La gestión de proyectos es un proceso complejo, pero uno de los pasos más importantes es también uno de los más sencillos: crear un documento de alcance de un proyecto. Este documento describe los objetivos, los resultados, las tareas y las fechas de entrega de un proyecto, y sirve de hoja de ruta para todas las personas involucradas.
En este artículo, explicaremos en qué consiste la determinación del alcance de un proyecto, por qué es importante y cómo redactar un documento de alcance de proyecto que te ayudará a gestionar correctamente tus proyectos.
¿Qué es la determinación del alcance de un proyecto?
El alcance es la cantidad total de tiempo y trabajo necesarios para completar un proyecto concreto. Para ello, debes definir el presupuesto o los costes del proyecto, así como sus objetivos, resultados, tareas y fechas de entrega.
Una vez que sepas qué incluye el proyecto, definir el alcance debe ser un esfuerzo colaborativo que tú y tu equipo tendréis que acordar mutuamente antes de comenzar cualquier trabajo en el proyecto.
Para formalizarlo, crea una declaración para determinar el alcance del proyecto que pueda firmarse y conservarse para facilitar su consulta. Se trata de un documento que se usará junto con tu declaración de trabajo como apoyo al proceso de gestión del proyecto y con el fin de establecer expectativas razonables para las partes interesadas.
¿Por qué es importante determinar el alcance de un proyecto?
La determinación del alcance de un proyecto es importante por varios motivos. Te ayuda a hacer lo siguiente:
- Establecer objetivos de proyecto más razonables y alcanzables
- Mejorar la eficiencia
- Establecer presupuestos razonables o mejores estimaciones de costes para tu equipo
- Expresar lo que implica el proyecto a las partes interesadas clave para que les resulte más fácil comprenderlo y remitirse a él
- Asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados y centrados en los objetivos acordados o los resultados del proyecto
- Evitar que el proyecto se expanda más allá del alcance acordado
- Proporcionar una hoja de ruta que los responsables o propietarios del proyecto puedan utilizar para programar y delegar tareas entre el equipo
Cómo escribir un documento para determinar el alcance de un proyecto
Escribir un documento de alcance de un proyecto es un proceso sencillo, pero es importante seguir algunos pasos clave para garantizar que tu documento sea completo y efectivo.
1. Define los objetivos del proyecto
Todo proyecto satisfactorio tiene un objetivo general: proporciona el “¿por qué?” y el “¿y qué?” al trabajo que realizas. También ayuda a mantener a todo el mundo centrado y alineado hacia un objetivo común.
Definir lo que quieres lograr a lo largo del ciclo de vida del proyecto proporciona un contexto importante para ti, tu equipo y las partes interesadas. Este debería ser el primer paso en cualquier proceso de planificación de proyecto, ya que aporta claridad a los pasos posteriores de finalización del alcance del proyecto.
Sin un objetivo claro, puede ser fácil que el proyecto se desvíe del rumbo o pierda de vista su propósito.
2. Obtén aportaciones de tu equipo
Tu equipo es tu recurso más importante y tu fuente efectiva de conocimiento. Sus miembros son quienes cuentan con la experiencia pertinente: pueden decirte cuánto tiempo suelen requerir determinadas tareas y cómo se relacionan los diferentes resultados entre sí. Apóyate en tu equipo para obtener:
- Plazos y objetivos realistas
- Expectativas del proyecto, sobre todo en lo que respecta a los comentarios del equipo
- Exclusiones: ¿alguna parte interesada ha solicitado algo que normalmente quedaría fuera del alcance de este tipo de proyecto?
Con las aportaciones de tu equipo, establecer los hitos del proyecto y una hoja de ruta o cronología razonable se vuelve una tarea mucho más sencilla.
Herramientas como Dropbox Paper facilitan la colaboración del equipo del proyecto en la elaboración de documentos de determinación del alcance. Los miembros del equipo pueden añadir comentarios para hacer preguntas directamente sobre el documento de Paper, lo que mejora la comunicación y la comprensión del proyecto en cuestión por parte del grupo.
