Cosa si intende per DMAIC?

Scopri la metodologia DMAIC, volta all'utilizzo dei dati per apportare migliorie concrete ai processi aziendali.

Cosa si intende per DMAIC?

DMAIC è un approccio per la risoluzione dei problemi basato sui dati, che consente di migliorare e ottimizzare prodotti, progetti e processi aziendali. È stato creato negli anni '80 dello scorso secolo nell'ambito della metodologia Six Sigma di Bill Smith, ingegnere di Motorola. L'approccio Six Sigma è stato progettato per promuovere migliorie continue nei processi produttivi tramite dati e statistiche.

Quali sono le fasi del processo DMAIC?

DMAIC presenta 5 fasi interconnesse: Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare e Controllare Ogni fase è stata progettata per avere un effetto cumulativo: si basa sulle informazioni e sui dati generati nei passaggi precedenti e su un approccio ripetitivo tramite più iterazioni.

  • Definire: questa fase stabilisce il problema e le misure necessarie per trovare una soluzione. In questa parte del processo vengono indicati chiaramente il problema, l'obiettivo finale e l'ambito di applicazione per raggiungerlo. Questa fase consente di comprendere il processo nella sua totalità e gli elementi fondamentali per garantire la qualità, ovvero gli elementi "CTQ" (Critical to Quality). Gli elementi di input e output vengono solitamente definiti in un diagramma SIPOC, acronimo di "suppliers, inputs, process, outputs and customers" (fornitori, input, processi, output e clienti). Queste informazioni vengono generalmente acquisite in un project charter, che delinea il processo DMAIC.

  • Misurare: una volta compreso il problema relativo al processo, è necessario definire il metodo di osservazione delle modifiche che verranno apportate. Naturalmente, con un approccio basato sui dati, è fondamentale poter disporre di dati validi. Questa fase punta a stabilire le prestazioni attuali del processo e i dati da analizzare. Da qui, è possibile usare un piano di raccolta dati per monitorare le prestazioni mentre vengono apportate le modifiche e confrontarle a fine progetto.

  • Analizzare: si dovrebbe ora disporre di una base di dati da poter usare per iniziare a prendere decisioni in merito al processo. Come ci si potrebbe aspettare, questa fase rappresenta il momento più opportuno per analizzare a fondo quei dati. Sarà quindi possibile creare una mappa del processo corrente insieme al team, usando i dati a disposizione per comprendere l'origine dei problemi. Se da un lato alcuni progetti Six Sigma usano strumenti più complessi, i diagrammi a lisca di pesce e quelli di Pareto sono più che sufficienti e comunemente usati per condurre le analisi della causa principale. Una volta identificate più cause principali, è arrivato il momento di coinvolgere tutti i membri del team facendoli votare per stabilire dove dovrebbe focalizzarsi maggiormente il processo DMAIC.

  • Migliorare: infine, è giunto il momento di iniziare ad apportare migliorie concrete al processo. In questa fase è importante lavorare con il team per trovare soluzioni creative che possano essere implementate e misurate nell'ambito del processo DMAIC. A questo punto è fondamentale procedere con sessioni di brainstorming e organizzare riunioni efficaci . Una volta trovate le soluzioni, sarà necessario testarle, assicurarsi che non contengano errori e implementarle. Al tal fine, viene comunemente usato il ciclo Pianificare-Fare-Verificare-Agire o ciclo "PDCA" (Plan-Do-Check-Act), che, insieme all'Analisi dei modi e degli effetti dei guasti, o "FMEA" (Failure Mode and Effects Analysis), consente di prevedere eventuali problematiche. Queste informazioni dovrebbero essere raccolte in un piano di implementazione dettagliato, da usare per guidare l'applicazione delle soluzioni nei processi.

  • Controllare: l'ultima fase della metodologia DMAIC consente di verificare e sostenere il successo delle soluzioni future. In questa fase, il team dovrebbe creare un piano di controllo e monitoraggio per rivalutare continuamente l'impatto di qualsiasi modifica apportata al processo. Allo stesso tempo, sarebbe opportuno creare un piano di risposta da seguire in caso le prestazioni iniziassero a calare nuovamente e si presentasse un nuovo problema. Poter osservare le migliorie apportate e le soluzioni adottate sarebbe di grande utilità ai fini della valutazione complessiva. In casi come questo, è fondamentale poter disporre di una documentazione appropriata e del controllo delle versioni relativi al progetto.

Chi ha dimestichezza con la metodologia DMAIC potrebbe aver sentito parlare di una fase preliminare, nota come fase di Riconoscimento. Questo passaggio comporta la selezione del progetto o problema da affrontare per primo, dato che non tutti i progetti potrebbero richiedere il rigore fornito dall'approccio DMAIC.

Quali sono i vantaggi del processo DMAIC?

Nel settore, Six Sigma e DMAIC affascinano per la loro capacità di snellire l'approccio produttivo, considerando il loro obiettivo di eliminare il più possibile sprechi, difetti ed eccedenze; il nome Six Sigma deriva dal modello statistico utilizzato. In statistica, infatti, una deviazione dallo standard viene anche indicata con la lettera greca "Sigma", σ. I produttori erano giunti alla conclusione che un numero maggiore di deviazioni tra la loro media e i limiti qualitativi accettabili corrispondesse a una minore probabilità di riuscire a superare tali limiti. Pertanto, Six Sigma, o sei deviazioni standard, è diventato lo standard di riferimento nella definizione dei limiti di produzione, riducendo così il numero di difetti e migliorando i processi.

In termini statistici, avere una qualità a sei sigma significa avere un tasso di difetti di 3,4 per un milione di elementi prodotti in un processo. Alcuni settori di produzione, come quello farmaceutico o aerospaziale, potrebbero usare un livello sigma persino maggiore a causa delle possibili conseguenze dei difetti.

Questo approccio statistico volto al miglioramento dei processi, insieme ad altre metodologie quali il metodo Kaizen, ha svolto un ruolo primario nella promozione del miglioramento della produzione negli anni '90 e 2000. Ma come si applica oggi la metodologia DMAIC agli altri settori?

Il vantaggio principale di questa metodologia è da ricercare nell'approccio particolarmente rigoroso alla risoluzione dei problemi. Sperimentare con nuovi processi o cambiamenti nei flussi di lavoro non sempre porta a risposte definitive in merito a cosa sia cambiato, a prescindere dal settore di attività. Ma grazie alla metodologia DMAIC, un approccio basato sui dati con obiettivi e fasi ben definiti e progettati volti a valutare in modo obiettivo quali cambiamenti ai processi siano stati positivi o meno, è possibile misurare i progressi in modo più preciso. DMAIC fornisce i dati necessari per identificare le cause all'origine dei problemi e l'impatto effettivo degli esperimenti portati a termine.

DMAIC fornisce inoltre un framework standardizzato e strutturato per apportare le modifiche e l'approccio in 5 passaggi mantiene tutti aggiornati su ogni fase del processo. In questo modo, sarà possibile produrre la documentazione necessaria per riepilogare tutte le decisioni prese e i progressi raggiunti, così da passare da una fase all'altra senza alcuna interruzione. E il fatto di poter disporre di un processo definitivo consentirà di guidare i team a seconda dei loro obiettivi correnti e dello scopo del loro lavoro.

La metodologia DMAIC è un processo continuativo e altamente ripetibile, due dei suoi punti di forza maggiori. La fase Controllare del processo richiede che i titolari del processo continuino a monitorare gli impatti dell'ottimizzazione. Con un piano di monitoraggio dei dati già in essere, i nuovi dati di processo vanno a formare la base della fase Misurare. Il piano di risposta implementato potrebbe integrarsi in un nuovo processo DMAIC nel caso in cui le migliorie iniziali non riuscissero a sostenere le prestazioni. Per questo motivo, la metodologia DMAIC è in grado di identificare e gestire continuamente i problemi o l'impatto sulle prestazioni.

In questo modo, il framework DMAIC fornisce un approccio strutturato per guidare l'organizzazione attraverso ottimizzazioni ripetibili e incrementali dei processi di business. A prescindere dal settore di appartenenza o dalla dimensione del team o dell'organizzazione, si tratta di un metodo testato volto a favorire continue migliorie nelle prestazioni.

Quando sarebbe opportuno usare una metodologia DMAIC?

Come indicato in precedenza, la fase aggiuntiva di Riconoscimento costituisce un ulteriore livello di accertamento: un periodo di identificazione per valutare l'idoneità del problema al metodo DMAIC. Questo ulteriore passaggio è stato concepito perché l'acquisizione del processo DMAIC richiede tempistiche lunghe e livelli di allineamento e impegno elevati. L'implementazione del processo DMAIC in qualsiasi organizzazione richiede molta pratica per comprendere al meglio come funzioni nei vari team, nel settore di riferimento e nell'ambito della cultura organizzativa. Nello stesso tempo, le organizzazioni devono considerare dove allocare al meglio le proprie risorse: quali processi o team trarranno maggior vantaggio dalla metodologia DMAIC?

Non è necessariamente l'opzione a cui fare riferimento per risolvere qualsiasi problema. Nel caso in cui il problema fosse chiaramente identificabile e fosse disponibile una soluzione supportata da dati incoraggianti, potrebbe non essere necessario eseguire tutto il processo DMAIC.

Tuttavia, qualora il problema fosse complesso o comportasse un rischio elevato, ad esempio in caso di cali delle prestazioni, sarebbe decisamente preferibile adottare il processo DMAIC. Anche in caso di costi elevati delle risorse, la metodologia DMAIC garantisce che la procedura venga seguita e non vengano saltati passaggi fondamentali, aumentando così le possibilità di un'implementazione corretta.

Ottimizzare i processi grazie alla metodologia DMAIC

Gestire un processo DMAIC per la prima volta può spaventare, soprattutto in presenza di problemi aziendali gravi da risolvere. Il processo DMAIC non rappresenta un approccio basato su best practice predefinite per l'organizzazione o il business. Si tratta invece di un processo di scoperta che consente di identificare le best practice più adatte per ogni team e organizzazione tramite iterazioni e migliorie incrementali. Per quanto la risoluzione di tutti i problemi che le organizzazioni si trovano a dover affrontare non richieda un processo DMAIC, l'introduzione di quest'ultimo può comunque favorire il cambiamento e apportare migliorie ai processi, e, in ultima analisi, portare a un successo misurabile.