Cosa si intende per DMAIC?
A volte, nel mondo del business, sentiamo termini settoriali che ci entrano da un orecchio e ci escono dall'altro. “DMAIC” (pronunciato "demeic") è uno di questi. In pratica, questo acronimo, che sta per “Define, Measure, Analyze, Improve and Control” (Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare e Controllare), è un approccio per la risoluzione dei problemi basato sui dati, che consente di migliorare e ottimizzare prodotti, progetti e processi aziendali.
Bill Smith, ingegnere Motorola, ha creato il modello DMAIC negli anni '80 nell'ambito della metodologia Six Sigma, che utilizza la misurazione e l'analisi per rendere le operazioni il più efficienti possibile. Il suo obiettivo? Migliorare i processi.
Quali sono le fasi del processo DMAIC?
Smith ha progettato cinque fasi interconnesse per ottenere un effetto cumulativo: le analisi vengono condotte assumendo ogni volta come punto di partenza i dati e le informazioni generati nella fase precedente. (Suggerimento: molti dei nostri clienti apprezzano molto i dati analitici in tempo reale che raccolgono con DocSend).
Definire:
La fase di definizione serve per stabilire il problema e le misure necessarie per risolverlo. Per quanto possa sembrare banale, questa parte del processo, in cui si definiscono il problema, l'obiettivo e le azioni necessarie per raggiungerlo, è fondamentale. Attraverso la definizione, è possibile comprendere quali sono gli elementi critici per la qualità, o “CTQ” (dall'inglese “critical to quality”). Generalmente, i team leader e i project manager sviluppano un diagramma SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers, ossia Fornitori, Input, Processo, Output, Clienti) per il proprio team o un documento con un diagramma di flusso per il progetto.
Misurare:
Hai compreso il problema? Ottimo. Ora è necessario misurare e osservare le modifiche che vuoi apportare. La fase di misurazione mira a stabilire le prestazioni attuali del processo e a determinare i dati da analizzare. (A questo punto, è possibile usare un piano di raccolta dati per monitorare le prestazioni man mano che vengono apportate le modifiche e fare un confronto a fine progetto).
Analizza i seguenti elementi:
Ora si dovrebbe disporre di una base di dati da poter utilizzare per iniziare a prendere decisioni in merito al processo. Congratulazioni! Ti diamo il benvenuto nella fase di analisi, in cui studierai questi dati. Insieme al tuo team, dovrai creare una mappa del processo corrente usando i dati a disposizione per comprendere l'origine dei problemi. (Tieni presente che non è necessario affidarsi agli strumenti complessi di Six Sigma: i diagrammi a lisca di pesce e quelli di Pareto sono più che sufficienti e comunemente usati per condurre le analisi della causa principale). Una volta identificate più cause principali, è il momento di coinvolgere tutti i membri del team per stabilire dove deve focalizzarsi maggiormente il processo DMAIC d'ora in avanti.
Migliorare:
È giunto il momento di iniziare ad apportare migliorie concrete al processo. In questa fase è importante lavorare assieme ai membri del team per trovare soluzioni creative che possano essere implementate e misurate. A questo punto, è fondamentale procedere con sessioni di brainstorming e organizzare riunioni efficaci. Una volta trovate le soluzioni, sarà necessario testarle, assicurarsi che non contengano errori, e implementarle. Al tale proposito, viene comunemente usato il ciclo Pianificare-Fare-Verificare-Agire o ciclo "PDCA" (Plan-Do-Check-Act), che, insieme all'Analisi dei modi e degli effetti dei guasti, o "FMEA" (Failure Mode and Effects Analysis), consente di prevedere eventuali problematiche. Infine, crea un piano di implementazione dettagliato da consultare per capire come eseguire la risoluzione dei problemi nei processi esistenti.
Controllare:
L'ultima fase del modello DMAIC consente di verificare e sostenere il successo della soluzione. Come immaginerai, in questa fase il team crea un piano di controllo e monitoraggio per rivalutare continuamente l'impatto di qualsiasi modifica apportata al processo. Allo stesso tempo, sarebbe opportuno creare un piano di risposta da seguire in caso le prestazioni iniziassero a calare nuovamente. Poter riguardare le migliorie apportate e le soluzioni adottate in qualsiasi momento sarebbe di grandissima utilità. In casi come questo, è fondamentale poter disporre di una documentazione appropriata e del controllo delle versioni del progetto.
