Sport zbliża ludzi do siebie. Tysiące fanów gromadzą się na arenach i stadionach na całym świecie, aby dopingować swoje drużyny, a miliony śledzą rozgrywki w telewizji i online. Zapewnienie przyjemnych wrażeń tym, których nie ma na stadionie, wymaga jednak sporo pracy za kulisami.
Dołączyłam do australijskiej National Rugby League (NRL) w 2020 roku. NRL jest właścicielem praw do rozgrywek rugby w Australii. Czerpiemy korzyści z naszej własności intelektualnej, sprzedając prawa do transmisji, między innymi kanałom Channel 9 i Fox Sports. Na naszej stronie internetowej nadajemy równolegle programy, które uzupełniają transmisje telewizyjne.
NRL zaczęła korzystać z Dropbox w 2017 roku przede wszystkim w celu zarządzania sposobami, w jakie partnerzy korzystają z naszych zasobów. Źródłem przychodów NRL jest sprzedaż materiałów z meczów. Dawniej każdy mógł założyć konto, by je kupić. Wówczas NRL wysyłała tej osobie łącze, które nigdy nie wygasało, więc nic nie stało na przeszkodzie, aby udostępnić je innym. Bez wglądu w to, jak ludzie korzystali z naszych treści, liga traciła przychody.
W ciągu kilku następnych lat Dropbox stał się centralnie zarządzaną, działającą w całym przedsiębiorstwie platformą udostępniania plików, która pozwalała nam kontrolować wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne konta. Zamiast wysyłać klientów na stronę FTP, organizacja NRL stworzyła specjalne foldery Dropbox zapewniające ograniczony dostęp do materiałów, które były własnością posiadacza praw lub do wykorzystania których był on upoważniony. Możliwość sprawdzenia, do jakiego materiału uzyskano dostęp i kiedy miało to miejsce, okazała się dla zespołu niezwykle przydatna. Wielu pracowników NRL znało już Dropbox, więc nie trzeba było przeprowadzać szkoleń.
Zanim dołączyłam do NRL, postrzegałam Dropbox wyłącznie jako platformę przechowywania danych. Jednak kiedy rozpoczęłam pracę na stanowisku kierowniczki produkcji, dostrzegłam więcej możliwości, które staram się wykorzystywać w każdym aspekcie naszej działalności.
Dropbox to więcej niż przechowywanie plików – to również inteligentne udostępnianie
Zajmuję się wszystkimi kwestiami związanymi z usługami medialnymi, w tym umowami licencyjnymi na surowy materiał filmowy oraz tworzeniem treści dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych.
Praca ta wymaga udostępniania plików partnerom zewnętrznym. Nasi montażyści pracują z dużymi plikami, których nie mogą łatwo wysłać pocztą elektroniczną, więc trudno było nam sprawnie dostarczać materiały do klientów. Dropbox uprościł wysyłanie dużych plików do partnerów zewnętrznych – nigdy nie musimy się martwić o ograniczone miejsce.
Wszyscy członkowie naszych ekip telewizyjnych i współpracujący z nami niezależni fotografowie korzystają z Dropbox. Wielu niezależnych fotografów i operatorów kamer używało wcześniej swoich osobistych kont Dropbox do wysyłania plików, ale wysyłali je do wielu różnych miejsc i trudno było śledzić cały ten proces.
Dostępna w Dropbox funkcja prośby o plik rozwiązuje ten problem. Mogę poprosić o plik i wskazać miejsce, w którym zostanie zapisany. Fotograf otrzymuje prośbę i nie musi nawet mieć konta w Dropbox. Po przesłaniu plików Dropbox automatycznie umieszcza je w odpowiednim folderze. Dzięki temu procesowi wszyscy są lepiej zorganizowani i skraca się czas poświęcany na odbieranie i pobieranie materiałów.
