Una plataforma centralizada para mejorar la colaboración en la emisión y agilizar el uso compartido de contenido

Dropbox ayuda a la National Rugby League de Australia a gestionar el uso de los activos por parte de los socios y a controlar el acceso de forma interna, segura y fácil.

 

Rachel Jedwood, responsable de producción de la National Rugby League



 

Estudio de la National Rugby League con unas cámaras en primer plano

El deporte mueve masas. Miles de aficionados se reúnen en estadios de todo el mundo para animar a sus equipos y millones de personas viven la experiencia por televisión u online. Pero conseguir que los espectadores que no están en el estadio disfruten del partido requiere mucho trabajo entre bastidores.

Me uní a la National Rugby League (NRL) de Australia en 2020. La NRL es propietaria de los derechos del rugby en Australia, así que aprovechamos nuestra propiedad intelectual vendiéndola a titulares de derechos de emisión, como Channel 9 y Fox Sports. Nuestro sitio web se encarga de la programación paralela que complementa las emisiones televisivas.

La NRL comenzó a utilizar Dropbox en 2017, principalmente para gestionar la manera en la que los socios usaban los activos. Esta empresa genera ingresos mediante la venta de imágenes de los partidos y, anteriormente, cualquiera podía configurar una cuenta para comprarlas. Entonces, la NRL enviaba a la persona en cuestión un enlace que no caducaba nunca, por lo que nada impedía que se compartiera con otras personas. Como no contaba con visibilidad suficiente del uso del contenido, la liga perdió ingresos.

Durante los siguientes años, Dropbox se convirtió en nuestra plataforma para compartir y gestionar el contenido de toda la empresa de forma centralizada. Nos permitía controlar todas las cuentas internas y externas en el ámbito corporativo. En lugar de enviar a la gente a un servidor FTP, la NRL creó carpetas específicas de Dropbox que concedían acceso limitado a las imágenes que eran propiedad del titular de los derechos o a las que este tenía permiso para usar. Poder ver a qué material se ha accedido y cuándo ha sido toda una revelación para el equipo. Muchos empleados de la NRL ya estaban familiarizados con Dropbox, por lo que no hizo falta realizar ninguna formación.

Antes de unirme a la NRL, pensaba que Dropbox era una mera plataforma de almacenamiento. Pero, cuando comencé en el puesto de responsable de producción, vi que ofrecía más posibilidades y he intentado usarlo en todo lo que hacemos.

Con Dropbox, no solo almacenas contenido, sino que lo compartes de forma inteligente

Gestiono todo lo relacionado con los servicios multimedia, incluidos los acuerdos de licencia para las imágenes no editadas y la creación de contenido para clientes internos y externos.

Este trabajo requiere compartir archivos con socios externos. Nuestros editores trabajan con archivos grandes que no pueden enviar fácilmente por correo electrónico, por lo que teníamos bastantes problemas para proporcionar el material a los clientes de forma eficiente. Con Dropbox, es más fácil enviar archivos de gran tamaño a socios externos, ya que no necesitamos preocuparnos por las limitaciones de espacio.

Todos nuestros equipos de rodaje y fotógrafos independientes utilizan Dropbox. Antes, muchos fotógrafos y operadores de cámara autónomos utilizaban sus cuentas personales de Dropbox para enviar archivos, pero los mandaban a muchos lugares diferentes y era difícil hacer un seguimiento de todo.

La función de solicitud de archivos de Dropbox resuelve ese problema, ya que me permite solicitar el archivo y determinar dónde se guardará. El fotógrafo recibe la solicitud (no es necesario que tenga una cuenta de Dropbox). Cuando este sube los archivos, Dropbox rellena automáticamente la carpeta correcta. Con este proceso, todo el mundo se organiza mejor y se emplea menos tiempo en recibir y recuperar material.

"Compartir archivos e imágenes entre editores y clientes es muy cómodo, especialmente cuando se trabaja a distancia".

