Qu'est‑ce que la méthode DMAIC ?
Le monde du travail ne manque pas d'expressions dont l'utilité ne paraît pas évidente de prime abord. L'acronyme “DMAIC” (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) en est un bon exemple. En bref, il désigne une approche de résolution des problèmes axée sur les données qui permet d'apporter des améliorations incrémentielles aux produits, aux conceptions et aux processus.
Un ingénieur de Motorola appelé Bill Smith a créé la méthodologie DMAIC dans les années 1980 dans le cadre de la méthode Six Sigma, qui se base sur l'exploitation de mesures et d'analyses pour rendre les opérations aussi efficaces que possible. Son objectif ? L'amélioration des processus.
Quelles sont les différentes étapes du processus DMAIC ?
Bill Smith s'est efforcé de donner un effet cumulatif aux cinq axes de la méthodologie DMAIC. Ainsi, les informations et données issues des étapes précédentes alimentent chaque itération successive. (Conseil de pro : beaucoup de nos clients apprécient les statistiques recueillies en temps réel grâce à DocSend !)
Définir
La phase de définition consiste à définir le problème et les éléments nécessaires à sa résolution. Cela semble évident, mais il est crucial de formuler le problème, puis de fixer l'objectif et les moyens à mettre en œuvre pour l'atteindre. Cette phase vous permettra de découvrir les éléments essentiels à la qualité, également appelés les “CTQ”. Les responsables d'équipe et les chefs de projet élaborent généralement un diagramme SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) ou une charte de projet à l'attention de leur équipe.
Mesurer
Vous avez identifié le problème ? Parfait. Voyons comment mesurer et observer les modifications que vous vous apprêtez à apporter. L'objectif de cette phase est de constater les performances de votre processus actuel et de déterminer les données que vous allez analyser. (Vous pourrez ensuite utiliser un plan de collecte des données pour suivre vos performances quand vous apporterez des changements et à la fin du projet.)
Analyser
Vous devriez maintenant disposer d'une base de données de référence qui vous aidera à prendre des décisions quant aux processus. Félicitations ! Vous avez atteint la phase d'analyse, au cours de laquelle vous étudiez ces données. Avec votre équipe, vous allez cartographier vos processus actuels en vous basant sur ces données pour identifier l'origine de leurs problèmes. (Ne vous compliquez pas la vie avec les outils Six Sigma : les diagrammes de cause à effet et les diagrammes de Pareto sont des méthodes qui conviennent très bien à l'analyse des causes profondes et sont fréquemment utilisées à cet effet.) Une fois plusieurs causes profondes identifiées, faites appel à votre équipe pour décider de l'orientation de votre processus DMAIC.
Améliorer
Il est temps de passer aux améliorations concrètes de vos processus. Pendant la phase d'amélioration, collaborez avec votre équipe pour trouver des solutions créatives pouvant être implémentées et mesurées. À ce stade, les sessions de brainstorming et l'organisation de réunions efficaces sont essentielles. Une fois les solutions trouvées, il vous reste à les essayer, à les tester, puis à les implémenter. Les cycles PDCA (Plan, Do, Check, Act) sont souvent utilisés pour cela, tout comme l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets (FMEA), afin d'anticiper les problèmes éventuels. Enfin, créez un plan d'implémentation détaillé qui vous donnera la marche à suivre pour résoudre les problèmes de vos processus actuels.
Vérifier
La dernière étape de la méthodologie DMAIC sert à valider et à pérenniser la réussite de vos solutions. Durant cette phase, votre équipe doit créer un plan pour assurer le suivi de l'impact des changements mis en œuvre et les réévaluer en continu. Créez également un plan à adopter en cas de nouvelle baisse des performances. Il est parfois très utile d'être en mesure de retracer la façon dont vous avez identifié vos solutions et avez mis en œuvre les améliorations correspondantes. Dans ces moments‑là, il est vital de disposer d'une documentation et d'un dispositif de contrôle de version adéquats sur le processus d'amélioration.
