Спорт объединяет. Тысячи болельщиков собираются на аренах и стадионах по всему миру, чтобы поболеть за свои команды, а миллионы других людей наблюдают за играми по телевидению и в Интернете. Но чтобы те, кто не присутствует на стадионе, могли насладиться зрелищем, нужно проделать большую работы за кулисами.
Я стала сотрудником австралийской Национальной лиги регби (НЛР) в 2020 году. НЛР владеет правами на показ матчей по регби в Австралии, и мы продаем права на трансляцию различным каналам, включая Channel 9 и Fox Sports. В дополнение к телевизионным трансляциям на нашем веб-сайте ведется параллельное вещание.
НЛР начала использовать Dropbox в 2017 году — в основном для того, чтобы управлять доступом к материалам со стороны партнеров. Лига получает прибыль от продажи видеозаписей игр. Раньше для совершения покупки нужно было просто создать учетную запись. После совершения оплаты покупатель получал ссылку с бесконечным сроком действия — таким образом ничто не мешало ему делиться ею со сторонними лицами. Не имея возможности контролировать использование материалов, мы теряли прибыль.
В последние несколько лет мы используем Dropbox в качестве платформы для централизованного управления доступом, что позволило нам взять под контроль все внутренние и внешние учетные записи на корпоративном уровне. Вместо того, чтобы перенаправлять пользователей на FTP-сайт, мы создали в Dropbox отдельные папки с ограниченными настройками доступа к материалам для правообладателей и авторизованных пользователей. Возможность отслеживать, кто и когда получил доступ к материалам, стало откровением для нашей команды. Многие сотрудники Лиги уже были знакомы с Dropbox, поэтому обучение практически не требовалось.
До прихода в НЛР я воспринимала Dropbox исключительно как платформу для хранения данных. Но, став директором по производству, я открыла для себя новые возможности и постаралась использовать их во всем, что мы делаем.
Dropbox — это не просто хранилище, это платформа для эффективного обмена информацией
Я занимаюсь всем, что связано с медиа-услугами, включая лицензионные соглашения на исходные записи и создание контента для внутренних и внешних клиентов.
На моей должности часто требуется отправлять файлы внешним партнерам. Наши редакторы работают с большими файлами, которые сложно переслать по электронной почте, поэтому мы часто сталкивались с трудностями при отправке материалов клиентам. Использование Dropbox позволило упростить этот процесс, ведь нам больше не нужно беспокоиться об ограничениях по размеру файла.
Все наши съемочные группы и внештатные фотографы используют Dropbox. Многие фотографы и операторы, работающие на фрилансе, и раньше использовали личные аккаунты Dropbox для отправки файлов, но они отправляли их в самые разные места, поэтому было трудно уследить за всем сразу.
Функция запроса файлов Dropbox решает эту проблему: я могу запросить файл и указать для него место сохранения. При этом фотографу, который получает запрос, даже не нужен аккаунт Dropbox. После загрузки файлов Dropbox автоматически переносит их в нужную папку. Это позволяет всем участникам процесса работать более организованно и сократить время, затрачиваемое на загрузку и получение материалов.
Группы Dropbox обеспечивают структуру, контроль и наглядность
Переход на корпоративный аккаунт Dropbox также помог нам улучшить внутреннюю организацию. До объединения в рабочие группы все отделы и сотрудники NRL пользовались личными аккаунтами Dropbox, что ограничивало административный контроль. Теперь, когда все находятся на одной платформе, у администраторов появилось больше возможностей для управления.
Я использовала функцию управления группами в Dropbox, чтобы создать отдельную группу для каждого отдела. Теперь я могу предоставлять им доступ к соответствующим папкам, чтобы любой участник мог быстро и легко найти то, что ему нужно, и ничего больше. Как администратор я также могу устанавливать сроки действия для файлов, видеть, к каким файлам предоставлен доступ, и отслеживать, кто из пользователей скачал или открыл тот или материал. Я также могу добавлять или удалять права доступа или перемещать сотрудников в другие группы.
Широкий набор функций Dropbox позволил улучшить прозрачность при обмене файлами, и теперь мы точно знаем, что, когда и с кем происходит.
Эффективное удаленное сотрудничество и избавление от вороха электронных писем
Сотрудники НЛР и раньше ценили преимущества Dropbox, но пандемия открыла дополнительные возможности и ускорила их внедрение. Когда закончилась первая стадия пандемии, мы снова начали проводить игры в прямом эфире, хотя и с ограничениями. Нам нужно было быстро передавать материалы каналам и другим сторонам, которые физически не могли посетить стадион.
Dropbox помог нам решить эту проблему легко и быстро. Вместо того чтобы просто отправлять ссылку на отдельные файлы Dropbox, я создала папку для каждого из внешних партнеров и указала их адрес электронной почты в настройках доступа. Таким образом, они смогли получать доступ к необходимым файлам, даже не имея аккаунта Dropbox, и просматривать материалы сразу по мере их поступления от съемочных групп и фотографов.
Монтаж отснятого материала — это процесс, в котором задействовано множеством участников. Когда все находились в офисе, все было проще. Но когда работаешь удаленно, нет возможности просто подойти к сотруднику, чтобы вместе посмотреть видеоматериалы, а электронные письма не заменяют личное взаимодействие. Комментарии нередко терялись, и, поскольку никто не проверяет почту постоянно, случалось так, что редактор получал новое сообщение после завершения монтажа и должен был переделывать все заново.
В конце концов мы опробовали новый продукт Dropbox Replay. Он позволяет просматривать отснятый материал со всей командой в режиме реального времени — больше никаких бесконечных писем в электронной почте. Я просто отправляю ссылку на материал и устанавливаю крайний срок для участников рабочей группы, к которому они должны предоставить обратную связь в виде комментариев к точным временным отметкам в видео. Процесс получения отзывов стал быстрее, комментарии — точнее, и все информация теперь собрана в одном месте, даже если мы не работаем в одном офисе.
Использование Dropbox на корпоративном уровне открыло больше функций и преимуществ, чем я думала.
Я не могу представить себе работу без Dropbox. Без него нам пришлось бы использовать дополнительные решения для организации рабочих процессов, а совместная работа оставалась бы несогласованной. Dropbox — это единственная платформа, которая упрощает работу, позволяя множеству участников выполнять различные действия над одними и теми же файлами. Это позволило улучшить сотрудничество между рабочими группами NRL и сделать обмен материалами более быстрым и удобным.
