แนวคิดในการทำงานแบบ DMAIC คืออะไร

DMAIC คืออะไร

บางครั้งในโลกของธุรกิจ เราก็มักจะได้ยินศัพท์เฉพาะที่ผู้คนนิยมพูดกัน คำว่า “DMAIC" (อ่านว่า “ดะ-เม-อิก”) ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งที่ได้ยินกันบ่อยครั้งทีเดียว คำนี้ย่อมาจาก “Define, Measure, Analyze, Improve and Control” (กำหนด วัดผล วิเคราะห์ ปรับปรุง และควบคุม) โดยเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาที่อาศัยข้อมูลเป็นหลัก อีกทั้งยังประกอบด้วยการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับผลิตภัณฑ์ การออกแบบ และกระบวนการต่างๆ

Bill Smith วิศวกรของ Motorola ได้คิดค้นแนวทาง DMAIC ขึ้นมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 โดยเป็นส่วนหนึ่งของแนวคิด Six Sigma ซึ่งเน้นให้ความสำคัญกับการวัดผลและวิเคราะห์เพื่อปรับการดำเนินการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ส่วนเป้าหมายของแนวทางนี้ ก็คือการปรับปรุงการทำงานนั่นเอง

ขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ DMAIC มีอะไรบ้าง

Smith ออกแบบ 5 ขั้นตอนของแนวทาง DMAIC ให้เชื่อมโยงกันและส่งผลแบบสะสมขึ้นไปเรื่อยๆ กล่าวคือ เป็นการต่อยอดข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนก่อนหน้า แล้วนำไปทำซ้ำหลายๆ ครั้งโดยอาศัยสิ่งที่ได้เรียนรู้มานั่นเอง (เคล็ดลับมือโปร: ลูกค้าของเราจำนวนมากชื่นชอบที่สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์เมื่อใช้ DocSend!)

Define (กำหนด):

ขั้นตอน Define (กำหนด) เป็นการระบุปัญหาและสิ่งที่จำเป็นต่อการแก้ปัญหาให้สำเร็จ อาจฟังดูชัดเจนอยู่แล้ว แต่ขั้นตอนนี้สำคัญมาก โดยประกอบด้วยการระบุปัญหา เป้าหมาย และขอบเขตการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายดังกล่าว เมื่อทำการกำหนดแล้ว คุณจะได้ทราบถึงองค์ประกอบที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อคุณภาพ หรือที่เรียกว่า “CTQ” สำหรับขั้นตอนนี้ บรรดาหัวหน้าทีมและผู้จัดการโปรเจ็กต์มักจัดทำแผนภาพ SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers; ซัพพลายเออร์ ปัจจัยนำเข้า กระบวนการ ผลที่ได้รับ ลูกค้า) ให้ทีมของตนเอง หรืออาจจัดทำเอกสารกฎบัตรประจำโปรเจ็กต์ขึ้นมา

Measure (วัดผล):

เข้าใจปัญหาที่มีอยู่แล้วใช่ไหม เยี่ยมเลย คราวนี้มาวางแผนคร่าวๆ กันว่าคุณจะวัดผลและสังเกตการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างไร วัตถุประสงค์ของขั้นตอน Measure (วัดผล) คือการกำหนดประสิทธิภาพของกระบวนการในปัจจุบันและเลือกข้อมูลที่คุณจะวิเคราะห์ (หลังจากนั้น คุณจะสามารถใช้แผนการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อติดตามตรวจสอบประสิทธิภาพในขณะที่ทำการเปลี่ยนแปลง และเพื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์เมื่อสิ้นสุดโปรเจ็กต์ได้)

Analyze (วิเคราะห์):

ตอนนี้คุณควรมีข้อมูลพื้นฐานที่สามารถใช้เพื่อเริ่มตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการได้แล้ว ยินดีด้วย! ขอต้อนรับเข้าสู่ระยะ Analyze (วิเคราะห์) ซึ่งก็คือขั้นตอนที่คุณจะศึกษาข้อมูลดังกล่าวนั่นเอง คุณและทีมของคุณจะใช้ข้อมูลนี้ในการสร้างแผนผังแสดงกระบวนการที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน เพื่อทำความเข้าใจว่าปัญหาของกระบวนการเกิดมาจากที่ใด (ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือ Six Sigma ให้ยุ่งยาก เพราะใช้เพียงแค่แผนผังก้างปลาและแผนภูมิพาเรโตซึ่งเป็นวิธีที่ผู้คนนิยมใช้ในการวิเคราะห์ต้นเหตุที่แท้จริงก็เพียงพอแล้ว) เมื่อคุณระบุต้นเหตุที่แท้จริงได้หลายประการแล้ว ก็จะต้องให้ทีมของคุณเข้ามาร่วมตัดสินใจว่าในอนาคตจะดำเนินกระบวนการ DMAIC โดยมุ่งเน้นไปที่ด้านใด