Petite précision : si vous connaissiez déjà la méthodologie DMAIC, vous avez peut‑être entendu parler d'une première étape différente, l'étape de reconnaissance. C'est une simple variante lexicale, il n'y a aucune véritable différence sur le fond.
Quels sont les avantages de la méthode DMAIC ?
Dans l'industrie, l'adoption des méthodes Six Sigma et DMAIC a contribué à la création d'une approche de production allégée visant à éliminer les pertes, les défauts et la surproduction. (Pour information, le nom “Six Sigma” vient du modèle statistique utilisé. En statistique, l'écart‑type est également appelé “sigma” ou σ.)
Les fabricants ont constaté que plus il y avait d'écarts‑types entre leurs niveaux de qualité moyens et acceptables, moins ils étaient susceptibles de dépasser ces limites. Ainsi, le Six Sigma (six écarts‑types) est devenu la norme par excellence pour définir les limites de production, réduire le nombre de défauts et améliorer les processus.
Cette approche statistique de l'identification et de la résolution des causes profondes des problèmes (avec d'autres méthodologies, telles que le Kaizen) a été essentielle pour stimuler l'amélioration de l'industrie manufacturière dans les années 90 et 2000.
Mais que vous travailliez ou non dans ce secteur, l'avantage principal de la méthodologie DMAIC est sa grande rigueur. Résoudre des problèmes à l'aide de nouveaux processus peut souvent ne pas apporter de réponse définitive. La méthodologie DMAIC vous donne les moyens d'évaluer et de mesurer les progrès accomplis à l'aide de données.
Elle fournit une approche standardisée en cinq étapes faciles à suivre par toutes les personnes concernées. Créez une documentation résumant toutes les décisions et les progrès réalisés pour passer sans difficulté d'une étape à l'autre. Un processus clairement défini vous permettra de guider vos équipes en fonction de leurs objectifs du moment.
Les inconditionnels de la méthodologie DMAIC apprécient particulièrement son aspect itératif et sa dimension continue. En phase de contrôle, les responsables du processus évaluent régulièrement les effets des améliorations. Avec un plan de suivi des données déjà en place, celles que vous avez obtenues grâce au nouveau processus constituent automatiquement la référence pour la phase de mesure suivante. La méthodologie DMAIC permet ainsi d'identifier les problèmes ou l'impact sur les processus métiers en continu, tout en vous donnant les moyens de les cibler de telles difficultés instantanément.
Quand utiliser le DMAIC ?
La méthodologie DMAIC demande un peu de temps pour être appréhendée. Elle requiert aussi une équipe au diapason. En tant que responsable, n'hésitez pas à vous demander : “Quel est le processus ou l'équipe qui bénéficiera le plus de la méthodologie DMAIC ?”.
En effet, ce n'est pas forcément la solution idéale, selon la nature des problèmes, le secteur concerné ou votre culture organisationnelle. Si les problèmes de processus peuvent être identifiés facilement et qu'une solution basée sur des données s'impose comme une évidence, l'approche DMAIC complète n'est pas forcément de mise.
En revanche, si ces problèmes sont plus complexes ou présentent un risque élevé (par exemple, lorsque vous ne pouvez pas vous permettre une baisse de performances), la méthodologie DMAIC peut être une tactique judicieuse. Même si elle implique un budget plus important que souhaité, son implémentation rigoureuse donne généralement de bons résultats.
Résoudre les problèmes grâce à la méthodologie DMAIC
Bien qu'il puisse être intimidant de vous lancer dans votre premier projet DMAIC, en particulier si votre entreprise rencontre des problèmes sérieux, il s'agit d'une manière méthodique d'aborder un problème, proche d'une démarche scientifique. En vous concentrant sur l'exploration, l'itération et l'amélioration incrémentielle, vous devriez identifier les bonnes pratiques pour vos équipes, ce qui peut vous permettre d'obtenir des résultats mesurables au niveau de votre entreprise.