วิธีซิปไฟล์

เรียนรู้วิธีสร้างซิปไฟล์บน Windows และ Mac เพื่อช่วยจัดการไฟล์ขนาดใหญ่ในขณะที่เป็นการประหยัดพื้นที่

รูปแบบของซิปไฟล์

ซิปไฟล์เป็นวิธีที่นิยมมากที่สุดวิธีหนึ่งในการประหยัดพื้นที่ดิสก์ รวมถึงส่งไฟล์และโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กระบวนการสร้างซิปไฟล์หรือโฟลเดอร์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่คุณใช้ ดังนั้น เราจะอธิบายถึงวิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ Mac และ Windows ก่อนที่จะพูดคุยถึงวิธีการอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้มากขึ้น

ซิปไฟล์คือไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ที่ถูกบีบอัดเข้าด้วยกันในที่เดียว เมื่อมีการซิปไฟล์หรือโฟลเดอร์ เนื้อหาจะถูกบีบอัดโดยมีการลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อน จึงใช้และต้องการข้อมูลน้อยลงในการจัดเก็บและแบ่งปัน กระบวนการนี้เรียกว่า "การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสียข้อมูล" ซึ่งการไม่สูญเสียข้อมูลหมายความว่า ในขณะที่ขนาดไฟล์ลดลงอย่างมาก แต่ตัวไฟล์เองจะไม่ได้รับผลกระทบ ซิปเป็นรูปแบบของการเก็บบันทึกไฟล์ นอกจากนี้ ยังมีวิธีการอื่นๆ เช่น RAR และ 7-ZIP แต่ซิปเป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุด

เพราะเหตุใดฉันจึงควรซิปไฟล์

ซิปไฟล์มีประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณมีกลุ่มไฟล์ขนาดใหญ่หรือแม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่เพียงไฟล์เดียวที่คุณต้องการแบ่งปันกับทีมของคุณ ไคลเอนท์อีเมลจำนวนมากจะไม่อนุญาตให้คุณแบ่งปันไฟล์ขนาดใหญ่ ดังนั้น การบีบอัดไฟล์จึงมักเป็นหนึ่งในวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับการส่งข้อมูลที่มีขนาดใหญ่กว่า คุณสามารถใช้ซิปไฟล์เพื่อเข้ารหัสข้อมูลส่วนตัวได้ก่อนส่งไฟล์ออนไลน์

วิธีซิปโฟลเดอร์หรือไฟล์บน Mac

สำหรับผู้ใช้ macOS ถ้าคุณบีบอัดไฟล์หลายไฟล์เข้าด้วยกัน คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีไฟล์เหล่านั้นอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน วิธีที่ดีที่คือคุณควรสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่มีเฉพาะไฟล์ที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้น คุณสามารถคลิกเมาส์ปุ่มขวาหรือคลิกปุ่ม Ctrl ที่โฟลเดอร์นั้น แล้วเลือก “Compress Items” (บีบอัดรายการ) ไฟล์ .zip จะถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับที่บันทึกโฟลเดอร์เดิม

ถ้าคุณต้องการบีบอัดไฟล์บางไฟล์ในโฟลเดอร์ แต่ไม่ใช่ทั้งโฟลเดอร์ ให้กดปุ่ม Command ค้างไว้แล้วคลิกที่ไฟล์ที่คุณต้องการซิป เมื่อเลือกทั้งหมดแล้วให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาและเลือก "Compress [#] items” (บีบอัด [#] รายการ) รายการทั้งหมดจะถูกบีบอัดเป็นซิปไฟล์เดียวที่เรียกว่า “archive.zip” คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้โดยคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก Rename (เปลี่ยนชื่อ) ถ้าคุณต้องการบีบอัดไฟล์เดียวให้ทำเหมือนกัน เพียงคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก “Compress [filename]” (บีบอัด [ชื่อไฟล์])

วิธีสร้างซิปไฟล์บน Windows 10

การใช้ "Send To" (ส่งไปยัง)

กระบวนการนี้คล้ายกับกระบวนการสำหรับผู้ใช้ Microsoft ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ทั้งหมดที่คุณกำลังบีบอัดอยู่ในโฟลเดอร์เดียว คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่โฟลเดอร์นั้น แล้วค้นหาตัวเลือก “Send To” (ส่งไปยัง) ในเมนู “Send To” (ส่งไปยัง) คุณควรเห็นตัวเลือก “Compressed Folder” (โฟลเดอร์ที่มีการบีบอัด) คลิกตัวเลือกนั้น และไฟล์ที่มีการบีบอัดของคุณจะถูกบันทึกไว้บนเดสก์ท็อปของคุณ

ถ้าต้องการเลือกไฟล์บางไฟล์ในโฟลเดอร์ แต่ไม่ใช่ทุกไฟล์ ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิกที่ไฟล์แต่ละไฟล์ที่คุณต้องการซิป ถ้าไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการซิปปรากฏขึ้นอย่างต่อเนื่องในโฟลเดอร์ คุณสามารถคลิกรายการแรก กดปุ่ม Shift ค้างไว้ และเลือกรายการสุดท้าย จากนั้นไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ระหว่างนั้นจะถูกเลือกด้วย จากนั้น คุณสามารถคลิกเมาส์ปุ่มขวาและบีบอัดไฟล์ที่เลือกทั้งหมด ถ้าต้องการบีบอัดไฟล์เดียว ให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์ จากนั้นทำตามขั้นตอนเดียวกัน

แบ่งปันแท็บ

อีกวิธีหนึ่งในการซิปไฟล์บน Windows คือการเลือกไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการบีบอัดและในแท็บ “Share” (แบ่งปัน) ของ File Explorer ให้ค้นหาและคลิกปุ่ม “Zip” (ซิป) ซึ่งสามารถทำได้บนคอมพิวเตอร์ Windows ที่ใช้ Windows 8.1 หรือสูงกว่า สำหรับคอมพิวเตอร์รุ่นเก่า คุณจะต้องใช้วิธีการคลิกเมาส์ปุ่มขวาและ Send To (ส่งไปยัง)

วิธีเปิดซิปไฟล์

หากต้องการยกเลิกการบีบอัดซิปไฟล์บน Mac เพียงดับเบิลคลิกที่ไฟล์ หรือคุณสามารถคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์ เลื่อนเมาส์ไปเหนือ “Open With” (เปิดด้วย) และเลือก “Archive Utility” (โปรแกรมเก็บบันทึก) โปรแกรมจะคลายซิปไฟล์จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่มีไฟล์ทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งเดียวกับที่จัดเก็บซิปไฟล์

ใน Windows คุณสามารถดูเนื้อหาของซิปโฟลเดอร์โดยไม่ต้องคลายซิป แต่ไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้เว้นแต่คุณจะแตกไฟล์ โดยคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ซิปโฟลเดอร์ แล้วเลือก “Extract All” (แตกไฟล์ทั้งหมด) โปรแกรมจะแตกไฟล์และจัดเก็บไว้ในตำแหน่งเดียวกับซิปไฟล์ หรือคุณสามารถตั้งค่าตำแหน่งอื่นโดยการกด “Browse” (เรียกดู) ในตัวช่วยสร้าง Extract All (การแตกไฟล์ทั้งหมด) คุณสามารถทำแบบเดียวกันนี้กับไฟล์แต่ละไฟล์ภายในซิปโฟลเดอร์ได้ถ้าคุณไม่ต้องการแตกทุกไฟล์พร้อมกัน เพียงคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก "Cut” (ตัด) แล้ววางลงในตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก

เพิ่มไฟล์ไปยังซิปโฟลเดอร์ที่มีอยู่

คุณอาจมีซิปโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์เพิ่มเติมและโชคดีที่ Windows ไม่ซับซ้อนเกินไป เพียงลากไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ไปบนซิปไฟล์เช่นเดียวกับที่คุณทำถ้าคุณเพิ่มไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ปกติ

แต่ตรงกันข้ามสำหรับ Mac เพราะไม่สามารถทำได้ถ้าไม่ได้ใช้บริการของผู้ให้บริการรายอื่น ในขณะที่มีผู้ให้บริการเก็บบันทึกรายอื่น เช่น WinZip ที่ได้รับความไว้วางใจอย่างดี แต่ก็ยังคงมีความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังซิปไฟล์ส่วนตัว ดังนั้น วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการเพิ่มไฟล์ใหม่ไปยังซิปโฟลเดอร์บน Mac คือการสร้างซิปไฟล์ใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น

วิธีสร้างซิปไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

การป้องกันซิปไฟล์ ZIP ด้วยรหัสผ่านสามารถทำผ่าน Windows 10 ได้ในระดับหนึ่ง โดยคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ซิปโฟลเดอร์ แล้วเลือก “Properties” (คุณสมบัติ) จากแท็บ “General” (ทั่วไป) ให้คลิก “Advanced” (ขั้นสูง) เลือก “Encrypt contents to secure data” (เข้ารหัสเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล) คลิกตกลงในหน้าต่าง Advanced (ขั้นสูง) แล้วคลิกตกลงในหน้าต่าง Properties (คุณสมบัติ) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนไฟล์แสดงกุญแจล็อก คุณจะยังสามารถเปิดไฟล์ได้ตามปกติตราบใดที่คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีผู้ใช้ของคุณ แต่บัญชีอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงได้ นี่เป็นวิธีที่เหมาะสมในการป้องกันซิปไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ไม่มีการรักษาความปลอดภัยใดๆ สำหรับการส่งไฟล์ไปที่อื่น

สำหรับผู้ใช้ Mac ตัวเลือกของคุณยิ่งจำกัดมากขึ้น เพราะไม่มีวิธีในการป้องกันซิปไฟล์ ZIP ด้วยรหัสผ่านได้โดยตรงบน Mac คุณต้องทำงานที่ค่อนข้างยุ่งยากเล็กน้อยโดยใช้ Terminal (เทอร์มินัล) ซึ่งค่อนข้างซับซ้อนและเป็นกระบวนการที่ไม่จำเป็น เมื่อพิจารณาถึงตัวเลือกอื่นๆ ที่มีอยู่

มีแอปของผู้ให้บริการรายอื่นมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อป้องกันซิปไฟล์ทั้งใน Windows และ Mac แต่การใช้แอปดังกล่าวอาจเป็นอันตรายได้เนื่องจากคุณต้องอนุญาตให้ผู้ให้บริการรายอื่นเข้าถึงไฟล์ที่ไม่มีการป้องกันของคุณ

ข้อเสียของซิปไฟล์

ในขณะที่ซิปไฟล์ส่วนใหญ่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ แต่ก็ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับไฟล์ทุกประเภท ยกตัวอย่างเช่น ไฟล์ MP4 และ JPEG ได้รับการบีบอัดอย่างสูงอยู่แล้ว และการซิปไฟล์ดังกล่าวจะไม่บีบอัดไฟล์เหล่านั้นเพิ่มเติมอีก ดังนั้น ในขณะที่ซิปไฟล์ควรลดขนาดไฟล์ลงเสมอ สำหรับไฟล์บางไฟล์จะไม่เห็นการลดขนาดลงได้อย่างชัดเจน คุณเพียงสามารถบีบอัดไฟล์ได้เท่าที่จะไม่ทำให้ไฟล์เสียหายเท่านั้น และยังมีความเสี่ยงที่ไฟล์อาจเสียหายในระหว่างกระบวนการบีบอัดด้วย นอกจากนี้ การบีบอัดไฟล์ยังมีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน และการส่งไฟล์ที่มีการบีบอัดอาจสร้างความยุ่งยากได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีทางเลือกอื่นที่สามารถทำงานให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทางเลือกอื่นสำหรับซิปไฟล์

เมื่อพิจารณาถึงข้อจำกัดที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณอาจพบว่าการบีบอัดไฟล์ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ซิปไฟล์เป็นวิธีที่ดีในการประหยัดพื้นที่บนอุปกรณ์ของคุณ แต่อาจหมายถึงว่า การที่จะใช้ไฟล์นั้น คุณต้องหาซิปที่มีไฟล์ของคุณ แล้วแตกไฟล์ก่อนจึงจะเปิดไฟล์ได้ ซึ่งอาจกลายเป็นเรื่องเสียเวลาที่ทำให้หงุดหงิดได้ง่ายๆ ทางที่ดี คุณควรหาตัวเลือกที่ช่วยให้คุณเก็บไฟล์ของคุณในขนาดเดิมโดยไม่ต้องใช้พื้นที่ใดๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และนั่นคือการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

เมื่อคุณใช้สมาร์ทซิงค์ของ Dropbox คุณจะบันทึกไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์เพื่อไม่ต้องเสียพื้นที่ว่างบนคอมพิวเตอร์ของคุณ และคุณสามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อใช้ Dropbox คุณจะสามารถอัพโหลดไฟล์ได้ทุกขนาด ทุกรูปแบบ และแบ่งปันไฟล์ให้คนอื่นด้วยการคลิกปุ่มเพียงไม่กี่ครั้ง คุณไม่ต้องเสี่ยงกับไฟล์ที่อาจเสียหายในระหว่างการบีบอัด คุณสามารถอัพโหลดได้อย่างง่ายดายและส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้ในทันที อีกทั้งยังมีขั้นตอนที่น้อยกว่าด้วย

แม้ว่าคุณจะยังต้องใช้ซิปไฟล์ คุณก็สามารถบันทึกและส่งไฟล์จาก Dropbox และดูตัวอย่างซิปไฟล์ผ่าน Dropbox ได้

หากคุณดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อป Dropbox คุณจะสามารถใช้ไฟล์ของคุณบน Dropbox ได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่ลากไฟล์เหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ Dropbox เท่านั้น ในเว็บแอป คุณสามารถลากแล้ววางไฟล์ลงใน Google Chrome, Safari หรือเบราว์เซอร์ใดก็ได้ที่คุณใช้งานอยู่โดยเปิดเว็บแอปไว้ จากนั้น การแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณจะเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่คลิก Share (แบ่งปัน) และเลือกผู้รับ คุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านกับไฟล์ Dropbox ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับซิปโฟลเดอร์ เพื่อให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาให้เข้าถึงและมีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเปิดไฟล์ได้ คุณและทีมของคุณสามารถแบ่งปันและแก้ไขไฟล์และโฟลเดอร์ผ่าน Dropbox ได้โดยไม่ต้องสร้างและส่งซิปไฟล์ใหม่พร้อมเอกสารที่มีการอัพเดททุกครั้ง ทุกอย่างบน Dropbox จะอัพเดทในขณะที่คุณแก้ไข ทำให้การทำงานร่วมกันทั้งหมดมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ค้นพบวิธีที่ดีกว่าในการทำงานร่วมกัน

เริ่มต้นใช้งาน Dropbox Business