ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร และทำไมจึงต้องมี

ไม่ว่าจะแผนกหรือสายงานไหนต่างก็ต้องสร้างไฟล์และเอกสารจำนวนมหาศาลตลอดการทำงาน แต่หลังจากสร้างแล้ว เอกสารอาจสูญหายไปในระบบนิเวศของเนื้อหาอันกว้างใหญ่ไพศาลของธุรกิจของเราได้ แล้วเราจะทำอย่างไรให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณปรับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต และประหยัดเวลาอันมีค่าของทีมของคุณได้

ในบทความนี้ เราจะมาดูว่าระบบการจัดการเอกสารคืออะไร และประโยชน์ของการใช้ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง รวมถึงเคล็ดลับสุดยอดบางประการในการค้นหาโซลูชันที่เหมาะสำหรับคุณ

การจัดการเอกสารคืออะไร

การจัดการเอกสารเป็นกระบวนการในการบันทึก จัดเก็บ เก็บถาวร ติดตาม และเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึง PDF, ไฟล์ประมวลผลคำ, วิดีโอ และการสแกนเอกสารแบบกระดาษ เช่น ใบเสร็จรับเงิน

ด้วยระบบจัดการเอกสารดิจิทัล คุณสามารถกำจัดเอกสารจำนวนมากและแก้ไขเนื้อหา เช่น PDF แชร์ไฟล์สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

ระบบจัดการเอกสาร (หรือ “DMS”) ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมเอกสารประเภทต่างๆ จากแหล่งต่างๆ เช่น อีเมล แบบฟอร์มออนไลน์ และไฟล์ดิจิทัลที่แชร์ และจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

เหตุใดคุณจึงต้องการระบบจัดการเอกสารดิจิทัล

คุณต้องการระบบที่ชัดเจนแต่ครอบคลุมเพื่อรับประกันความปลอดภัยของเอกสารและเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเอกสารของคุณมีประสิทธิภาพ

ทุกวันนี้ เราทุกคนสร้างข้อมูลจำนวนมหาศาลในชีวิตการทำงานขณะที่เราโต้ตอบกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยให้ไฟล์และโฟลเดอร์ของเราสามารถเข้าถึงได้แต่ปลอดภัยในขณะที่เรายังคงสร้าง รับ และแบ่งปันข้อมูลเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์และโครงการของเรา

ระบบการจัดการเอกสารมีประโยชน์อย่างไร

การใช้ระบบการจัดการเอกสารจะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์ที่สำคัญหลายประการ

1. การทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน

เมื่อสมาชิกในทีมทราบตำแหน่งที่แน่นอนของไฟล์และโฟลเดอร์ที่ต้องใช้ในการทำงาน การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จะง่ายขึ้นมาก บอกลากระบวนการส่งเอกสารกลับไปมาเพื่อขอความคิดเห็นทางอีเมลและเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ได้เลย!

นอกจากนี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการแชร์เนื้อหาภายนอกกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ และเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นด้วยการบันทึกเอกสารไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและจำกัดการเข้าถึงเฉพาะสำหรับบางคนเท่านั้น

2. ความง่ายในการเข้าถึง

ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลนั้นเข้าถึงได้ง่ายกว่าระบบที่ใช้กระดาษที่เข้าถึงได้ภายในสถานที่หรือตำแหน่งเดียว ระบบดิจิทัลโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่ทำงานบนคลาวด์จะช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือพยายามทำภารกิจให้เสร็จสิ้นระหว่างการเดินทาง คุณก็สามารถป้องกันการสูญเสียเอกสารได้โดยการเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้อย่างปลอดภัยในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

พื้นที่ส่วนกลางสำหรับเอกสารของคุณยังช่วยให้ค้นหาไฟล์ต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย ไม่ต้องมีเอกสารกระจัดกระจายอยู่ในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยต่างๆ อีกต่อไป ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาการเข้าถึงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

3. ปลอดภัยมากขึ้น

คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยในตัว เช่น ส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงและบันทึกเวลา สถานที่ รวมถึงการดู แก้ไข และแบ่งปันเอกสารได้

ผู้ดูแลระบบสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแก่เฉพาะบุคคลที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรองรับข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การจัดการบันทึกที่เหมาะสมกำลังกลายมาเป็นสิ่งจำเป็นทางกฎหมายในหลายอุตสาหกรรม ซึ่งหมายความว่าระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยแสดงให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

4. เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต

การมีระบบการจัดการเอกสารที่ครอบคลุมช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาไฟล์ในอุปกรณ์ แอป หรือแท็บเบราว์เซอร์ต่างๆ 

และหากคุณปรับปรุงสิ่งนี้ด้วยเครื่องมือ AI อัจฉริยะ เช่น Dropbox Dash คุณสามารถค้นหาทุกสิ่งที่คุณต้องการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเมตาหรือรูปแบบไฟล์ใดก็ตาม ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่า

สิ่งที่ควรมองหาในระบบการจัดการเอกสาร

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับระบบใหม่ของคุณ คุณสมบัติสำคัญบางประการที่ควรพิจารณามีดังนี้

• การควบคุมเวอร์ชันและบันทึกการตรวจสอบ — ดูว่าเอกสารปัจจุบันออกมาเป็นอย่างไรและต่างจากเวอร์ชันก่อนหน้าอย่างไร

• ความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง — การเข้ารหัสไฟล์และความสามารถในการป้องกันเอกสารสำคัญด้วยรหัสผ่าน

• ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ — ทำงานที่ใช้เวลานานได้เร็วขึ้น เช่น การสร้างและจัดการโฟลเดอร์

• การทำงานร่วมกัน — จัดเก็บเอกสาร ไว้ในตำแหน่งส่วนกลางเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณทำงานกับไฟล์ในเวลาเดียวกันได้อย่างง่ายดาย

• ค้นหาและเรียกดูไฟล์ได้ง่าย — เลือกเครื่องมือที่มีการปรับประสิทธิภาพให้เหมาะกับประสบการณ์ของผู้ใช้และช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างถูกต้องเมื่อคุณต้องการ

ระบบที่คุณเลือกควรทำงานร่วมกับเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารของคุณได้อย่างลงตัว เพื่อให้คุณและทีมสามารถสร้าง แชร์ และจัดการเอกสารของคุณต่อไปได้โดยไม่มีปัญหา

ระบบการจัดการเอกสารหนึ่งเดียวแบบรวมศูนย์

Dropbox เป็นจุดรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน การรับข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ เมื่อมี Dropbox คุณจะสามารถสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารกับสมาชิกในทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา