Platform terpusat untuk meningkatkan kolaborasi siaran dan berbagi lebih cepat

Dropbox membantu National Rugby League Australia mengelola cara para mitra menggunakan aset dan mengontrol akses secara internal, aman, dan mudah.

 

Oleh Rachel Jedwood, Staf Produksi di National Rugby League



 

Studio National Rugby League dengan kamera di latar depan

Olahraga menyatukan semua orang. Ribuan penggemar berkumpul di arena dan stadion di seluruh dunia untuk menyemangati tim mereka, sedangkan jutaan lainnya menikmatinya di televisi dan secara online. Namun, membuat pengalaman menonton yang menyenangkan bagi orang yang tidak berada di stadion memerlukan banyak pekerjaan di balik layar.

Saya bergabung dengan National Rugby League (NRL) Australia pada tahun 2020. NRL memiliki hak rugbi di Australia. Kami memanfaatkan kekayaan intelektual kami dengan menjualnya ke pemilik hak siar, termasuk Channel 9 dan Fox Sports. Situs web kami menjalankan program paralel yang melengkapi siaran televisi tersebut.

NRL mulai menggunakan Dropbox pada tahun 2017 terutama untuk mengelola cara para mitra menggunakan aset kami. NRL menghasilkan pendapatan dengan menjual rekaman pertandingan. Sebelumnya, siapa pun dapat menyiapkan akun untuk membelinya. Kemudian, NRL akan mengirim tautan yang tidak pernah kedaluwarsa kepada orang tersebut, sehingga tidak ada yang mencegah siapa pun membagikan tautan tersebut dengan orang lain. Tanpa visibilitas terkait cara orang menggunakan konten kami, liga ini kehilangan pendapatan.

Selama beberapa tahun berikutnya, Dropbox menjadi platform berbagi skala perusahaan yang dikelola secara terpusat yang akan memungkinkan kami untuk mengontrol semua akun internal dan eksternal pada tingkat perusahaan. Daripada mengarahkan orang ke situs FTP, NRL membuat folder Dropbox khusus yang memberikan akses terbatas ke rekaman yang dimiliki atau berhak digunakan oleh pemilik hak. Mengetahui rekaman apa yang diakses beserta dengan waktu rekaman diakses merupakan angin segar bagi tim. Kebanyakan karyawan NRL sudah terbiasa menggunakan Dropbox, sehingga tidak memerlukan pelatihan.

Sebelum saya bergabung dengan NRL, saya menganggap Dropbox hanya sebagai platform penyimpanan. Namun, ketika menjalankan peran baru sebagai Staf Produksi, saya melihat lebih banyak peluang dan mencoba untuk menggunakannya dalam segala hal yang kami lakukan.

Lebih dari sekadar penyimpanan, Dropbox adalah platform berbagi yang cerdas

Saya menangani semua hal terkait layanan media, termasuk perjanjian lisensi untuk rekaman mentah, dan membuat konten bagi pelanggan internal dan eksternal.

Pekerjaan ini memerlukan proses berbagi file dengan mitra eksternal. Para editor kami bekerja dengan file besar yang tidak dapat dikirim dengan mudah melalui email, sehingga kami sulit menyediakan material kepada pelanggan secara efisien. Dropbox telah menyederhanakan pengiriman file besar ke mitra eksternal, karena kami tidak perlu khawatir dengan batasan ruang.

Semua kru kamera dan fotografer lepas kami menggunakan Dropbox. Sebagian besar fotografer lepas dan operator kamera sebelumnya menggunakan akun Dropbox pribadi mereka untuk mengirim file, tetapi mereka mengirimnya ke berbagai tempat sehingga sulit untuk melacak semuanya.

Fitur permintaan file Dropbox menyelesaikan masalah tersebut dengan memungkinkan saya untuk meminta file dan menentukan lokasi penyimpanannya. Fotografer menerima permintaan dan mereka bahkan tidak memerlukan akun Dropbox. Setelah mereka mengunggah file, Dropbox kemudian otomatis mengisi folder yang benar. Proses ini membuat semua orang lebih teratur dan menghemat waktu dalam menerima dan mengambil materi.

"Berbagi file dan rekaman di antara para editor dan klien terasa mudah, khususnya ketika orang-orang bekerja dari jarak jauh."

—Rachel Jedwood, Staf Produksi, National Rugby League
Rachel Jedwood, Staf Produksi, National Rugby League

Dropbox Grup menawarkan struktur, kontrol, dan visibilitas.

