如何壓縮檔案

瞭解如何在 Windows 和 Mac 建立 ZIP 檔案,協助處理大型檔案並節省儲存空間。

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ZIP 檔案格式說明

若要節省磁碟儲存空間,並將大型檔案和資料夾傳送到其他電腦,ZIP 檔案是最受歡迎的方式之一。根據您使用的裝置類型,建立 ZIP 檔案或資料夾的過程也會因而有所不同。我們會為 Mac 和 Windows 使用者說明如何壓縮檔案。針對檔案儲存與共享功能,我們也會提供更有效率且可靠的方法。

ZIP 檔案是一或多個壓縮在一個位置的檔案。壓縮檔案或資料夾時,有關內容會被壓縮。系統會移除多餘的資料,因此能大為減少儲存和共享時所需的資料。這個過程稱為「無失真資料壓縮法」。無失真的意思是雖然檔案大小會減少,但檔案本身並不受影響。ZIP 是一種檔案封存格式。另外還有其他格式,像是 RAR 和 7-ZIP,但以 ZIP 最為常見。

為什麼要壓縮檔案?

如果您有大量檔案或甚至有一個很大的檔案,在您需要共享時,ZIP 檔案便非常有用。許多電子郵件用戶端不允許您共享大型檔案。因此檔案壓縮通常被視為傳送較大資料的最佳解決方案之一。您還可以使用 ZIP 檔案將私人資料加密後線上傳送。

如何在 Mac 壓縮資料夾或檔案

如果您要在 macOS 將多個檔案壓縮在一起,則需要確保檔案位在同一個資料夾。請建立一個新資料夾,裡面只有您想壓縮的檔案。您只要在檔案上按右鍵或按 Ctrl 並點擊該資料夾,選擇 [壓縮項目]。系統會將該 .zip 檔案儲存在與原始資料夾相同的位置。

您可能只想壓縮資料夾中的某些檔案,而非整個資料夾。若要壓縮特定檔案,按住 Command 鍵,然後按一下您想壓縮的檔案。檔案全部選取後,按右鍵並選擇 [壓縮 [#] 個項目]。所有項目會壓縮成一個單一 ZIP 檔案,稱為「封存.zip」。您可以對檔案按右鍵並選擇 [重新命名] 來變更名稱。如果您只想壓縮一個檔案,過程仍相同。只要對該檔案按右鍵,選擇 [壓縮 [檔案名稱]]。

如何在 Window 10 上製作 ZIP 檔案

[傳送到] 對於微軟使用者來說都是類似的流程。首先,請確保您要壓縮的所有檔案都在一個資料夾。接下來,對該資料夾按右鍵,然後捲動至選項 [傳送到]。在 [傳送到] 選單中,您應該會看到選項 [壓縮的資料夾]。按一下,您的壓縮檔案就會儲存到桌面上。

在 Windows 上壓縮檔案的另一種方法是,選擇您想壓縮的檔案,然後在 [檔案總管] 的 [共享] 索引標籤中找到檔案,並按一下 [壓縮] 按鈕。在任何執行 Windows 8.1 或更高版本的 Windows 電腦上皆可完成此動作。如果使用版本較舊的電腦,則需使用按右鍵並 [傳送到] 的方法。

如何解壓縮 ZIP 檔案

如果要在 Mac 上解壓縮 zip 檔案,請連按兩下該檔案。您也可以對該檔案按右鍵,停留在 [開啟方式],並選擇 [封存公用程式]。檔案便會解壓縮,並在儲存該 ZIP 檔案的相同位置,建立一個含有這些檔案的新資料夾。

在 Windows 上,您可以不解壓縮 ZIP 資料夾並檢視其內容。但若要編輯檔案,則需要將其解壓縮。如果您要開啟壓縮檔,須對該 ZIP 資料夾按右鍵並選擇 [解壓縮全部]。檔案就會解壓縮並儲存在與 ZIP 檔案相同的位置。您也可以在 [解壓縮全部] 精靈中按 [瀏覽] 設定不同位置。如果您不想一次解壓縮所有檔案,也可以對壓縮資料夾內的個別文件執行同樣動作。只要對檔案按右鍵並選擇 [剪下],然後貼到您想儲存的地方。

