วิธีซิปไฟล์

ไขข้อข้องใจเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ ZIP

ไฟล์ ZIP เป็นวิธียอดนิยมที่สุดวิธีหนึ่งในการประหยัดพื้นที่ดิสก์ ตลอดจนส่งไฟล์และโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กระบวนการสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ ZIP จะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่คุณใช้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับการซิปไฟล์สำหรับผู้ใช้ Mac และ Windows รวมทั้งแนะนำวิธีต่างๆ สำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้มากขึ้น 

ไฟล์ ZIP คือการบีบอัดไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ไว้ด้วยกันในที่เดียว เมื่อซิปไฟล์หรือโฟลเดอร์ เนื้อหาที่ประกอบอยู่จะถูกบีบอัด การลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกไปจึงส่งผลให้ไฟล์ประเภทนี้ต้องใช้ข้อมูลน้อยลงมากในการจัดเก็บและแบ่งปัน กระบวนการนี้เรียกว่า "การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสียข้อมูล" หรือ Lossless Data Compression โดย Lossless หมายความว่าแม้ขนาดของไฟล์จะลดลง แต่ตัวไฟล์เองไม่ได้รับผลกระทบ ไฟล์ ZIP เป็นการเก็บบันทึกไฟล์ประเภทหนึ่ง ซึ่งประกอบไปด้วยรูปแบบต่างๆ เช่น RAR และ 7-ZIP แต่ ZIP มีการใช้งานอย่างแพร่หลายมากที่สุด

เพราะเหตุใดฉันจึงควรซิปไฟล์

ไฟล์ ZIP จะมีประโยชน์หากคุณมีไฟล์เป็นจำนวนมากหรือแม้แต่เพียงไฟล์ขนาดใหญ่แค่ไฟล์เดียวที่คุณต้องการแบ่งปัน ไคลเอนท์อีเมลหลายรายจะไม่อนุญาตให้คุณส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ดังนั้นการบีบอัดไฟล์จึงถือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งสำหรับการส่งข้อมูลขนาดใหญ่ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ไฟล์ ZIP เพื่อเข้ารหัสข้อมูลส่วนตัวก่อนส่งข้อมูลทางออนไลน์ได้ด้วยเช่นกัน

วิธีซิปโฟลเดอร์หรือไฟล์บน Mac

หากคุณต้องการบีบอัดหลายๆ ไฟล์เข้าด้วยกันบน macOS คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เหล่านั้นจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่มีเฉพาะไฟล์ที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้น คุณสามารถคลิกเมาส์ปุ่มขวาหรือคลิกพร้อมกดปุ่ม Ctrl ที่โฟลเดอร์นั้น แล้วเลือก "Compress Items" (บีบอัดรายการ) ไฟล์ .zip จะบันทึกไว้ในตำแหน่งเดียวกันกับโฟลเดอร์ต้นฉบับ 

คุณอาจต้องการบีบอัดไฟล์แค่บางไฟล์ในโฟลเดอร์ ไม่ใช่ไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์ โดยสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยการกดปุ่ม Command แล้วคลิกเลือกไฟล์ใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการซิป เมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการทั้งหมดแล้ว ให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาแล้วเลือก "Compress [#] items" (บีบอัด [#] รายการ) รายการทั้งหมดจะบีบอัดเป็นไฟล์ ZIP เดียวที่เรียกว่า "archive.zip" คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้โดยการคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก "Rename" (เปลี่ยนชื่อ) รวมถึงสามารถใช้วิธีเดียวกันเพื่อบีบอัดเพียงไฟล์เดียว ซึ่งก็คือการคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก "Compress [filename]" (บีบอัด [ชื่อไฟล์])

วิธีสร้างซิปไฟล์บน Windows 10

การ "Send To" (ส่งไปยัง) เป็นขั้นตอนที่คล้ายกันสำหรับผู้ใช้ Microsoft โดยต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าทุกๆ ไฟล์ที่คุณต้องการบีบอัดอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันแล้ว จากนั้นให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่โฟลเดอร์นั้น แล้วเลื่อนลงไปที่ตัวเลือก "Send To" (ส่งไปยัง) คุณจะเห็นตัวเลือก "Compressed Folder" (โฟลเดอร์ที่บีบอัด) ในเมนู "Send To" (ส่งไปยัง) ให้คลิกที่ตัวเลือกดังกล่าว และไฟล์ที่บีบอัดของคุณจะบันทึกไปยังเดสก์ท็อป 

อีกวิธีหนึ่งในการซิปไฟล์บน Windows คือการเลือกไฟล์ที่คุณต้องการบีบอัด และในแท็บ "Share" (แบ่งปัน) ของ File Explorer ให้มองหาแล้วคลิกที่ปุ่ม "Zip" (ซิป) คุณสามารถเช่นนี้ได้ในคอมพิวเตอร์ Windows ทุกเครื่องที่ใช้ Windows เวอร์ชัน 8.1 เป็นต้นไป หากคุณใช้คอมพิวเตอร์รุ่นเก่าๆ คุณจะต้องใช้วิธีคลิกเมาส์ปุ่มขวาและเลือก "Send To" (ส่งไปยัง)

วิธีแตกซิปไฟล์ ZIP

หากต้องการแตกไฟล์ ZIP บน ให้คลิกสองครั้งที่ไฟล์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกเมาส์ปุ่มขวา เลื่อนไปที่ “Open With” (เปิดด้วย) แล้วเลือก “Archive Utility” (โปรแกรมเก็บบันทึก) ได้ ไฟล์จะแตกซิปโดยมีการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ขึ้นมาพร้อมกับไฟล์เหล่านั้น ซึ่งจัดเก็บอยู่ในตำแหน่งเดียวกันที่คุณจัดเก็บไฟล์ ZIP

ใน Windows คุณสามารถดูเนื้อหาของโฟลเดอร์ซิปโดยไม่ต้องแตกซิป แต่จะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้เว้นแต่คุณจะทำการแตกไฟล์ โดยสามารถทำได้ด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่โฟลเดอร์ ZIP แล้วเลือก "Extract All" (แตกไฟล์ทั้งหมด) จากนั้นไฟล์จะถูกแตกออกมาและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งเดียวกันกับไฟล์ ZIP คุณสามารถกำหนดตำแหน่งเป็นตำแหน่งอื่นได้โดยการกด "Browse" (เลือกดู) ในตัวช่วย "Extract All" (แตกไฟล์ทั้งหมด) อีกทั้งยังสามารถใช้วิธีเดียวกันได้กับไฟล์แต่ละไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ซิปหากคุณไม่ต้องการแตกไฟล์ทั้งหมดพร้อมกัน โดยคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์และเลือก "Cut” (ตัด) แล้ววางไฟล์ลงในตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก

เพิ่มไฟล์ไปยังซิปโฟลเดอร์ที่มีอยู่

คุณอาจมีโฟลเดอร์ที่ซิปไฟล์ไว้แล้วโดยต้องการเพิ่มไฟล์เข้าไปอีก ขั้นตอนการทำเช่นนี้บน Windows ไม่ซับซ้อนนัก ให้ลากไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ไปยังไฟล์ ZIP เหมือนกับเวลาที่คุณเพิ่มไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ปกติ เท่านี้ไฟล์ก็เพิ่มลงในไฟล์ ZIP ของคุณแล้ว

แต่คุณจะทำเช่นนี้ไม่ได้บน Mac หากไม่ใช้บริการของบุคคลที่สาม การใช้บริการของบุคคลที่สามมาพร้อมกับความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยเสมอ ซึ่งมีผู้ให้บริการเก็บบันทึกไฟล์ที่เป็นบุคคลที่สามบางราย เช่น WinZip ที่ได้รับความไว้วางใจพอสมควร แต่ผู้ให้บริการเหล่านี้ใช่ว่าจะปราศจากความเสี่ยงเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณแตกไฟล์ที่เป็นข้อมูลส่วนตัว เมื่อคำนึงถึงประเด็นนี้ วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มไฟล์ใหม่ๆ ไปยังโฟลเดอร์ซิปบน Mac คือการสร้างไฟล์ซิปใหม่ตั้งแต่ต้น

วิธีสร้างซิปไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

คุณสามารถปกป้องไฟล์ Zip ด้วยรหัสผ่านได้ในระดับหนึ่งเมื่อใช้ Windows 10 โดยสามารถทำได้ด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ไฟล์ Zip แล้วเลือก "Properties" (คุณสมบัติ) จากแท็บ "General" (ทั่วไป) ให้คลิกที่ "Advanced" (ขั้นสูง) เลือก "Encrypt contents to secure data" (เข้ารหัสเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล) จากนั้นคลิกตกลงในหน้าต่าง "Advanced" (ขั้นสูง) แล้วคลิก "OK" (ตกลง) ในหน้าต่าง "Properties" (คุณสมบัติ) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนของไฟล์ปรากฏพร้อมกับรูปแม่กุญแจ คุณจะยังสามารถเปิดไฟล์หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณไว้ แต่บัญชีอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้ 

สำหรับผู้ใช้ Mac ตัวเลือกของคุณจะมีจำกัดมากกว่า เพราะไม่มีวิธีในการปกป้องไฟล์ Zip ด้วยรหัสผ่านได้โดยตรงบน Mac คุณจะต้องใช้ขั้นตอนที่ยุ่งยากเล็กน้อยโดยใช้ Terminal ซึ่งเป็นวิธีที่ค่อนข้างซับซ้อนเมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่นๆ ที่มีอยู่ รวมทั้งเป็นกระบวนการที่ไม่มีความจำเป็น ทั้งนี้อย่าลืมว่ามีแอปของบุคคลที่สามมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อปกป้องไฟล์ Zip ให้ปลอดภัยได้ทั้งบน Windows และ Mac แต่การให้สิทธิ์แก่ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามในการเข้าถึงไฟล์ที่ไร้การป้องกันของคุณอาจนำไปสู่ปัญหาด้านการรักษาความปลอดภัยได้

ข้อเสียของซิปไฟล์

โดยส่วนใหญ่แล้ว ไฟล์ ZIP เป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับการลดขนาดไฟล์ แต่ไม่ได้เหมาะกับไฟล์ทุกประเภท ยกตัวอย่างเช่น ไฟล์ MP4 และ JPEG ผ่านการบีบอัดมาแล้วอย่างมากและการซิปไฟล์เหล่านี้อีกก็จะไม่ช่วยบีบอัดไฟล์เพิ่มได้มากเท่าไร ดังนั้นแม้ว่าไฟล์ ZIP จะช่วยลดขนาดไฟล์ได้ แต่สำหรับไฟล์บางประเภท ขนาดอาจไม่ลดลงมากนัก การบีบอัดไฟล์โดยไม่ทำลายไฟล์ย่อมมีขีดจำกัด อีกทั้งยังมีความเสี่ยงที่กระบวนการบีบอัดอาจทำลายหรือสร้างความเสียหายต่อไฟล์ของคุณ นอกจากนี้ การบีบอัดไฟล์หรือการส่งไฟล์ที่บีบอัดยังมาพร้อมกับขั้นตอนที่ต้องทำเพิ่มอีกจำนวนหนึ่ง โดยมีทางเลือกอื่นแทนไฟล์ ZIP ที่สามารถช่วยให้ทำงานเสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าเดิมมาก

ทางเลือกอื่นสำหรับซิปไฟล์

เมื่อพิจารณาจากข้อจำกัดข้างต้น คุณอาจพบว่าการบีบอัดไฟล์นั้นไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะที่สุดสำหรับคุณ ไฟล์ ZIP อาจเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดพื้นที่บนอุปกรณ์ แต่ทำให้การเข้าถึงไฟล์ยากลำบาก หากต้องการใช้ไฟล์ที่เก็บบันทึกอยู่ในไฟล์ ZIP คุณจะต้องค้นหาว่าไฟล์จัดเก็บอยู่ในไฟล์ ZIP ใด และต้องแตกซิปก่อนจึงจะสามารถเปิดไฟล์ได้ ซึ่งอาจกลายเป็นกระบวนการที่กินเวลาและวุ่นวายได้ง่ายๆ การมองหาตัวเลือกที่ช่วยให้คุณจัดเก็บไฟล์ได้ในขนาดเดิมโดยไม่กินพื้นที่บนคอมพิวเตอร์จึงจะเป็นประโยชน์ต่อคุณมากกว่า บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์จึงเข้ามามีบทบาท การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบเฉพาะออนไลน์ได้ โดยที่ไฟล์จะไม่กินพื้นที่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต 

การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถอัพโหลดไฟล์ทุกรูปแบบได้ทุกขนาด รวมถึงแบ่งปันไฟล์ดังกล่าวได้ภายในไม่กี่คลิก คุณไม่ต้องเผชิญกับความเสี่ยงว่าไฟล์เสียหายระหว่างการบีบอัด คุณสามารถดำเนินการอัพโหลดได้อย่างง่ายดายและส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้ในทันที ซึ่งช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนในกระบวนการไปได้จำนวนหนึ่ง แม้ว่าคุณจะยังต้องใช้ไฟล์ ZIP คุณก็สามารถบันทึกและส่งไฟล์เหล่านั้นจาก Dropbox ได้ รวมทั้งสามารถดูตัวอย่างไฟล์ซิปผ่าน Dropbox ได้เลยด้วยซ้ำ 

หากใช้แอปเดสก์ท็อปของ Dropbox คุณจะสามารถย้ายไฟล์ไปยัง Dropbox ได้ง่ายๆ โดยต้องทำแค่ลากไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ Dropbox ให้ลากแล้ววางไฟล์ไปยัง Google Chrome, Safari หรือเบราว์เซอร์ใดก็ตามที่คุณกำลังใช้เปิดแอปบนเว็บโดยตรง จากนั้น การแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายๆ เท่ากับการคลิก "แบ่งปัน" และเลือกว่าจะส่งไปให้ใคร ไฟล์และโฟลเดอร์ที่แบ่งปันของคุณมีความปลอดภัยเทียบเท่ากับไฟล์ ZIP และ Dropbox ยังมีบริการในอีกระดับด้วยการปกป้องด้วยรหัสผ่าน ทีนี้ก็มีแค่คนที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึงและทราบรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเปิดไฟล์ได้ 

คุณและทีมสามารถแบ่งปันและแก้ไขไฟล์และโฟลเดอร์ผ่าน Dropbox ได้โดยตรง คุณจึงไม่จำเป็นต้องสร้างและส่งไฟล์ ZIP ใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขไฟล์อีกต่อไป ไฟล์ทั้งหมดบน Dropbox จะอัพเดทไปพร้อมกับตอนที่คุณและทีมของคุณทำการแก้ไข การทำงานร่วมกันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างยิ่งเมื่อไม่มีไฟล์หลายๆ เวอร์ชันบนฮาร์ดไดรฟ์หลากหลายอัน