Was bedeutet DMAIC?
Manchmal hören wir in der Geschäftswelt Jargon, den wir sofort wieder vergessen. „DMAIC“ (ausgesprochen „D-mey-ik“) ist ein gutes Beispiel. Dieses Akronym steht für „Define, Measure, Analyse, Improve and Control“. Dabei handelt es sich um einen datenbasierten Problemlösungsansatz, der dabei unterstützt, schrittweise Optimierungen und Verbesserungen an Produkten, Designs und Prozessen vorzunehmen.
Der Motorola-Ingenieur Bill Smith hat DMAIC in den 1980er Jahren als Teil der Six-Sigma-Methodik entwickelt, die sich auf Messung und Analyse stützt, um den Betrieb so effizient wie möglich zu gestalten. Das Ziel der Methodik? Prozessverbesserung.
Aus welchen Schritten setzt sich der DMAIC-Prozess zusammen?
Smith hat die fünf miteinander verbundenen Schritte von DMAIC so konzipiert, dass sie eine kumulative Wirkung haben: Sie bauen auf Informationen und Daten auf, die in vorhergegangenen Phasen generiert wurden, und werden anhand der gewonnenen Erkenntnisse wiederholt. (Profi-Tipp: Viele unserer Kunden verwenden gern die Echtzeitanalysen, die sie mit DocSend erstellen können!)
Define (Definieren):
In der Define-Phase wird festgelegt, was das Problem ist und was Sie für die Lösung benötigen. Das klingt offensichtlich, aber dieser Teil des Prozesses – das Problem, das Ziel und den erforderlichen Aufwand zu definieren – ist entscheidend. Durch die Definition erfahren Sie, welche Elemente für die Qualität oder für die „QTCs“ entscheidend sind. Teamleiter und Projektmanager entwickeln normalerweise für ihre Team- oder Projektcharta ein SIPOC-Diagramm (SIPOC steht für „Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers“ – Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden).
Measure (Messen):
Verstehen Sie das Problem? Dann können wir als nächstes bestimmen, wie Sie die Änderungen messen und nachverfolgen können, die Sie am Prozess vornehmen möchten. Zweck der Messphase ist es also, Ihre aktuelle Leistung zu bestimmen und zu etablieren, welche Daten genau analysiert werden sollen. Anschließend können Sie einen Datenerfassungsplan nutzen, um Ihre Leistung nach vorgenommenen Änderungen zu beurteilen und die Ergebnisse zu Projektende mit den Daten vor Projektbeginn zu vergleichen.
Analysieren Sie:
Nun sollten Sie über Ausgangsdaten verfügen, die Sie nutzen können, um Entscheidungen zum zu verbessernden Prozess zu treffen. Herzlichen Glückwunsch! Willkommen in der Analysephase, wo Sie sich diese Daten genau ansehen. Sie und Ihr Team erstellen anhand der Daten nun eine aktuelle Prozessdarstellung, um herauszufinden, wo die ersten Probleme auftreten. (Zwar kommen bei vielen Six-Sigma-Projekten komplexere Hilfsmittel zum Einsatz, für diese Phase reichen Fischgrät- und Paretodiagramme allerdings vollkommen aus. Sie werden häufig für die Ermittlung von Ursachen eingesetzt.) Sobald Sie mehrere Ursachen identifiziert haben, ist es an der Zeit, Ihr Team mit einzubeziehen. Entscheiden Sie zusammen, wo Sie ab jetzt den Schwerpunkt des DMAIC-Prozesses setzen sollten.
Improve (Verbessern):
Es ist an der Zeit, mit tatsächlichen Prozessverbesserungen zu beginnen. Arbeiten Sie während der Verbesserungsphase mit Ihrem Team zusammen, um kreative Lösungen zu finden, die sich umsetzen und messen lassen. Brainstorming und effektive Meetings sind besonders wichtig. Sobald Sie sich einige Lösungen überlegt haben, müssen Sie diese überprüfen, ergebnissicher gestalten und schließlich umsetzen. Hierfür werden häufig die sogenannten „PDCA“-Zyklen (Plan-Do-Check-Act – planen, umsetzen, prüfen, agieren) eingesetzt, sowie die sogenannten „FMEA“ (Failure Mode and Effects Analysis – Fehlermöglichkeits- und Einflussanalysen), mit deren Hilfe potenzielle Probleme identifiziert werden sollen. Erstellen Sie abschließend einen detaillierten Implementierungsplan, den Sie als Leitfaden bei der Behebung von bestehenden Problemen des Prozesses nutzen.
Control (Kontrollieren):
Der letzte Schritt des DMAIC-Verfahren soll Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Lösung zu überprüfen und aufrechtzuerhalten. In der Kontrollphase erstellt Ihr Team schließlich einen Kontrollplan, um die Auswirkungen der implementierten Prozessänderungen kontinuierlich neu zu bewerten. Sie sollten auch einen Reaktionsplan erstellen, auf den Sie reagieren können, falls die Leistung wieder nachlässt. Dabei kann es sehr hilfreich sein, einen Blick in die Vergangenheit zu werfen und zu analysieren, welche Verbesserungen vorgenommen und welche Lösungen etabliert wurden. Zu diesem Zeitpunkt ist es extrem wichtig, über angemessene Dokumentation und Versionskontrolle zum Verbesserungsprozess zu verfügen.