將檔案新增至現有的 ZIP 資料夾

您可能已經有一個壓縮資料夾,但需要在裡面新增更多檔案。這個過程在 Windows 上並不複雜。只要將新的檔案或資料夾拖放到 ZIP 檔案上,就像您在一般資料夾中新增檔案一樣。這些檔案現在已新增到您的 ZIP 檔案中。

Mac 則必須使用第三方服務。每當使用第三方服務時,總會伴隨著安全風險。雖然有些像 WinZip 這樣的第三方封存工具相當值得信賴,但這些工具並非毫無風險。當您壓縮私人檔案的時候,更容易產生風險。考慮到這一點,重新建立一個新的 zip 檔案,是在 Mac 上新增檔案到壓縮資料夾最安全的方法。

如何建立有密碼保護的 zip 檔案

透過 Windows 10,在一定程度上可以用密碼保護 ZIP 檔案。方法是對 ZIP 檔案按右鍵,選擇「屬性」。從「一般」索引標籤中,點選「進階」。選擇「加密內容,保護資料」,在「進階」視窗中按一下「確定」,然後在「屬性」視窗中按一下「確定」以儲存您的變更。您會注意到,檔案圖示現在顯示了一個鎖頭。只要登入帳戶,您仍可以開啟檔案,但其他帳戶則無法存取。

對於 Mac 使用者來說,選擇就更有限了。在 Mac 上沒辦法直接用密碼保護 ZIP 檔案。您必須使用終端機 (Terminal) 進行一些麻煩的程序。與其他可用方案相比,這流程既複雜且不必要。同樣地,有很多第三方應用程式可以用來保護 Windows 和 Mac 上的 ZIP 檔案。但是授予第三方軟體對未受保護檔案的存取權,可能會導致安全問題。

ZIP 檔案的缺點

雖然在大多數的情況下,ZIP 檔案是減少檔案大小的有效解決方案。但並非對每種類型的檔案都能有效發揮作用。例如,MP4 和 JPEG 檔案已是經過高度壓縮的檔案,壓縮這些資料實際上不會有太大的差異。所以,雖然 ZIP 檔案能減少檔案大小,但對於某些檔案來說,減少的幅度不會太大。畢竟在不毀損檔案的前提下,壓縮空間有限。還有一個風險是,在壓縮過程中,檔案可能遭到破壞或損毀。此外,壓縮檔案或傳送壓縮檔包含一些額外步驟。而也有其他能壓縮檔案的替代方案,可以更有效率地完成工作。

ZIP 檔案的替代方案

考慮到上述限制,您可能會發現壓縮檔案並不是適合您的最佳解決方案。ZIP 檔案是節省裝置儲存空間的好方法,但卻讓存取變得不方便。若要使用 ZIP 封存檔案時,您需要找到檔案所在的 ZIP,並在開啟前解壓縮。這很容易讓人感到耗時又雜亂。您要尋找的方案是能維持檔案的原始大小,而且不佔用電腦儲存空間。此時就是雲端儲存派上用場的時候。在使用 Dropbox 時,您可以將檔案儲存為僅供線上存取。如此就不會佔用任何電腦儲存空間,您也能透過網際網路隨時隨地存取檔案。

有了 Dropbox,您可以上傳任何大小、任何檔案格式的檔案,只需按幾個按鈕就能共享。您無須冒著檔案在壓縮過程中損毀的風險。也可以輕鬆上傳和快速傳送大型檔案,而且,在這個流程中您還可以省下幾個步驟。即使您仍然需使用 ZIP 檔案,也可以從 Dropbox 儲存和傳送。甚至可以透過 Dropbox 本身預覽壓縮檔。

有了 Dropbox 桌面應用程式,將檔案移到 Dropbox 上便很簡單,只需將檔案拖放至 Dropbox 資料夾即可。直接將檔案拖放至 Google Chrome、Safari 或任何用於檢視網頁應用程式的瀏覽器。然後,只要按一下 [共享] 並選擇傳送對象,便可輕鬆共享您的檔案和資料夾。如同任何 ZIP 檔案,您的共享檔案和資料夾安全無虞。Dropbox 甚至能透過密碼保護更進一步。現在只有您授予存取權並擁有密碼的人才能打開檔案。

您與團隊可以透過 Dropbox 本身共享和編輯檔案與資料夾。日後在更新檔案時,您再也無須建立並傳送新的 ZIP 檔案。當您與團隊編輯時,Dropbox 上的所有內容都會更新。再也無須面對不同硬碟上儲存多個版本的情況,使得協作效率大幅提升。