Un saggio consiglio: se hai già familiarità con il metodo DMAIC, è possibile che tu abbia sentito parlare di una fase iniziale diversa, nota come fase di riconoscimento (Recognize). Tuttavia, si tratta semplicemente di una distinzione semantica, in quanto le due fasi sono sostanzialmente identiche.
Quali sono i vantaggi del processo DMAIC?
Nel suo settore di origine, l'adozione di Six Sigma e della metodologia DMAIC ha contribuito a promuovere un approccio alla produzione snello che ha lo scopo di eliminare sprechi, difetti e sovrapproduzione. (Curiosamente, il nome Six Sigma deriva dal modello statistico utilizzato: in statistica, la deviazione standard viene anche chiamata “sigma” o σ).
I produttori erano giunti alla conclusione che un numero maggiore di deviazioni tra la loro media e i limiti qualitativi accettabili corrispondesse a una minore probabilità di riuscire a superare tali limiti. Pertanto, Six Sigma, o “sei deviazioni standard”, è diventato lo standard di riferimento nella definizione dei limiti di produzione, riducendo il numero di difetti e migliorando i processi.
Questo approccio statistico volto all'individuazione delle cause principali dei problemi, insieme ad altre metodologie quali il metodo Kaizen, ha svolto un ruolo primario nel miglioramento della produzione negli anni '90 e 2000.
Anche se non lavori nel settore della produzione, il vantaggio principale del modello DMAIC è che è incredibilmente rigoroso. Gli esperimenti di risoluzione dei problemi con nuovi processi spesso finiscono per non dare risposte su cosa sia cambiato. Utilizzando il metodo DMAIC, sei in una posizione migliore per valutare e misurare i progressi attraverso i dati.
La struttura standardizzata in cinque fasi del modello DMAIC consente a tutti di essere sempre al corrente di ogni fase del processo. Producendo una documentazione che riassume tutte le decisioni intraprese e i progressi compiuti, è possibile passare agilmente da una fase all'altra. E il fatto di poter disporre di un processo definitivo ti consente di guidare i team in base ai loro obiettivi attuali.
I sostenitori della metodologia DMAIC apprezzano il fatto che sia un processo continuativo e ripetibile: la fase Controllare richiede che i titolari del processo monitorino costantemente l'impatto dell'ottimizzazione. Con il piano di monitoraggio dei dati già in essere, i nuovi dati di processo vanno a formare la base della fase Misurare. Con la metodologia DMAIC, sarai in grado di identificare e gestire continuamente i problemi o l'impatto sui processi aziendali, oltre che puntare immediatamente alla risoluzione di tali problemi.
Quando sarebbe opportuno usare una metodologia DMAIC?
Per essere compreso, il modello DMAIC richiede un team allineato e del tempo. In qualità di manager, vale la pena di chiedersi: “Quale processo o team può trarre maggiore vantaggio dal metodo DMAIC?”
Tieni presente che questo sistema potrebbe anche non essere l'opzione giusta per il tuo problema, il tuo settore o la cultura della tua organizzazione. Nel caso in cui il problema del processo fosse chiaramente identificabile e fosse disponibile una soluzione supportata da dati incoraggianti, potrebbe non essere necessario eseguire tutto il processo DMAIC.
Quando il problema del processo è più complesso o ad alto rischio, ad esempio quando non ci si possono permettere cali di prestazioni, il metodo DMAIC può essere una tattica intelligente. Anche se comporta un budget superiore a quello desiderato, se correttamente implementato, questo processo produce dei buoni risultati.
Risolvere i problemi con il modello DMAIC
Anche se imbarcarsi in un progetto DMAIC per la prima volta può essere scoraggiante (soprattutto se la tua organizzazione ha problemi importanti), si tratta di un metodo accademico per affrontare un problema, simile a un processo scientifico. Concentrandosi sulla scoperta, l'iterazione e il miglioramento incrementale, si possono individuare le migliori pratiche per i team, che possono portare a un successo misurabile per l'azienda.