Una piattaforma centralizzata per migliorare la collaborazione sulle trasmissioni e velocizzare la condivisione

Dropbox aiuta la National Rugby League australiana a gestire le modalità con cui i partner utilizzano le risorse, controllando gli accessi internamente in modo semplice e sicuro.

 

A cura di Rachel Jedwood, responsabile della produzione presso la National Rugby League



 

Studio della National Rugby League con le telecamere in primo piano

Gli sport uniscono le persone. Migliaia di fan si riuniscono nelle arene e negli stadi di tutto il mondo per tifare la propria squadra e milioni di spettatori seguono le competizioni e le partite in televisione e online. Tuttavia, creare un'esperienza visiva ottimale per coloro che non si recano fisicamente allo stadio richiede molto lavoro dietro le quinte.

Sono entrata a far parte della National Rugby League (NRL) australiana nel 2020. La NRL possiede i diritti del rugby in Australia e sfrutta la proprietà intellettuale vendendo i contenuti ai detentori dei diritti di trasmissione, tra cui Channel 9 e Fox Sports. Il nostro sito web segue una programmazione parallela che integra le trasmissioni televisive.

La NRL ha iniziato a utilizzare Dropbox nel 2017 principalmente per gestire le modalità di utilizzo delle risorse da parte dei partner. La NRL genera entrate dalla vendita di filmati delle partite. In precedenza, chiunque poteva creare un account per acquistarli. Successivamente, veniva inviato all'acquirente un link senza alcuna scadenza, che non impediva a nessuno di condividerlo con altre persone. E così, senza alcuna visibilità su come venivano utilizzati i nostri contenuti, la lega perdeva opportunità di guadagno.

Negli anni successivi, Dropbox è diventata una piattaforma di condivisione aziendale gestita in maniera centralizzata che ci ha permesso di controllare tutti gli account interni ed esterni a livello aziendale. Anziché indirizzare le persone a un sito FTP, la NRL ha creato cartelle Dropbox specifiche che consentissero un accesso limitato ai filmati di cui il detentore dei diritti era proprietario o autorizzato all'uso. Poter vedere a quali filmati le persone accedevano e quando è stata una rivelazione per il team. Molti dipendenti della NRL avevano già familiarità con Dropbox, perciò non è stata necessaria alcuna formazione.

Prima di entrare a far parte della NRL, vedevo Dropbox solo come una piattaforma di archiviazione. Tuttavia, quando ho assunto il ruolo di responsabile della produzione, ho capito che offriva molte più possibilità e ho cercato di utilizzarlo in ogni aspetto del nostro lavoro.

Più di un semplice archivio, Dropbox offre una condivisione intelligente

Mi occupo di tutto ciò che riguarda i servizi multimediali, compresi i contratti di licenza per le riprese grezze e la creazione di contenuti per i clienti interni ed esterni.

Questo lavoro richiede la condivisione di file con partner esterni. I nostri editor lavorano con file di grandi dimensioni che non possono inviare facilmente via email, perciò avevamo difficoltà a fornire il materiale ai clienti in modo efficiente. Dropbox ha semplificato l'invio di file di grandi dimensioni ai partner esterni: ora non dobbiamo più preoccuparci dei limiti di spazio.

Tutti i membri della troupe e i fotografi freelance utilizzano Dropbox. Molti fotografi freelance e operatori di telecamera in precedenza utilizzavano i loro account Dropbox personali per inviare file; tuttavia, inviandoli in tante posizioni diverse, era difficile tenere traccia di tutto.

Le richieste di file di Dropbox risolvono questo problema perché mi consentono di richiedere il file scegliendo dove salvarlo. Il fotografo riceve la richiesta e non ha nemmeno bisogno di un account Dropbox per accedervi. Una volta caricati i file, Dropbox salva automaticamente il file nella cartella corretta. Questo processo mantiene tutti più organizzati e riduce i tempi di ricezione e recupero del materiale.

“La condivisione di file e filmati tra editor e clienti è comoda, soprattutto quando si lavora a distanza”.

—Rachel Jedwood, Responsabile di produzione, National Rugby League
Rachel Jedwood, responsabile della produzione, National Rugby League

I gruppi di Dropbox offrono struttura, controllo e visibilità

Il passaggio a un account Dropbox per team ha contribuito a migliorare l'organizzazione interna. Prima di avere un account per team, ogni reparto della NRL e i singoli membri dello staff utilizzavano il proprio account Dropbox personale, una soluzione che limitava i nostri controlli amministrativi. Ora, con tutti gli utenti su un'unica piattaforma, gli amministratori hanno maggiori capacità di gestione.

Io utilizzo la funzionalità dei gruppi di Dropbox per creare un gruppo per ciascun reparto. In questo modo posso concedere ai membri l'accesso a cartelle specifiche, così che tutti riescano a trovare in modo rapido e semplice ciò di cui hanno bisogno e niente di più. In qualità di amministratore, posso anche impostare date di scadenza per i file, vedere quali contenuti sono stati condivisi e tenere traccia di chi ha scaricato e aperto i file. Posso anche aggiungere o rimuovere gli accessi o spostare le persone in un altro gruppo.

Il set di solide funzioni di Dropbox ha migliorato la visibilità sulla nostra attività di condivisione dei file: ora possiamo sapere esattamente cosa viene condiviso, con chi e quando.

“Creo gruppi Dropbox per ciascun reparto e li aggiungo a cartelle specifiche, garantendo l'accesso solo alle persone giuste. Questo aspetto rende la piattaforma organizzata e facile da utilizzare”.

—Rachel Jedwood, Responsabile di produzione, National Rugby League
Personale edile di fronte all'edificio

Miglioramento della collaborazione a distanza ed eliminazione di lunghi thread di email

La NRL ha sempre sfruttato i vantaggi dell'adozione di Dropbox; tuttavia, la pandemia ha messo in evidenza diverse funzioni e accelerato l'utilizzo del prodotto. Con l'arrivo della pandemia, abbiamo iniziato a organizzare le partite dal vivo con delle restrizioni. Avevamo bisogno di un modo per condividere rapidamente i contenuti con emittenti e altre parti che non potessero recarsi fisicamente allo stadio.

Dropbox ci ha aiutato a pubblicare il materiale in modo rapido e semplice. Anziché condividere un link Dropbox per ogni file, creo una cartella per ciascuno dei nostri partner esterni e aggiungo il relativo indirizzo email alla cartella, in modo che possano accedere ai file di cui hanno bisogno anche se non hanno un account Dropbox. Con l'accesso alle rispettive cartelle, possono vedere i contenuti provenienti dalle nostre troupe e dai nostri fotografi.

L'editing dei filmati richiede una grande collaborazione, che era molto diretta quando tutti eravamo in ufficio. Tuttavia, con il passaggio al lavoro a distanza, non possiamo più fare un salto alla scrivania di un collaboratore per guardare insieme un filmato, ed è impossibile ricreare quella discussione che avevamo di persona tramite email. I commenti andrebbero persi se inseriti in un feedback via email e, poiché l'invio non avviene in tempo reale, un editor potrebbe ricevere un messaggio di rettifica dopo aver completato una modifica, con conseguente lavoro extra per rimediare.

Abbiamo messo fine a tutto questo provando Dropbox Replay, che ci consente di rivedere i filmati con l'intero team in tempo reale. Replay elimina la necessità di lunghi thread di email. Invio un link di Replay e imposto una data entro cui i membri del team devono fornire un feedback e loro lasciano i rispettivi commenti al minutaggio esatto del video. Lo scambio di feedback è più rapido, preciso e avviene tutto in un unico posto, anche quando lavoriamo in luoghi diversi.

L'utilizzo di Dropbox a livello aziendale ci ha offerto più funzioni e vantaggi di quanto mi aspettassi.

—Rachel Jedwood, Responsabile di produzione, National Rugby League
Non riesco a immaginare di lavorare senza Dropbox. Senza di esso, i nostri flussi di lavoro richiederebbero un intero set di soluzioni e la collaborazione sarebbe ancora frammentata. Dropbox è l'unica piattaforma che semplifica il lavoro, consentendo a più parti di svolgere numerose operazioni in un unico posto. Ha migliorato in maniera significativa la collaborazione tra i team della NRL e favorito una condivisione più rapida e semplice delle risorse.