Improve (ปรับปรุง):

ถึงเวลาเริ่มลงมือปรับปรุงการทำงานอย่างแท้จริงแล้ว ในขั้นตอน Improve (ปรับปรุง) ให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อช่วยกันค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์ซึ่งจะนำไปใช้และวัดผล การระดมความคิดและการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญมาก เมื่อคุณมีวิธีการแก้ปัญหาในใจแล้ว คุณจะต้องทดสอบ ป้องกันความล้มเหลว และนำวิธีการแก้ปัญหาดังกล่าวไปใช้ แนวทางการดำเนินการที่นิยมใช้กันเพื่อการนี้คือวงจรการบริหารคุณภาพในองค์กร หรือวงจร “PDCA” เช่นเดียวกับการวิเคราะห์เหตุขัดข้องและผลกระทบหรือ “FMEA” ซึ่งใช้เพื่อคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น สุดท้าย ให้เขียนแผนดำเนินการโดยละเอียดขึ้นมาเพื่อใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาของกระบวนการที่กำลังประสบ

Control (ควบคุม):

ขั้นตอนสุดท้ายในแนวทาง DMAIC ควรจะช่วยให้คุณยืนยันและรักษาผลสำเร็จของวิธีการแก้ปัญหาเอาไว้ได้ ในขั้นตอน Control (ควบคุม) คุณน่าจะเดาถูกว่าเป็นอย่างไร ทีมของคุณจะสร้างแผนควบคุมขึ้นมาเพื่อประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงจากกระบวนการที่นำไปใช้อย่างต่อเนื่องนั่นเอง ส่วนคุณก็ควรสร้างแผนรับมือเพื่อดำเนินการในกรณีที่ประสิทธิภาพเริ่มลดลงอีกครั้ง ซึ่งความสามารถในการมองย้อนกลับไปว่ามีการปรับปรุงไปอย่างไรบ้าง และมีวิธีการแก้ปัญหาอะไรบ้างนั้นอาจมีประโยชน์อย่างมาก ในช่วงเวลาเช่นนี้ การมีเอกสารประกอบที่เหมาะสมและการควบคุมเวอร์ชันในขั้นตอนการปรับปรุงจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

ขอแนะนำสักเล็กน้อยว่าหากคุณรู้จัก DMAIC อยู่แล้ว คุณอาจเคยได้ยินชื่อขั้นตอนแรกที่แตกต่างออกไป ซึ่งเรียกว่าระยะ Recognize (จดจำ) หลักๆ แล้วทั้งสองขั้นตอนนี้เหมือนกันทุกประการ เพียงแค่ความหมายแตกต่างกันเล็กน้อยเท่านั้น

ข้อดีของ DMAIC คืออะไร

ภายในอุตสาหกรรม การนำแนวทาง Six Sigma และ DMAIC ไปใช้นั้นช่วยขับเคลื่อนแนวทางการผลิตแบบลีน โดยมีเป้าหมายคือการขจัดการสิ้นเปลืองทรัพยากร ข้อบกพร่อง และการผลิตเกินจำเป็น (น่าแปลกที่ชื่อ Six Sigma มีต้นกำเนิดมาจากแบบจำลองทางสถิติที่ใช้ โดยในทางสถิติก็เรียกค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานว่า “Sigma” (ซิกมา) หรือ σ เช่นกัน)

ผู้ผลิตพบว่ายิ่งค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานซึ่งอยู่ระหว่างขีดจำกัดคุณภาพโดยเฉลี่ยและที่ยอมรับได้เพิ่มขึ้นมากเท่าไร โอกาสที่ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานจะเกินขีดจำกัดเหล่านั้นก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น ดังนั้น Six Sigma หรือค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานระดับ 6 จึงกลายเป็นมาตรฐานสูงสุดในการกำหนดขีดจำกัดการผลิต การลดจำนวนข้อบกพร่อง และการปรับปรุงกระบวนการ