Además, cuando tu equipo trabaja conjuntamente en Dropbox, todos los materiales relacionados con el proyecto se mantienen seguros en un lugar centralizado.
3. Define los hitos y la hoja de ruta del proyecto
Los hitos confieren una estructura clara al proyecto y son uno de los elementos más importantes del alcance de la labor. Sirven de puntos de control que ayudan a las partes interesadas a hacer un seguimiento del progreso y garantizar que el proyecto se mantenga según lo programado.
Las partes interesadas pueden consultar el documento de alcance del proyecto para saber con claridad cuándo se entregarán las partes clave del proyecto, cuándo se llevarán a cabo las reuniones y qué otros pasos importantes habrá en el proyecto. Después, podrás asignar esta información a una cronología o una hoja de ruta con fechas de inicio y finalización claras del proyecto en su conjunto, así como fechas de tareas o resultados concretos.
Contar con un esquema de hitos o fechas de entrega también puede ayudar a prevenir un crecimiento excesivo, que tiene lugar cuando los requisitos o los resultados del proyecto comienzan a aumentar con el tiempo y superan el alcance original del proyecto. Con un flujo de trabajo y un procedimiento claros para la entrega y aprobación del proyecto, las partes interesadas pueden identificar mejor los riesgos o problemas potenciales desde un principio y hacer ajustes en la hoja de ruta antes de que surjan problemas.
Para acelerar el proceso de determinación del alcance del proyecto, Dropbox Paper dispone de una variedad de plantillas gratuitas que están listas para su uso en una variedad de tipos de proyectos diferentes, desde planes de lanzamiento y hojas de ruta de productos hasta calendarios de contenido y planes de producción de vídeos.
4. Organiza la información pertinente
Una vez que hayas reunido todos los detalles y las aportaciones de quienes trabajarán en el proyecto, es hora de combinarlo todo en el documento del alcance del proyecto.
Detalles clave que se deben incluir:
- El nombre y la descripción del proyecto
- La fecha de entrega
- El responsable o propietario del proyecto
- Otros miembros del equipo que trabajan en el proyecto, así como sus roles y responsabilidades
- El objetivo del proyecto
- Los resultados
- Las tareas incluidas en el alcance
- Cualquier tarea fuera del alcance
- Restricciones y consideraciones
- Recursos existentes
Prácticas recomendadas de uso de un documento para determinar el alcance de un proyecto
Además de crear una declaración del alcance de un proyecto, existen algunas prácticas recomendadas que puedes seguir para garantizar la eficacia del proceso de determinación del alcance del proyecto. Entre ellas, se encuentran las siguientes:
- Haz que los detalles del alcance del proyecto sean lo más específicos posible e incluyan medidas cuantificables para informar sobre el éxito del proyecto.
- Define primero elementos clave como los objetivos y los resultados, y luego retrocede para ajustar la cronología del proyecto y la gestión de recursos.
- Aprende de otros proyectos anteriores para que el alcance del proyecto sea el mejor posible.
- Facilita al máximo la participación de las partes interesadas pertinentes mediante una clara identificación de las restricciones, los límites o las exclusiones del proyecto, así como sus resultados.
Determinación clara y eficiente del alcance del proyecto en todo momento
Dropbox es la ubicación centralizada ideal para almacenar los archivos de tus proyectos, obtener comentarios sobre ellos y gestionarlos. Genera confianza en las partes interesadas compartiendo rápidamente las actualizaciones y el progreso del proyecto, y manteniéndolas involucradas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Al mantener todo en un solo lugar, tú y tu equipo podréis optimizar el proceso de gestión del proyecto y dedicar más tiempo a centrarse en desarrollar y ejecutar una estrategia de proyecto sólida, y menos tiempo a buscar documentos o preocuparse por el lugar en que se guardan los materiales del proyecto.
