ตามทฤษฎีแล้ว การทำงานร่วมกันฟังดูเรียบง่ายพอสมควร คุณก็แค่เพียงต้องเปิดรับไอเดียและร่วมแก้ปัญหากันเป็นทีม แต่น่าเสียดายที่ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้การทำงานร่วมกันยุ่งยากกว่าที่คุณคิด
นั่นคือเหตุผลที่เราได้สร้างคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงอุปสรรคในการทำงานร่วมกันและกลับไปร่วมมือกันต่อได้
ต่อไปนี้คือวิธีสี่วิธีที่ Dropbox Business ช่วยคุณได้
1. พื้นที่เก็บข้อมูลของทีมกำลังจะเต็ม
เดือนนี้เป็นเดือนที่มีผลงานเยอะมาก ทีมของคุณเพิ่งปล่อยวิดีโอเปิดตัวห้าวิดีโอ โดยแต่ละวิดีโอมีการแปลเป็นภาษาต่างๆ หลายภาษา
แต่ทว่า ตอนนี้วิดีโอที่แบ่งปันเหล่านั้นทั้งหมดจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ทีมที่แน่นเอียด จึงทำให้พนักงานหลายคนไม่เหลือพื้นที่จัดเก็บให้ใช้ ซึ่งเป็นปัญหาประเภทที่เริ่มจากเรื่องปวดหัวเล็กๆ น้อยๆ และมีแต่จะแย่ลงเมื่อเวลาผ่านไป
แทนที่พนักงานของคุณจะต้องคอยจัดการเรื่องยิบย่อยเกี่ยวกับฮาร์ดไดรฟ์ของตนเอง Dropbox สามารถดำเนินการนี้แทนได้ แอปเดสก์ท็อปของ Dropbox จะช่วยทีมของคุณสามารถเข้าถึงไฟล์จากเดสก์ท็อปของตนเองได้แบบไม่ต้องเปลืองพื้นที่ทั้งหมดบนฮาร์ดไดรฟ์
การจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ ในรูปแบบเฉพาะออนไลน์ เนื้อหาจึงถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ ไฟล์จะยังปรากฏบนเดสก์ท็อป และสมาชิกในทีมก็สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ตลอดเวลาเมื่อเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ให้ทีมของคุณเริ่มแบ่งปันงานของตนเองได้เลยโดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีพื้นที่พอสำหรับจัดเก็บไฟล์หรือไม่
2. การสนทนาในทีมไม่เป็นที่เป็นทาง
คุณส่งรายละเอียดสำหรับแคมเปญโฆษณาของคุณออกไป และอีกสองวันถัดมา เพื่อนร่วมงานหลายคนก็ตอบกลับพร้อมข้อเสนอแนะ ทว่าความคิดเห็นดันกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลสามฉบับ การประชุมสองครั้ง กระดานไวท์บอร์ด และข้อความ SMS ครั้งต่อไป คุณสามารถส่งแผนแคมเปญของคุณได้ด้วย Paper โดยที่ Paper จะช่วยให้การสนทนารวมอยู่ในที่เดียว ไม่ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะตอบกลับเมื่อไรและด้วยช่องทางใด ผู้ที่ทำงานร่วมกับคุณจะสามารถแสดงความคิดเห็นในข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอ รวมถึงดูข้อคิดเห็นของกันและกัน และร่วมแสดงไอเดียของตัวเองในเอกสารที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ได้
คุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถสร้างและฝังวิดีโอบันทึกหน้าจอได้ง่ายๆ เพื่อให้ทุกคนสื่อสารข้อความตนเองได้อย่างชัดเจน
ในฐานะเจ้าของเอกสาร คุณสามารถเพิ่มผู้ตรวจสอบรายใหม่ๆ เข้ามาในลูป ควบคุมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงบ้าง และตัดสินใจว่าคุณต้องการความคิดเห็นในระดับใด รวมถึงว่าจะให้แสดงความคิดเห็นเท่านั้นหรือแก้ไขในเอกสารได้ด้วย คุณสมบัตินี้เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมและทันข้อมูลอยู่เสมอ
3. การติดตามสอบถามผู้ร่วมมือใช้เวลานานเกินไป
คุณพร้อมรับข้อคิดเห็นแล้ว แต่ผ่านมาแล้วกว่าหนึ่งสัปดาห์ เพื่อนร่วมทีมของคุณครึ่งหนึ่งก็ยังไม่มีการแจ้งอะไรเลย พวกเขาลืมคุณไปแล้วหรือเปล่านะ พวกเขาไม่ได้รับข้อความของคุณหรือเปล่า
ตอนนี้ทีม Dropbox Business สามารถติดตามผู้ร่วมมือได้ด้วยข้อมูลผู้ดู ซึ่งเป็นการอัพเดทข้อมูลตามเวลาจริงว่าใครเปิดไฟล์และดูไฟล์ครั้งสุดท้ายเมื่อใด คุณจึงสามารถดูได้ว่ามีการแบ่งปันไฟล์กับใครบ้าง และตรวจสอบว่าใครกำลังดูไฟล์อยู่ในขณะนี้ หรืออยากสะกิดเตือนใครสักคนใช่ไหม คุณสามารถดูได้ว่าใครยังไม่ได้ดูไฟล์ จากนั้นไปติดตามสอบถามเพื่อนร่วมงานได้ถูกคน โดยทั้งหมดนี้จะไม่มีการรบกวนทั้งกลุ่มในวงกว้าง
ทีม Dropbox Business สามารถทดลองใช้ข้อมูลผู้ดูเวอร์ชันที่เข้าถึงได้ก่อนใครได้แล้ววันนี้
4. คุณไม่สามารถควบคุมได้ว่าใครจะเห็นงานของคุณบ้าง
บางครั้งคุณต้องการข้อคิดเห็นส่วนตัวจากคนเพียงหนึ่งหรือสองคน แต่ครั้งก่อนที่คุณส่งแบบจำลองการออกแบบแรกเริ่มทางอีเมล เพื่อนร่วมงานของคุณกลับส่งต่อให้กับทีมการตลาดทั้งทีม ซึ่งนำไปสู่การโต้เถียงกันนับชั่วโมงจนเสียสมาธิ
การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ได้อย่างปลอดภัยกับเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดเพียงไม่กี่คน Dropbox จะกำหนดให้ผู้ร่วมมือลงชื่อเข้าใช้ก่อน ดังนั้นจะมีเฉพาะคนที่คุณไว้ใจเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ เมื่อการออกแบบของคุณพร้อมเฉิดฉายอย่างแท้จริง คุณก็สามารถสร้างลิงก์ที่แบ่งปันได้ ทุกคนจะสามารถดูไฟล์ที่ส่งได้ด้วยลิงก์ที่แบ่งปัน แม้ว่าจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการแบ่งปันของ Dropbox ได้ในศูนย์ความช่วยเหลือ
เมื่อคนต้องเสียเวลากังวลเกี่ยวกับวิธีที่จะทำงานร่วมกันน้อยลง พวกเขาจะมีเวลาในการทำงานร่วมกันจริงๆ มากขึ้น และเมื่อคุณขจัดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันออกไปได้ ก็มีแนวโน้มมากยิ่งขึ้นว่าคุณก็จะรักวิธีการทำงานของคุณ