แนวทางเชิงสถิติในการระบุและแก้ไขต้นเหตุที่แท้จริงของปัญหาเช่นนี้ รวมทั้งระเบียบวิธีอื่นๆ เช่น Kaizen ล้วนจำเป็นอย่างยิ่งต่อการปรับปรุงคุณภาพการผลิตในช่วงทศวรรษที่ 1990 และ 2000

ไม่ว่าคุณจะทำงานในสายการผลิตหรือไม่ แต่ประโยชน์หลักของแนวทาง DMAIC ก็คือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีความเข้มงวดอย่างน่าทึ่ง การทดลองใช้กระบวนการใหม่ๆ แก้ไขปัญหามักจบลงโดยไม่ได้คำตอบที่ชัดเจนว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง แต่เมื่อใช้ DMAIC คุณจะสามารถประเมินและวัดผลความคืบหน้าได้ดีกว่าเนื่องจากใช้ข้อมูลประกอบ

กรอบการทำงาน 5 ขั้นตอนที่ได้มาตรฐานของ DMAIC ช่วยให้ทุกคนไม่พลาดข้อมูลในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ซึ่งเมื่อคุณจัดทำเอกสารสรุปการตัดสินใจและความคืบหน้าทั้งหมดแล้ว คุณก็จะดำเนินการจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งได้อย่างราบรื่น และเมื่อวางกระบวนการชัดเจน คุณก็จะสามารถช่วยแนะนำทีมของคุณตามเป้าหมายในปัจจุบันได้

ผู้ที่ชื่นชอบระเบียบวิธี DMAIC ถูกใจลักษณะที่เป็นวงจรวนซ้ำต่อเนื่อง โดยจะเห็นว่าระยะ Control (ควบคุม) ของกระบวนการนี้กำหนดให้เจ้าของกระบวนการดำเนินการติดตามตรวจสอบผลกระทบของการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีแผนติดตามตรวจสอบข้อมูลแล้ว ข้อมูลของกระบวนการใหม่ก็จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับขั้นตอน Measure (วัดผล) ครั้งใหม่ไปเอง ระเบียบวิธี DMAIC สามารถระบุปัญหาหรือผลกระทบต่อประสิทธิภาพของธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง รวมถึงวิธีการที่ทำให้มุ่งเป้าไปที่ปัญหาเหล่านั้นได้ทันที

คุณควรใช้ DMAIC เมื่อไร

การทำความเข้าใจแนวทาง DMAIC ต้องอาศัยเวลาและการประสานงานกันของทีม ในฐานะผู้จัดการ การตั้งคำถามว่า "แนวทาง DMAIC จะเป็นประโยชน์แก่กระบวนการหรือทีมใดมากที่สุด" จะให้ผลที่คุ้มค่าทีเดียว

โปรดจำไว้ว่าแนวทางนี้อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสมกับปัญหา อุตสาหกรรม และวัฒนธรรมองค์กรของคุณ หากปัญหาของกระบวนการนั้นระบุได้ง่าย และมีวิธีการแก้ไขปัญหาที่ไม่ซับซ้อนซึ่งมีข้อมูลที่มีน้ำหนักสนับสนุนอยู่แล้ว คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการ DMAIC อย่างเต็มรูปแบบ

แต่เมื่อปัญหาของกระบวนการมีความซับซ้อนหรือความเสี่ยงสูงขึ้น เช่น ในกรณีที่ประสิทธิภาพไม่สามารถลดลงไปมากกว่าเดิมได้อีกแล้ว DMAIC ก็อาจเป็นกลยุทธ์ที่น่านำมาใช้ แม้ว่ากระบวนการดังกล่าวจะต้องใช้งบประมาณมากกว่าที่คุณต้องการ แต่หากนำไปใช้อย่างเหมาะสมแล้ว กระบวนการนี้ก็น่าจะมอบผลลัพธ์ออกมาได้

แก้ไขปัญหาด้วยแนวทาง DMAIC

แม้ว่าการพยายามดำเนินโปรเจ็กต์ DMAIC ครั้งแรกอาจเป็นเรื่องน่าหวาดหวั่น โดยเฉพาะหากองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหาใหญ่ แต่นี่ก็เป็นวิธีจัดการกับปัญหาที่มีหลักการและเหตุผล คล้ายคลึงกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ เมื่อมุ่งความสนใจไปที่การค้นพบ การวนซ้ำ และการปรับปรุงเพิ่มเติม คุณก็ควรจะพบวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ ซึ่งจะนำบริษัทของคุณไปสู่ความสำเร็จที่วัดผลได้จริง