¿Qué es DMAIC?
A veces, en el mundo de los negocios, escuchamos expresiones que nos dejan indiferentes. “DMAIC” es un buen ejemplo de esto. En resumen, este acrónimo en inglés de "Define, Measure, Analyse, Improve and Control" —que significa “definir, medir, analizar, mejorar y controlar”— hace referencia a un enfoque basado en los datos que se aplica para resolver problemas y que implica reajustes y optimizaciones incrementales en productos, diseños y procesos.
Bill Smith, ingeniero de Motorola, creó la metodología DMAIC en los años 80 dentro de la metodología Six Sigma, que se basa en llevar a cabo mediciones y los análisis para optimizar las operaciones al máximo. Su objetivo era mejorar los procesos.
¿Cuáles son los pasos del proceso DMAIC?
Smith diseñó los cinco pasos interconectados de DMAIC para que tuvieran un efecto acumulativo: partir de la información y los datos de fases anteriores y repetir con lo que se fuera descubriendo. De hecho, a muchos de nuestros clientes les encantan los análisis en tiempo real que pueden consultar con DocSend.
Definir:
En la fase de definición, se establece qué es un problema y qué se necesita para solucionarlo. Aunque parezca obvio, esta parte del proceso —que implica definir el problema, el objetivo y todo lo necesario para la solución— es fundamental. Gracias a la definición, se identifican los aspectos más importantes para la calidad, o los “CTQ”. Los responsables de equipos y proyectos suelen elaborar un diagrama SIPOC (que hace referencia a proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes en inglés) para el documento base a partir del que se organiza el equipo o el proyecto.
Medir:
¿Has entendido el problema? Eso está muy bien. Ahora toca ver cómo se medirán y observarán los cambios. El objetivo de la fase de medición es conocer el rendimiento del proceso vigente y determinar los datos que se analizarán. A partir de ahí, puedes usar un plan de recolección de datos para supervisar el rendimiento a medida que hagas cambios y comparar los resultados cuando acabes el proyecto.
Analizar:
En este punto, deberías tener una cantidad de datos suficiente para empezar a tomar decisiones sobre el proceso. Estás avanzando. Ahora pasarás a la fase de análisis, en la que estudiarás los datos. Junto a tu equipo, elaborarás un mapa del proceso vigente a partir de los datos. Este mapa te servirá para entender el origen de los problemas que sufre el proceso. Tampoco hace falta que uses una de las herramientas complejas de Six Sigma. Los diagramas de espina de pescado y los gráficos de curva cerrada son métodos más que suficientes y que se suelen usar para analizar las causas raíz. Cuando hayas identificado varias causas raíz, pídele al equipo que te ayude a enfocar el proceso DMAIC desde ese punto.
Mejorar:
Llega el momento de empezar a llevar a cabo mejoras reales en el proceso. Durante la fase de mejora, colaborarás con tu equipo para encontrar soluciones creativas, implementarlas y medirlas. Las lluvias de ideas y las reuniones productivas son muy importantes en este punto. Una vez que tengáis soluciones, necesitaréis ponerlas a prueba, perfeccionarlas e implementarlas. Los ciclos "planifica-haz-comprueba-actúa" o “PDCA” por sus siglas en inglés, son un método común para esto. También lo es el análisis modal de fallos y efectos, “FMEA” también por sus siglas en inglés, que sirve para anticiparse a posibles problemas. Por último, crea un plan de implementación detallado para dar pautas a la hora de corregir los problemas relacionados con el proceso vigente.
Controlar:
La fase final de DMAIC debería serte útil para comprobar y mantener el éxito de tu solución. En la fase de control, como su nombre indica, el equipo crea un plan de control para evaluar continuamente el impacto de cualquier cambio que se implemente en el proceso. Además, hay que crear un plan de respuesta para poder actuar en el caso de que el rendimiento vuelva a empezar a disminuir. El hecho de poder repasar cómo se hicieron mejoras en el pasado y a qué soluciones se llegó puede tener un valor incalculable. En esos momentos, contar con una documentación y un control de versiones adecuados sobre el proceso de mejora es vital.
