Was bedeutet DMAIC?

Erfahren Sie mehr über die DMAIC-Methode und verwenden Sie belastbare Daten für echte Prozessverbesserungen in Ihrem Unternehmen.

Was bedeutet DMAIC?

DMAIC ist ein datenbasierter Problemlösungsansatz, der dabei unterstützt, schrittweise Optimierungen und Verbesserungen an Produkten, Designs und Geschäftsprozessen vorzunehmen. Erfunden wurde das Verfahren in den 1980er Jahren als Teil der Six-Sigma-Methode von Motorola-Ingenieur Bill Smith. Dieser Six-Sigma-Ansatz sollte eine kontinuierliche Verbesserung von Fertigungsprozessen anhand von Daten und Statistiken ermöglichen.

Aus welchen Schritten setzt sich der DMAIC-Prozess zusammen?

DMAIC besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten: Define (definieren), Measure (messen), Analyze (analysieren), Improve (verbessern) und Control (kontrollieren). Jede Phase ist dabei so konzipiert, dass sie eine kumulative Wirkung erzielt: Sie baut auf die Informationen und Daten der vorhergegangenen Phasen auf und wird mehrmals wiederholt.

  • Definieren: In der Definitionsphase wird festgestellt, welches Problem vorliegt und was notwendig ist, um es zu lösen. In dieser Phase formulieren Sie klar das Problem, das Endziel und den Arbeitsumfang, mit dessen Hilfe dieses Ziel erreicht werden soll. So erlangen Sie eine bessere Übersicht über den Gesamtprozess und diejenigen Elemente, die für Qualität besonders wichtig sind (die sogenannten „QTC“). In- und Outputs werden meistens in einem SIPOC-Diagramm dargestellt (SIPOC steht für „Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers“ – Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden). Festgehalten werden diese Daten meist in einer Projektcharta, in der auch der Rahmen unseres DMAIC-Verfahrens definiert wird.
  • Messen: Sobald Sie das genaue Prozessproblem kennen, müssen Sie bestimmen, wie Sie die Änderungen nachverfolgen können, die Sie am Prozess vornehmen möchten. Da es sich um ein datenbasiertes Verfahren handelt, ist es bei DMAIC natürlich besonders wichtig, dass auch belastbare Daten vorliegen. Zweck der Messphase ist es also, Ihre aktuelle Leistung zu bestimmen und zu etablieren, welche Daten genau analysiert werden sollen. Anschließend können Sie einen Datenerfassungsplan nutzen, um Ihre Leistung nach vorgenommenen Änderungen zu beurteilen und zu Projektende mit den Daten vor Projektbeginn zu vergleichen.
  • Analysieren: Nun sollten Sie über Ausgangsdaten verfügen, die Sie nutzen können, um Entscheidungen zum zu verbessernden Prozess zu treffen. Wie Sie sich möglicherweise schon denken können, ist die Analysephase der perfekte Zeitpunkt, um sich diese Daten einmal genauer anzusehen. Sie und Ihr Team erstellen anhand der Daten nun eine aktuelle Prozessdarstellung, um herauszufinden, wo die ersten Probleme auftreten. Zwar kommen bei vielen Six-Sigma-Projekten komplexere Hilfsmittel zum Einsatz, für diese Phase reichen Fischgrät- und Paretodiagramme allerdings vollkommen aus. Sie werden häufig für die Ermittlung von Ursachen eingesetzt. Sobald Sie mehrere Ursachen identifiziert haben, ist es an der Zeit, Ihr Team mit einzubeziehen. Lassen Sie es darüber abstimmen, wo Sie ab jetzt den Schwerpunkt des DMAIC-Prozesses setzen sollten.
  • Verbessern: Nun ist es endlich an der Zeit, deutliche Verbesserungen an Ihrem Prozess vorzunehmen. Arbeiten Sie während der Verbesserungsphase eng mit Ihrem Team zusammen, um kreative Lösungen zu finden, die sich im Rahmen des DMAIC-Prozesses umsetzen und messen lassen. Brainstorming und effektive Meetings sind in dieser Phase besonders wichtig für Ihr Team. Sobald Sie sich einige Lösungen überlegt haben, müssen Sie diese überprüfen, ergebnissicher gestalten und schließlich umsetzen. Hierfür werden häufig die sogenannten „PDCA“-Zyklen (Plan-Do-Check-Act – planen, umsetzen, prüfen, agieren) eingesetzt, kombiniert mit der sogenannten „FMEA“ (Failure Mode and Effects Analysis – Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse), mit deren Hilfe potenzielle Probleme identifiziert werden sollen. Übernehmen Sie diese Informationen dann in einen detaillierten Implementierungsplan, den Sie anschließend als Leitfaden für die Anwendung Ihrer Lösungen auf die Prozesse nutzen können.
  • Kontrollieren: Der letzte Schritt des DMAIC-Verfahrens hilft dabei, den Erfolg Ihrer Lösungen zu bestimmen und für die Zukunft zu sichern. In der Kontrollphase erstellt Ihr Team einen Überwachungs- und Kontrollplan, um die Auswirkungen umgesetzter Prozessänderungen kontinuierlich neu zu bewerten. Gleichzeitig sollten Sie einen Reaktionsplan erstellen, den Sie dann nutzen können, wenn die Leistung wieder nachlässt und ein neues Problem auftritt. Dabei kann es extrem hilfreich sein, einen Blick in die Vergangenheit zu werfen und zu analysieren, welche Verbesserungen vorgenommen und welche Lösungen etabliert wurden. Zu diesem Zeitpunkt ist es extrem wichtig, über angemessene Dokumentation und Versionskontrolle zum Verbesserungsprozess zu verfügen.

Sollten Sie bereits etwas mit DMAIC vertraut sein, haben Sie vielleicht schon von einem anderen ersten Schritt gehört: der Phase „Recognize“ („erkennen“). In diesem Schritt wird zunächst das Problem oder Projekt ausgewählt, das es zu beheben oder umzusetzen gilt, da nicht bei allen Projekten ein so rigoroser Ansatz notwendig ist.

Welche Vorteile bietet DMAIC?

In der Industrie fanden Six Sigma und DMAIC deshalb so großen Anklang, weil mit ihrer Hilfe ein schlanker Fertigungsprozess möglich wurde. Ziel war es, Abfallerzeugung, Defekte und Überproduktion so umfassend wie möglich zu reduzieren. Der Name „Six Sigma“ leitet sich dabei vom verwendeten Statistikmodell ab. In der Statistik bezeichnet man eine Standardabweichung auch als ein „Sigma“ oder „σ“. Hersteller hatten Folgendes festgestellt: Je mehr Standardabweichungen es zwischen ihren durchschnittlichen und akzeptablen Qualitätsgrenzen gab, desto weniger wahrscheinlich war es, dass sie diese Grenzwerte überschritten. So wurden „Six Sigma“ – also sechs Standardabweichungen – zum Goldstandard bei der Definition von Fertigungsgrenzen, um die Anzahl der Defekte zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.

In der Statistik beschreibt eine Six-Sigma-Qualität bei einem Prozess eine Defekthäufigkeit von 3,4 pro Million. In einigen Branchen, darunter die Pharmaindustrie und Flugzeugfertigung, wird aufgrund der möglicherweise verheerenden Folgen eines Defekts eine sogar noch höhere Sigmazahl angewandt.

Dieser statistische Ansatz für die Prozessverbesserung war, gemeinsam mit anderen Methoden wie Kaizen, in den 90ern und 2000ern entscheidend für die Verbesserung von Fertigungsprozessen. Doch wie lässt sich DMAIC heute auf andere Branchen anwenden?

Der größte Vorteil des DMAIC-Verfahrens ist es, dass es ein extrem rigoroser Problemlösungsansatz ist. Experimente mit neuen Prozessen oder veränderten Arbeitsabläufen führen häufig dazu, dass Sie keine eindeutigen Antworten darauf erhalten, was sich genau geändert hat – unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind. Doch bei DMAIC kommt ein datenbasierter Ansatz mit fest definierten Zielen und Schritten zur Anwendung, mit dem sich objektiv beurteilen lässt, ob sich Prozessänderungen positiv ausgewirkt haben. So sind Sie besser in der Lage, messbare Fortschritte zu beurteilen. Unabhängig davon, ob Sie die wahren Ursachen Ihres Problems identifizieren oder die tatsächliche Auswirkungen Ihrer Experimente bestimmen möchten: Mit DMAIC erhalten Sie die hierfür notwendigen Daten.

DMAIC ist ein standardisiertes, strukturiertes Rahmenwerk für Änderungen und dank des Fünf-Schritte-Ansatzes bleibt jeder auf jedem Schritt umfassend informiert. So können Sie die notwendige Dokumentation erstellen, in der alle Entscheidungen und der erzielte Fortschritt zusammengefasst werden, und nahtlos von einem Schritt zum nächsten übergehen. Und wenn Sie einen so fest definierten Prozess anwenden, können Sie Ihre Teams besser darin anleiten, was ihre Ziele sind und wohin ihre Arbeit gehen soll.

Einer der praktischsten Vorteile von DMAIC ist es, dass es sich dabei um einen hochgradig wiederholbaren Prozess handelt, der kontinuierlich weiterläuft. Für die Kontrollphase des Prozesses ist es notwendig, dass die Prozessverantwortlichen die Auswirkungen der Optimierung beobachten. Steht ein Datenüberwachungsplan schon bereit, fügen sich die neuen Daten ganz natürlich als Ausgangsdaten in eine neue Messphase ein. Ihr Reaktionsplan könnte außerdem die Möglichkeit bieten, in einen neuen DMAIC-Prozess überzugehen, wenn die ursprünglichen Änderungen nicht zur Aufrechterhaltung der Leistung führten. Somit können mithilfe des DMAIC-Prozesses kontinuierlich Probleme oder Einflüsse auf die Leistung erkannt und sofort angesprochen werden.

Das DMAIC-Rahmenwerk bietet somit einen strukturierten Ansatz, der Ihr Unternehmen durch wiederholte, schrittweise Verbesserungen Ihrer Geschäftsprozesse führt. Ganz unabhängig von Ihrer Branche oder der Größe Ihres Teams oder Unternehmens ist es ein bewährtes Verfahren, das kontinuierliche Leistungsverbesserungen fördert.

Wann sollte ich DMAIC einsetzen?

Wie vorhin bereits erwähnt, wird dem DMAIC-Prozess häufig eine Erkennungsphase vorangestellt: Während ihr soll bestimmt werden, ob ein Problem für DMAIC infrage kommt. Warum ist dieser Schritt notwendig? Weil für das DMAIC-Verfahren ein hohes Maß an Abstimmung und Aufwand erforderlich ist, zusätzlich zu der Zeit, die für die genaue Prozesskenntnis aufgewandt werden muss. Unternehmen müssen DMAIC erst tatsächlich selbst einsetzen und verwenden, um herauszufinden, wie der Prozess für ihre Teams, ihre Branche und ihre Unternehmenskultur am besten funktioniert. Gleichzeitig müssen Unternehmen aber auch abwägen, wie sie ihre Ressourcen am sinnvollsten einsetzen: Welche Prozesse oder Teams könnten von DMAIC am meisten profitieren?

Somit ist das Verfahren nicht unbedingt die beste Lösung für alle Probleme. Lässt sich beispielsweise ein Prozess identifizieren, der anhand einer einfachen Lösung, untermauert von soliden Daten, optimiert werden kann, ist ein komplettes DMAIC-Verfahren unter Umständen gar nicht notwendig.

Wenn das Prozessproblem jedoch komplex oder risikobehaftet ist – beispielsweise dann, wenn Leistungseinbußen unter allen Umständen vermieden werden müssen – ist DMAIC der bessere Ansatz. Selbst dann, wenn die Kosten für die Ressourcen höher sind, kann mit DMAIC gewährleistet werden, dass ein Prozess eingehalten und wichtige Schritte nicht übersprungen werden, damit sich die Chancen einer erfolgreichen Umsetzung erhöhen.

Prozessverbesserung dank DMAIC

Es kann durchaus eine Herausforderung sein, zum ersten Mal ein DMAIC-Projekt einzusetzen – besonders dann, wenn Sie große Probleme Ihres Unternehmens lösen sollen. Denken Sie aber daran: DMAIC ist nicht standardmäßig immer die beste Lösung für Ihr Unternehmen oder Geschäft. Stattdessen handelt es sich dabei um einen Entdeckungsprozess, mit dessen Hilfe Sie durch Iteration und stufenweise Verbesserung bewährte Ansätze für Ihre Teams und Ihr Unternehmen finden können. Nicht alle Probleme Ihres Unternehmens müssen mit DMAIC gelöst werden. Doch wenn Sie das Verfahren einführen, kann das ein guter Ausgangspunkt sein, echten Wandel und Verbesserungen von Prozessen zu fördern, die wiederum messbare Erfolge für Ihr Unternehmen nach sich ziehen können.