Le sport rassemble. Quand des milliers de fans se rassemblent dans les stades du monde entier pour encourager leurs équipes, ils sont rejoints par des millions d'autres derrière leur écran de télévision et en ligne. Cependant, pour que les spectateurs qui ne sont pas physiquement présents dans le stade passent un agréable moment, il faut beaucoup de travail dans les coulisses.
J'ai rejoint la National Rugby League (NRL) australienne en 2020. La NRL détient les droits de diffusion des matchs de rugby en Australie, et nous tirons parti de notre propriété intellectuelle en vendant nos contenus à des détenteurs de droits de diffusion, comme Channel 9 et Fox Sports. La programmation parallèle que nous proposons sur notre site Internet vient compléter les émissions de télévision.
Quand la NRL a commencé à utiliser Dropbox en 2017, c'était principalement pour gérer la façon dont les partenaires utilisaient nos ressources. La NRL génère des revenus en vendant des enregistrements des matchs et, auparavant, n'importe qui pouvait créer un compte pour les acheter. La NRL envoyait alors un lien qui n'avait pas de délai de validité, donc rien n'empêchait le destinataire de partager ce lien avec d'autres personnes. Sans visibilité sur la façon dont nos contenus étaient utilisés, la ligue a perdu des revenus.
Au cours des années suivantes, Dropbox est devenu une plateforme de partage à l'échelle de l'entreprise, gérée de manière centralisée, qui nous permettrait de contrôler tous les comptes, internes comme externes. Au lieu de renvoyer les personnes vers un site FTP, la NRL a créé des dossiers Dropbox spécifiques qui ont donné un accès limité aux images que le détenteur des droits possédait ou était autorisé à utiliser. Voir quelles séquences étaient consultées et à quel moment a été un grand pas en avant pour nous. De nombreux employés de la NRL connaissaient déjà Dropbox, ils n'ont donc pas eu besoin d'être formés.
Avant de rejoindre la NRL, je voyais Dropbox comme une plateforme de stockage pure. Mais quand je suis passée responsable de la production, j'ai entrevu de nombreuses autres possibilités d'utilisation et j'ai essayé de l'intégrer à tous nos processus.
Plus qu'un outil de stockage, Dropbox est une solution de partage intelligente
Je gère tout ce qui concerne les services liés aux médias, y compris les accords de licence pour les séquences brutes, et je crée du contenu pour les clients internes et externes.
Dans le cadre de ma mission, j'ai besoin de partager des fichiers avec des partenaires externes. Nos éditeurs travaillent avec des fichiers volumineux qu'ils ne peuvent pas facilement envoyer par e‑mail, donc nous avions des difficultés à transmettre nos contenus aux clients de façon efficace. Dropbox a considérablement simplifié l'envoi de fichiers volumineux à des partenaires externes. La taille des fichiers n'est plus un souci !
Toutes nos équipes de tournage et tous nos photographes indépendants utilisent Dropbox. Beaucoup de photographes et de caméramans free-lance utilisaient auparavant leurs comptes Dropbox personnels pour envoyer des fichiers, mais ils les envoyaient un peu partout, et il était difficile de tout contrôler.
Les demandes de fichiers Dropbox permettent de pallier ce problème en me permettant de réclamer le fichier et de définir où il est enregistré. Le photographe reçoit la demande et n'a même pas besoin d'avoir un compte Dropbox. Une fois les fichiers importés, Dropbox les enregistre automatiquement dans le dossier présélectionné. Grâce à ce processus, chacun est mieux organisé et perd moins de temps à recevoir et récupérer des contenus.
Les groupes Dropbox offrent structure, contrôle et visibilité
Le passage à un compte d'équipe Dropbox a également favorisé l'organisation en interne. Avant d'avoir un compte d'équipe, chaque département de la NRL et chaque membre d'équipe utilisaient leurs propres comptes Dropbox personnels, ce qui limitait le contrôle que nous pouvions avoir. Avec tous les membres d'équipe sur une seule plateforme, les administrateurs disposent de meilleures capacités de gestion.
J'utilise les groupes Dropbox pour créer un groupe pour chaque département. Je peux ensuite accorder l'accès à des dossiers spécifiques afin que chacun puisse trouver rapidement et facilement ce dont il a besoin, et rien de plus. En tant qu'administratrice, je peux également fixer des délais de validité pour les fichiers, voir ce qui a été partagé et suivre qui a téléchargé et ouvert le fichier. Je peux également ajouter ou supprimer des accès, ou encore déplacer des personnes dans un autre groupe.
Grâce aux fonctionnalités puissantes de Dropbox, nous avons gagné en visibilité sur notre activité de partage de fichiers et pouvons désormais savoir exactement ce qui se passe, à quel moment et qui est impliqué.
Une collaboration à distance améliorée, sans les chaînes d'e‑mails
La NRL était déjà convaincue de tous les avantages de Dropbox, mais la pandémie a mis en évidence différentes fonctionnalités et a accéléré notre utilisation du produit. Les premiers mois de la pandémie passés, les matchs en direct ont repris, avec des restrictions. Nous avions besoin de partager rapidement du contenu avec les diffuseurs et les autres parties qui ne pouvaient pas être physiquement dans le stade.
Dropbox nous a aidés à diffuser ce contenu rapidement, et en toute simplicité. Au lieu de partager un lien Dropbox pour chaque fichier, je crée un dossier pour chacun de nos partenaires externes et j'ajoute leur adresse e‑mail au dossier, leur donnant accès aux fichiers dont ils ont besoin même s'ils ne possèdent pas de compte Dropbox. En accédant à leur dossier, ils peuvent visualiser le contenu au fur et à mesure qu'il est créé par nos équipes de tournage et nos photographes.
Le montage des images est un processus collaboratif, ce qui allait de soi quand tout le monde était au bureau. Mais avec la démocratisation du travail à distance, il est désormais impossible de nous asseoir à côté d'un collègue pour visionner des séquences vidéo ensemble. Et recréer virtuellement les échanges autour de ce contenu en multipliant les allers-retours par e‑mail n'est pas possible non plus. Certains commentaires se perdraient dans les méandres des chaînes d'e‑mails et comme les e‑mails ne sont pas en temps réel, un éditeur pourrait recevoir un message supplémentaire après avoir effectué une modification, ce qui aurait pour conséquence d'alourdir sa charge de travail.
Nous avons mis ce processus bancal derrière nous en adoptant Dropbox Replay, qui nous permet de visionner les séquences en temps réel avec toute l'équipe. Avec Replay, finies les chaînes d'e‑mails. Je fournis simplement un lien Replay et fixe une date limite pour les éventuels commentaires. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires à des moments précis de la vidéo. Les commentaires sont plus rapides, plus précis et regroupés au même endroit, même lorsque nous travaillons depuis des lieux différents.
Je n'aurais jamais imaginé qu'utiliser Dropbox en entreprise pouvait être aussi bénéfique.
Aujourd'hui, je ne pourrais plus me passer de Dropbox. Sans Dropbox, nous aurions besoin d'investir dans de nouvelles solutions et nous peinerions à collaborer. Dropbox est l'unique plateforme qui simplifie le travail d'une équipe, permettant à ses différents membres d'effectuer de nombreuses tâches, au même endroit. Dropbox a considérablement amélioré la collaboration des équipes de la NRL et facilité le partage des ressources, le rendant plus simple et plus rapide.
