6 วิธีขจัดความยุ่งยากในการทำงานเอกสารด้วย HelloSign

คนกำลังตรวจสอบแม่แบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญาเช่ามาตรฐาน

อย่าอ้อมค้อมกันอยู่เลย งานเอกสารน่ะเป็นเรื่องยุ่งยากสุดๆ

และแม้ว่าหลายๆ บริษัทจะตัดขั้นตอนการพิมพ์และการสแกนออกไปโดยหันมาใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการดำเนินการด้านเอกสารแล้ว แต่ก็ยังมีบริษัทและอุตสาหกรรมจำนวนมากที่รู้สึกว่ายังติดอยู่ในระบบเก่าที่ใช้กระดาษ ซึ่งตอนนี้มีวิธีอื่นที่ดีกว่าแล้วนะ!

ที่ด้านล่างนี้ คุณจะพบกับ 6 วิธีที่จะช่วยขจัดความยุ่งยากในการทำงานเอกสารที่สำนักงาน ทีม แผนก หรือบริษัทของคุณ เคล็ดลับเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมใดๆ ที่พร้อมจะเป็นอิสระจากภาระของการใช้กระดาษ โดยคุณจำเป็นต้องมีบัญชี HelloSign ที่ใช้งานได้เพื่อทำตามคำแนะนำแต่ละข้อ

คลิกที่นี่เพื่อลงทะเบียนบัญชีทดลองใช้ของคุณ

1. ประหยัดเวลาโดยการสร้างแม่แบบไว้สำหรับเอกสารที่ใช้งานบ่อย

ทำไมต้องคอยทำอะไรซ้ำๆ เป็น 100 ครั้ง ในเมื่อคุณสามารถทำครั้งหนึ่งแล้วตั้งค่าให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ แม่แบบ HelloSign ช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบของเอกสารขึ้นมาหนึ่งครั้งแล้วบันทึกการจัดรูปแบบไว้ใช้งานในคราวต่อๆ ไปได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำจัดขั้นตอนการจัดรูปแบบซ้ำซาก และให้รางวัลตัวเองเป็นเวลาและพลังสมองที่ได้รับกลับคืนมา

เรียนรู้วิธีการตั้งค่าแม่แบบแรกของคุณที่นี่

2. ประหยัดเวลายิ่งขึ้นไปอีกด้วยการป้อนข้อมูลในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ

ลองจินตนาการว่าคุณเพิ่งได้รับชุดงานเอกสารอันซับซ้อนมา และแทนที่จะต้องกรอกช่องข้อมูลเป็นร้อยๆ รายการ สิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงตรวจสอบข้อมูลแล้วลงนามบนเส้นประ ถ้าทำได้จะดีขนาดไหนกันนะ! โชคดีที่คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้เมื่อใช้แท็กข้อความร่วมกับ API ของ HelloSign

แท็กข้อความจะทำให้ลูกค้าของ API สามารถกำหนดแม่แบบเอกสารขึ้นมาได้ (จำได้ไหม ที่เราเพิ่งบอกคุณไปน่ะ!) ด้วยแท็กพิเศษที่จะป้อนข้อมูลลงในช่องข้อความโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ตำแหน่งงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และโอ้โห อีกมากมายเชียวล่ะ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งอื่นๆ ที่คุณสามารถทำได้ด้วย HelloSign API ที่นี่

3. เปิดการทำงานของการแจ้งเตือนทางอีเมล คุณจะได้ไม่พลาดอะไรสักอย่างเกี่ยวกับงานเอกสาร

การแจ้งเตือนทางอีเมลของ HelloSign ช่วยให้คุณตามทันว่ามีกิจกรรมใดเกิดขึ้นกับเอกสารบ้าง จึงทำให้ทราบอย่างชัดเจนว่าเมื่อไรที่คุณต้องเตือนให้ผู้ลงนามเซ็นเอกสาร หรือตัวคุณเองต้องเซ็นเอกสารที่ตกหล่นไปหรือไม่

เมื่อใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล คุณจะมองเห็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับเอกสารได้ชัดเจน ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องคอยสอบถามและติดตามอย่างกระอักกระอ่วน โดยจะทราบได้ว่ามีการเปิด ดู ลงนาม และดำเนินการอื่นๆ กับเอกสารเมื่อใด

ไปที่แท็บการตั้งค่าในบัญชี HelloSign เพื่อจัดการการแจ้งทางอีเมลของคุณ

4. กำหนดลำดับการลงนามเพื่อให้ทุกคนเป็นระเบียบ

คุณมีเอกสารในบริษัทหรืออุตสาหกรรมของคุณที่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายหรือไม่ การลงนามเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระเบียบจะกลายเป็นเรื่องง่ายๆ เมื่อคุณเปิดการทำงานของลำดับการลงนามสำหรับเอกสาร

ลำดับการลงนามจะช่วยกำจัดความยุ่งยากในการต้องส่งเอกสารเดียวกันถึงหลายๆ ที่อยู่อีเมล รวมถึงการที่ต้องคอยติดตามด้วยตัวเองว่าใครเห็นเอกสารอะไรแล้วเมื่อใด ซึ่งจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากเป็นพิเศษเมื่อใช้ร่วมกับการแจ้งเตือนทางอีเมล ทุกคนจะตามทันทุกความเป็นไปอยู่เสมอ!

คุณสามารถกำหนดลำดับการลงนามได้เมื่อคุณตั้งค่าเอกสารเพื่อลงนาม และตอนนี้ยังสามารถกำหนดลำดับการลงนามในขั้นตอนการตั้งค่าแม่แบบเอกสารได้ด้วยเช่นกัน

5. หมดปัญหากวนใจในการต้องตรวจสอบเอกสารด้วยตัวเอง เมื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

มนุษย์ย่อมทำผิดพลาด และข้อผิดพลาดย่อมป้องกันได้ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่จะแจ้งเตือนผู้ลงนามหากผู้ลงนามป้อนข้อมูลมีการจัดรูปแบบไว้อย่างไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นมาหากมีใครเผลอป้อนหมายเลขโทรศัพท์ลงในช่องกรอกอีเมล จึงช่วยให้อุ่นใจได้ว่าข้อมูลที่คุณเก็บรวบรวมนั้นเป็นข้อมูลที่คุณต้องการ รวมถึงป้องกันไม่ให้คุณต้องตรวจทั้งเอกสารเพื่อหาทุกข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นี่

6. ไปให้สุดแล้วผสานการลงนามออนไลน์เข้าไปในขั้นตอนการทำงานของคุณ

หากคุณต้องการควบคุมประสบการณ์การลงนามทั้งหมดโดยสมบูรณ์ ลองนำการลงนามนี้ไปใช้ในขั้นตอนการทำงาน แอปพลิเคชัน หรือแพลตฟอร์มของคุณด้วย HelloSign API

API นี้จะทำให้คุณสามารถผสานฟังก์ชันการทำงานของ HelloSign เข้ากับขั้นตอนการทำงานตามที่คุณระบุได้ เป็นการอัพเกรดสุดๆ ไปเลย!

นี่คือลูกค้าบางรายที่ได้ดำเนินการดังที่กล่าวมาแล้ว

เพลิดเพลินไปกับการดำเนินงานเอกสารที่ไร้ความยุ่งยาก

ไม่ว่าคุณจะพร้อมนำเอกสารชิ้นแรกของคุณเข้าสู่โลกออนไลน์ ทำขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่มีอยู่ให้เป็นระบบอัตโนมัติ หรือฝังประสบการณ์การลงนามออนไลน์ลงในเว็บไซต์ของคุณ เราก็พร้อมช่วยเหลือคุณเสมอ ลงทะเบียนบัญชีทดลองใช้เลย

พร้อมที่จะขจัดความยุ่งยากออกจากงานเอกสารแล้วหรือยัง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ HelloSign