Dropbox ให้ความช่วยเหลือได้อย่างไรเมื่อการทำงานร่วมกันเกิดข้อผิดพลาด

เพื่อนร่วมงานทำงานร่วมกันในโครงการด้วยความคิดเห็นบน Dropbox Paper

ตามทฤษฎีแล้ว การทำงานร่วมกันฟังดูเรียบง่ายพอสมควร คุณก็แค่เพียงต้องเปิดรับไอเดียและร่วมแก้ปัญหากันเป็นทีม แต่น่าเสียดายที่ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้การทำงานร่วมกันยุ่งยากกว่าที่คุณคิด

นั่นคือเหตุผลที่เราได้สร้างคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงอุปสรรคในการทำงานร่วมกันและกลับไปร่วมมือกันต่อได้

ต่อไปนี้คือวิธีสี่วิธีที่ Dropbox Business ช่วยคุณได้

1. พื้นที่เก็บข้อมูลของทีมกำลังจะเต็ม

ผู้ใช้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์เท่านั้นโดยใช้สมาร์ทซิงค์

เดือนนี้เป็นเดือนที่มีผลงานเยอะมาก ทีมของคุณเพิ่งปล่อยวิดีโอเปิดตัวห้าวิดีโอ โดยแต่ละวิดีโอมีการแปลเป็นภาษาต่างๆ หลายภาษา

แต่ทว่า ตอนนี้วิดีโอที่แบ่งปันเหล่านั้นทั้งหมดจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ทีมที่แน่นเอียด จึงทำให้พนักงานหลายคนไม่เหลือพื้นที่จัดเก็บให้ใช้ ซึ่งเป็นปัญหาประเภทที่เริ่มจากเรื่องปวดหัวเล็กๆ น้อยๆ และมีแต่จะแย่ลงเมื่อเวลาผ่านไป

แทนที่จะให้พนักงานของคุณจัดการพื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์แบบจุกจิกด้วยตัวเอง สมาร์ทซิงค์สามารถดำเนินการนั้นให้พนักงานได้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดเก็บบางไฟล์ไว้ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบระบบออนไลน์เท่านั้นได้ อีกทั้งยังช่วยให้ทีมสามารถเข้าถึงทุกอย่างได้จากเดสก์ท็อปของตัวเองโดยตรง

เมื่อสมาชิกในทีมเปิดไฟล์ที่จัดเก็บในระบบออนไลน์ สมาร์ทซิงค์จะดาวน์โหลดไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์สมาชิกทีมคนนั้นโดยอัตโนมัติ จึงทำให้ทีมของคุณสามารถข้ามไปที่การแบ่งปันงานของตัวเองได้เลย แทนที่จะต้องมามัวกังวลว่าจะหาที่จัดเก็บไฟล์ได้อย่างไร

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาร์ทซิงค์

2. การสนทนาในทีมไม่เป็นที่เป็นทาง

ผู้ใช้กล่าวถึงเพื่อนร่วมงานในเอกสาร Dropbox Paper

คุณส่งรายละเอียดสำหรับแคมเปญโฆษณาของคุณออกไป และอีกสองวันถัดมา เพื่อนร่วมงานหลายคนก็ตอบกลับพร้อมข้อเสนอแนะ ทว่าความคิดเห็นดันกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลสามฉบับ การประชุมสองครั้ง กระดานไวท์บอร์ด และข้อความ SMS ครั้งต่อไป คุณสามารถส่งแผนแคมเปญของคุณได้ด้วย Paper โดยที่ Paper จะช่วยให้การสนทนารวมอยู่ในที่เดียว ไม่ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะตอบกลับเมื่อไรและด้วยช่องทางใด ผู้ที่ทำงานร่วมกับคุณจะสามารถแสดงความคิดเห็นในข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอ รวมถึงดูข้อคิดเห็นของกันและกัน และร่วมแสดงไอเดียของตัวเองในเอกสารที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ได้

