En samlet platform til hurtigere deling og bedre samarbejde om broadcasting

Dropbox hjælper Australiens National Rugby League med at administrere, hvordan partnere bruger deres materialer, og med at kontrollere adgangen internt på en sikker og ubesværet måde.

 

Af Rachel Jedwood, Production Officer hos National Rugby League



 

National Rugby League-studie med kameraer i forgrunden

Sport bringer mennesker sammen. Tusindvis af fans samles i arenaer og på stadioner verden over for at heppe på deres hold, og mange millioner oplever det på tv og online. Men det kræver meget arbejde bag kulisserne at skabe en underholdende seeroplevelse for dem, der ikke er på stadion.

Jeg begyndte at arbejde hos National Rugby League (NRL) i 2020. NRL ejer rugbyrettigheder i Australien, og vi bruger vores intellektuelle ejendom til at sælge brugsrettigheder til tv-rettighedshavere, bl.a. Channel 9 og Fox Sports. Vores website kører parallelle programmer, der supplerer tv-udsendelserne.

NRL begyndte at bruge Dropbox i 2017, primært til at administrere, hvordan partnere anvendte vores aktiver. NRL skaber omsætning ved at sælge optagelser af kampe, og tidligere kunne hvem som helst oprette en konto og købe dem. NRL ville så sende denne person et link, der aldrig udløb, så der var intet, der forhindrede vedkommende i at dele linket med andre. Vi mistede omsætning, fordi vi ikke havde indsigt i, hvordan folk brugte vores indhold.

I løbet af de næste år blev Dropbox en centralt administreret delingsplatform for hele virksomheden, der gav os mulighed for at styre alle interne og eksterne konti på virksomhedsniveau. I stedet for at sende folk til et FTP-website oprettede NRL specifikke Dropbox-mapper, der gav begrænset adgang til optagelser, som rettighedshaverne ejede eller var autoriserede til at bruge. Det var en åbenbaring for teamet at se, hvilke optagelser folk var interesserede i. Mange NRL-medarbejdere kendte allerede til Dropbox, så det krævede ikke uddannelse.

Før jeg begyndte at arbejde for NRL, opfattede jeg udelukkende Dropbox som en lagerplatform. Men da jeg startede i en ny stilling som Production Officer, så jeg flere muligheder, og jeg har forsøgt at bruge det i alt, hvad vi laver.

Dropbox er ikke kun lagerplads - det er også smart deling

Jeg håndterer alt med relation til medietjenester, bl.a. licensaftaler for råoptagelser og oprettelse af indhold til interne og eksterne kunder.

Dette arbejde kræver deling af filer med eksterne partnere. Vores redaktører arbejder med store filer, som de ikke nemt kan sende via e-mail, så vi kæmpede for at levere materiale til kunderne på en effektiv måde. Dropbox har forenklet afsendelse af store filer til eksterne partnere, fordi vi aldrig behøver at bekymre os om pladsbegrænsninger.

Alle vores kamerahold og freelancefotografer bruger Dropbox. Mange freelancefotografer og kameraoperatører brugte tidligere deres personlige Dropbox-konto til at sende filer, men de sendte dem til en masse forskellige steder, og det var svært at holde styr på det hele.

Dropbox' filanmodningsfunktioner løser dette problem ved at give mig mulighed for at anmode om filen og bestemme, hvor den skal gemmes. Fotografen modtager anmodningen, og han eller hun behøver ikke engang have en Dropbox-konto. Når fotografen uploader filerne, vælger Dropbox automatisk den rigtige mappe. Denne proces sikrer, at alle er mere organiserede, og den reducerer den tid, der bruges på at modtage og hente materiale.

"Det er praktisk at dele filer og optagelser mellem redaktører og klienter – især når folk arbejder eksternt."

