Eine zentrale Plattform für bessere Zusammenarbeit bei Übertragungen und schnelleres Teilen

Dropbox hilft Australiens National Rugby League dabei, zu verwalten, wie Partner Assets nutzen und den Zugriff intern, sicher und mühelos steuern.

 

Von Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League



 

National Rugby League-Studio mit Kameras im Vordergrund

Sport bringt Menschen zusammen. Tausende Fans versammeln sich in Arenen und Stadien weltweit, um ihre Teams anzufeuern, und Millionen mehr erleben die Spiele im Fernsehen und online. Doch die Schaffung eines angenehmen Zuschauererlebnisses für diejenigen, die nicht im Stadion sind, erfordert viel Arbeit hinter den Kulissen.

Ich kam 2020 zur australischen National Rugby League (NRL). Die NRL besitzt die Rechte an den Rugbyspielen in Australien, und wir nutzen unser geistiges Eigentum, indem wir es an Rechteinhaber wie Channel 9 und Fox Sports verkaufen. Unsere Website zeigt parallel Programme, die die Fernsehübertragungen ergänzen.

Die NRL begann 2017, Dropbox hauptsächlich dafür zu nutzen, um zu verwalten, wie Partner unsere Assets verwendeten. Die NRL generiert Umsätze, indem sie Aufnahmen der Spiele verkauft. Früher konnte jeder ein Konto einrichten, um die Spiele zu kaufen. Die NRL sendete dieser Person dann einen Link ohne Gültigkeitsdauer, sodass dieser Link problemlos mit anderen geteilt werden konnte. Ohne Einblick in die Art und Weise, wie die Leute unsere Inhalte nutzten, verlor die Liga Einnahmen.

In den folgenden Jahren wurde Dropbox zu einer zentral verwalteten, unternehmensweiten Freigabeplattform, mit der wir alle internen und externen Konten auf Unternehmensebene steuern können. Anstatt Personen auf eine FTP-Site zu schicken, erstellte die NRL spezifische Dropbox-Ordner, die eingeschränkten Zugriff auf das Filmmaterial ermöglichten, das der Rechteinhaber besaß oder zu dessen Verwendung er autorisiert war. Zu sehen, wann auf welches Filmmaterial zugegriffen wurde, war eine Offenbarung für das Team. Viele NRL-Mitarbeiter waren bereits mit Dropbox vertraut, sodass keine Schulung erforderlich war.

Bevor ich zur NRL kam, sah ich Dropbox als reine Speicherplattform. Aber als ich eine neue Funktion als Production Officer antrat, erkannte ich mehr Möglichkeiten, und ich habe versucht, Dropbox für alle unsere Aktivitäten zu nutzen.

Dropbox ist mehr als nur Speicherplatz, Dropbox bedeutet Smart Sharing

Ich kümmere mich um alles im Zusammenhang mit Mediendiensten, einschließlich Lizenzvereinbarungen für unbearbeitetes Bildmaterial und für interne und externe Kunden erstellte Inhalte.

Diese Arbeit erfordert die gemeinsame Nutzung von Dateien mit externen Partnern. Unsere Redakteure arbeiten mit großen Dateien, die sie nicht einfach per E-Mail versenden können. Daher hatten wir Mühe, den Kunden Material effizient zur Verfügung zu stellen. Dropbox hat das Senden großer Dateien an externe Partner vereinfacht, da wir uns nicht um Speicherplatzbeschränkungen kümmern müssen.

Alle unsere Kamerateams und freiberuflichen Fotografen nutzen Dropbox. Viele freiberufliche Fotografen und Kameraleute nutzten zuvor ihre privaten Dropbox-Konten, um Dateien zu senden, aber sie schickten sie an all diese verschiedenen Orte, und es war schwierig, den Überblick zu behalten.

Das Feature für Dateianfragen von Dropbox löst dieses Problem, indem ich die Datei anfragen und festlegen kann, wo sie gespeichert wird. Der Fotograf erhält die Anfrage und braucht nicht einmal ein Dropbox-Konto. Sobald die Dateien hochgeladen wurden, legt Dropbox sie automatisch im richtigen Ordner ab. Dieser Prozess sorgt dafür, dass alle besser organisiert sind und die Zeit für den Empfang und das Abrufen von Material verkürzt wird.

