如何壓縮檔案

瞭解如何在 Windows 和 Mac 建立 ZIP 檔案,協助處理大型檔案並節省儲存空間。

ZIP 檔案格式

若要節省磁碟儲存空間,並將大型檔案和資料夾傳送到其他電腦,ZIP 檔案是最受歡迎的方式之一。依您使用的裝置不同,建立 ZIP 檔案或資料夾的過程也會有些微不一樣,所以我們先為 Mac 和 Windows 使用者說明最佳的方法,再討論更有效率且可靠的替代方案。

ZIP 檔案是一或多個壓縮在一個位置的檔案。壓縮檔案或資料夾時,系統會在移除多餘的資料後壓縮內容,因此能大為減少儲存和共享時使用和需要的資料。這過程稱為「無失真資料壓縮法」,無失真的意思是雖然檔案大小會大幅縮小,但檔案本身不會受到影響。ZIP 是一種檔案封存格式。另外還有其他格式,像是 RAR 和 7-ZIP,但以 ZIP 最為常見。

為什麼要壓縮檔案?

如果您有大量檔案,或甚至只是一個很大的檔案,在您需要與工作團隊共享時,ZIP 檔案便非常有用。許多電子郵件用戶端不允許您共享大型檔案,所以檔案壓縮通常被視為傳送較大資料的最佳解決方案之一。您還可以使用 ZIP 檔案將私人資料加密後線上傳送。

如何在 Mac 壓縮資料夾或檔案

對於 macOS 使用者來說,如果要將多個檔案壓縮在一起,則需要確保檔案位在同一個資料夾。最好的方式是建立一個新資料夾,裡面只有您想壓縮的檔案。您只要在檔案上按右鍵或按 Ctrl 並點擊該資料夾,選擇 [壓縮項目]。系統會將該 .zip 檔案儲存在與原始資料夾相同的位置。

如果您只想壓縮資料夾中的某些檔案,而非整個資料夾,按住 Command 鍵,然後按一下您想壓縮的檔案。檔案全部選取後,按右鍵並選擇 [(壓縮 [#] 個項目]。所有項目會壓縮成一個單一 ZIP 檔案,稱為「封存.zip」。您可以對檔案按右鍵並選擇 [重新命名] 來變更名稱。如果您只想壓縮一個檔案,過程仍相同。只要對該檔案按右鍵,選擇 [壓縮 [檔案名稱]]。

如何在 Window 10 上製作 ZIP 檔案

使用 [傳送到]

此流程對於微軟使用者來說都是類似的。請確保您要壓縮的所有檔案都在一個資料夾,對該資料夾按右鍵,然後找到選項 [傳送到]。在 [傳送到] 選單中,您應該會看到選項 [壓縮的資料夾]。按一下,您的壓縮檔案就會儲存到桌面上。

如果要選擇多個檔案,但不是資料夾中所有的檔案,請按住 Ctrl 鍵,然後點選每個您想要壓縮的檔案。如果所有要壓縮的文件在資料夾中連續排列,您可以按一下第一個項目,按住 Shift 鍵並選取最後一個項目,便能選取在這之間的所有檔案。接著您可以按右鍵並壓縮所有選取的檔案。如果要壓縮單一檔案,只要對該檔案按右鍵,然後按照同樣的步驟壓縮。

「共享」索引標籤

在 Windows 上壓縮檔案的另一種方法是,選擇所有您想壓縮的檔案,然後在「檔案總管」的「共享」索引標籤中找到檔案,並按一下 [壓縮] 按鈕。在任何執行 Windows 8.1 或更高版本的 Windows 電腦上皆可完成此動作,如果使用版本較舊的電腦,則需使用按右鍵並 [傳送到] 的方法。

如何開啟 ZIP 檔案

如果要在 Mac 上解壓縮 zip 檔案,只需連按兩下該檔案。或者,您可以對該檔案按右鍵,停留在 [開啟方式],並選取 [封存公用程式]。檔案便會解壓縮,並在儲存該 ZIP 檔案的相同位置建立一個含有所有檔案的新資料夾。

在 Windows 上,您可以不解壓縮 ZIP 資料夾並檢視其內容,但若要編輯檔案,則需要將其解壓縮。如果您要開啟壓縮檔,須對該 ZIP 資料夾按右鍵並選擇 [解壓縮全部]。檔案會解壓縮並儲存在與 ZIP 檔案相同的位置,或者您可以在 [解壓縮全部] 精靈中按 [瀏覽] 設定不同位置。如果您不想一次解壓縮所有檔案,也可以對壓縮資料夾內的個別文件執行同樣動作。只要對檔案按右鍵並選擇 [剪下],然後貼到您想儲存的地方。