Grupy Dropbox oferują strukturę, kontrolę i widoczność
Przejście na zespołowe konto Dropbox pomogło również w wewnętrznej organizacji. Zanim zaczęliśmy korzystać z konta zespołowego, pracownicy wszystkich działów NRL i poszczególni członkowie personelu używali osobistych kont Dropbox, co ograniczało naszą kontrolę administracyjną. Teraz, gdy wszyscy korzystają z jednej platformy, administratorzy mają większe możliwości zarządzania.
Używam funkcji grup w Dropbox, aby stworzyć grupę dla każdego działu. Następnie mogę przyznać dostęp do konkretnych folderów, aby każdy mógł szybko i łatwo znaleźć to, czego potrzebuje – i nic więcej. Jako administrator mogę również dodawać do plików daty wygaśnięcia oraz sprawdzać, co zostało udostępnione, a także śledzić, kto pobrał i otworzył dany plik. Mogę również dodawać lub usuwać dostęp oraz przenosić osoby do innych grup.
Bogaty zestaw funkcji Dropbox poprawił widoczność naszej aktywności w zakresie udostępniania plików, dzięki czemu mamy pełny obraz sytuacji.
Sprawniejsza współpraca zdalna i wyeliminowanie łańcucha e-maili
NRL zawsze widziała korzyści z przyjęcia Dropbox, ale pandemia podkreśliła znaczenie poszczególnych funkcji i przyspieszyła proces ich wdrażania. Po zakończeniu pierwszej fazy pandemii zdecydowaliśmy się na wznowienie rozgrywek z pewnymi ograniczeniami. Potrzebowaliśmy sposobu na szybkie udostępnianie treści nadawcom i innym zainteresowanym, którzy nie mogli fizycznie pojawić się na stadionie.
Dropbox pomógł nam łatwo i szybko udostępnić ten materiał. Zamiast udostępniać łącza Dropbox do poszczególnych plików, tworzę folder dla każdego z naszych partnerów zewnętrznych i dodaję ich adresy e-mail, dając im dostęp do plików, których potrzebują; nie muszą nawet mieć konta Dropbox. W swoich folderach mogą oglądać treści, które przesyłają nasze ekipy telewizyjne i fotografowie.
Montaż materiału filmowego wymaga intensywnej współpracy. Była ona prosta, gdy wszyscy pracowali w biurze. Jednak przejście na pracę zdalną oznacza, że nie możemy po prostu podejść do czyjegoś biurka, aby wspólnie obejrzeć materiał wideo. Co więcej, komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej nigdy w pełni nie zastąpi dyskusji w cztery oczy. Gdy zbieraliśmy opinie przekazywane w wiadomościach e-mail, część z nich gdzieś przepadała, a ponieważ e-maile nie funkcjonują w czasie rzeczywistym, montażysta mógł otrzymać kolejną wiadomość już po zakończeniu montażu, co wiązało się z dodatkową pracą.
Ostatecznie zdecydowaliśmy się wypróbować produkt Dropbox Replay, który pozwala nam przeglądać materiał filmowy z całym zespołem w czasie rzeczywistym. Replay eliminuje potrzebę tworzenia łańcucha e-maili. Wystarczy, że udostępnię łączę do Replay i ustalę termin, w którym członkowie zespołu mają przekazać swoje opinie, a oni zostawiają w filmie komentarze z dokładnymi sygnaturami czasowymi. Proces gromadzenia opinii jest szybszy i dokładniejszy oraz odbywa się w jednym miejscu, nawet jeśli pracujemy w różnych lokalizacjach.
Korzystając z Dropbox na poziomie przedsiębiorstwa, mamy do dyspozycji więcej funkcji i korzyści, niż się spodziewałam.
Nie wyobrażam sobie pracy bez Dropbox. Nasze przepływy pracy wymagałyby wprowadzenia większej liczby rozwiązań, a współpraca nadal byłaby nieefektywna. Dropbox to jedyna platforma, która pozwala zachować prostą strukturę pracy, umożliwiając wielu użytkownikom robienie wielu rzeczy w jednym miejscu. Znacząco poprawiła ona współpracę pomiędzy zespołami NRL oraz umożliwiła szybsze i prostsze udostępnianie zasobów.
