El deporte une a la gente. Miles de fans se reúnen en estadios de todo el mundo para animar a sus equipos, y millones más viven la experiencia por televisión y online. Pero crear una experiencia visual agradable para aquellos que no están en el estadio requiere mucho trabajo detrás de escena.
Me uní a la Liga Nacional de Rugby (NRL) de Australia en 2020. La NRL es propietaria de los derechos del rugby en Australia, y aprovechamos nuestra propiedad intelectual vendiéndola a los titulares de los derechos de emisión, incluyendo Canal 9 y Fox Sports. Nuestro sitio web ejecuta programación paralela que complementa las emisiones de televisión.
La NRL comenzó a usar Dropbox en 2017, principalmente para gestionar la forma en que los socios usaban nuestros activos. La NRL genera ingresos vendiendo filmaciones de juegos y, anteriormente, cualquiera podía configurar una cuenta para comprarlo. La NRL enviaba luego a esa persona un enlace que no caducaba nunca, por lo que nada impedía que alguien compartiera ese enlace con otros. Sin la posibilidad de visualizar cómo la gente usaba nuestro contenido, la liga perdió ingresos.
A lo largo de los siguientes años, Dropbox se convirtió en una plataforma de uso compartido gestionada de forma centralizada en toda la empresa que nos permitiría controlar todas las cuentas internas y externas a nivel corporativo. En lugar de enviar a la gente a un sitio FTP, la NRL creó carpetas específicas de Dropbox que daban acceso limitado a las filmaciones que el titular de los derechos poseía o estaba autorizado a utilizar. Ver a qué contenido se accedió y cuándo fue una revelación para el equipo. Muchos de los empleados de la NRL ya estaban familiarizados con Dropbox, por lo que no fue necesario capacitarlos.
Antes de unirme a la NRL, percibía a Dropbox como una mera plataforma de almacenamiento. Pero cuando entré en un nuevo rol como ejecutiva de producción, vi más posibilidades, y he intentado usarlo en todo lo que hacemos.
Más que almacenamiento, Dropbox es uso compartido inteligente
Me ocupo de todo lo relacionado con los servicios de medios de comunicación, incluidos los acuerdos de licencia para las secuencias sin editar, y la creación de contenidos para clientes internos y externos.
Este trabajo requiere compartir archivos con socios externos. Nuestros redactores trabajan con archivos de gran tamaño que no pueden enviar fácilmente por correo electrónico, por lo que nos esforzamos en proporcionar material a los clientes de forma eficiente. Dropbox ha simplificado el envío de archivos de gran tamaño a socios externos, ya que nunca tenemos que preocuparnos por las limitaciones de espacio.
Todos nuestros equipos de cámaras y fotógrafos independientes utilizan Dropbox. Muchos fotógrafos independientes y operadores de cámaras usaban previamente sus cuentas personales de Dropbox para enviar archivos, pero los enviaban a varios lugares diferentes, y era difícil hacer un seguimiento de todo.
La característica de solicitud de archivos de Dropbox resuelve ese problema al permitirme solicitar el archivo y determinar dónde se guarda. El fotógrafo recibe la solicitud, y ni siquiera necesita una cuenta de Dropbox. Una vez que carga los archivos, Dropbox los ingresa automáticamente en la carpeta correcta. Este proceso mantiene a todos más organizados y reduce el tiempo dedicado a recibir y recuperar el material.
Los grupos de Dropbox ofrecen estructura, control y visibilidad
El cambio a una cuenta de equipo de Dropbox también ayudó a la organización interna. Antes de tener una cuenta de equipo, cada departamento de la NRL y los miembros individuales del personal utilizaban sus propias cuentas personales de Dropbox, lo que limitaba nuestro control administrativo. Con todos en una única plataforma, los administradores tienen mayores capacidades de gestión.
Yo uso la característica de grupos en Dropbox para crear un grupo para cada departamento. Luego puedo conceder acceso a carpetas específicas para que todos puedan encontrar rápida y fácilmente lo que necesitan y nada más. Como administrador, también puedo poner fechas de caducidad a los archivos, ver lo que se ha compartido y hacer un seguimiento de quién ha descargado y abierto el archivo. También puedo agregar o quitar el acceso, o mover personas a un grupo diferente.
El sólido conjunto de características de Dropbox ha mejorado la visibilidad de nuestra actividad de uso compartido de archivos, de modo que sabemos exactamente qué ocurre, con quién, y cuándo.
Mejor colaboración remota y eliminación de la cadena de correo electrónico
La NRL siempre vio los beneficios de adoptar Dropbox, pero la pandemia destacó diferentes características y aceleró nuestro uso del producto. Después de la aparición inicial de la pandemia, comenzamos a organizar de nuevo juegos en vivo con restricciones. Necesitábamos una forma de compartir contenidos rápidamente con las emisoras y otras partes que no podían estar físicamente en el estadio.
Dropbox nos ayudó a sacar ese material de forma fácil y rápida. En lugar de simplemente compartir un enlace de Dropbox para cada archivo, creo una carpeta para cada uno de nuestros socios externos y agrego su dirección de correo electrónico a la carpeta, lo que les da acceso a los archivos que necesitan aunque no tengan una cuenta de Dropbox. Con el acceso a su carpeta, pueden ver los contenidos a medida que llegan de nuestros equipos de cámaras y fotógrafos.
La edición de las secuencias requiere mucha colaboración, la cual era sencilla cuando todos estaban en la oficina. Pero el hecho de trabajar a distancia significa que no podemos acercarnos al escritorio de alguien para ver juntos un video, y que es imposible recrear esa conversación en persona con correos electrónicos de ida y vuelta. Los comentarios se perderían al compilar el feedback por correo electrónico, y como el correo electrónico no ocurre en tiempo real, un editor podría recibir otro mensaje después de haber completado una edición, lo que requeriría que hiciera más trabajo.
Le pusimos fin a todo eso probando Dropbox Replay, que nos permite revisar las secuencias con todo el equipo en tiempo real. Replay elimina la necesidad de una cadena de correos electrónicos. Simplemente proporciono un enlace de Replay y establezco un plazo para que los miembros del equipo aporten sus comentarios, y ellos los dejan en las marcas de tiempo exactas del video. Los comentarios son más rápidos, más precisos y están en un solo lugar, incluso cuando trabajamos en lugares diferentes.
El uso de Dropbox a nivel empresarial ha liberado más funciones y beneficios de los que pensaba posible.
No puedo imaginar trabajar sin Dropbox. Sin él, nuestros flujos de trabajo requerirían más soluciones y la colaboración seguiría dispersa. Dropbox es la única plataforma que facilita el trabajo y permite que varias partes hagan muchas cosas en un solo lugar. Ha mejorado significativamente la colaboración entre los equipos de la NRL, y ha facilitado un intercambio de activos más rápido y sencillo.