Sollten Sie bereits mit DMAIC vertraut sein, haben Sie vielleicht schon von einem anderen ersten Schritt gehört: der Phase „Recognize“ („Erkennen“). Es ist nur ein kleiner Bedeutungsunterschied; die beiden Phasen sind im Wesentlichen identisch.
Welche Vorteile bietet DMAIC?
In der Industrie hat die Einführung von Six Sigma und DMAIC dazu beigetragen, einen reduzierten Fertigungsansatz mit dem Ziel einzuführen, Abfallerzeugung, Defekte und Überproduktion so umfassend wie möglich zu reduzieren. (Der Name Six Sigma leitet sich dabei von dem verwendeten statistischen Modell ab: In der Statistik wird eine Standardabweichung auch als „Sigma“ oder σ bezeichnet.)
Hersteller hatten Folgendes festgestellt: Je mehr Standardabweichungen es zwischen ihren durchschnittlichen und akzeptablen Qualitätsgrenzen gab, desto weniger wahrscheinlich war es, dass sie diese Grenzwerte überschritten. So wurden „Six Sigma“ – also sechs Standardabweichungen – zum Goldstandard bei der Definition von Fertigungsgrenzen, um die Anzahl der Defekte zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.
Dieser statistische Ansatz für die Identifizierung und Behebung von grundlegenden Problemursachen – zusammen mit anderen Methoden wie Kaizen – war in den 1990er- und 2000er-Jahren für die Verbesserung der Fertigungsprozesse von entscheidender Bedeutung.
Der Hauptvorteil von DMAIC besteht darin, dass es ein unglaublich rigoroser Ansatz ist – ob für die Fertigung oder für andere Bereiche. Experimente mit neuen Prozessen zur Problemlösung führen häufig dazu, dass Sie keine eindeutigen Antworten darauf erhalten, was sich genau geändert hat. Mit DMAIC können Sie besser Fortschritte anhand von Daten bewerten und messen.
Durch das standardisierte, aus fünf Schritten bestehende Framework von DMAIC bleibt jeder bei jedem Schritt umfassend informiert. Indem Sie eine Dokumentation erstellen, in der alle Entscheidungen und der erzielte Fortschritt zusammengefasst werden, können Sie nahtlos von einem Schritt zum nächsten übergehen. Und wenn Sie einen definierten Prozess haben, können Sie Ihre Teams besser darin anleiten, was ihre Ziele sind.
DMAIC ist iterativ und fortlaufend, und das ist ein großer Vorteil. Für die Kontrollphase des Prozesses ist es notwendig, dass die Prozessverantwortlichen die Auswirkungen der Optimierung beobachten. Steht ein Datenüberwachungsplan schon bereit, fügen sich die neuen Daten ganz natürlich als Ausgangsdaten in eine neue Messphase ein. Somit können mithilfe des DMAIC-Prozesses kontinuierlich Probleme oder Einflüsse auf die Geschäftsprozesse erkannt und sofort angesprochen werden.
Wann sollte ich DMAIC einsetzen?
DMAIC erfordert ein informiertes Team und ausreichendes Verständnis des Prozesses. Als Manager sollten Sie sich die Fragen stellen: „Welcher Prozess oder welches Team profitiert am meisten von DMAIC?“
Denken Sie daran, dass es möglicherweise nicht unbedingt das beste Verfahren für Ihr Problem, Ihre Branche und Ihre Unternehmenskultur ist. Lässt sich beispielsweise ein Prozess einfach identifizieren, der anhand einer einfachen Lösung, untermauert von soliden Daten, optimiert werden kann, ist ein komplettes DMAIC-Verfahren unter Umständen gar nicht notwendig.
Wenn das Prozessproblem etwas komplexer oder risikoreicher ist, z. B. wenn Sie sich eine Leistungsminderung nicht leisten können, kann DMAIC eine geeignete Taktik sein. Selbst wenn das benötigte Budget größer ist als unbedingt vorgesehen, wird der Prozess bei richtiger Implementierung Ergebnisse liefern.
Probleme durch DMAIC beheben
Es kann entmutigend sein, zum ersten Mal ein DMAIC-Projekt anzugehen, insbesondere wenn Sie sich mit großen Problemen konfrontiert sehen. Jedoch ist es eine akademische Art, ein Problem anzugehen – ähnlich dem wissenschaftlichen Prozess. Wenn Sie sich auf die Erfassung, Iteration und inkrementelle Verbesserung konzentrieren, sollten Sie die Best Practices für Ihr Team finden – was zu messbaren Erfolgen für Ihr Unternehmen führen kann.