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League

Dropbox-grupper skaber struktur, kontrol og synlighed

Det at vi gik over til en Dropbox-teamkonto, hjalp også med den interne organisering. Inden vi fik en teamkonto, brugte hver NRL-afdeling og de enkelte medarbejdere deres egne personlige Dropbox-konti, hvilket begrænsede vores administrative kontrol. Med det hele samlet på én platform har administratorerne bedre muligheder for at holde styr på det.

Jeg bruger gruppefunktionen i Dropbox til at oprette en gruppe for hver afdeling. Derefter kan jeg tildele adgang til bestemte mapper, så alle hurtigt og nemt kan finde det, de skal bruge, og intet andet. Som administrator kan jeg også angive udløbsdatoer for filer, se, hvad der er blevet delt, og spore, hvem der har downloadet og åbnet filen. Jeg kan også tilføje eller fjerne adgang eller flytte enkeltpersoner til en anden gruppe.

Dropbox' robuste funktionssæt har forbedret indsigten i vores fildelingsaktivitet, så vi ved præcis, hvad der sker, med hvem og hvornår.

"Jeg opretter Dropbox-grupper for hver afdeling og føjer dem til bestemte mapper – og sørger for, at det kun er de rigtige personer, der har adgang til dem. Det gør det organiseret og nemt at bruge."

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Byggemandskab stående foran en bygning

Forbedret fjernsamarbejde og eliminering af e-mailkæden

NRL har altid været opmærksomme på fordelen ved at indføre Dropbox, men pandemien satte fokus på andre funktioner og fremskyndede vores brug af produktet. Et stykke tid efter pandemiens start begyndte vi igen at afholde livekampe med restriktioner. Vi havde brug for en metode til at dele indhold hurtigt med tv-stationer og andre parter, der ikke kunne være fysisk til stede på stadion.

Dropbox hjalp os med at udsende dette materiale nemt og hurtigt. I stedet for kun at dele et Dropbox-link til hver fil opretter jeg en mappe til hver af vores eksterne partnere og føjer deres e-mailadresse til mappen og giver dem adgang til filer, de har brug for – også selvom de ikke har en Dropbox-konto. Med adgang til deres mappe kan de se indhold, efterhånden som det kommer ind fra vores kamerahold og fotografer.

Redigering af optagelser kræver en masse samarbejde, hvilket var nemt nok, da alle befandt sig på kontoret. Overgangen til fjernarbejde betyder imidlertid, at vi ikke bare lige kan gå over til en kollegas skrivebord for at se på optagelser sammen, og det er umuligt at genskabe den personlige diskussion med e-mails, der sendes frem og tilbage. Kommentarer forsvandt, når vi samlede e-mailfeedback, og da e-mailudveksling ikke foregår i realtid, kan en redaktør opleve at få en anden besked efter af have afsluttet en redigering, hvilket betyder, at vedkommende skal udføre mere arbejde.

Alt dette slipper vi nu for, efter vi har prøvet Dropbox Replay, der giver os mulighed for at gennemgå optagelser med hele teamet i realtid. Replay fjernet behovet for en e-mailkæde. Jeg sender simpelthen et Replay-link og angiver en tidsfrist for, at teammedlemmerne kan give feedback, og de skriver deres kommentarer og angiver nøjagtige tidsstempler i videoen. Feedbacken bliver hurtigere, mere nøjagtig og samlet på ét sted, selv når vi arbejder på forskellige steder.

Brug af Dropbox på virksomhedsniveau har givet os adgang til flere funktioner og fordele, end jeg troede var muligt.

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Jeg kan ikke forestille mig at arbejde uden Dropbox. Uden det ville vores arbejdsgange kræve flere løsninger, og samarbejdet ville stadig være spredt. Dropbox er den platform, der gør arbejdet enkelt og giver flere forskellige parter mulighed for at gøre en masse ting på ét samlet sted. Det har forbedret NRL's samarbejde mellem teams betydeligt og gjort, at vi kan dele aktiver hurtigere og nemmere.