ในฐานะเจ้าของเอกสาร คุณสามารถเพิ่มผู้ตรวจสอบรายใหม่ๆ เข้ามาในลูป ควบคุมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงบ้าง และตัดสินใจว่าคุณต้องการความคิดเห็นในระดับใด รวมถึงว่าจะให้แสดงความคิดเห็นเท่านั้นหรือแก้ไขในเอกสารได้ด้วย คุณสมบัตินี้เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมและทันข้อมูลอยู่เสมอ

ลองใช้ Paper เลยวันนี้

3. การติดตามสอบถามผู้ร่วมมือใช้เวลานานเกินไป

ผู้ใช้ตรวจสอบว่าใครดูไฟล์โดยใช้ข้อมูลผู้ดู

คุณพร้อมรับข้อคิดเห็นแล้ว แต่ผ่านมาแล้วกว่าหนึ่งสัปดาห์ เพื่อนร่วมทีมของคุณครึ่งหนึ่งก็ยังไม่มีการแจ้งอะไรเลย พวกเขาลืมคุณไปแล้วหรือเปล่านะ พวกเขาไม่ได้รับข้อความของคุณหรือเปล่า

ตอนนี้ทีม Dropbox Business สามารถติดตามผู้ร่วมมือได้ด้วยข้อมูลผู้ดู ซึ่งเป็นการอัพเดทข้อมูลตามเวลาจริงว่าใครเปิดไฟล์และดูไฟล์ครั้งสุดท้ายเมื่อใด คุณจึงสามารถดูได้ว่ามีการแบ่งปันไฟล์กับใครบ้าง และตรวจสอบว่าใครกำลังดูไฟล์อยู่ในขณะนี้ หรืออยากสะกิดเตือนใครสักคนใช่ไหม คุณสามารถดูได้ว่าใครยังไม่ได้ดูไฟล์ จากนั้นไปติดตามสอบถามเพื่อนร่วมงานได้ถูกคน โดยทั้งหมดนี้จะไม่มีการรบกวนทั้งกลุ่มในวงกว้าง

ทีม Dropbox Business สามารถทดลองใช้ข้อมูลผู้ดูเวอร์ชันที่เข้าถึงได้ก่อนใครได้แล้ววันนี้

4. คุณไม่สามารถควบคุมได้ว่าใครจะเห็นงานของคุณบ้าง

ผู้ใช้คลิกขวาเพื่อแบ่งปันโฟลเดอร์ Dropbox

บางครั้งคุณต้องการข้อคิดเห็นส่วนตัวจากคนเพียงหนึ่งหรือสองคน แต่ครั้งก่อนที่คุณส่งแบบจำลองการออกแบบแรกเริ่มทางอีเมล เพื่อนร่วมงานของคุณกลับส่งต่อให้กับทีมการตลาดทั้งทีม ซึ่งนำไปสู่การโต้เถียงกันนับชั่วโมงจนเสียสมาธิ

การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ได้อย่างปลอดภัยกับเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดเพียงไม่กี่คน Dropbox จะกำหนดให้ผู้ร่วมมือลงชื่อเข้าใช้ก่อน ดังนั้นจะมีเฉพาะคนที่คุณไว้ใจเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้ และเมื่อการออกแบบของคุณพร้อมเฉิดฉายอย่างแท้จริง คุณก็สามารถสร้างลิงก์ที่แบ่งปันได้ ทุกคนจะสามารถดูไฟล์ที่ส่งได้ด้วยลิงก์ที่แบ่งปัน แม้ว่าจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการแบ่งปันของ Dropbox ได้ในศูนย์ความช่วยเหลือ

เมื่อคนต้องเสียเวลากังวลเกี่ยวกับวิธีที่จะทำงานร่วมกันน้อยลง พวกเขาจะมีเวลาในการทำงานร่วมกันจริงๆ มากขึ้น และเมื่อคุณขจัดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันออกไปได้ ก็มีแนวโน้มมากยิ่งขึ้นว่าคุณก็จะรักวิธีการทำงานของคุณ

เรียนรู้วิธีที่ Dropbox ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างสำเร็จ

ติดต่อ Dropbox