將檔案新增至現有的 ZIP 資料夾

您可能已經有一個壓縮資料夾,但需要在裡面新增更多檔案。好在這個過程在 Windows 上並不複雜。只要將新的檔案或資料夾拖放到 ZIP 檔案上,就像您在一般資料夾中新增檔案一樣。

Mac 則必須使用第三方服務。雖然有些像 WinZip 這樣的第三方封存工具相當值得信賴,但仍可能造成重大的安全風險,尤其在您壓縮私人檔案的時候。考慮到這一點,重新建立一個新的 zip 檔案,是在 Mac 上新增檔案到壓縮資料夾最安全的方法。

如何建立有密碼保護的 zip 檔案

透過 Windows 10,在一定程度上可以用密碼保護 ZIP 檔案。方法是對 ZIP 檔案按右鍵,選擇「屬性」。從「一般」索引標籤中,點選「進階」。選擇「加密內容,保護資料」,在「進階」視窗中按一下「確定」,然後在「屬性」視窗中按一下「確定」以儲存您的變更。您會注意到,檔案圖示現在顯示了一個鎖頭。只要登入使用者帳戶,仍可以正常開啟檔案,但其他帳戶則無法存取。這是在自己的電腦上保護 ZIP 檔案一個好方法,但傳送檔案到其他地方時則無法提供任何安全性。

對於 Mac 使用者來說,選擇就更有限了。在 Mac 上沒辦法直接用密碼保護 ZIP 檔案。您必須使用終端機 (Terminal) 進行一些麻煩的程序,與其他可用方案相比,這流程既複雜且不必要。

同樣地,有很多第三方應用程式可以用來保護 Windows 和 Mac 上的 ZIP 檔案。然而,您必須授予第三方對未受保護檔案的存取權,這可能相當危險。

ZIP 檔案的缺點

雖然在大多數的情況下,ZIP 檔案是減少檔案大小的有效解決方案,但並不是對每種類型的檔案都能有效發揮作用。例如,MP4 和 JPEG 檔案已是經過高度壓縮的檔案,壓縮這些資料實際上不會有太大的差異。所以,雖然 ZIP 檔案能減少檔案大小,但對於某些檔案來說,減少的幅度不會太大。畢竟在不毀損檔案的前提下,壓縮空間有限。還有一個風險是,在壓縮過程中,檔案可能遭到破壞或損毀。此外,壓縮檔案包含一些額外步驟,而傳送壓縮檔也可能會有點麻煩,尤其是有替代方案可以更有效完成工作的時候。

ZIP 檔案的替代方案

考慮到上述限制,您可能會發現壓縮檔案並不是真正適合您的最佳解決方案。ZIP 檔案是節省裝置儲存空間的好方法,但這代表要使用檔案時,您需要找到檔案所在的 ZIP,並在開啟前解壓縮。這很容易讓人感到挫敗又耗時。您要尋找的方案是能維持檔案的原始大小,而且不佔用電腦任何儲存空間,此時就是雲端儲存派上用場的時候。

當您使用 Dropbox 智慧同步時,檔案會儲存在線上伺服器,因此非但不會佔用電腦上的任何儲存空間,也可以從任何有網際網路連線的地方存取檔案。有了 Dropbox,您可以上傳任何大小、任何檔案格式的檔案,與他人共享只需按幾個按鈕。您無須冒著檔案在壓縮過程中損毀的風險,也可以輕鬆上傳和快速傳送大型檔案,而且,在這個流程中您還可以省下幾個步驟。

即使您仍然需使用 ZIP 檔案,也可以從 Dropbox 儲存和傳送,甚至透過 Dropbox 本身預覽壓縮檔。

如果您下載了 Dropbox 桌面應用程式,那麼將檔案放到 Dropbox 上便很簡單,只需將檔案拖放至 Dropbox 資料夾即可。在網頁應用程式上,您可以直接將檔案拖放至 Google Chrome、Safari 或任何已開啟網頁應用程式的瀏覽器。然後,只要按一下 [共享] 並選擇傳送對象,便可輕鬆共享您的檔案和資料夾。就像使用 ZIP 資料夾一樣,您可以用密碼保護 Dropbox 檔案,這樣一來,便只有取得存取權限授權並擁有密碼的人才能開啟檔案。您和工作團隊可以透過 Dropbox 本身共享和編輯檔案和資料夾,不必每次建立和傳送附有更新文件的新 ZIP 檔案。Dropbox 上的所有內容都會在編輯時更新,讓協作的效率更高。