Si ya conoces DMAIC, puedes que hayas escuchado algo sobre un paso inicial al que se hace referencia como “fase de reconocimiento”. En realidad, es una distinción semántica poco importante, y ambos conceptos son idénticos en los aspectos esenciales.
¿Cuáles son las ventajas del DMAIC?
Dentro del sector, la adopción de Six Sigma y DMAIC ha contribuido a impulsar un enfoque austero de la fabricación con el objetivo de eliminar el desperdicio, los defectos y la sobreproducción. Cabe mencionar que el nombre “Six Sigma” proviene del modelo estadístico que se usa: en el campo de la estadística, una desviación estándar también se conoce como “Sigma” o “σ”.
Los fabricantes se dieron cuenta de que cuantas más desviaciones estándares había entre los límites de calidad medios y aceptables, menos probabilidades había de que superaran esos límites. Así, Six Sigma —o seis desviaciones estándares— se convirtió en la referencia a la hora de definir límites de producción, disminuir los defectos y mejorar los procesos.
Este enfoque estadístico a la hora de identificar y solucionar causas raíz de problemas, junto a otras metodologías —como Kaizen— tuvo un papel fundamental en la mejora del sector de la fabricación durante los años 90 y 2000.
Tanto si formas parte del sector de la fabricación como si no, el beneficio principal de DMAIC es su rigor absoluto. A menudo, los experimentos de resolución de problemas en procesos nuevos pueden terminar sin dar respuestas definitivas sobre los cambios. Con DMAIC, es más fácil evaluar y medir el progreso a partir de los datos.
DMAIC ofrece un marco de trabajado estandarizado y estructurado en cinco pasos para que todo el mundo esté informado de las fases del proceso. Como se produce documentación para resumir las decisiones y los avances, se puede avanzar de un paso al siguiente sin problemas. Además, gracias al hecho de tener un proceso definitivo, se puede ayudar a los equipos en función de sus objetivos.
Lo que más gusta de DMAIC es que es iterativo y continuo. La fase de control necesita que los propietarios del proceso sigan supervisando el impacto de la optimización. Con el plan de supervisión de datos ya aplicado, tu nuevo proceso de datos va formando de manera natural la base para una nueva fase de medición. La metodología DMAIC permite identificar continuamente problemas o efectos en los procesos empresariales. También sirve para afrontar inmediatamente estos problemas.
¿Cuándo deberías usar el DMAIC?
Para implementar DMAIC, hace falta que el equipo trabaje en sintonía y con tiempo para comprender la metodología. Si eres responsable de algún equipo, te interesa saber qué proceso o equipo se beneficiaría más de DMAIC.
Ten en cuenta que quizás no sea la solución adecuada para tu problema, sector y cultura laboral. Si hay problemas de proceso que se identifican fácilmente y que se pueden solucionar sin complicaciones mediante datos sólidos, quizás no necesites aplicar un proceso DMAIC completo.
Cuando los problemas de un proceso son más complejos o de alto riesgo —por ejemplo, si no es posible reducir el rendimiento—, la metodología DMAIC puede ser una muy buena opción. Aunque suponga más presupuesto del que se preferiría, es un proceso que, implementado correctamente, da resultados.
Solucionar problemas relacionados con DMAIC
Aunque atreverse a probar con un proyecto DMAIC por primera vez pueda resultar abrumador, sobre todo si la empresa tiene problemas graves, es una forma académica de solucionar problemas que presenta varias similitudes con el método científico. Si centras tu atención en la detección, la repetición y la mejora incremental, deberías descubrir las prácticas recomendadas para tus equipos, lo que puede conducir a un éxito medible para la empresa.