Sport för människor samman. Tusentals fans samlas på arenor över hela världen för att heja på sina lag, och miljontals fler upplever spänningen på tv och online. Men att skapa en trevlig upplevelse för dem som inte är på arenan kräver mycket arbete bakom kulisserna.
Jag blev en del av Australiens National Rugby League (NRL) 2020. NRL äger rugbyrättigheter i Australien, och vi utnyttjar vår immateriella egendom genom att sälja till innehavare av sändningsrättigheter, inklusive Channel 9 och Fox Sports. Vår webbplats kör parallellsändning som kompletterar tv-sändningarna.
NRL började använda Dropbox 2017 främst för att hantera sättet partner använder våra tillgångar. NRL genererar intäkter genom att sälja matchklipp, och tidigare kunde vem som helst skapa ett konto för att köpa dem. NRL skickade sedan denna person en länk som aldrig slutade gälla, så ingenting hindrade personen från att dela den vidare med någon annan. Utan insyn i sättet människor använde vårt innehåll på förlorade ligan intäkter.
Under de nästföljande åren blev Dropbox en centralt styrd, företagsomfattande delningsplattform som gjorde det möjligt för oss att kontrollera alla interna och externa konton på företagsnivå. I stället för att skicka folk till en FTP-plats skapade NRL specifika Dropbox-mappar som gav begränsad åtkomst till de klipp rättighetsinnehavaren ägde eller hade behörighet att använda. Möjligheten att se vilka klipp som öppnades och när var banbrytande för teamet. Många NRL-medarbetare kände till Dropbox, så förändringen krävde ingen utbildning.
Innan jag började på NRL uppfattade jag Dropbox som en renodlad lagringsplattform. Men när jag klev in i en ny roll som produktionsledare såg jag fler möjligheter, och jag har försökt använda lösningen i allt vi gör.
Dropbox är mer än bara lagring och ger smart delning
Jag hanterar allt som rör medietjänster, inklusive licensavtal för råfilm och arbetet att skapa innehåll åt interna och externa kunder.
Detta arbete kräver att du delar filer med externa partner. Våra redaktörer arbetar med stora filer som de inte enkelt kan skicka via e-post, så vi hade svårt att tillhandahålla material till kunder på ett effektivt sätt. Dropbox har gjort det enklare att skicka stora filer till externa partner eftersom vi aldrig behöver oroa oss för utrymmesbegränsningar.
Alla våra kamerateam och frilansfotografer använder Dropbox. Många frilansfotografer och kameraoperatörer använde tidigare sina personliga Dropbox-konton för att skicka filer, men de skickade dem massor av olika platser och det var svårt att hålla ordning på allt.
Dropbox filinlämningsfunktion löser detta problem genom att låta mig begära filen och avgöra var den ska sparas. Fotografen får begäran och behöver inte ens ett Dropbox-konto. När filerna har laddats upp placerar Dropbox dem sedan automatiskt i rätt mapp. Denna process håller alla mer organiserade och minskar tiden som krävs för att ta emot och hämta material.
Dropbox-grupper erbjuder struktur, kontroll och översikt
Att flytta till ett Dropbox-teamkonto bidrog också till den interna organisationen. Innan de hade ett teamkonto använde varje NRL-avdelning och enskilda medarbetare sina egna personliga Dropbox-konton, vilket begränsade vår administrativa kontroll. När alla finns på en plattform har administratörer större styrningsmöjligheter.
Jag använder gruppfunktionen i Dropbox för att skapa en grupp för varje avdelning. Jag kan sedan ge åtkomst till specifika mappar så att alla snabbt och enkelt kan hitta det de behöver och inget mer. Som administratör kan jag också ge filer utgångsdatum, se vad som har delats och spåra vem som har laddat ner och öppnat en fil. Jag kan också lägga till eller ta bort åtkomst eller flytta användare till en annan grupp.
Dropbox robusta funktionsuppsättning har förbättrat insynen i våra fildelningsaktiviteter så att vi vet exakt vad som händer, vem som gör vad och när.
Förbättrat distanssamarbete och inga mer e-postkedjor
NRL har alltid sett fördelarna med Dropbox, men med pandemin blev värdet av fler funktioner uppenbart, vilket påskyndade vår användning av produkten. Efter pandemins inledningsskede började vi arrangera matcher igen med restriktioner. Vi behövde ett sätt att snabbt dela innehåll med sändningsbolag och andra parter som inte kunde vara på arenan fysiskt.
Dropbox hjälpte oss att få ut materialet enkelt och snabbt. Istället för att bara dela en Dropbox-länk för varje fil skapar jag en mapp för var och en av våra externa partner och lägger till deras mejladress i mappen, vilket ger dem åtkomst till filerna de behöver även om de saknar ett Dropbox-konto. Med åtkomst till mappen kan de se innehållet efterhand som det kommer in från våra kamerateam och fotografer.
Bildredigering kräver mycket samarbete, och detta var enkelt när alla var på kontoret. Övergången till distansarbete innebär emellertid att man inte bara kan gå över till någons skrivbord för att se titta på filmen tillsammans, och det är omöjligt att återskapa ett personligt samtal med e-postmeddelanden fram och tillbaka. Kommentarer försvann när vi sammanställde e-postfeedback, och eftersom e-post inte sker i realtid kan en redigerare få ytterligare ett meddelande efter att redigeringen är klar, vilket krävde en massa merarbete.
Alla dessa problem försvann när vi testade Dropbox Replay som låter oss granska bilder med hela teamet i realtid. Replay eliminerar behovet av en e-postkedja. Jag tillhandahåller bara en Replay-länk och skapar en deadline för teammedlemmar att ge feedback, och de lämnar sina kommentarer vid exakta tidsstämplar i videon. Feedbackprocessen går snabbare och är mer exakt, och allt samlas på ett och samma ställe, även när vi arbetar på olika platser.
Att använda Dropbox på företagsnivå har gett oss fler funktioner och fördelar än jag trodde var möjligt.
Jag kan inte tänka mig att arbeta utan Dropbox. Utan Dropbox skulle våra arbetsflöden kräva fler lösningar, och samarbetet skulle ändå vara utspritt. Dropbox är den enda plattformen som håller arbetet enkelt, så att många olika intressenter kan göra massor av saker på ett och samma ställe. Detta har avsevärt förbättrat NRL:s samarbete mellan teamen och möjliggjort snabbare och enklare delning av tillgångar.
