แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์สำหรับการร่วมงานกันเพื่อการเผยแพร่ที่ดีขึ้นและการแบ่งปันที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

กีฬานำพาผู้คนมารวมตัวกัน แฟนๆ นับพันคนมารวมตัวกันในสนามแข่งขันและสนามกีฬาทั่วโลกเพื่อเชียร์ทีมที่ตนชื่นชอบ และแฟนๆ อีกนับล้านที่สัมผัสประสบการณ์การแข่งขันทางโทรทัศน์และช่องทางออนไลน์ แต่การสร้างประสบการณ์การรับชมที่สนุกสนานให้แก่ผู้ที่ไม่ได้อยู่ในสนามกีฬานั้นต้องอาศัยการทำงานเบื้องหลังเป็นอย่างมาก

ฉันเข้าร่วม National Rugby League (NRL) ของออสเตรเลียเมื่อปี 2020 โดย NRL เป็นเจ้าของสิทธิ์จัดการแข่งขันรักบี้ในออสเตรเลีย และเราใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินทางปัญญาของเราด้วยการขายให้กับผู้ถือสิทธิ์ในการออกอากาศ ซึ่งรวมถึงช่อง 9 และ Fox Sports อีกทั้งเว็บไซต์ของเรายังจัดรายการแบบคู่ขนานที่เสริมกับการออกอากาศทางโทรทัศน์ด้วย

NRL เริ่มใช้ Dropbox ในปี 2017 เพื่อจัดการวิธีที่พันธมิตรใช้ข้อมูลเนื้อหาของเราเป็นหลัก โดย NRL สร้างรายได้จากการขายฟุตเทจการแข่งขัน และก่อนหน้านี้ใครๆ ก็สามารถตั้งค่าบัญชีเพื่อซื้อฟุตเทจดังกล่าวได้ จากนั้น NRL จะส่งลิงก์ที่ไม่มีวันหมดอายุให้กับบุคคลที่สร้างบัญชี ดังนั้นจึงทำให้ไม่มีการป้องกันการแบ่งปันลิงก์นั้นกับผู้อื่น ซึ่งส่งผลให้ลีกสูญเสียรายได้ เนื่องจากไม่ทราบเลยว่าผู้คนใช้เนื้อหาของเราอย่างไรบ้าง

ในอีกไม่กี่ปีต่อมา Dropbox ได้กลายเป็นแพลตฟอร์มการแบ่งปันระดับองค์กรที่มีการจัดการจากส่วนกลาง ซึ่งจะช่วยให้เราควบคุมบัญชีภายในและภายนอกทั้งหมดในระดับองค์กรได้ NRL ได้สร้างโฟลเดอร์ Dropbox เฉพาะซึ่งจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงฟุตเทจที่เป็นของผู้ถือสิทธิ์ในฟุตเทจหรือได้รับอนุญาตให้ใช้งาน แทนการนำผู้คนไปยังไซต์ FTP เมื่อได้เห็นว่ามีการเข้าถึงฟุตเทจใดและเข้าถึงเมื่อใด ทีมจึงมีข้อมูลเป็นประโยชน์อย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน และพนักงาน NRL หลายๆ คนคุ้นเคยกับ Dropbox อยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรม

ก่อนเข้าร่วม NRL ฉันมองว่า Dropbox เป็นแพลตฟอร์มด้านพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่เมื่อเข้ามารับบทบาทใหม่ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายผลิต ฉันก็เห็นความเป็นไปได้อื่นๆ เพิ่มขึ้น และได้ลองใช้ Dropbox กับงานทุกอย่างของเรา

Dropbox ไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่จัดเก็บข้อมูล แต่เป็นพื้นที่แบ่งปันอันชาญฉลาด

ฉันจัดการทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับบริการสื่อ ซึ่งรวมถึงข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานฟุตเทจดิบ ตลอดจนการสร้างเนื้อหาสำหรับลูกค้าภายในและภายนอก

