스포츠는 사람들을 하나로 만듭니다. 전 세계 수천 명의 팬이 경기장에 모여 좋아하는 팀을 응원하고, 수백만 명의 팬이 텔레비전과 온라인으로 이를 함께 경험하죠. 하지만 경기장에 오지 않은 사람들도 즐길 수 있는 시청 경험을 만들려면 보이지 않는 곳에서 수많은 노력을 기울여야 합니다.
저는 2020년에 호주 National Rugby League(NRL)에 합류했습니다. 호주 럭비에 대한 권리를 소유한 NRL은 Channel 9, Fox Sports 등의 방송사에 지식 재산을 판매합니다. NRL 웹사이트에서는 텔레비전 방송을 보완하는 병렬 프로그래밍을 실행하고 있습니다.
NRL은 2017년부터 Dropbox를 사용하기 시작했습니다. 주로 외부 파트너들의 NRL 자료 사용을 관리하기 위한 목적이었죠. NRL은 경기 동영상을 판매해 수익을 창출합니다. 그리고 이전에는 누구나 계정을 만들어 경기 동영상을 구매할 수 있었습니다. 그러면 NRL은 만료되지 않는 링크를 구매자에게 전송했습니다. 링크를 다른 사람들과 공유하는 것을 막을 방법이 전혀 없는 구조였죠. 사람들이 구매한 콘텐츠를 어떻게 사용하는지 확인할 방법이 없어 수익이 줄어드는 것을 지켜볼 수밖에 없었습니다.
이후 몇 년이 지나는 동안 Dropbox는 모든 사내 계정과 외부 계정을 기업 수준에서 제어할 수 있도록 지원하는 전사적 공유 플랫폼이 되었습니다. NRL은 사람들을 FTP 사이트로 안내하는 대신 저작권 소유자가 소유하거나 사용 권한이 있는 동영상으로만 액세스를 제한하는 Dropbox 폴더를 만들었습니다. 그리고 사람들이 어떤 동영상에 액세스했고, 언제 팀이 노출되었는지도 확인했습니다. 대부분의 NRL 직원이 이미 Dropbox를 잘 알고 있어 별도의 교육은 필요하지 않았죠.
NRL에 합류하기 전에 저는 Dropbox를 단순한 스토리지 플랫폼으로만 생각했습니다. 하지만 프로덕션 책임자라는 새로운 역할을 맡게 되었을 때 Dropbox에 대한 새로운 가능성을 보았고, 모든 업무에 Dropbox를 활용하기 시작했습니다.
단순한 스토리지? Dropbox는 스마트한 공유 플랫폼!
저는 원본 영상 라이선스 계약을 맺고 조직 내부와 외부 고객을 위한 콘텐츠를 제작하는 등 미디어 서비스와 관련된 모든 업무를 처리합니다.
여기에는 외부 파트너들과 파일을 공유하는 일이 수반됩니다. 하지만 편집자들이 이메일로는 전송하기 쉽지 않은 대용량 파일로 작업하기 때문에 고객들에게 자료를 제공하기가 쉽지 않았습니다. Dropbox를 도입한 후 용량 제한이 사라져 대용량 파일을 외부 파트너들에게 전송하는 일이 간편해졌습니다.
촬영팀과 프리랜서 사진작가들도 모두 Dropbox를 사용합니다. 이전에는 많은 프리랜서 사진작가와 촬영기사들이 개인용 Dropbox 계정을 사용해 파일을 전송했습니다. 하지만 각각 다른 위치로 파일을 전송해 모든 파일을 추적하기가 쉽지 않았죠.
Dropbox의 파일 요청 기능이 이 문제를 해결해주었습니다. 이제는 제가 파일이 저장될 위치를 정해 파일을 요청하죠. Dropbox 계정이 없는 사진작가에게도 파일을 요청할 수 있습니다. 사진작가가 파일을 업로드하면 Dropbox가 자동으로 지정된 폴더에 파일을 저장합니다. 이러한 프로세스는 모두의 체계성을 향상해주고, 자료를 주고받는 데 허비되던 시간을 절약해줍니다.