Beralih ke akun tim Dropbox juga membantu organisasi internal. Sebelum memiliki akun tim, setiap departemen dan masing-masing anggota staf NRL menggunakan akun Dropbox pribadi milik sendiri, sehingga membatasi kontrol administratif kami. Setelah semua orang berada di satu platform, para admin memiliki kemampuan manajemen yang lebih baik.

Saya menggunakan fitur grup dalam Dropbox untuk membuat grup bagi setiap departemen. Kemudian, saya dapat memberikan akses ke folder tertentu agar semua orang dapat menemukan file yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Sebagai admin, saya juga dapat menambahkan tanggal kedaluwarsa pada file, melihat file yang telah dibagikan, serta melacak orang yang telah mengunduh dan membuka file. Saya juga dapat menambahkan atau menghapus akses atau memindahkan individu ke grup lain.

Rangkaian fitur Dropbox yang tangguh telah meningkatkan visibilitas dalam aktivitas berbagi file kami, sehingga kami tahu persis peristiwa yang terjadi beserta dengan orang yang terkait dan waktunya.

"Saya membuat grup Dropbox untuk setiap departemen dan menambahkan mereka ke folder tertentu untuk memastikan hanya orang tepat yang memiliki akses. Hal ini membuatnya teratur dan mudah digunakan."

—Rachel Jedwood, Staf Produksi, National Rugby League
Kru konstruksi berdiri di depan bangunan

Peningkatan kolaborasi jarak jauh dan eliminasi rantai email

NRL selalu melihat manfaat dalam mengadopsi Dropbox, tetapi pandemi telah menyoroti berbagai fitur dan mempercepat penggunaan kami terhadap produk ini. Setelah masa awal pandemi, kami mulai mengadakan pertandingan langsung lagi dengan batasan. Kami memerlukan cara untuk membagikan konten dengan cepat kepada penyiar dan pihak lain yang tidak dapat hadir di stadion secara fisik.

Dropbox membantu kami mengirim materi dengan mudah dan cepat. Daripada hanya membagikan tautan Dropbox untuk setiap file, saya membuat folder untuk setiap mitra eksternal kami dan menambahkan alamat email mereka ke folder tersebut, sehingga mereka dapat memiliki akses ke file yang diperlukan meskipun tidak memiliki akun Dropbox. Dengan akses ke folder, mereka dapat melihat konten yang masuk dari kru kamera dan fotografer kami.

Pengeditan rekaman membutuhkan banyak kolaborasi. Proses ini mudah dilakukan ketika semua orang berada di kantor. Namun, peralihan ke pekerjaan jarak jauh berarti bahwa kita tidak dapat muncul di meja kerja orang lain begitu saja untuk melihat rekaman video bersama-sama. Mustahil untuk meniru diskusi tatap muka dengan email. Komentar akan hilang saat kami mengumpulkan umpan balik email. Karena email tidak muncul secara real time, editor mungkin mendapatkan pesan lain setelah menyelesaikan pengeditan sehingga mereka harus melakukan lebih banyak pekerjaan.

Kami mengakhiri semua itu dengan mencoba Dropbox Replay yang memungkinkan kami untuk meninjau rekaman bersama seluruh tim secara real time. Replay membuat kami tidak memerlukan rantai email lagi. Saya hanya perlu memberikan tautan Replay dan menentukan batas waktu bagi anggota tim untuk memberikan umpan balik, lalu mereka akan memberikan komentar dengan penanda waktu yang tepat di video. Umpan balik menjadi lebih cepat, lebih akurat, dan terkumpul di satu tempat, meskipun kami bekerja di berbagai tempat.

Menggunakan Dropbox pada tingkat perusahaan telah memberikan banyak fungsi dan manfaat lebih dari yang saya duga.

—Rachel Jedwood, Staf Produksi, National Rugby League
Saya tidak dapat membayangkan bekerja tanpa Dropbox. Tanpanya, alur kerja kami akan membutuhkan lebih banyak solusi. Kolaborasi juga masih akan berantakan. Dropbox adalah satu-satunya platform yang memudahkan pekerjaan, sehingga beberapa pihak dapat melakukan banyak hal di satu tempat. Dropbox telah meningkatkan kolaborasi NRL di antara tim secara signifikan serta memfasilitasi pembagian aset yang lebih cepat dan lebih mudah.