可提升廣播協作成效與共享速度的集中式平台

運動讓人們齊聚一堂。世界各地有成千上萬名球迷聚集在競技場與體育場，為支持的球隊加油吶喊，還有數百萬人透過電視和網路觀看賽事。然而，要為無法親自到場的觀眾打造愉悅的觀賞體驗，需要於幕後付出許多心血。

我在 2020 年加入澳洲的 National Rugby League (NRL)。NRL 擁有澳洲的橄欖球權，也會出售給 Channel 9 和 Fox Sports 等廣播權持有者，以此種方式善加運用我們的知識財產。我們的網站也會同時播放節目，補足電視廣播。

NRL 於 2017 年開始使用 Dropbox，主要是為了管理合作夥伴使用資產的方式。NRL 會販賣比賽影片來取得營收，以前任何人都能設立帳戶來購買。NRL 接著會將永不失效的連結傳送給購買人，所以無法阻止他人共享該連結。NRL 無法掌握人們如何使用我們的內容，因此損失了收益。

接下來幾年，Dropbox 成為集中管理的企業級共享平台，讓我們能以公司層級控管所有內部及外部帳戶。NRL 不會要求使用者前往 FTP 網站，而是建立專門的 Dropbox 資料夾，其中的影片素材僅限權利擁有者或經授權使用的人能夠存取。團隊可查看對方何時存取過哪些剪輯影片，因此驚喜不已。許多 NRL 員工都已經對使用 Dropbox 很熟悉，所以不需多做訓練。

我在加入 NRL 之前，原以為 Dropbox 純粹只是個儲存平台。但我接任製作長這個新職務時，發現了更多可能性，一直以來也儘量將 Dropbox 運用在各個層面。

Dropbox 不只是儲存空間，更帶來智慧共享

我負責處理一切媒體服務相關事務，包含原始影片素材的授權協議，以及為內部和外部客戶製作內容。

這份工作需要與外部合作夥伴共享檔案。我們的編輯須處理大型檔案，這類檔案無法使用電子郵件輕鬆傳送，因此原本難以有效率地將素材交給客戶。Dropbox 簡化了傳送大型檔案給外部合作夥伴的流程，因為我們再也不必擔心空間限制。

我們的攝影人員和自由攝影師全都使用 Dropbox。許多自由攝影師及相機操作人員先前都使用 Dropbox 個人帳戶來傳送檔案，但他們會將檔案傳到各個不同的地方，也很難全面追蹤。

Dropbox 的檔案請求功能解決了這個問題，讓我能夠要求提供檔案並決定檔案的儲存位置。攝影師甚至不需要擁有 Dropbox 帳戶就能接收請求。上傳檔案後，Dropbox 接著就會自動將檔案存入正確的資料夾。這個流程讓大家作業時更有條理，減少了來回傳送素材所耗費的時間。

Dropbox 群組讓工作更有條理、方便控管、一目了然

改用 Dropbox 工作團隊帳戶對內部組織也有所助益。在擁有團隊帳戶前，每個 NRL 部門與個別員工都是使用自己的 Dropbox 個人帳戶，因此限制了我們的行政控管效率。現在大家都使用同一個平台，管理員就能更完善地加以管理。

我用 Dropbox 的群組功能為各部門建立專屬的群組。接著我能給予特定資料夾的存取權，如此所有人都能快速輕鬆地找到所需內容，不多不少。身為管理員，我也可以為檔案加上有效日期、查看所分享的內容，並追蹤下載和開啟過檔案的人員。我也可以新增或移除存取權，或者將人員移至不同的群組。

Dropbox 健全的功能集讓我們能更清楚掌握檔案共享活動，如此能確實了解當前狀況、參與的人員與發生的時機。

改善遠距協作，揮別來來回回的電子郵件

NRL 一直都明白使用 Dropbox 的好處，不過這波疫情更彰顯出 Dropbox 不同功能的優點，讓我們更願意使用這項產品。初期疫情爆發過後，我們在重重限制之下重新開始舉辦實體比賽。我們需要能快速與播報員分享內容的方式，也要與無法親自來到運動場的人共享。

Dropbox 協助我們輕鬆快速地推送素材。我不必分享個別檔案的 Dropbox 連結，而是改為替外部合作夥伴分別建立資料夾，並將他們的電子郵件地址加至資料夾。這樣合作夥伴即使沒有 Dropbox 帳戶，也能存取需要的檔案。合作夥伴取得資料夾存取權後，就能在攝影組和攝影師將上傳後查看內容。

編輯影片素材是需要大量協作的過程，如果所有人都在辦公室裡，事情就相當簡單。但改為遠距工作後，便不能直接走到某人的桌前一起觀看剪輯影片；來來回回的電子郵件也難以達到實際見面討論的成效。提供意見反饋的電子郵件累積起來，就難以找到其中的留言內容；加上電子郵件無法即時傳遞，編輯可能會在修改完成後又收到訊息而徒增負擔。

我們在試用 Dropbox Replay 時將這些問題一次解決，這項功能讓整個工作團隊可以一起即時查看剪輯影片。Replay 讓我們不必再忍受冗長的電子郵件來回溝通。我只需提供 Replay 連結，並設定團隊成員提出意見回饋的期限，他們就能在影片中確切的時間戳記上留言。發表意見更快速精準，且全部集中一處，即使大家在不同地方工作也不成問題。