구조, 제어, 가시성을 제공하는 Dropbox Groups
Dropbox 팀 계정으로 이전한 것도 조직에 많은 도움이 되었습니다. 팀 계정을 만들기 전에는 각 부서와 직원이 개별적으로 개인용 Dropbox 계정을 사용했기 때문에 관리 제어가 제한적으로만 가능했습니다. 하지만 모두가 하나의 플랫폼을 사용하고 나니 관리자의 관리 역량이 크게 향상되었습니다.
저는 Dropbox Groups를 사용해 부서별 그룹을 만듭니다. 그다음, 특정 폴더로의 액세스를 부여해 모두가 필요한 자료를 빠르고 간편하게 찾게 하도록 하는 동시에 권한이 없는 자료는 볼 수 없게 하죠. 관리자인 저는 파일에 만료일을 설정하는 것은 물론 누가, 어떤 파일을 공유했고, 누가 파일을 다운로드하고 열어봤는지도 확인할 수 있습니다. 액세스를 추가하거나 제거하고, 직원을 다른 그룹으로 옮길 수도 있죠.
Dropbox가 제공하는 강력한 기능 덕분에 파일 공유 활동에 대한 가시성이 향상되어 파일이 언제, 누구와 공유되었는지 정확히 알 수 있습니다.
끊임없이 이메일을 주고받을 필요가 없는 개선된 원격 협업 환경
NRL은 Dropbox를 채택한 후 늘 그 이점을 체감하고 있었습니다. 하지만 팬데믹으로 인해 Dropbox의 다른 기능이 부각되었고 이는 우리가 Dropbox를 사용하는 방식을 한층 더 진화시키는 계기가 되었습니다. 초기 팬데믹 시기가 지나고 나서 우리는 다시 제한적으로 실시간 경기를 호스팅하기 시작했습니다. 경기장에 올 수 없는 방송사, 기타 관련자들과 빠르게 콘텐츠를 공유해야 했죠.
Dropbox는 자료를 빠르고 간편하게 송출하는 데 큰 도움이 되었습니다. 저는 각 파일의 링크를 공유하는 대신 외부 파트너별로 폴더를 만들어 이들의 이메일 주소를 폴더에 추가했습니다. 그러면 Dropbox 계정이 있든 없든 관계없이 각자 필요한 파일에 액세스할 수 있습니다. 폴더 액세스만 있으면 촬영팀과 사진작가들이 자료를 업로드하는 즉시 콘텐츠를 볼 수 있죠.
동영상을 편집하는 데는 많은 협업이 필요합니다. 모두가 사무실에 출근하는 상황에서는 협업이 쉽습니다. 하지만 원격 근무로 전환하면 누군가의 책상으로 가서 함께 동영상을 확인하자고 부탁할 수 없습니다. 그리고 이메일을 주고받는 것으로는 직접 얼굴을 마주 보고 하는 논의를 재현할 수 없죠. 이메일 피드백을 취합하는 과정에서 댓글이 누락되기도 합니다. 이메일은 실시간으로 이뤄지지 않기 때문에 편집자가 편집을 완료한 후 또 다른 메시지를 받게 되면 작업을 추가로 해야 하는 상황이 발생하게 됩니다.
하지만 Dropbox Replay로 팀 전체가 실시간으로 동영상을 검토할 수 있게 되면서 이 모든 번거로움이 해소되었습니다. Replay를 사용하면 이메일을 끊임없이 주고받을 필요가 없습니다. Replay 링크를 전송하고 피드백 기한을 설정하면 팀원들이 동영상에 정확한 타임스탬프와 함께 댓글을 남기죠. 피드백이 빠르고 정확해지는 것은 물론 서로 다른 공간에 있어도 한 곳에 피드백을 남길 수 있습니다.
Dropbox를 기업 수준에서 사용해보니 생각했던 것보다 더 많은 기능과 이점을 누릴 수 있었습니다.
저는 Dropbox 없이 일하는 것을 상상할 수 없습니다. Dropbox가 없다면 워크플로에 더 많은 솔루션이 필요할 것이고, 협업은 여전히 여기저기 흩어진 형태로 진행될 겁니다. Dropbox는 업무를 쉽고 간편하게 만들어주는 단일 플랫폼입니다. 복수의 관계자가 한 공간에서 많은 업무를 진행할 수 있죠. 덕분에 NRL 팀 간 협업이 크게 개선되었고 자료를 공유하는 프로세스도 빠르고 간편해졌습니다.