Rachel Jedwood, responsable de producción, National Rugby League
Rachel Jedwood, responsable de producción de la National Rugby League

Los grupos de Dropbox ofrecen estructura, control y visibilidad

El pasar a una cuenta de equipo de Dropbox también nos ayudó con la organización interna. Antes de tener una cuenta de equipo, los empleados y los distintos departamentos de la NRL usaban su propia cuenta personal de Dropbox, lo que limitaba nuestro control administrativo. Con todo el mundo en una misma plataforma, los administradores tienen más posibilidades de gestión.

Uso la función de grupos en Dropbox para crear un grupo para cada departamento. Después, puedo conceder acceso a carpetas específicas para que todos encuentren de forma rápida y fácil lo que necesitan y nada más. Como administradora, también tengo la opción de ponerle fechas de vencimiento a los archivos, ver lo que se ha compartido y hacer un seguimiento de quién ha descargado y abierto el contenido. También puedo añadir o eliminar el acceso, o mover usuarios a otros grupos.

El avanzado conjunto de funciones de Dropbox ha mejorado la visibilidad de nuestra actividad de uso compartido de archivos, de modo que sabemos exactamente qué ocurre, quién interviene en cada acción y cuándo.

"Creo grupos de Dropbox para cada departamento y los añado a carpetas específicas, lo que me permite garantizar que solo tendrán acceso al contenido las personas adecuadas. Esto nos aporta organización y facilidad de uso".

Rachel Jedwood, responsable de producción, National Rugby League
Equipo de obreros de pie frente a un edificio

Una mejor colaboración a distancia y la eliminación de las conversaciones por correo electrónico

La NRL siempre vio las ventajas que supondría el uso de Dropbox, pero la pandemia puso de relieve ciertos aspectos y aceleró nuestra adopción del producto. Tras el brote inicial de COVID, comenzamos a organizar partidos en directo nuevamente con restricciones. Necesitábamos una forma de compartir contenido rápidamente con los organismos de radiodifusión y otros colaboradores que no pudieran estar físicamente en el estadio.

Dropbox nos ayudó a distribuir ese material de forma fácil y rápida. En lugar de limitarme a compartir un enlace de Dropbox para cada archivo, lo que hago es crear una carpeta para cada uno de nuestros socios externos y añado su dirección de correo electrónico a esta, lo que les permite acceder a los archivos que necesitan aunque no tengan una cuenta de Dropbox. El acceso a su carpeta les permite ver el contenido a medida que lo añaden nuestros equipos de cámaras y fotógrafos.

La edición de imágenes y grabaciones requiere mucha colaboración, lo cual era sencillo cuando todos estábamos en la oficina. Pero, al pasar al teletrabajo, ya no podemos simplemente acercarnos al escritorio de alguien para ver los vídeos en conjunto, y es imposible recrear esa discusión en persona con un intercambio de correos electrónicos. Recopilar comentarios en el correo electrónico sería un caos y, como estos no se producen en tiempo real, un editor podría recibir un nuevo mensaje después de haber completado una edición, lo que le obligaría a trabajar más de la cuenta.

Para terminar con todo eso, hemos probado Dropbox Replay, que nos permite revisar las secuencias con todo el equipo en tiempo real. Con Replay, no es necesario estar intercambiando correos electrónicos. Me basta con facilitar un enlace de Replay y establecer un plazo para que los miembros del equipo proporcionen sus comentarios, que, además, pueden añadirse en momentos exactos del vídeo. El intercambio de información se realiza más rápido, con precisión y en un mismo lugar, aunque trabajemos desde distintos sitios.

El uso de Dropbox en el ámbito empresarial ofrece más funciones y ventajas de lo que imaginaba.

Rachel Jedwood, responsable de producción, National Rugby League
Ya no concibo el trabajo sin Dropbox. Sin esta herramienta, nuestros flujos de trabajo requerirían más soluciones y la colaboración seguiría sin estar unificada. Dropbox es una plataforma única que simplifica el trabajo y permite que varias partes realicen numerosas acciones en un mismo lugar. Ha mejorado significativamente la colaboración entre los equipos de la NRL y ha facilitado un intercambio de material más rápido y sencillo.