งานนี้จำเป็นต้องแบ่งปันไฟล์กับพันธมิตรภายนอก ผู้ตัดต่อของเราทำงานบนไฟล์ขนาดใหญ่ที่ไม่สามารถส่งผ่านทางอีเมลได้โดยง่าย เราจึงมีอุปสรรคในการจัดหาสื่อข้อมูลให้ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ Dropbox ทำให้การส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้กับพันธมิตรภายนอกเป็นเรื่องง่าย เพราะเราไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับข้อจำกัดด้านพื้นที่

ทีมช่างกล้องและช่างภาพอิสระของเราทุกคนใช้ Dropbox ช่างภาพและเจ้าหน้าที่ควบคุมกล้องอิสระจำนวนมากเคยใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวเพื่อส่งไฟล์มาก่อน แต่ไฟล์ถูกส่งไปยังที่ต่างๆ ทั่วไปหมดจนไม่อาจจดจำได้ครบถ้วนว่าไฟล์ไปอยู่ที่ใดบ้าง

คุณสมบัติการขอไฟล์ของ Dropbox แก้ปัญหานั้นได้โดยให้ฉันสามารถขอไฟล์และกำหนดตำแหน่งที่จะบันทึก ช่างภาพจะได้รับคำขอนั้นโดยที่ไม่ต้องมีบัญชี Dropbox เลย เมื่ออัพโหลดไฟล์แล้ว Dropbox ก็จะบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ กระบวนการนี้ช่วยให้ทุกคนทำงานได้เป็นระเบียบมากขึ้น รวมถึงใช้เวลาในการรับและค้นคืนสื่อข้อมูลต่างๆ น้อยลง

Dropbox กลุ่มช่วยให้เกิดโครงสร้าง พร้อมทั้งมีการควบคุมและความสามารถในการมองเห็น

การเปลี่ยนมาใช้บัญชี Dropbox ทีมยังช่วยเรื่องการจัดระเบียบภายในอีกด้วย ก่อนที่จะมีบัญชีทีม แต่ละแผนกของ NRL รวมถึงสมาชิกเจ้าหน้าที่แต่ละคนต่างก็ใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวของตนเอง ซึ่งส่งผลให้เราควบคุมการดูแลจัดการได้อย่างจำกัด เมื่อทุกคนทำงานบนแพลตฟอร์มเดียวกัน ผู้ดูแลระบบก็สามารถบริหารจัดการได้ดีมากยิ่งขึ้น

ฉันใช้คุณสมบัติกลุ่มใน Dropbox เพื่อสร้างกลุ่มสำหรับแต่ละแผนก ฉันจึงสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์เฉพาะ เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และไม่ต้องทำอะไรมากไปกว่านี้ ด้วยความที่ฉันเป็นผู้ดูแลระบบ ฉันยังสามารถใส่วันหมดอายุลงในไฟล์ต่างๆ ดูว่ามีการแบ่งปันอะไรบ้าง รวมถึงติดตามว่าใครดาวน์โหลดและเปิดไฟล์ นอกจากนี้ ฉันสามารถเพิ่มหรือลบสิทธิ์การเข้าถึง หรือย้ายผู้ใช้รายบุคคลไปยังกลุ่มอื่นได้อีกด้วย

ชุดคุณสมบัติอันมีประสิทธิภาพของ Dropbox ช่วยให้มองเห็นกิจกรรมการแบ่งปันไฟล์ได้ดียิ่งขึ้น เราจึงทราบแน่ชัดว่ากำลังเกิดอะไรขึ้นบ้าง เกิดขึ้นกับใคร และเกิดขึ้นเมื่อใด

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันจากระยะไกลให้ดียิ่งขึ้นและไม่ต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา

NRL มองเห็นประโยชน์จากการใช้ Dropbox เสมอมา แต่การแพร่ระบาดทั่วโลกช่วยเน้นให้เห็นจุดเด่นของคุณสมบัติต่างๆ และเร่งให้เรานำผลิตภัณฑ์ของ Dropbox มาใช้งานเร็วขึ้น หลังจากที่การระบาดทั่วโลกเริ่มขึ้นในช่วงแรก เราก็เริ่มจัดการแข่งขันสดขึ้นอีกครั้งโดยมีข้อจำกัด เราจึงจำเป็นต้องมีวิธีแบ่งปันเนื้อหาอย่างรวดเร็วกับผู้แพร่ภาพกระจายเสียง ตลอดจนฝ่ายอื่นๆ ที่ไม่สามารถมาอยู่ในสนามกีฬาได้

Dropbox ช่วยเราส่งสื่อข้อมูลนั้นออกไปได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ฉันจะสร้างโฟลเดอร์สำหรับพันธมิตรภายนอกของเราแต่ละราย แล้วเพิ่มที่อยู่อีเมลของคู่ค้ารายนั้นลงในโฟลเดอร์ แทนที่จะแบ่งปันลิงก์ Dropbox ของแต่ละไฟล์เท่านั้น จึงทำให้พันธมิตรสามารถเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ที่ต้องการได้แม้จะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม เมื่อพันธมิตรมีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ของตนเอง ก็จะสามารถมองเห็นเนื้อหาที่ทีมช่างกล้องและช่างภาพของเราส่งเข้ามาได้

การตัดต่อฟุตเทจจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือในการทำงานอย่างมาก ซึ่งจะไม่ยุ่งยากหากทุกคนอยู่ในสำนักงาน แต่การเปลี่ยนมาใช้วิธีทำงานจากระยะไกลหมายความว่าเราไม่สามารถเพียงแค่แวะไปที่โต๊ะทำงานของคนอื่นเพื่อดูฟุตเทจวิดีโอร่วมกัน และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างการสนทนาแบบต่อหน้าขึ้นมาใหม่ด้วยการส่งอีเมลกลับไปกลับมา ความคิดเห็นต่างๆ จะสูญหายเมื่อเรารวบรวมข้อคิดเห็นจากอีเมล และเนื่องจากอีเมลไม่ใช่การทำงานแบบเรียลไทม์ ผู้ตัดต่อจึงอาจได้รับข้อความอีกข้อความหนึ่งหลังจากที่ตัดต่อเสร็จแล้ว ซึ่งทำให้ต้องทำงานเพิ่มอีก

เราจบปัญหาทั้งหมดนั้นโดยการทดลองใช้ Dropbox Replay ซึ่งให้เราสามารถตรวจทานฟุตเทจกับทั้งทีมได้แบบเรียลไทม์ Replay ทำให้ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมาอีกต่อไป ฉันแค่ให้ลิงก์ Replay และตั้งวันที่ครบกำหนดให้สมาชิกในทีมแสดงข้อคิดเห็น แล้วสมาชิกก็จะแสดงความคิดเห็นตามประทับเวลาที่แน่นอนในวิดีโอ การให้ข้อคิดเห็นจึงรวดเร็วและแม่นยำขึ้น อีกทั้งยังรวมอยู่ในที่เดียว แม้เราจะทำงานอยู่คนละแห่งก็ตาม

ฉันนึกภาพไม่ออกเลยว่าจะทำงานโดยไม่มี Dropbox ได้อย่างไร หากไม่มี Dropbox ขั้นตอนการทำงานของเราคงต้องใช้โซลูชันต่างๆ เพิ่มมากขึ้น และการทำงานร่วมกันก็จะยังคงไม่เข้าที่เข้าทาง Dropbox เป็นแพลตฟอร์มหนึ่งที่ช่วยให้ทำงานได้ง่ายไม่ซับซ้อนในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ให้หลายๆ ฝ่ายทำงานต่างๆ มากมายได้ครบถ้วนในที่เดียว จึงเป็นการปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่างๆ ของ NRL ให้ดียิ่งขึ้นอย่างมาก พร้อมทั้งช่วยให้แบ่งปันข้อมูลเนื้อหาได้ง่ายและรวดเร็วกว่าเดิม