Sport brengt mensen samen. Duizenden fans verzamelen zich wereldwijd in arena's en stadions om hun teams aan te moedigen, en miljoenen anderen beleven het op televisie en online. Maar het creëren van een plezierige kijkervaring voor degenen die niet in het stadion aanwezig zijn, vereist veel werk achter de schermen.
Ik kwam bij de National Rugby League (NRL) van Australië in 2020. NRL bezit de rugbyrechten in Australië en we maken gebruik van onze intellectuele eigendommen door te verkopen aan uitzendrechtenhouders, waaronder Channel 9 en Fox Sports. Onze website draait een parallelle programmering die de televisie-uitzendingen aanvult.
NRL begon in 2017 voornamelijk gebruik te maken van Dropbox om te beheren hoe partners ons materiaal gebruikten. De NRL genereert inkomsten door wedstrijdbeelden te verkopen, en voorheen kon iedereen een account instellen om deze aan te schaffen. De NRL verzond vervolgens een link die nooit verliep naar die persoon, wat er toe leidde dat deze links met iedereen gedeeld kon worden. Zonder inzicht in hoe mensen ons materiaal gebruikten, liep de League inkomsten mis.
In de jaren daarna veranderde Dropbox in een centraal beheerd, ondernemingsbreed deelplatform waarmee we alle interne en externe accounts op bedrijfsniveau konden beheren. In plaats van mensen naar een FTP-website door te sturen, maakte de NRL specifieke Dropbox-mappen waarmee beperkte toegang werd verstrekt tot de beelden waarvan de rechtenhouder eigenaar was of gemachtigd was deze te gebruiken. Kunnen zien welke beelden wanneer werden bekeken was een echte openbaring voor het team. Veel NRL-werknemers waren al bekend met Dropbox, waardoor ze geen training nodig hadden.
Voordat ik bij NRL kwam werken, dacht ik dat Dropbox puur een opslagplatform was. Maar toen ik met mijn nieuwe functie als Production Officer begon, ontdekte ik meer mogelijkheden en inmiddels heb ik het geprobeerd toe te passen in alles wat we doen.
Dropbox gaat meer over slim delen dan over opslag
Ik werk met alles dat met mediadiensten te maken heeft, waaronder licentieovereenkomsten voor onbewerkt beeldmateriaal en het creëren van content voor interne en externe klanten.
Voor dit werk moet ik bestanden met externe partners delen. Onze editors werken met grote bestanden die niet makkelijk via e-mail verzonden kunnen worden. Hierdoor hadden we moeite om materiaal efficiënt aan klanten te leveren. Dropbox heeft het verzenden van grote bestanden naar partners vereenvoudigd, omdat we ons nooit zorgen hoeven te maken over opslagruimtebeperkingen.
Al onze camerateams en freelance fotografen gebruiken Dropbox. Veel freelance fotografen, cameramannen en -vrouwen gebruikten voorheen hun persoonlijke Dropbox-accounts om bestanden te verzenden, maar omdat ze deze naar verschillende adressen verzonden, was het moeilijk was om alles goed bij te houden.
De bestandsaanvragen van Dropbox verhelpen dat probleem doordat ik het bestand kan aanvragen en kan bepalen waar het wordt opgeslagen. De fotograaf ontvangt de aanvraag, en deze heeft niet eens een Dropbox-account nodig. Zodra ze de bestanden uploaden, vult Dropbox automatisch de juiste map. Dankzij dit proces is iedereen beter georganiseerd en kost het minder tijd om materiaal te ontvangen en terug te halen.
Dropbox-groepen bieden structuur, beheer en zichtbaarheid
Het overstappen naar een Dropbox-teamaccount heeft ook bij de interne organisatie geholpen. Voordat we een teamaccount hadden, gebruikte elke NRL-afdeling en individuele werknemer hun eigen persoonlijke Dropbox-account, waardoor onze administratieve controle werd beperkt. Nu iedereen op één platform zit, hebben beheerders betere managementcapaciteiten.
Ik gebruik de functie Groepen in Dropbox om een groep voor elke afdeling te maken. Vervolgens kan ik toegang tot specifieke mappen verlenen zodat iedereen snel en makkelijk kan vinden wat ze nodig hebben en niets meer. Als beheerder kan ik vervaldatums op bestanden zetten, zien wat er is gedeeld en traceren wie het bestand heeft gedownload en geopend. Ook kan ik toegang toevoegen of verwijderen of individuen naar een andere groep verplaatsen.
Dankzij de robuuste functies van Dropbox hebben we meer inzicht gekregen in de bestanden die we delen, waardoor we precies weten wat er gebeurt, met wie en wanneer.
Verbeterde samenwerking op afstand en geen e-mailketens meer
NRL heeft altijd de voordelen van Dropbox ingezien, maar de pandemie zorgde ervoor dat we andere functies opmerkten en dat we het product sneller in gebruik hebben genomen. Na het begin van de pandemie begonnen we weer live wedstrijden met beperkingen uit te zenden. We hadden een manier nodig waarop we snel materiaal konden delen met omroepen en anderen die niet fysiek in het stadion aanwezig konden zijn.
Dropbox heeft ons geholpen dat materiaal snel en eenvoudig over te dragen. In plaats van een Dropbox-link voor elk bestand te delen, maak ik een map voor elk van onze externe partners en voeg ik hun e-mailadressen aan de map toe, waardoor ze zelfs als ze geen Dropbox-account hebben, toegang tot de bestanden krijgen. Met toegang tot hun map kunnen ze materiaal zien wanneer het binnenkomt van onze camerateams en fotografen.
Het bewerken van beeldmateriaal vereist veel samenwerking, wat eenvoudig was toen iedereen op kantoor werkte. Maar nu mensen op afstand werken, loop je niet meer zo makkelijk naar iemands bureau om samen videomateriaal te bekijken en dergelijke besprekingen kun je niet houden door heen en weer te e-mailen. We raakten opmerkingen kwijt bij het verzamelen van e-mailfeedback, en omdat e-mail niet in real time plaatsvindt, kon het zijn dat editors een ander bericht ontvingen nadat ze een bewerking hadden voltooid, wat betekent dat ze meer werk moesten doen.
Dat is allemaal verholpen toen we Dropbox Replay uitprobeerden, omdat we daarmee in real time beeldmateriaal met het hele team kunnen bekijken. Replay neemt de noodzaak van een e-mailketting weg. Ik stuur simpelweg een Replay-link en stel een deadline voor feedback van teamleden in, en vervolgens kunnen zij hun opmerkingen bij nauwkeurige tijdstempels in de video achterlaten. Zo ontvang je sneller en nauwkeuriger feedback, allemaal op één plek, zelfs als we niet bij elkaar op kantoor zitten.
Door Dropbox bedrijfsbreed te gebruiken, hebben we meer functies en voordelen ontgrendeld dan ik had verwacht.
Ik kan het me niet meer voorstellen om zonder Dropbox te werken. Zonder Dropbox zouden onze workflows meer oplossingen vereisen, en samenwerkingen zouden nog steeds ongeorganiseerd verlopen. Dropbox is hét platform waarmee je werk eenvoudig houdt en waarbij meerdere partijen aan veel verschillende dingen op één plek kunnen werken. Het heeft de samenwerking tussen de teams van NRL aanzienlijk verbeterd en het mogelijk gemaakt om materiaal sneller en eenvoudiger te delen.
