เมื่อทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์หรือเพียงแค่แบ่งปันความทรงจำกับเพื่อนและครอบครัว มักจะมีการขอให้คุณแบ่งปันไฟล์กับคนอื่นเพื่อให้พวกเขาเข้าถึงไฟล์นั้นๆ จากอุปกรณ์ของตนเองได้
“การแบ่งปันไฟล์” คืออะไรกันแน่
การแบ่งปันไฟล์คือกระบวนการคัดลอกหรือย้ายไฟล์ดิจิทัลหนึ่งไฟล์ขึ้นไประหว่างอุปกรณ์ผ่านเครือข่ายหรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ประเภทและขนาดของไฟล์ที่คุณสามารถแบ่งปันได้อาจแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการบริการมากมาย คุณจะสามารถแบ่งปันเอกสารและ PDF เป็นรูปภาพ ไฟล์เสียงและวิดีโอ และแม้แต่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้
การแบ่งปันไฟล์ทำงานอย่างไร
การแบ่งปันไฟล์ทำงานในหลายวิธีด้วยกัน
โปรแกรมอาจเข้าถึงไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเรียกว่าการแบ่งปันไฟล์แบบเพียร์ทูเพียร์ (P2P) โดยไฟล์อาจยังถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์จริงหรือบนคลาวด์ จากนั้นจึงมีการโอนย้ายไปยังอุปกรณ์อื่น
นอกจากนี้ อุปกรณ์อย่างเช่นฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกยังสามารถใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บนี้สามารถโอนย้ายได้โดยการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้ากับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
การแบ่งปันไฟล์ประเภทต่างๆ
การแบ่งปันไฟล์มีหลายประเภท ประเภทการแบ่งปันไฟล์ที่เหมาะกับคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ (เช่น เวลาและค่าใช้จ่าย) และลำดับความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
| ประเภท | คำอธิบาย | ตัวอย่างของเวลา/เหตุผลในการใช้ |
| สื่อที่นำออกได้ | อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลจริง เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือการ์ดหน่วยความจำซึ่งใช้เพื่อดึงหรือจัดเก็บข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ | เมื่อคุณต้องการการโอนย้ายที่สะดวกและรวดเร็ว เช่น เมื่อคุณอยู่ในการประชุมและต้องการแบ่งปันไฟล์การนำเสนอขนาดใหญ่กับเพื่อนร่วมงาน |
| การแบ่งปันไฟล์แบบไคลเอนท์-เซิร์ฟเวอร์ | โปรแกรม เช่น ซอฟต์แวร์โปรโตคอลการโอนย้ายไฟล์ (FTP) ซึ่งจัดเก็บไฟล์ไว้ในเซิร์ฟเวอร์และส่งไฟล์เหล่านั้นไปยังผู้ใช้เมื่อมีการร้องขอผ่านอินเตอร์เฟสผู้ใช้ | เมื่อการทำงานร่วมกันและการควบคุมแบบรวมศูนย์เป็นกุญแจสำคัญ เช่น สำหรับไฟล์ของบริษัท ที่ซึ่งการรักษาความปลอดภัยในระหว่างที่อำนวยความสะดวกให้กับการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ |
| การแบ่งปันไฟล์แบบเพียร์ทูเพียร์ (P2P) | โปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถโอนย้ายไฟล์ได้โดยตรงจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งโดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ | เมื่อคุณต้องการการแบ่งปันแบบกระจายศูนย์อย่างไม่เป็นทางการระหว่างบุคคลที่เชื่อถือได้ เช่น สำหรับคอลเล็กชันไฟล์สื่อขนาดใหญ่ |
| การแบ่งปันไฟล์แบบใช้ระบบคลาวด์ | ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในผู้ให้บริการคลาวด์บุคคลที่สาม เช่น Dropbox และสามารถเปิดหรือดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงได้ | เมื่อทีมระยะไกลกำลังทำงานในโปรเจ็กต์และต้องการการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การควบคุมเวอร์ชัน และการเข้าถึงไฟล์จากทุกอุปกรณ์ |
วิธีการแบ่งปันไฟล์
การแบ่งปันไฟล์มีหลายวิธีด้วยกัน แต่บางวิธีทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีอื่นๆ
| วิธีการ | คำอธิบาย |
| ระบบปฏิบัติการ | เครื่องมือที่สร้างไว้ในระบบปฏิบัติการของคอมพิวเตอร์ เช่น ไดรฟ์เครือข่าย ซึ่งจะช่วยให้คุณแบ่งปันไฟล์ผ่านเครือข่ายเฉพาะบริเวณได้ |
| โปรแกรมโอนย้ายไฟล์ | บริการที่โอนย้ายไฟล์บนอินเทอร์เน็ตผ่านทางเซิร์ฟเวอร์ บริการเหล่านี้บางบริการจำเป็นต้องมีบัญชีแบบชำระค่าบริการ |
| แอปพลิเคชันส่งข้อความ | แอปอีเมลหรือแอปส่งข้อความที่ให้คุณส่งไฟล์แนบได้ ซึ่งรวมถึงบริการบนมือถือ เดสก์ท็อป และบริการบนเว็บ เช่น WhatsApp, Facebook Messenger หรือ Slack |
| การโอนย้ายบนคลาวด์ | บริการอย่าง Dropbox ที่ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ได้จากทุกที่บนทุกอุปกรณ์ แม้ว่าคนที่คุณแบ่งปันด้วยจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม |
สิ่งที่ต้องมองหาในบริการแบ่งปันไฟล์
ท้ายที่สุดแล้ว ระบบการแบ่งปันไฟล์ที่คุณเลือกใช้จะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ คนส่วนใหญ่จะซิงค์และแบ่งปันไฟล์ทั้งหมดของตนได้แบบไม่มีปัญหาด้วยการใช้คุณสมบัติการซิงค์ไฟล์ที่ง่ายดายของ Dropbox
ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถแบ่งปันไฟล์ ทำงานร่วมกัน และจัดเก็บข้อมูลได้โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ ด้วย Dropbox คุณยังสามารถแบ่งปันประเภทไฟล์ขนาดใหญ่โดยไม่ต้องสูญเสียคุณภาพได้อีกด้วย
มาดูเหตุผลเพิ่มเติมกันว่าเหตุใด Dropbox จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันไฟล์
การรักษาความปลอดภัย
วิธีการแบ่งปันไฟล์ที่ดีควรจะรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณเอาไว้ กล่าวคือ อีเมลและข้อความไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันไฟล์ที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ เนื่องจากข้อความอาจถูกดักจับได้
ทางเลือกอื่นที่ใช้ระบบคลาวด์อย่าง Dropbox นำเสนอคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง เช่น ความสามารถในการปิดการทำงานการดาวน์โหลดไฟล์และสิทธิ์การใช้งานโฟลเดอร์ที่แบ่งปันแบบละเอียด
หากต้องการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้และเข้าถึงได้เมื่อใด Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถจำกัดไฟล์ที่แบ่งปันให้มีสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับดูเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านและกำหนดวันที่หมดอายุสำหรับไฟล์ที่คุณแบ่งปันได้อีกด้วย
ความเร็ว
บางครั้งเมื่อคุณมีกำหนดเวลาที่ต้องทำให้ทัน การรวบรวมเอกสารที่ถูกต้องจากผู้ร่วมมือของคุณอาจเป็นสาเหตุสำคัญของความเครียดได้ ในโลกดิจิทัลที่ทุกอย่างดำเนินไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน คุณคงไม่อยากให้การส่งไฟล์ของคุณใช้เวลาทั้งวัน
วิธีการแบ่งปันไฟล์ของคุณควรจะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลจากระยะไกลได้อย่างราบรื่น การบริการคลาวด์อย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ได้ในพริบตา
นอกจากนี้ แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ยังช่วยให้คุณแบ่งปันลิงก์ไปยังไฟล์ได้จาก iPhone หรือ Android ของคุณเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณดำเนินต่อไปได้ แม้ในขณะที่คุณเดินทาง
ประสิทธิภาพ
ต้องการส่งรายงาน PDF ขนาดใหญ่ที่เต็มไปด้วยรูปกราฟิกไปให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าของคุณใช่ไหม การจะแนบรายงานนั้นไปกับอีเมลคงทำได้ยาก หรืออาจทำไม่ได้เลย
คุณควรตรวจสอบขีดจำกัดขนาดไฟล์เสมอก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้ระบบการแบ่งปันไฟล์ ด้วย Dropbox คุณจะสามารถสร้างลิงก์ที่แบ่งปันเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ประเภทต่างๆ ให้กับทุกคนได้บนทุกอุปกรณ์
หลังจากที่คุณแบ่งปันไฟล์แล้ว บริการแบ่งปันไฟล์บนคลาวด์ของ Dropbox จะให้การอัปเดตกับคุณแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถดูได้ว่าใครเพิ่ม แก้ไข ลบ เปลี่ยนชื่อ หรือย้ายไฟล์ออนไลน์
ต้องโซลูชันที่ครอบคลุมกว่านี้ใช่ไหม Dropbox Transfer ช่วยให้คุณสามารถส่งไฟล์ต่างๆ ได้สูงสุด 100 กิกะไบต์โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในบัญชี Dropbox ของคุณ
ความสะดวกในการใช้งาน
วิธีการแบ่งปันไฟล์บางวิธีมีความซับซ้อนมากกว่าวิธีอื่นๆ ตามหลักการแล้ว โซลูชันการแบ่งปันไฟล์ของคุณควรจะเป็นมิตรกับผู้ใช้ ไม่ซับซ้อน และง่ายต่อการใช้งาน
ด้วย Dropbox การโอนย้ายไฟล์จะทำได้ง่ายเหมือนกับการแบ่งปันลิงก์ไฟล์ที่ปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น คลิปวิดีโอและรูปภาพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลกับการบีบอัดไฟล์ให้พอดีกับขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบในอีเมลของคุณ
การแบ่งปันไฟล์ที่ไม่ยุ่งยากด้วย Dropbox
การแบ่งปันไฟล์ด้วย Dropbox นั้นรวดเร็วและใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน ด้วยการใช้ Dropbox คุณจะสามารถจัดเก็บ แบ่งปัน หรือซิงค์ทุกอย่างกับทุกคนได้ ตั้งแต่รูปภาพและวิดีโอไปจนถึงโฟลเดอร์ที่ซิปไว้และไฟล์ CAD ขนาดใหญ่ แม้ว่าบุคคลเหล่านั้นจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม