่งหากคุณมีแผนที่แน่นอนไว้รับมือ

ขั้นตอนที่ 7: สื่อสารและทำงานร่วมกัน

ส่วนนี้ของแผนโครงการคือขั้นตอนที่คุณต้องระบุห่วงโซ่การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กล่าวคือ คุณต้องตัดสินใจว่าใครต้องรายงานเรื่องต่างๆ กับใคร เช่น สมาชิกระดับปฏิบัติการในทีมต้องรายงานต่อหัวหน้าแผนก

ตัวอย่างกรณีที่จำเป็นต้องกำหนดห่วงโซ่การสื่อสารคือการจัดการการเปลี่ยนแปลง ซึ่งมีความสำคัญสำหรับโครงการระยะยาว

ใครจะเป็นผู้กำหนดความคาดหวังหากโครงการมีการเปลี่ยนแปลง แล้วใครจะเป็นผู้ให้แรงบันดาลใจแก่ทีม คุณจะต้องเสนอชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะเป็นผู้จัดการประชุมหรือช่วงถามตอบเพื่อแจ้งการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขปัญหาใดๆ ที่มี

ส่งเสริมการทำงานร่วมกันทั้งในขั้นตอนนี้ของแผนการ และในขณะที่คุณจัดการโครงการต่อไปด้วย การทำงานร่วมกันจะช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและทำให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

Dropbox มีคุณสมบัติอันทรงพลังที่ช่วยให้คุณสามารถใส่หมายเหตุประกอบใน PDF แสดงความคิดเห็นในวิดีโอแบบเฟรมต่อเฟรม ให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารแบบเรียลไทม์ และอื่นๆ อีกมากมาย เลือกแผนบริการและลงทะเบียนเลยวันนี้

ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบและติดตามความคืบหน้า

ข่าวดี! เรามีทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้แผนโครงการประสบความสำเร็จครบแล้ว ตอนนี้คุณสามารถนั่งพักผ่อนคลายสบายๆ ได้เลย ล้อเล่นนะ คุณยังต้องตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ ขอโทษด้วย

Dropbox Paper มีเครื่องมือจัดการงานและคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดการวันที่ ติดตามงาน และรับการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติได้ การติดตามความคืบหน้าโดยเทียบกับงบประมาณและกำหนดเวลาของคุณเป็นเรื่องดีอย่างยิ่ง

ขั้นตอนที่ 9: ตรวจทานและประเมินผล

ในขณะที่แผนโครงการดำเนินไป คุณต้องดำเนินการตรวจทานเป็นประจำเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดเป็นไปด้วยดีและสิ่งใดต้องปรับปรุง มีจุดติดขัดในแผนที่คุณควรต้องพิจารณาใหม่หรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากโครงการของคุณคือโฆษณาผ้าอ้อมที่มีพ่อแม่และเด็กๆ อยู่ในกองถ่าย การกำหนดเวลาให้แม่นยำนั้นคงทำได้ยาก ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ดี คุณสามารถนำสิ่งต่างๆ (เช่น เวลางีบหลับ) เข้ามาพิจารณาในโครงการในอนาคตได้

ขั้นตอนที่ 10: ฉลองให้ความสำเร็จและรับทราบความล้มเหลว

การวางแผนโครงการรวมถึงการฉลองเมื่อประสบความสำเร็จด้วย เช่น ในโอกาสที่ก้าวผ่านเหตุการณ์สำคัญ การทำเช่นนี้จะช่วยส่งเสริมกำลังใจของทีมในโครงการขนาดใหญ่ที่มีองค์ประกอบและใช้แผนกต่างๆ มากมาย

การวางแผนและการจัดการที่มีประสิทธิภาพเป็นของคู่กัน ดังนั้น แม้ว่าบางอย่างจะไม่ได้ผล แต่ก็ให้รับทราบถึงความพยายามของสมาชิกในทีมของคุณและใช้เวลาในการไตร่ตรองถึงความสำเร็จของกลุ่มด้วย

เพื่อให้แผนโครงการของคุณมีโอกาสประสบความสำเร็จมากที่สุด ให้ใช้แม่แบบแผนโครงการฟรีใน Dropbox Paper ซึ่งมีคลังแม่แบบที่มีประโยชน์มากมายสำหรับงานประเภทอื่นๆ อยู่ด้วย

วางแผนโครงการที่น่าประทับใจและอีกมากมายด้วย Dropbox Paper

แผนโครงการเป็นแผนงานที่สำคัญ และยังเป็นเครื่องป้องกันความเสี่ยงอีกด้วย คุณต้องมีแผนโครงการเพื่อทำให้โครงการดำเนินไปอย่างตรงเวลา ตามงบประมาณ และมีโอกาสบรรลุผลสำเร็จมากที่สุด แต่ใครๆ ก็สามารถทำได้!

Dropbox Paper เป็นพื้นที่ที่สมบูรณ์แบบในการวางแผนโครงการที่จะไม่ผิดพลาด ลงทะเบียน Dropbox เพื่อใช้ Paper ฟรี หรือเพียงลงชื่อเข้าใช้ ก็สามารถเริ่มวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จฉบับต่อไปได้ทันที