¿Qué es DMAIC?

Descubre la metodología DMAIC y aprende a usar los datos para mejorar los procesos en tu empresa.

¿Qué es DMAIC?

DMAIC es un enfoque de solución de problemas basado en datos que ayuda a hacer ajustes incrementales y optimizar los productos, diseños y procesos empresariales. Bill Smith, un ingeniero de Motorola, lo creó en 1980 como parte de la metodología Six Sigma. El enfoque Six Sigma se diseñó para impulsar una mejora constante en los procesos de fabricación usando los datos y estadísticas.

¿Cuáles son los pasos del proceso DMAIC?

DMAIC consta de 5 pasos interconectados: define, mide, analiza, mejora y controla. Cada fase se diseña para tener un efecto acumulativo: construir sobre la información y los datos generados en las fases previas con la idea de repetirlos mediante varias iteraciones.

  • Define: Esta fase establece qué es un problema y qué se necesita para llegar a una solución. En esta parte del proceso es donde se define claramente el problema, el objetivo final y el trabajo que se necesitará para conseguirlo. Este punto ayuda a entender el proceso por completo y qué elementos son esenciales para la calidad. A estos se les conoce como "CTQ". Los inputs y outputs suelen definirse con un diagrama SIPOC. Este nombre se deriva del acrónimo en inglés formado por los términos Proveedores, Inputs, Procesos, Outputs y Clientes. Esta información se suele capturar en un documento de acta de constitución del proyecto, que establece la forma del proceso DMAIC.
  • Mide: Una vez que has entendido el problema del proceso, debes determinar cómo vas a observar los cambios que hagas en él. Como cabe esperar, con un enfoque orientado a los datos, contar con buena información es básico en el proceso DMAIC. El objetivo de esta fase es establecer tu proceso actual de rendimiento y determinar qué datos vas a analizar. Desde aquí, puedes utilizar un plan de recolección de datos para monitorizar tu rendimiento a medida que hagas cambios, y con el fin de comparar cuando acabes el proyecto.

  • Analiza: Deberías tener una base de datos que puedas usar para empezar a tomar decisiones sobre tu proceso. Como seguramente te imagines, la fase de análisis es el momento perfecto para profundizar en los datos. Aquí, tú y los miembros de tu equipo desarrollaréis un mapa del proceso actual con tus datos para entender dónde empiezan los problemas en tu proceso. Aunque algunos proyectos de Six Sigma utilizan herramientas más complicadas para esto, los diagrama de espina de pez y el gráfico de Pareto son suficientes y suelen utilizarse como métodos para conducir un análisis de la causa raíz. Una vez que hayas identificados varias de ellas, llega el momento de involucrar al equipo. Deja que voten para decidir hacia dónde avanzar el enfoque del proceso DMAIC.

  • Mejorar: Por último, llega el momento de empezar a llevar a cabo cambios reales en el proceso. Trabaja con tu equipo para encontrar soluciones creativas que puedan implementarse y medirse dentro del proceso DMAIC. En este punto, la lluvia de ideas y tener reuniones efectivas resulta fundamental para el equipo. Una vez que tengáis soluciones, necesitáis ponerlas a prueba e implementarlas. Los ciclos Planifica-Haz-Comprueba-Actúa o “PDCA” (por sus siglas en inglés) son un método común para esto, en combinación con el modo de fallos y el análisis de los efectos o "FMEA" para anticiparse a posibles problemas. Esta información debería incluirse en un detallado plan de implementación, que podrás usar como guía para aplicar las soluciones a tus procesos.

  • Controlar: El último paso en la metodología DMAIC puede ayudarte a verificar y sostener el éxito de tus soluciones de cara al futuro. En esta fase, tu equipo debería crear un plan de monitorización y control para evaluar continuamente los impactos de cualquier cambio implementado en el proceso. Al mismo tiempo, deberías crear un plan de respuesta para actuar en caso de que ese rendimiento empiece a caer de nuevo y aparezcan problemas nuevos. Poder mirar atrás para ver cómo se llevaron a cabo las mejoras y qué soluciones se implementaron puede ser un recurso muy valioso. En esos momentos, tener una buena documentación y control de versiones sobre el proceso de mejora es vital.

Si ya sabes algo sobre el proceso DMAIC, puede que hayas escuchado algo sobre un paso inicial al que se hace referencia como "fase de reconocimiento". Este paso implica seleccionar qué proyecto o problema abordar en primer lugar, ya que no todos los proyectos requieren un enfoque tan riguroso como el DMAIC.

¿Cuáles son las ventajas del DMAIC?

En el sector de la industria, el atractivo de Six Sigma y DMAIC consistía en su habilidad para impulsar un enfoque de fabricación sencillo. El objetivo era eliminar los desechos, defectos y sobreproducción al máximo. De hecho, el nombre Six Sigma deriva del modelo estadístico usado. En las estadísticas, también se le conoce como una desviación estándar como "Sigma" o σ. Los fabricantes se dieron cuenta que cuantas más desviaciones estándar había entre los límites de calidad medios y aceptables, menos probabilidades había de que superaran esos límites. Así, Six Sigma o las desviaciones estándar se convirtieron en el estándar principal a la hora de definir límites de producción, reducir el número de defectos y mejorar los procesos.

En términos estadísticos reales, tener una calidad Six Sigma significa tener una tasa de defecto de 3,4 por cada millón de oportunidades en tus procesos. Algunos sectores, como el farmacéutico o el aeronáutico pueden emplear un nivel incluso más alto en la producción debido a las posibles consecuencias de los defectos.

Este enfoque estadístico orientado a la mejora del proceso, junto a las metodologías como Kaizen, fueron vitales para impulsar mejoras en la fabricación en las décadas de los 90 y 2000. Pero, ¿cómo se aplica el DMAIC a otros sectores hoy en día?

La ventaja principal del DMAIC es que se trata de un enfoque de resolución muy riguroso. Los experimentos con nuevos procesos o cambios en los flujos de trabajo a menudo acaban por no ofrecer respuestas definitivas en relación a lo que ha cambiado, sin importar qué tipo de empresa tengas. Pero al usar DMAIC, un enfoque basado en datos con objetivos definidos y fases, diseñado para evaluar de forma objetiva si los cambios en el proceso han sido positivos, estás en una mejor posición para evaluar un progreso medible. Tanto si se trata de identificar la raíz de tus problemas o los impactos actuales de tus experimentos, DMAIC te da los datos que necesitas para hacerlo.

DMAIC ofrece un marco de trabajo estandarizado y estructurado para realizar cambios, y el enfoque claro de 5 pasos que mantiene a todo el mundo al día de cada etapa del proceso. Esto te permite producir documentación para resumir todas las decisiones y progresos realizados, con el fin de que puedas avanzar sin complicaciones paso a paso. Y al tener un proceso definitivo, puedes guiar a los equipos en lo que respecta a cuáles son sus principales objetivos y a dónde se dirige su trabajo.

Una de las mejores cosas del enfoque DMAIC es que un proceso que se puede repetir muchas veces y está diseñado para ser continuado. La fase Control necesita que los propietarios del mismo sigan monitorizando los impactos de la optimización. Con el plan de monitorización de datos ya aplicado, tu nuevo proceso de datos va formando de manera natural la base para una nueva fase basada en Medir. El plan de respuesta debería encajar en un nuevo proceso DMAIC, en caso de que las mejoras iniciales no funcionen a la hora de mantener el rendimiento. Como tal, la metodología DMAIC puede identificar continuamente problemas o impactos en el rendimiento, con un método para abordar de forma inmediata esos problemas.

De esta forma, el marco de trabajo DMAIC ofrece un enfoque estructurado que puede guiar a tu empresa a través de optimizaciones repetidas e incrementales de los procesos de negocio. Independientemente del sector en el que estés o el tamaño de tu equipo o empresa, se trata de un método probado para impulsar mejoras continuas en el rendimiento.

¿Cuándo deberías usar el DMAIC?

Como adelantábamos antes, el DMAIC se suele ajustar añadiendo una fase basada en "reconocer", es decir, un periodo en el que identificar si un problema es adecuado para este enfoque. La razón de ser de este paso es que el DMAIC es un proceso que exige un alto grado de alineamiento y esfuerzo, además de tiempo para comprender. Resulta necesario implementar y practicar este enfoque para ver cómo funciona mejor en los equipos, el sector y la cultura organizacional de las empresas. Al mismo tiempo, estas deben considerar dónde asignar mejor los recursos: ¿qué proceso o equipo va a beneficiarse más del DMAIC?

Como tal, no es necesariamente la opción más accesible para superar cualquier tipo de obstáculo. Si se puede identificar el problema de un proceso, y hay una solución sencilla disponible respaldada por datos convincentes, entonces existe la posibilidad de que el proceso DMAIC no sea necesario.

Sin embargo, cuando el problema del proceso es complejo o implica un alto riesgo (especialmente, donde no es posible permitirse reducciones del rendimiento), el DMAIC es un enfoque preferible. Incluso si los costes de los recursos son mayores, el DMAIC garantiza que el procedimiento se sigue y no se omite ningún paso importante, aumentando las posibilidades de que la implementación se realice de la forma correcta.

Mejorar procesos con el DMAIC

Puede resultar abrumador realizar un proyecto DMAIC por primera vez, especialmente si hay problemas mayores que tu organización necesita resolver. Lo que resulta fundamental entender con el DMAIC es que no se trata de un enfoque de prácticas recomendadas innovadoras para tu empresa o negocio. Más bien es un proceso de descubrimiento que te permite encontrar prácticas recomendadas para tu equipo y organización a través de la iteración y la mejora incremental. Aunque no todos los problemas de tu empresa exigirán un proceso DMAIC, al introducir este enfoque puedes empezar a impulsar cambios y mejoras reales en tus procesos que, en última estancia, pueden llevarte a un éxito medible para tu empresa.