„Das Teilen von Dateien und Filmmaterial zwischen Redakteuren und Kunden ist praktisch, insbesondere wenn Mitarbeiter remote arbeiten.“

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League

Dropbox-Gruppen bieten Struktur, Kontrolle und Transparenz

Der Wechsel zu einem Dropbox-Teamkonto half auch bei der internen Organisation. Bevor wir ein Teamkonto hatten, verwendeten die einzelnen NRL-Abteilungen und einzelne Mitarbeiter ihre eigenen privaten Dropbox-Konten, was unsere administrative Kontrolle einschränkte. Wenn sich alle Nutzer auf einer Plattform befinden, haben Admins mehr Verwaltungsmöglichkeiten.

Ich verwende das Gruppen-Feature in Dropbox, um für jede Abteilung eine Gruppe zu erstellen. Ich kann dann Zugriff auf bestimmte Ordner gewähren, damit jeder schnell und einfach finden kann, was er braucht, und nicht mehr. Als Admin kann ich auch Ablaufdaten für Dateien festlegen, sehen, was geteilt wurde, und verfolgen, wer die Datei heruntergeladen und geöffnet hat. Ich kann auch Zugriff hinzufügen oder entfernen oder Personen in eine andere Gruppe verschieben.

Das robuste Feature-Set von Dropbox hat den Überblick über unsere Dateifreigabeaktivitäten verbessert, damit wir genau wissen, was mit wem und wann passiert.

„Ich erstelle Dropbox-Gruppen für jede Abteilung und füge sie bestimmten Ordnern hinzu, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff haben. Dadurch ist alles übersichtlich und einfach zu bedienen.“

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Bauarbeiter stehen vor dem Gebäude

Verbesserte Remote-Zusammenarbeit und Eliminierung der E-Mail-Kette

Die NRL hatte schon immer die Vorteile der Einführung von Dropbox erkannt, aber die Pandemie hob verschiedene Features hervor und beschleunigte unsere Verwendung des Produkts. Nach der ersten Pandemiewelle begannen wir wieder, Live-Spiele mit Einschränkungen zu veranstalten. Wir brauchten eine Möglichkeit, Inhalte schnell mit Broadcastern und anderen Personen zu teilen, die nicht physisch im Stadion sein konnten.

Dropbox hat uns geholfen, dieses Material einfach und schnell weiterzugeben. Anstatt nur einen Dropbox-Link für jede Datei freizugeben, erstelle ich einen Ordner für jeden unserer externen Partner und füge dessen E-Mail-Adresse zum Ordner hinzu, damit er selbst dann auf die Dateien zugreifen kann, wenn er kein Dropbox-Konto hat. Mit Ordnerzugriff können die Partner Inhalte sehen, sobald diese von unseren Kamerateams und Fotografen hochgeladen werden.

Die Bearbeitung von Aufnahmen erfordert eine Menge Zusammenarbeit, die einfach war, als alle im Büro waren. Die Umstellung auf Remote-Arbeit bedeutet jedoch, dass wir nicht einfach an den Schreibtisch einer anderen Person gehen können, um gemeinsam Videomaterial anzusehen. Und es ist unmöglich, diese persönlichen Gespräche durch das Hin- und Herschicken von E-Mails nachzubilden. Kommentare würden verloren gehen, wenn wir E-Mail-Feedback zusammenstellten, und da E-Mails nicht in Echtzeit gelesen werden, erhält ein Redakteur vielleicht nach Abschluss der Bearbeitung eine weitere Nachricht, sodass er noch einmal anfangen muss.

Wir haben all das mit der Testversion von Dropbox Replay beendet, mit der wir das Filmmaterial mit dem gesamten Team in Echtzeit überprüfen können. Replay macht eine E-Mail-Kette überflüssig. Ich stelle einfach einen Replay-Link bereit und setze eine Frist für das Feedback der Teammitglieder. Sie hinterlassen ihre Kommentare zu genauen Zeitstempeln im Video. Das Feedback geht schneller ein, ist genauer, und alles befindet sich an einem Ort, auch wenn wir an verschiedenen Orten arbeiten.

Die Verwendung von Dropbox auf Unternehmensebene hat mehr Funktionen und Vorteile freigeschaltet, als ich für möglich gehalten hätte.

– Rachel Jedwood, Production Officer, National Rugby League
Ich kann mir nicht vorstellen, ohne Dropbox zu arbeiten. Ohne Dropbox würden unsere Workflows mehr Lösungen erfordern und die Zusammenarbeit wäre immer noch verstreut. Dropbox ist die einzige Plattform, die die Arbeit einfach hält und es mehreren Parteien ermöglicht, viele Dinge an einem Ort zu erledigen. Sie hat die Zusammenarbeit innerhalb der NRL zwischen den Teams erheblich verbessert und eine schnellere und einfachere gemeinsame Nutzung von Assets ermöglicht.