En sentralisert plattform for bedre sendingssamarbeid og raskere deling

Dropbox hjelper Australias National Rugby League med å administrere hvordan partnere bruker eiendeler og kontrollerer tilgang internt, sikkert og uanstrengt.

 

Av Rachel Jedwood, produksjonsoffiser hos National Rugby League



 

National Rugby League-studio med kameraer i forgrunnen

Sport bringer mennesker sammen. Tusenvis av fans samles på arenaer og stadioner over hele verden for å heie på lagene sine, og flere millioner opplever det på TV og online. Men å skape en hyggelig seeropplevelse for de som ikke er på stadion, krever mye arbeid bak kulissene.

Jeg ble med i Australias National Rugby League (NRL) i 2020. NRL eier rugbyrettigheter i Australia, og vi utnytter vår immaterielle eiendom ved å selge til rettighetshavere for kringkasting, inkludert Channel 9 og Fox Sports. Vår nettside kjører parallell programmering som utfyller TV-sendingene.

NRL begynte å bruke Dropbox i 2017 primært for å administrere hvordan partnere brukte eiendelene våre. NRL genererer inntekter ved å selge spillopptak, og tidligere kunne hvem som helst opprette en konto for å kjøpe dem. NRL ville da sende denne personen en lenke som aldri utløp, så ingenting hindret noen i å dele lenken med andre. Uten innsyn i hvordan folk brukte innholdet vårt, tapte ligaen inntekter.

I løpet av de neste årene ble Dropbox en sentralt administrert, bedriftsomfattende delingsplattform som ville tillate oss å kontrollere alle interne og eksterne kontoer på bedriftsnivå. I stedet for å sende folk til et FTP-nettsted, opprettet NRL spesifikke Dropbox-mapper som ga begrenset tilgang til opptakene som rettighetsinnehaveren eide eller var autorisert til å bruke. Å se hvilke opptak som ble åpnet og når, var en åpenbaring for teamet. Mange NRL-ansatte var allerede kjent med Dropbox, så det krevde ikke opplæring.

Før jeg begynte i NRL, oppfattet jeg Dropbox som en ren lagringsplattform. Men da jeg gikk inn i en ny rolle som produksjonsansvarlig, så jeg flere muligheter, og jeg har prøvd å bruke det i alt vi gjør.

Mer enn lagring, Dropbox er smart deling

Jeg håndterer alt relatert til medietjenester, inkludert lisensavtaler for råopptak, og lager innhold for interne og eksterne kunder.

Dette arbeidet krever deling av filer med eksterne partnere. Redaktørene våre jobber med store filer de ikke enkelt kan sende via e-post, så vi slet med å levere materiale til kundene effektivt. Dropbox har forenklet sending av store filer til eksterne partnere, fordi vi aldri trenger å bekymre oss for plassbegrensninger.

Alle våre kamerateam og frilansfotografer bruker Dropbox. Mange frilansfotografer og kameraoperatører brukte tidligere sine personlige Dropbox-kontoer til å sende filer, men de sendte dem til alle disse forskjellige stedene, og det var vanskelig å holde styr på alt.

Dropbox sin filforespørselsfunksjon løser det problemet ved å la meg be om filen og bestemme hvor den skal lagres. Fotografen mottar forespørselen, og de trenger ikke engang en Dropbox-konto. Når de laster opp filene, fyller Dropbox automatisk ut riktig mappe. Denne prosessen holder alle mer organiserte og reduserer tiden brukt på å motta og hente materiale.

«Det er praktisk å dele filer og opptak mellom redaktører og klienter, spesielt når folk jobber eksternt.»

– Rachel Jedwood, produksjonsleder, National Rugby League
Rachel Jedwood, produksjonsleder, National Rugby League

Dropbox-grupper tilbyr struktur, kontroll og synlighet

Å flytte til en Dropbox-teamkonto hjalp også med intern organisering. Før de hadde en teamkonto, brukte hver NRL-avdeling og individuelle ansatte sine egne personlige Dropbox-kontoer, noe som begrenset vår administrative kontroll. Med alle på én plattform har administratorer større administrasjonsmuligheter.

Jeg bruker gruppefunksjonen i Dropbox til å lage en gruppe for hver avdeling. Jeg kan da gi tilgang til bestemte mapper slik at alle raskt og enkelt kan finne det de trenger og ikke noe mer. Som administrator kan jeg også sette utløpsdatoer på filer, se hva som er delt og spore hvem som har lastet ned og åpnet filen. Jeg kan også legge til eller fjerne tilgang eller flytte enkeltpersoner til en annen gruppe.

Dropbox sitt robuste funksjonssett har forbedret synlighet i fildelingsaktiviteten vår, slik at vi vet nøyaktig hva som skjer, med hvem og når.

«Jeg oppretter Dropbox-grupper for hver avdeling og legger dem til i bestemte mapper – for å sikre at bare de rette personene har tilgang. Dette gjør det organisert og enkelt å bruke.»

– Rachel Jedwood, produksjonsleder, National Rugby League
Byggemannskap står foran bygningen

Forbedret eksternt samarbeid og eliminering av e-postkjeden

NRL så alltid fordelene ved å ta i bruk Dropbox, men pandemien fremhevet forskjellige funksjoner og fremskyndet bruken vår av produktet. Etter det første utbruddet av pandemien, begynte vi å arrangere live-spill igjen med restriksjoner. Vi trengte en måte å dele innhold raskt med kringkastere og andre parter som ikke fysisk kunne være på stadion på.

Dropbox hjalp oss med å gi ut det materialet enkelt og raskt. I stedet for bare å dele en Dropbox-lenke for hver fil, oppretter jeg en mappe for hver av de eksterne partnerne våre og legger til e-postadressen deres i mappen, og gir dem tilgang til filene de trenger selv om de ikke har en Dropbox-konto. Med tilgang til mappen deres kan de se innhold når det kommer inn fra kamerateamene og fotografene våre.

Redigering av opptak krever mye samarbeid, noe som var enkelt da alle var på kontoret. Men å flytte til eksternt arbeid betyr at vi ikke bare kan gå bort til noens skrivebord for å se videoopptak sammen, og det er umulig å gjenskape den personlige diskusjonen med e-poster frem og tilbake. Kommentarer ville gå tapt når vi kompilerte tilbakemelding på e-post, og fordi e-post ikke skjer i sanntid, kan en redaktør få en ny melding etter at de har fullført en redigering, som krever at de gjør mer arbeid.

Vi avsluttet alt dette ved å prøve Dropbox Replay, som lar oss se gjennom opptak med hele teamet i sanntid. Replay eliminerer behovet for en e-postkjede. Jeg gir ganske enkelt en Replay-lenke og setter en frist for teammedlemmer for å gi tilbakemelding, og de legger igjen kommentarene sine til nøyaktige tidsstempler i videoen. Tilbakemelding er raskere, mer nøyaktig, og alt på ett sted, selv når vi jobber på forskjellige steder.

Å bruke Dropbox på bedriftsnivå har låst opp flere funksjoner og fordeler enn jeg trodde var mulig.

– Rachel Jedwood, produksjonsleder, National Rugby League
Jeg kan ikke tenke meg å jobbe uten Dropbox. Uten det ville arbeidsflytene våre krevd flere løsninger, og samarbeid ville fortsatt være spredt. Dropbox er den eneste plattformen som gjør arbeidet enkelt, slik at flere parter kan gjøre mange ting på ett sted. Det har betydelig forbedret NRLs samarbeid mellom team og tilrettelagt for raskere, mer enkel deling av eiendeler.