ZIP 檔案格式說明
為了節省磁碟儲存空間，並將大型檔案和資料夾傳送到其他電腦，將資料壓縮成 ZIP 檔案是其中一種最常用的方法。建立 ZIP 檔案或資料夾的過程因您使用的裝置類型而異。以下將為 Mac 和 Windows 使用者說明如何壓縮檔案，並提供更有效率且可靠的檔案儲存與共享方法。
ZIP 檔案是一或多個壓縮在一個位置的檔案。壓縮檔案或資料夾時，當中的內容會被壓縮，系統會移除多餘的資料，因此能大為減少儲存和共享時所需的資料，這個過程稱為「無失真資料壓縮法」。無失真的意思是雖然檔案大小會減少，但檔案本身並不受影響。ZIP 是一種檔案封存格式，另外還有其他格式，像是 RAR 和 7-ZIP，但以 ZIP 最為常見。
為什麼要壓縮檔案？
如果您有大量檔案或甚至有一個很大的檔案，在您需要共享時，ZIP 檔案便非常有用。許多電子郵件用戶端不允許您傳送大型檔案，因此大家通常認為檔案壓縮是傳送大型資料的其中一項最佳解決方案；您還可以使用 ZIP 檔案將私人資料加密後在線上傳送。
如何在 Mac 壓縮資料夾或檔案
如果要在 macOS 將多個檔案壓縮在一起，檔案必須位於同一個資料夾。請建立一個新資料夾，裡面只放置您要壓縮的檔案。您只要在檔案上按右鍵或按 Ctrl 並點擊該資料夾，選擇 [壓縮項目]，系統就會將該 .zip 檔案儲存在與原始資料夾相同的位置。
您可能只想壓縮資料夾中的某些檔案，而非整個資料夾。若要壓縮特定檔案，請按住 Command 鍵，然後按一下您想壓縮的檔案，檔案全部選取後，請按右鍵並選擇 [壓縮 [#] 個項目]，所有項目便會壓縮成一個單一 ZIP 檔案，稱為「封存.zip」。您可以對檔案按右鍵並選擇 [重新命名] 來變更名稱。如果您只想壓縮一個檔案，過程仍相同，只要對該檔案按右鍵，選擇 [壓縮 [檔案名稱]] 即可。
如何在 Window 10 上製作 ZIP 檔案
[傳送到] 對於微軟使用者來說都是類似的流程。首先，請務必將您要壓縮的所有檔案放在同一個資料夾，接下來，對該資料夾按右鍵，然後捲動至 [傳送到] 選項，在 [傳送到] 選單中，您應該會看到 [壓縮的資料夾] 選項，按一下該選項，您的壓縮檔案就會儲存到桌面上。
在 Windows 上壓縮檔案的另一個方法是，選擇您想壓縮的檔案，然後在 [檔案總管] 的 [共用] 索引標籤中找到檔案，並按一下 [壓縮] 按鈕。在任何執行 Windows 8.1 以上版本的 Windows 電腦上皆可進行此操作。如果使用版本較舊的電腦，則需按右鍵並點選 [傳送到] 才能壓縮。
如何解壓縮 ZIP 檔案
如果要在 Mac 上解壓縮 zip 檔案，請按兩下該檔案；您也可以對該檔案按右鍵，將游標懸停在 [打開檔案的應用程式]，並選擇 [Archive Utility]，檔案便會解壓縮，並在該 ZIP 檔案儲存的位置建立一個含有這些檔案的新資料夾。
在 Windows 上，您無須將 ZIP 資料夾壓縮就能檢視當中的內容，但若要編輯檔案，便需要解壓縮。如果您要開啟壓縮檔，請對 ZIP 資料夾按右鍵並選擇 [解壓縮全部]，檔案就會解壓縮並儲存在與 ZIP 檔案相同的位置。您也可以在「解壓縮全部」精靈中按 [瀏覽] 來設定其他位置；如果不想一次解壓縮所有檔案，也可以針對壓縮資料夾中的個別檔案執行相同動作，只要對檔案按右鍵並選擇 [剪下]，然後貼到您想儲存的地方即可。
將檔案新增至現有的 ZIP 資料夾
您可能已經有一個壓縮資料夾，但需要在裡面新增更多檔案，這個操作在 Windows 上並不複雜，只要將新的檔案或資料夾拖放到 ZIP 檔案上，就如同在一般資料夾中新增檔案，這樣就能輕鬆地將檔案新增到 ZIP 檔案了。
