ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร และทำไมจึงต้องมี

ไม่ว่าจะแผนกหรือสายงานไหนต่างก็ต้องสร้างไฟล์และเอกสารจำนวนมหาศาลตลอดการทำงาน แต่หลังจากสร้างแล้ว เอกสารอาจสูญหายไปในระบบนิเวศของเนื้อหาอันกว้างใหญ่ไพศาลของธุรกิจของเราได้ แล้วเราจะทำอย่างไรให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล และประหยัดเวลาอันมีค่าของทีมได้

ในบทความนี้ เราจะมาดูว่าระบบการจัดการเอกสารคืออะไร และประโยชน์ของการใช้ระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง รวมถึงเคล็ดลับสุดยอดบางประการในการค้นหาโซลูชันที่เหมาะสำหรับคุณ

การจัดการเอกสารคืออะไร

การจัดการเอกสารเป็นกระบวนการในการบันทึก จัดเก็บ เก็บถาวร ติดตาม และเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึง PDF, ไฟล์ประมวลผลคำ, วิดีโอ และการสแกนเอกสารแบบกระดาษ เช่น ใบเสร็จรับเงิน

ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถขจัดงานเอกสารและทำให้แก้ไขเนื้อหา เช่น PDF, แบ่งปันไฟล์สำหรับ eSignatures และกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

ระบบการจัดการเอกสาร (หรือ "DMS") ให้คุณสามารถบันทึกเอกสารประเภทต่างๆ จากแหล่งที่มาที่หลากหลาย เช่น อีเมล แบบฟอร์มออนไลน์ และไฟล์ดิจิทัลที่แบ่งปัน และจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

ทำไมคุณจึงต้องมีระบบจัดการเอกสารดิจิทัล

คุณต้องมีระบบที่ชัดเจนแต่ครอบคลุมเพื่อรับประกันถึงความปลอดภัยของเอกสารและรับรองว่าการจัดการเอกสารของคุณจะมีประสิทธิภาพ 

ทุกวันนี้ เราทุกคนล้วนสร้างข้อมูลจำนวนมหาศาลตลอดการทำงานเพื่อใช้โต้ตอบกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยให้ไฟล์และโฟลเดอร์ของเราสามารถเข้าถึง และยังคงมีความปลอดภัยในขณะที่เราสร้าง รับ และแบ่งปันระหว่างการดำเนินการในเวิร์กโฟลว์และโปรเจ็กต์ของเรา

ระบบการจัดการเอกสารมีประโยชน์อย่างไร

การใช้ระบบการจัดการเอกสารจะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับประโยชน์ที่สำคัญหลายประการ

1. การทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน

เมื่อสมาชิกในทีมทราบตำแหน่งที่แน่นอนของไฟล์และโฟลเดอร์ที่ต้องใช้ในการทำงาน การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จะง่ายขึ้นมาก บอกลากระบวนการส่งเอกสารกลับไปมาเพื่อขอความคิดเห็นทางอีเมลและเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ได้เลย!

นอกจากนี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการแบ่งปันเนื้อหาภายนอกกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ และเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นด้วยการบันทึกเอกสารไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและจำกัดการเข้าถึงเฉพาะสำหรับบางคนเท่านั้น

2. ความง่ายในการเข้าถึง

ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลนั้นเข้าถึงได้ง่ายกว่าระบบที่ใช้กระดาษที่เข้าถึงได้ภายในสถานที่หรือตำแหน่งเดียว ระบบดิจิทัลโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่ทำงานบนคลาวด์จะช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือพยายามทำภารกิจให้เสร็จสิ้นระหว่างการเดินทาง คุณก็สามารถป้องกันการสูญเสียเอกสารได้โดยการเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้อย่างปลอดภัยในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์</a >

พื้นที่แบบรวมศูนย์สำหรับเอกสารของคุณยังช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นมาก เอกสารจะไม่กระจัดกระจายอยู่ตามโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยต่างๆ จนทำให้เกิดปัญหาการเข้าถึงไม่ได้อีกต่อไป

3. ปลอดภัยมากขึ้น

คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยในตัว เช่น ส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงและบันทึกเวลา สถานที่ รวมถึงการดู แก้ไข และแบ่งปันเอกสารได้

ผู้ดูแลระบบสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแก่บุคคลที่จำเป็นต้องเข้าถึงเท่านั้น เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสนับสนุนข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การจัดการบันทึกที่เหมาะสมยังเป็นสิ่งจำเป็นในแง่ของกฎหมายในหลายๆ อุตสาหกรรม ซึ่งหมายความว่าระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยแสดงให้ผู้ตรวจสอบเห็นว่าคุณกำลังปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

4. ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้น

การมีระบบการจัดการเอกสารที่ครอบคลุมช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาไฟล์ในอุปกรณ์ แอป หรือแท็บเบราว์เซอร์ต่างๆ 

และหากคุณใช้เครื่องมือ AI อัจฉริยะ เช่น Dropbox Dash ในการปรับปรุง คุณสามารถค้นหาได้ทุกข้อมูลที่ต้องการด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ไม่ว่าจะเป็นเมตาดาต้าหรือรูปแบบไฟล์ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่า

สิ่งที่ควรมองหาในระบบการจัดการเอกสาร

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับระบบใหม่ของคุณ คุณสมบัติสำคัญบางประการที่ควรพิจารณามีดังนี้

• การควบคุมเวอร์ชันและบันทึกการตรวจสอบ — ดูว่าเอกสารปัจจุบันออกมาเป็นอย่างไรและต่างจากเวอร์ชันก่อนหน้าอย่างไร
• ความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง — การเข้ารหัสไฟล์และความสามารถในการป้องกันเอกสารสำคัญด้วยรหัสผ่าน
• ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ — ทำงานที่ใช้เวลานานได้เร็วขึ้น เช่น การสร้างและจัดการโฟลเดอร์
• การทำงานร่วมกัน — จัดเก็บเอกสาร ไว้ในตำแหน่งส่วนกลางเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณทำงานกับไฟล์ในเวลาเดียวกันได้อย่างง่ายดาย
• ค้นหาและเรียกดูไฟล์ได้ง่าย — เลือกเครื่องมือที่มีการปรับประสิทธิภาพให้เหมาะกับประสบการณ์ของผู้ใช้และช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างถูกต้องเมื่อคุณต้องการ

ระบบที่คุณเลือกควรเข้ากันได้อย่างลงตัวกับเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารของคุณ เพื่อที่คุณและทีมจะสามารถสร้าง แบ่งปัน และจัดการเอกสารของคุณได้โดยไม่มีปัญหา

ระบบการจัดการเอกสารหนึ่งเดียวแบบรวมศูนย์

Dropbox เป็นจุดรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน การรับข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ เมื่อมี Dropbox คุณจะสามารถสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารกับสมาชิกในทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา