อย่าอ้อมค้อมกันอยู่เลย งานเอกสารน่ะเป็นเรื่องยุ่งยากสุดๆ
และแม้ว่าหลายๆ บริษัทจะตัดขั้นตอนการพิมพ์และการสแกนออกไปโดยหันมาใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการดำเนินการด้านเอกสารแล้ว แต่ก็ยังมีบริษัทและอุตสาหกรรมจำนวนมากที่รู้สึกว่ายังติดอยู่ในระบบเก่าที่ใช้กระดาษ ซึ่งตอนนี้มีวิธีอื่นที่ดีกว่าแล้วนะ!
ที่ด้านล่างนี้ คุณจะพบกับ 6 วิธีที่จะช่วยขจัดความยุ่งยากในการทำงานเอกสารในสำนักงาน ทีม แผนก หรือบริษัทของคุณ เคล็ดลับเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมใดๆ ที่พร้อมจะเป็นอิสระจากภาระของการใช้กระดาษ โดยคุณจำเป็นต้องมีบัญชี Dropbox Sign (เดิมคือ HelloSign) ที่ใช้งานได้เพื่อทำตามคำแนะนำแต่ละข้อ
คลิกที่นี่เพื่อลงทะเบียนรับบัญชีทดลองใช้ของคุณ
1. ประหยัดเวลาโดยการสร้างแม่แบบไว้สำหรับเอกสารที่ใช้งานบ่อย
ทำไมต้องคอยทำอะไรซ้ำๆ เป็นร้อยครั้ง ในเมื่อคุณสามารถทำครั้งหนึ่งแล้วตั้งค่าให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ แม่แบบ Dropbox Sign ช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบของเอกสารขึ้นมาหนึ่งครั้งแล้วบันทึกการจัดรูปแบบไว้ใช้งานในคราวต่อๆ ไปได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำจัดขั้นตอนการจัดรูปแบบแสนซ้ำซาก และให้รางวัลตัวเองเป็นเวลาและพลังสมองที่ได้รับกลับคืนมา
เรียนรู้วิธีการตั้งค่าแม่แบบแรกของคุณที่นี่
2. ประหยัดเวลายิ่งขึ้นไปอีกด้วยการป้อนข้อมูลในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ
ลองจินตนาการว่าคุณเพิ่งได้รับชุดงานเอกสารอันซับซ้อนมา และแทนที่จะต้องกรอกช่องข้อมูลเป็นร้อยๆ รายการ สิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงตรวจสอบข้อมูลแล้วลงนามบนเส้นประ ถ้าทำได้จะดีขนาดไหนกันนะ! โชคดีที่คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้เมื่อใช้แท็กข้อความร่วมกับ Dropbox Sign API
แท็กข้อความจะทำให้ลูกค้าของ API สามารถกำหนดแม่แบบเอกสารขึ้นมาได้ (จำได้ไหม ที่เราเพิ่งบอกคุณไปน่ะ!) ด้วยแท็กพิเศษที่จะป้อนข้อมูลลงในช่องข้อความโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ตำแหน่งงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และโอ้โห อีกมากมายเชียวล่ะ
3. เปิดการทำงานของการแจ้งเตือนทางอีเมล คุณจะได้ไม่พลาดอะไรสักอย่างเกี่ยวกับงานเอกสาร
การแจ้งเตือนทางอีเมลของ Dropbox Sign ช่วยให้คุณติดตามได้ทันว่ามีกิจกรรมใดเกิดขึ้นกับเอกสารบ้าง จึงทำให้ทราบอย่างชัดเจนว่าคุณจะต้องเตือนให้ผู้ลงนามเซ็นเอกสารเมื่อไร หรือตัวคุณเองต้องเซ็นเอกสารที่ตกหล่นไปหรือไม่
เมื่อใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล คุณจะมองเห็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับเอกสารได้ชัดเจน ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องคอยสอบถามและติดตามอย่างกระอักกระอ่วน โดยจะทราบได้ว่ามีการเปิด ดู ลงนาม และดำเนินการอื่นๆ กับเอกสารเมื่อใด
ไปที่แท็บการตั้งค่าในบัญชี Dropbox Sign เพื่อจัดการการแจ้งทางอีเมลของคุณ
4. กำหนดลำดับการลงนามเพื่อให้ทุกคนเป็นระเบียบ
คุณมีเอกสารในบริษัทหรืออุตสาหกรรมของคุณที่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายหรือไม่ การลงนามเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระเบียบจะกลายเป็นเรื่องง่ายๆ เมื่อคุณเปิดการทำงานของลำดับการลงนามสำหรับเอกสาร
ลำดับการลงนามจะช่วยกำจัดความยุ่งยากในการต้องส่งเอกสารเดียวกันถึงหลายๆ ที่อยู่อีเมล รวมถึงการที่ต้องคอยติดตามด้วยตัวเองว่าใครเห็นเอกสารอะไรแล้วเมื่อใด ซึ่งจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากเป็นพิเศษเมื่อใช้ร่วมกับการแจ้งเตือนทางอีเมล ทุกคนจะตามทันทุกความเป็นไปอยู่เสมอ!
คุณสามารถกำหนดลำดับการลงนามได้เมื่อคุณตั้งค่าเอกสารเพื่อลงนาม และตอนนี้ยังสามารถกำหนดลำดับการลงนามในขั้นตอนการตั้งค่าแม่แบบเอกสารได้ด้วยเช่นกัน
5. หมดปัญหากวนใจในการต้องตรวจสอบเอกสารด้วยตัวเอง เมื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
มนุษย์ย่อมทำผิดพลาด และข้อผิดพลาดย่อมป้องกันได้ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่จะแจ้งเตือนผู้ลงนามหากผู้ลงนามป้อนข้อมูลมีการจัดรูปแบบไว้อย่างไม่ถูกต้อง
ตัวอย่างเช่น ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นมาหากมีใครเผลอป้อนหมายเลขโทรศัพท์ลงในช่องกรอกอีเมล จึงช่วยให้อุ่นใจได้ว่าข้อมูลที่คุณเก็บรวบรวมนั้นเป็นข้อมูลที่คุณต้องการ รวมถึงป้องกันไม่ให้คุณต้องตรวจทั้งเอกสารเพื่อหาทุกข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ
6. ไปให้สุดแล้วผสานการลงนามออนไลน์เข้าไปในขั้นตอนการทำงานของคุณ
หากคุณต้องการควบคุมประสบการณ์การลงนามทั้งหมดโดยสมบูรณ์ ลองนำการลงนามนี้ไปใช้ในขั้นตอนการทำงาน แอปพลิเคชัน หรือแพลตฟอร์มของคุณด้วย Dropbox Sign API
API นี้จะทำให้คุณสามารถผสานฟังก์ชันการทำงานของ Dropbox Sign เข้ากับขั้นตอนการทำงานตามที่คุณระบุได้ เป็นการอัพเกรดที่สุดยอดไปเลย!
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการผสานรวมขั้นตอนการทำงาน
เพลิดเพลินไปกับการดำเนินงานเอกสารที่ไร้ความยุ่งยาก
ไม่ว่าคุณจะพร้อมนำเอกสารชิ้นแรกของคุณเข้าสู่โลกออนไลน์ ทำขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่มีอยู่ให้เป็นระบบอัตโนมัติ หรือฝังประสบการณ์การลงนามออนไลน์ลงในเว็บไซต์ของคุณ ก็ล้วนเป็นเรื่องง่ายด้วย Dropbox Sign และ Dropbox