Mac 則必須使用第三方服務才能進行壓縮，但使用第三方服務總免不了安全風險，雖然像 WinZip 這樣的第三方封存工具相當值得信賴，但這些工具並非毫無風險，壓縮私密檔案的風險就更大了。考慮到這一點，重新建立一個新的 zip 檔案，是在 Mac 上新增檔案到壓縮資料夾是最安全的方法。
如何建立有密碼保護的 zip 檔案
在 Windows 10 中，密碼可以為 ZIP 檔案提供一定程度的保護，方法是對 ZIP 檔案按右鍵，選擇 [屬性]。從 [一般] 索引標籤中，點選 [進階]。選擇 [加密內容，保護資料]，在 [進階] 視窗中按一下 [確定]，然後在 [屬性] 視窗中按一下 [確定] 儲存您的變更，您會發現，檔案圖示上現在出現一個鎖頭。只要登入帳戶，您仍可以開啟檔案，但其他帳戶的使用者則無法存取。
但是對於 Mac 使用者來說，選擇就比較限，在 Mac 上沒辦法直接用密碼保護 ZIP 檔案，您必須使用終端機進行一些麻煩的程序，與其他可用方案相比，這流程既複雜且不必要；同樣地，有很多第三方應用程式可以用來保護 Windows 和 Mac 上的 ZIP 檔案，但是授予第三方軟體對未受保護檔案的存取權，可能會導致安全問題。
ZIP 檔案的缺點
雖然在大多數的情況下，ZIP 檔案是減少檔案大小的有效解決方案，但並非對每種類型的檔案都能有效發揮作用。例如，MP4 和 JPEG 檔案已是經過高度壓縮的檔案，壓縮這些資料實際上不會有太大的差異，因此，雖然 ZIP 檔案能減少檔案大小，但對於某些檔案來說，減少的幅度不會太大，畢竟在不毀損檔案的前提下，壓縮的程度有限；還有一個風險是，在壓縮過程中，檔案可能會遭到破壞或損毀；此外，壓縮檔案或傳送壓縮檔時需進行一些額外步驟，但也有其他壓縮檔案的替代方案，可以更有效率地完成壓縮。
ZIP 檔案的替代方案
考慮到上述限制，您可能會發現壓縮檔案並不是最適合您的解決方案。ZIP 檔案可以節省裝置儲存空間，但卻不方便存取。若要使用 ZIP 格式封存檔案，您必須找到檔案所在的 ZIP 檔，並解壓縮才能開啟，這很容易變得耗時又讓空間凌亂不堪。您需要的方案必須維持檔案原始大小，又不佔用電腦儲存空間。這就是雲端儲存派上用場的時候。在使用 Dropbox 時，您可以將檔案儲存為僅供線上存取格式，如此就不會佔用任何電腦儲存空間，您也能透過網際網路隨處存取檔案。
有了 Dropbox，您可以上傳任何大小、任何檔案格式的檔案，只需按幾個按鈕就能共享，完全無須冒著檔案在壓縮過程中損毀的風險，也能輕鬆上傳和快速傳送大型檔案；而且，在這個流程中您還可以省下幾個步驟。即使您仍然需使用 ZIP 檔案，也可以從 Dropbox 儲存和傳送，甚至可以在 Dropbox 當中預覽壓縮檔。
有了 Dropbox 桌面應用程式，將檔案移到 Dropbox 上便很簡單，只需將檔案拖放至 Dropbox 資料夾即可。直接將檔案拖放至 Google Chrome、Safari 或任何用於檢視網頁應用程式的瀏覽器。然後，只要按一下 [共享] 並選擇傳送對象，便可輕鬆共享您的檔案和資料夾。如同任何 ZIP 檔案，您的共享檔案和資料夾安全無虞。密碼保護功能可以讓 Dropbox 更進一步保護您的資料。現在只有您授予存取權並擁有密碼的人才能開啟檔案。
您與團隊成員只要透過 Dropbox 就能共享和編輯檔案與資料夾，日後在更新檔案時，您再也無須建立和傳送新的 ZIP 檔案。當您與團隊編輯時，Dropbox 上的所有內容都會更新，再也無須面臨不同硬碟上儲存多個版本的窘境，協作效率大幅提升。
